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摘要：如今，數字化、信息化已經應用于各個領域，檔案管理體系也已被數字化和信息化技術所改變，形成了新型、科學的管理模式。現代檔案管理的采集階段、整理階段、存儲階段、更新階段都充分體現出數字信息化技術的重要作用，呈現出一個全新的現代化數字檔案管理平臺，極大地促進了檔案管理的科學、穩定發展。

關鍵詞：數字化；檔案管理；重要性；應用

在信息化、數字化不斷深入檔案管理體系發展的過程中，傳統的紙質檔案管理模式已經顯現出遲滯性，數字檔案管理系統的研發和利用全面更新了檔案的在線、實時查看和傳輸保存等內容，更好地實現了對檔案的信息資源的共享和利用，更好地滿足了社會對于檔案信息的需求。

一、數字檔案管理系統綜述

數字檔案管理系統可以較好地改變檔案信息渠道混亂的狀態，它可以基于計算機信息化平臺，實現對檔案信息數據的采集、處理、存儲、分析和記錄，更好地顯示出檔案信息資源的真實性，使之具有更為可靠的憑證價值和功能。同時，在數字化檔案管理系統之中，還可以使檔案信息文件保存完整、長久存儲、方便查詢和利用，可以有效解決檔案信息查詢和利用中的問題。數字檔案管理系統具有自身的特點，表現為以下幾個方面：一是可操作性。在數字檔案管理系統中，可以轉變原有的紙質檔案管理模式，將原先查找紙質檔案的工作量縮減，利用數字化平臺實現對檔案資源的隨時查找和翻閱。二是媒體的集成性。在數字檔案管理系統中集成了諸多的圖像信息、視頻信息等，這些不同類型的檔案信息通過信息媒體的方式，實現了最優化的集成，使檔案信息更為多元化。三是可變性。在數字檔案管理系統中，計算機、信息化技術是強大的支撐和依托，檔案信息可以在計算機系統中得以修改。同時，也存在管理中的一些漏洞，需要加以安全有效的防護。

二、數字檔案管理的重要作用

（一）滿足社會對于檔案多樣化、個性化的需求。在數字檔案管理的模式下，需用戶可以極為快捷、便利地使用檔案信息資料，無需考慮時間和空間的限制，以計算機信息化平臺為載體，實現對信息化檔案管理資源的利用。（二）提升檔案文件管理的質量。在數字檔案管理過程中，計算機網絡技術以其強大的技術優勢，成為數字檔案管理的有力支撐，在利用計算機網絡技術實現對檔案文件的采集、整理、歸檔、分類、存儲的過程中，可以極大地提升檔案文件管理的質量和效率，將工作人員從繁重的檔案分類整理、歸檔存儲的日常事務中解脫出來，將精力集中于對數字檔案文件的深度開發和利用之中，充分地體現出數字化檔案文件的價值和功能。（三）增強對檔案信息文件的保密性。由于檔案文件信息涉及到單位的諸多事務性內容，具有安全程度不同的保密等級，在計算機數字化技術的應用之下，可以較好地建構檔案文件的防護墻，將不同保密等級的檔案進行分類歸檔，并實施事后跟蹤和責任的追查。（四）確保檔案信息文件的原始性和完整性。在傳統的紙質檔案資料管理的過程中，使用者需要查詢檔案時，要將紙質檔案在大量的信息中翻尋出來，這種查詢方式在反復的利用過程中，容易導致原始檔案的破損，使原始檔案不夠完整，使檔案信息文件的利用效能下降。而在數字化檔案管理體系之中，用戶對于檔案的查詢和利用，只需要通過數字化平臺的查詢方式，在查找到相應的原始檔案文件之后，將其進行掃描即可，這樣不僅滿足了用戶的使用需求，而且還極大地確保原始檔案的完整無損，極大地提升了檔案信息的利用效能和價值。

三、數字檔案管理的關鍵性技術

（一）圖像處理技術。在數字化檔案管理之中，圖像處理技術是基礎而關鍵的技術之一，它可以實現對原始檔案的掃描和圖像處理，在數字檔案管理的各個子系統模塊中，通過數據錄入、數據維護時的圖像處理模塊，實現對原始檔案的掃描錄入和圖像處理，在圖像掛接功能的應用前提下，將原始檔案與圖像文件快速、自動匹配，以實現自動化的、批量的圖像掃描和自動處理，具體包括對原始檔案的圖像掃描、旋轉、縮放、幅面調整、糾斜、合并等。（二）檔案管理平臺技術。這是數字檔案管理系統的核心技術，它是基于關系數據庫應用前提下的自動化管理工具，在這個管理平臺之中，有不同的功能管理模塊，如：檔案全宗管理及類型管理、報表生成及界面生成、用戶權限管理、數據字典管理等，在這些功能不同的系統模塊之下，可以快速、自動地實現對業務檔案的管理。（三）全文檢索技術。全文檢索技術可以實現對檔案信息文件的自動辨識和掃描，無需人工干預，即可實現對檔案原文的大面積檢索和查詢，而不必考慮檔案的結構化和非結構化數據的統一性問題。同時，全文檢索技術還可以實現快速的檢索和查詢，在用戶的使用權限之內，可以隨時隨地獲得所需的檔案信息資料。

四、數字檔案管理體系的應用趨勢

（一）檔案管理方式不斷創新和優化。計算機網絡信息化技術極大地推動現代檔案管理方式，也替換了原有的檔案管理理念，在全新的信息環境和平臺之下，數字化、電子化檔案管理模式替代了傳統的紙質、手工檔案管理方式，實現了對檔案信息資料的快速查詢、檢索、利用，在智能化、數字化的信息共享平臺下，將不斷引領現代檔案管理走向科學化、系統化、智能化的方向。（二）現代檔案管理制度日趨完備。在現代檔案管理的數字化平臺建設過程中，還需要更為完善和齊備的檔案管理制度，由于現代檔案管理體系相對復雜，容易由于遺漏而引發檔案管理缺損的現象和問題，導致現代檔案管理存在一定的缺陷。為此，還需要不斷完善現代檔案管理制度，并從現代檔案管理的不同環節入手，全面調整和規范化，以更好地適應數字化、電子化檔案管理趨勢和社會需求。（三）實現知識的交叉多元化應用。在現代檔案管理的數字化、電子化建設過程中，還要實現知識的交叉、多元化應用，要將檔案管理知識與社會經濟知識、文化知識、歷史知識、科學知識等相融合和滲透，在交叉、多元化的擴展之中，使現代檔案管理更為專業化和多元化，要注重吸納新興學科、邊緣學科的知識，更好地豐富和創新數字檔案管理體系。（四）提升現代檔案管理人員的知識結構和層次。在數字化檔案管理的建設進程中，檔案管理人員的知識結構和層次要不斷拓寬和深化，能夠全面、專業地運用數字化檔案管理知識，更好地為社會需求者提供數字化檔案服務，以充分彰顯數字化檔案的利用價值。

總之，在信息網絡技術不斷升級的背景下，現代檔案管理要不斷優化其數字化、智能化環境和平臺，采用創新的檔案管理模式和方法，更好地充實和豐富數字現代檔案管理的知識交叉運用，使數字檔案管理的利用效能達到最優化，并在檔案管理人員的素質不斷提升的條件下，充分發揮數字化檔案的利用價值。

作者:安偉紅 單位:吉林省白城市通榆縣檔案局

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