導(dǎo)語：高職院校檔案管理工作論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：檔案管理工作是高職院校的主要基礎(chǔ)性工作，特別是新時(shí)期，國家大力推行高職教育，高職院校發(fā)展迅速，檔案內(nèi)容增多、規(guī)模不斷擴(kuò)大，工作量也隨之增加。然而，新時(shí)期高職院校檔案管理工作中存在諸多不足之處，不利于高職院校的進(jìn)一步發(fā)展。本文就新時(shí)期高職院校檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析研究，強(qiáng)化檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息化。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;高職院校;檔案管理

檔案管理工作作為推動(dòng)高校發(fā)展主要力量，也是新時(shí)期高職院校改革和發(fā)展的關(guān)鍵之所在。在國家政策的推動(dòng)下，高職院校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，在職人員、教學(xué)資源、學(xué)生數(shù)量等都發(fā)生翻天覆地的改變，檔案管理工作隨之發(fā)生重大變化。高職院校的改革是一把雙刃劍，對(duì)檔案管理工作而言即是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，面對(duì)挑戰(zhàn)，檔案管理部門要采取積極地應(yīng)對(duì)措施，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，促進(jìn)高職院校檔案管理的信息化進(jìn)程，提高高職院校的管理水平。

1職院校檔案管理現(xiàn)狀

1.1對(duì)檔案管理重視程度不高。大部分高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)還不到位，認(rèn)為檔案管理就是保存一些沒有用的資料文獻(xiàn)，是一件再也簡(jiǎn)單不過的工作，誰都可以干，也有這個(gè)部門也無所謂。正是這種錯(cuò)誤的認(rèn)知導(dǎo)致檔案管理工作一直處于被忽視的狀態(tài)，高職院校也只將教學(xué)作為工作的重點(diǎn)，管理人員的缺乏工作積極性，責(zé)任意識(shí)淡化，造成檔案管理部門成為“養(yǎng)老部門”。1.2缺乏專業(yè)化的管理人才。高職院校對(duì)檔案管理工作的要求比較高，作為學(xué)校內(nèi)部有價(jià)值的信息資料，檔案主要包括職工信息、學(xué)生信息、職業(yè)院校的一些重要合同等，這些檔案資料數(shù)目龐大，有些已經(jīng)歸檔好多年，要將這樣龐大的信息管理的井井有條，這就要求管理人員具備一定的專業(yè)能力。管理人員整體素質(zhì)不高，很多都不是檔案管理以及相關(guān)專業(yè)出身，還有部分高職學(xué)校甚至沒有建立專業(yè)化的檔案管理部門，檔案室也是設(shè)在校長(zhǎng)辦公室名下，管理人員常常身兼數(shù)職，或者由快退休的老職工負(fù)責(zé)，缺乏一支有專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能的管理隊(duì)伍。1.3檔案管理制度不健全。目前，我國還有一部分高職院校的檔案管理制度還不健全，沒有建立起嚴(yán)格的檔案操作流程，致使學(xué)校檔案管理工作雜亂無章、管理混亂，管理人員也對(duì)工作比較隨意，經(jīng)常發(fā)生重要文件丟失、機(jī)密信息泄露的事故，給院校造成不可挽回的經(jīng)濟(jì)損失，而且導(dǎo)致他人重要信息泄露，侵犯?jìng)€(gè)人隱私權(quán)，對(duì)社會(huì)產(chǎn)生了消極影響。1.4檔案管理方法十分落后。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人類進(jìn)入了信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，不僅方便了人們的日常生活，而且對(duì)各個(gè)行業(yè)也產(chǎn)生了巨大的影響。信息化技術(shù)廣泛用于各個(gè)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)了管理的智能化，而我國有些高職院校檔案管理部門還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，這種檔案不僅占地空間大，而且極易丟失和損壞，給檔案管理工作帶來極多的不便之處。此外，檔案管理方法十分落后，依舊沿用傳統(tǒng)的管理方式，沒有對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)化分類，在查找資料時(shí)，造成了諸多不便，浪費(fèi)了大量時(shí)間，工作效率不高。1.5檔案資料的利用率比較低。一直以來，高職院校檔案管理工作的重點(diǎn)放在檔案資料的保存上，過分注重收集和保存，忽視了檔案的利用，使得檔案管理工作“重保管、輕利用”。檔案資料都是具有價(jià)值的資料，它不僅記載著高職院校的發(fā)展歷史，而且包含許多重要信息，高職院校守著一座資料寶庫不加利用，白白浪費(fèi)了大量的信息，致使有些資料放在角落里發(fā)霉，等待被銷毀的一天，難以發(fā)揮其真正的作用。

2新時(shí)期高職院校檔案管理工作改革措施

2.1轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí)。在新時(shí)期，高職院校檔案管理的工作內(nèi)容涵蓋到學(xué)校建設(shè)的各個(gè)領(lǐng)域。一方面，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層要轉(zhuǎn)變?cè)瓉淼挠^念，正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，將學(xué)校的教育、教學(xué)等工作與科研管理工作相互結(jié)合，將檔案管理工作融入到高職院校的發(fā)展戰(zhàn)略；另一方面，檔案管理部門要加大對(duì)檔案工作的宣傳力度，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、廣大教職工以及學(xué)生都了解到檔案的重要價(jià)值以及檔案管理工作的重要性，帶動(dòng)廣大師生參與到檔案管理工作中，一起收集、管理、整理，保管檔案，改變?nèi)藗儗?duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。例如，2017年6月9日，某職業(yè)技術(shù)學(xué)校為了配合“6.9國際檔案日”宣傳活動(dòng)，提高高職院校檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。在6月9日舉行檔案工作專題會(huì)議，由校長(zhǎng)、黨委書記、檔案管理工作負(fù)責(zé)人等發(fā)表了主要講話。在會(huì)議中，院長(zhǎng)明確指出本校檔案管理工作中的不足之處以及解決措施，并且指出檔案的重要意義和地位：對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)法律負(fù)責(zé)、對(duì)組織負(fù)責(zé)、對(duì)民生負(fù)責(zé)，一再強(qiáng)調(diào)檔案管理工作對(duì)高職院校發(fā)展的重要意義，加強(qiáng)全校師生對(duì)檔案管理工作重視，積極參與和配合檔案管理活動(dòng)。2.2提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。2.2.1聘任具有專業(yè)管理技術(shù)的人才高職院校要加大資金投入，選拔具有專業(yè)技能的管理人才。首先，盡量選拔檔案管理專業(yè)出身的高素質(zhì)人才，這些人才在學(xué)校經(jīng)過系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)，具備相關(guān)的專業(yè)技術(shù)和職業(yè)技能，能夠快速的投入到工作當(dāng)中。其次，高職院校要加大在檔案管理工方面的資金和精力投入，優(yōu)化檔案管理人員的薪資待遇，提高員工的福利待遇，這樣可以吸引更多具有專業(yè)能力的管理人員就職，盡可能留住優(yōu)秀管理人才，讓管理人員為高職院校的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。再次，選拔檔案管理人員的時(shí)候，一定要選拔那些年紀(jì)比較輕、思想開放的人才，以解決當(dāng)下高職院校檔案管理人員人口老齡化的問題，使人員年齡結(jié)構(gòu)合理化，做好檔案管理人員的人才儲(chǔ)備，促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展［5］。最后，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，為了配備充足的管理人員，可以從單位中抽調(diào)那些業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、熱愛檔案管理的教員和職工，為檔案管理部門注入生機(jī)和活力，提高管理人員文化水平和工作熱情。2.2.2加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)教育針對(duì)管理人員素質(zhì)不高這一現(xiàn)狀，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)成為新時(shí)期檔案管理工作提升的主要途徑，高職院校要定期對(duì)在職檔案管理人員組織培訓(xùn)。首先，要對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)能力的教育，開闊工作人員的視野，讓其了解和掌握最新的管理方法和技術(shù)。特別要注意，要強(qiáng)化管理人員的信息化技術(shù)教育，通過培訓(xùn)讓管理人員熟悉運(yùn)用信息技術(shù)，提高檔案管理工作的效率。其次，加強(qiáng)高職院校院校與其合作院校之間的互動(dòng)交流，組織檔案管理人員到在這一方面比較優(yōu)秀的院校進(jìn)行參觀和學(xué)習(xí)，通過參觀其他院校的檔案部門，取長(zhǎng)補(bǔ)短，在實(shí)際工作中進(jìn)行不斷的改革和創(chuàng)新。2.3完善的檔案管理制度。檔案管理工作順利的開展，必須加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，不斷的完善和健全檔案管理制度，為檔案管理工作提供制度保證。一方面，結(jié)合高職院校的實(shí)際情況，制定明確的管理制度，將管理工作分配到個(gè)人，責(zé)任到人，使檔案的接受、收集、整理、保存有理有據(jù)，一旦發(fā)生問題，可以依照規(guī)章制度明確責(zé)任，及時(shí)解決問題，確保檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)［6］。另一方面，學(xué)校要根據(jù)《檔案法》、《普通高校檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)章制度，對(duì)高職院校的管理制度加以補(bǔ)充和完善，確保檔案管理工作的正常有序地進(jìn)行。2.4推動(dòng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)。21世紀(jì)人類進(jìn)入了信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案管理信息化建設(shè)注入了新的活力。一方面，利用新型的信息技術(shù)，將其應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，轉(zhuǎn)變以往的管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，不僅節(jié)約空間，而且縮減了檔案管理成本。另一方面，積極探索電子檔案的接受、保管方法，使檔案可以快速查找，又不易丟失，做好保密工作，保護(hù)高校職工和學(xué)生的個(gè)人隱私。2.5提高檔案的利用率。管理人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，在做好信息保密工作的同時(shí)，加大檔案的開放程度，提高資源的利用率。管理人員要充分了解檔案使用者的心理需求，并深度開發(fā)這種需求，使檔案的生成、歸檔和查詢程序簡(jiǎn)化，并擴(kuò)寬檔案資料的使用渠道，使檔案資料被廣泛使用，實(shí)現(xiàn)其重要價(jià)值。

3結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作對(duì)學(xué)校的發(fā)展具有重要作用，隨著高職院校的發(fā)展與擴(kuò)大，檔案管理水平也隨之提高。因此，為了促進(jìn)高職院校的檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展，學(xué)校要轉(zhuǎn)變以往的檔案管理觀念，聘任具有專業(yè)管理技術(shù)的人才，不斷完善檔案管理制度，推動(dòng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)，同時(shí)提高檔案的利用率，全方位改革檔案管理理念和方法，實(shí)現(xiàn)高職院校的可持續(xù)發(fā)展。

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作者:莫衛(wèi)霞 單位:廣東陽江職業(yè)技術(shù)學(xué)院