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在信息化的大背景下，人事檔案作為人才儲備的重要依據和支撐，不僅關系著各單位的人才發展狀況，更為國家人才的有效培養、儲備等工作提供了基礎性的數據，成為國家人才發展的重要因素。信息技術的不斷發展，成為了人事檔案管理工作的客觀需求，也推動了人事檔案邁向信息化建設的重要一步。結合信息化背景下的推動作用，只有不斷探索和創新，才能推動人事檔案管理工作的科學健康發展。

一、人事檔案信息化的意義

人事檔案的信息化發展，有利于推動人事檔案的現代化管理，滿足人事檔案信息資源的需求，提高人事檔案管理工作的效率；有利于實現人事檔案資源的共享，信息資源作為戰略資源的一種，已成為人們生產生活以及社會經濟發展過程中不可或缺的部分，人事檔案的信息化有利于資源的共享，為人才儲備提供真實有效的信息數據；便捷化人事檔案的信息咨詢和查詢，人事檔案管理信息化的目的，是為了實現人事檔案信息資源的數字化、電子化以及科學化，利用計算機技術將傳統的紙質檔案和人事資料進行信息資源收集、整理和加工，實現便捷化的檔案查詢，更好地發揮人事檔案的作用。

二、信息化背景下人事檔案管理的發展趨勢

（一）人事檔案數字信息化。隨著信息化的不斷發展，人事檔案的管理應適應其社會發展的需求，信息化的發展標志就是計算機技術的應用。傳統的檔案管理模式因為計算機技術的普及，面臨著管理上的新挑戰，將傳統的人事檔案資料變成數字化檔案，是檔案信息化的第一步。將以往紙質人事檔案錄入和存儲到計算機系統中，從而建立電子檔案數據庫，既是對傳統檔案的一種保護，更是對管理效率的提升。（二）人事檔案信息網絡化傳輸。對人事檔案的管理應以保密嚴謹為前提，保密制度的建立和健全，是人事檔案管理的基礎。傳統的人事檔案采取紙質留存的方式，一旦發生檔案移交或管理人員調動的情況，接觸信息的人員較多，極大地降低了人事檔案的安全性，容易造成管理混亂、信息外泄等情況。而對于泄密人員的追究則要花費更大的人力物力。因此，人事檔案實現信息化管理，可以通過加密進行移交，避免了第三方的傳遞，確保了人事檔案的安全性。（三）人事檔案標準化制定。人事檔案信息化是人事檔案實現資源共享與合理利用的關鍵環節，這就需要形成標準化的制定。也就是說，讓人事檔案的信息資源形成標準化的記載、存儲、傳輸等。傳統的人事檔案管理，呈現不規范的特點，使得人才信息的整合面臨諸多難點。通過信息化進行檔案信息整合，建立規范的標準，在人事檔案管理系統的軟件輔助下，實現人事檔案管理標準化，實現信息的最終有效共享。

三、信息化背景下人事檔案管理的創新思路

（一）建立健全人事檔案信息數據庫。人事檔案管理的信息化建設，應不斷建設現代化的基礎設施，提高各級各類檔案管理部門以及相關檔案室的基礎設施配置水平，將計算機和網絡技術應用到人事檔案管理之中，逐步提高檔案信息化應用程度，實現信息化數據庫的建立和健全。尤其是計算機技術和網絡技術等在人事檔案目錄數據庫的應用，實現人事檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設，實現檔案信息資源建設的數字信息化進程。將傳統紙質檔案與數字化檔案形成協調統一，實現真實數據的數字化存儲，與此同時，在數據庫的建立過程中，確保軟件的安全與升級也是重要環節。一個健全的人事檔案管理信息數據庫，應盡快在一定區域內乃至全國范圍內推廣和應用，實現相對統一和符合規范標準的人事檔案管理軟件，為人事檔案信息的交換、流轉以及人事檔案信息資源的共享創造有利的條件。（二）提升人事檔案信息化安全管理。人事檔案的信息化建設，應注重健全和完善相應的安全制度，由于涉及人員的個人信息內容多，因此，提出完善的行政立法建議，推動相關配套行政規章的制定和普及，便于形成有效的人事檔案信息安全和約束機制，實現人事檔案信息化的法制化建設。由于人事檔案管理工作需要將專業性、機密性、政治性以及嚴謹性相結合，當前的人事檔案管理主要以人為主，即專人管理和單獨存放，普遍缺乏計算機信息安全保密方面的相關知識。各級檔案部門應堅持專人專管專用的原則，并加強對電子文檔管理的監督和指導工作，從而實現電子檔案的完整真實有效，確保檔案數據庫信息的安全。（三）培養高素質專業化人事檔案管理人員。人事檔案的管理是一項長期性的工作，對每一個檔案管理者來說，在信息化的背景下，給檔案管理人員提出了更高的業務要求，在不斷強化專業知識學習的同時，更需要拓寬計算機知識及人事檔案管理軟件的學習。為適應人事檔案信息化建設的需求，要選拔和培養既熟悉檔案管理業務，又掌握計算機管理技術的高素質專業人才從事人事檔案信息化工作，以推動人事檔案信息化的深入開展。

參考文獻

1.崔娜.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].價值工程，2011.24

2.劉少靜.信息化時代背景下人事檔案信息管理的現狀與對策分析[J].人才資源開發，2015.3

作者:劉玉紅 單位:哈爾濱理工大學檔案館