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摘要：集團公司的成立與發展離不開各個下屬企業的集聚與配合。在當今大數據時代，集團公司想要持續健康發展，就要加強對于各個下屬企業的聯系與掌控，而這一點離不開對于下屬企業的檔案資源的管理。本文就此點內容通過分析集團公司檔案管理的工作特點和現狀，進一步探討了檔案管理模式的過去，并提出了未來檔案管理的發展方向和發展策略。

關鍵詞：集團公司;下屬企業;檔案管理

集團公司是目前我國社會市場經濟狀況下普遍存在的一種企業運營方式和發展方式。總的來說，集團公司的出現是企業經濟良性發展和健康擴展的一種標志。各個下屬企業的獨立經營與總集團核心密切相連，有利于集團公司在市場競爭中靈活變換，順應市場發展趨勢又跟隨時代潮流。但與此同時，核心企業對于下屬企業的管理不當又容易導致內部混亂而影響整體的發展。而檔案的信息管理在這其中起著不可忽視的作用，以下進行具體分析。

1集團公司對下屬公司檔案管理特點

1.1龐雜性和豐富性

集團公司不同于單個企業，是一種由多重紐帶構成的多層次的企業聯合體。這類公司除日常的生產運營之外，更包括了國內外市場開拓、資本管理和分配、技術管理的創新與引進等多項內容，因而集團公司對于下屬公司的檔案管理方面所囊括的內容是極為豐富和駁雜的。

1.2層控性和外向性

集團公司與下屬企業之間主要存在核心與分支的基本關系，同時其下屬的各個下屬企業又大多是獨立的企業法人。而集團公司在進行檔案管理和利用時，不只局限于集團本部，還囊括了各個分支企業內容，存在外延性。因而，企業集團的檔案管理存在一定的層控關系和外向性。

1.3分散性和不均衡性

集團公司在下設各個下屬企業時，率先考慮的一般來說是經濟效益與商業價值。因而對這樣一個規模龐大的集團企業來說，各個下屬企業存在地點、經營方式、價值水平、生產技術與內容、生產人員等均會或多或少存有一定差異，并且檔案管理是靈活并內容不斷增加和完善的，各個下屬企業除了核心檔案保存在總部單位之外，自身會留存部分檔案并不斷增添，因此檔案管理也就不可避免的具有了分散性和不均衡性。

2集團公司檔案管理現狀和問題探究

近年來,伴隨著集團企業的發展以及經濟能力的不斷增長，集團內部對于檔案管理工作的態度也在不斷重視。但盡管如此，部分企業仍存在檔案管理制度和管理方式明顯與集團發展狀況嚴重不符的現象，以下進行具體分析。首先，由于我國特殊的經濟體制以及企業的經濟發展歷程，各企業集團檔案管理方式、水平、能力存在差異性。一般來說，大部分國有企業組成的企業集團在檔案管理工作上相對較好，有專職的管理機構和管理人員以及管理體制；而一些通過大的兼并小的、強的收購弱的所形成的集團公司，在這一方面往往較為忽視；更存在部分新形成的企業集團，特別是一些鄉鎮企業對檔案工作的認識度和認同度均管理觀念較為薄弱，甚至沒能形成統一管理而是分散于各個下屬企業手中，極不利于檔案管理工作的開展。從單個企業集團來說，不均衡性是主要特點和問題。企業集團下屬企業一般來說不僅分布地域廣泛，涉及區域眾多、成立時間、經營水平、運營方式等多方面均存在差異性和不平衡性，這就導致了檔案管理工作的開展表現出一定的復雜性。另外，目前大多數集團公司檔案管理工作多沿襲或模仿原國有集團企業的檔案管理模式，存在體制陳舊，難以創新的問題。

3傳統集團公司對下屬企業的檔案管理模式分析

(1)集中管理。主要表現為核心集團將下屬各個企業的各類檔案進行集中管理，建立起完備而健全的檔案管理機制和專門的管理機構、管理人員，進行企業檔案綜合管理。

(2)分散管理。這類管理方式一般存在于規模較大的集團公司中，其下屬企業分布廣泛且實力強大，各個下屬企業擁有了獨立的法人地位和法人資格，在經濟以及實力方面，能夠支撐一方。于是各個下屬企業內部分別建立自己的檔案室和形成自己的管理方式。

(3)逐級管理。企業集團中很大一部分是通過兼并、收購、轉讓重組等方式實現的。這類集團公司一般會將自身的企業檔案作為內部資產上交至核心集團，但同時內部運營過程中不可缺失的科技檔案、生產歷史檔案等會留存在原企業進行逐級管理。

(4)混合管理。形似于逐級管理模式，表現在對于集中和分散管理，兩者融合使用；同時不局限于逐級管理的特殊企業模式，而是運用于一般企業集團。主要方式為在集團總部設立檔案室，專職管理企業核心部分以及各個下屬企業必不可少的重要內容檔案，而對于下屬企業內部發展頻繁需要的檔案，下放至其內部進行自行管理。這種管理模式靈活性和實用性都較大。

(5)控股集團管理。顧名思義“誰控股，誰管理”，即在股份制集團公司中，檔案管理工作主要有控股最多的下屬企業負責，同為檔案集中管理，但有不同于總部管理。

4集團公司對下屬企業檔案管理模式未來設想

根據上述幾種傳統的集團公司的檔案管理方式來看，對于現如今日新月異的社會經濟發展和集團發展多顯僵化和呆板。尤其對于現如今企業集團在自身擴張與發展歷程中追求效益最大化與模式的科學化，集中管理限制了各個下屬企業的自主發展與創新能力；分散管理則不利于企業集團的可持續發展，難以發揮企業集團的整體優勢；逐級管理模式和混合模式看似靈活性和實用性較大，但“度”把握也是一大問題。總的來說，對于未來集團公司對下屬公司的檔案管理方面要探討的主要是兩個方面：第一，集中與分散；第二，劃分與合并中“度”的把控；可以從以下幾個方面進行思考。

(1)無論是何種檔案管理方式都要遵循從實際出發的原則，一切以適應企業自身發展的需要為準，根據企業的運行方式和發展方向，在基本的檔案管理模式上，自主創新符合內部長遠發展的科學方式，切忌拘泥規則、固步自封。

(2)“核心統籌、分級管理”是基本標準。集團公司作為一個核心突出但分支廣闊的集體，無論各個下屬公司的發展勢頭以及發展趨勢多勁猛，終究離不開核心集團的把控與統一領導。為了集團公司的長遠發展，表現在檔案管理上，“核心統籌”是必不可少的，同時也要對下屬公司檔案進行“分級管理”。具體實行方式為：集團總部統一領導、統一制定檔案管理大綱和體制系統，同時各個下屬企業根據自身實際自行調整上報至總部由總部調查后進行裁決；另外，總部可隨時進行調遣、檢查以及指導等。這種方式保障了總公司的總控能力，又為各下屬企業提供了自我發展的空間，能夠有效發揮雙方權益和能力，更好地完善檔案部門的系統體制，同時進行有效的資源開發。

(3)對于檔案的信息組織，可根據企業實際情況，建立一個集團化的在信息聯合體。現如今的檔案管理不應只局限于單純信息的保存與記錄，而更要建立綜合檔案信息、內部重要資料、圖片信息以及情報等多方面內容融于一體的綜合信息資源模式，這樣有助于在基本檔案信息的基礎上，集團公司內部進行進一步的數據分析和信息開發，為促進集團發展發揮檔案內容的更大效益。

5集團公司對下屬企業檔案管理策略探究

5.1系統化、現代化、高素質的管理趨勢

第一，“無規矩不成方圓”，集團核心單位要制定統一的檔案管理體制和內容標準，監督各級的檔案工作者有效、嚴格的執行此項內容；第二，本著對檔案資源負責的態度，重視檔案管理工作者綜合素質的培訓和提高；第三，與時俱進，緊隨時代潮流，觀察時展與市場經濟的發展趨勢，及時更新檔案管理內容的狀態并進行自主創新發展；其四，在日常管理工作中通過自我總結和規律探究積極探尋本單位適宜的檔案管理工作模式并付諸實踐。

5.2數據化、網絡化管理趨勢

首先“數據化”即指運用現代技術進行更為科學的系統化數據管理，通過大數據掌控，節省大量人力、物力、財力，且各個單位之間可通過計算機技術及時溝通交流。另外，“網絡化”即指在集團公司內部建立起從管理體制到管理人員、管理機構的網絡狀交流模式，促進多方合作與交流探究。

5.3資源統籌化、綜合化管理趨勢

日新月異是現如今時展的最大特點，商業場上更是瞬息萬變，集團企業處在這樣一個復雜的環境中，能否對于信息進行把控和掌握并及時作出反應是企業能否在競爭中處于有利地位的重要依據。因此，檔案信息管理也應當作為信息資源和戰略資源放置于企業競爭力中，輔助企業進行信息分析和資源統籌，幫助企業發展。

5.4多方服務、自主開發管理趨勢

總的來說，檔案管理的最終目的還是要運用于實踐，更好地管理無非是為了更好地利用。因而，在此目的明確的基礎上就要發覺檔案信息的導向作用，集團公司在對下屬企業進行檔案管理時，要讓檔案變被動服務為主動提供，檔案管理人員主動開發多種形式的服務工作。

5.5復合外向型的管理趨勢

這是針對于一些業務、結構等相對單一的集團公司來說的。首先，集團公司的檔案管理是要包含對內與對外兩個程度內容的，對內指集團自身的組織結構、員工、生產內容等自我信息資源，對外則指企業在發展過程中與具有合作關系、生產關系的各類機構或組織的信息檔案，無論哪種都是極為復雜和龐大的信息內容，需要極大的工作量。在此過程中，檔案管理決不可閉門造車、拘泥封閉，而要轉變為一種復合外向的管理方式，增加交流能力和交換能力。

6結語

綜上所述，集團企業檔案信息管理作為核心企業與下屬企業間密切的聯系，對企業整體的可持續發展有著不可忽視的重要意義。企業要想在市場競爭中處于一個有利位置，就必須與時俱進，反映在檔案管理上就是要根據自身實際積極創新管理方式。與此同時，想要保證企業檔案管理工作的有序進行，就必須有意識、有保證地對檔案管理工作嚴格謹慎的對待，以求得檔案信息對企業的健康發展做出更大貢獻。

參考文獻

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作者:耿娟 單位:中國人民大學信息資源管理學院