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醫療保險是一項事關國計民生的大事，醫療保險工作業務量大，工作繁復，隨著社會的不斷進步，醫保業務檔案的擁有量日益增多，相應報銷人員的數量也迅猛增長，這要求工作人員的工作方法要進一步創新，對醫保業務檔案的管理工作也提出了更高要求。醫保檔案內容眾多，它不僅包括日常工作中上傳、下發各類文件資料，還包括轄區內各醫療機構、定點藥店的各種信息，以及社會各類參保人員的各種相關信息內容。醫保檔案不僅涉及面廣，信息量大，而且關系參保人員的切身利益，對檔案的真實性、準確性要求也很高，因此醫保檔案管理工作不僅責任重大，而且非常重要；管理任務繁重，難度也較大。為此，筆者就如何加強和改善基層醫保業務檔案工作提出對策和建議，以求對基層醫保業務檔案工作有所促進。

1基層醫保部門檔案

基層醫保部門檔案由兩部分組成，一部分是行政文書檔案，另一部分是醫保業務檔案。所謂醫保業務檔案是指醫療、工傷、生育保險經辦管理機構在辦理醫療、工傷、生育保險過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子檔案、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。醫保業務檔案是專業性很強的檔案，和其他文書檔案相比有許多不同的特點。1.1醫保業務檔案專業性強，利用頻繁。特別是它關系到千家萬戶、與參保人員的切身利益息息相關，是一項“民生工程”。1.2保管期限長，數量多。隨著參保人數的逐年遞增，醫保業務檔案的數量不斷增多，一直居全國各系統之首，并且根據《吉林省醫療工傷生育保險業務檔案管理辦法（試行）》的規定（吉人社聯字［2012］23號），醫保業務檔案大多保管期限為定期（100年、50年、30年、10年），也有一少部分為永久檔案。1.3紙質檔案與電子檔案并存。隨著電腦的普及及應用，各地基層醫保部門不同程度地將參保信息錄入電腦，事實上，形成了電子檔案與紙質檔案并存的局面。

2存在的問題及原因

2.1檔案數量過大。以我市醫保局（基層醫保部門）為例，2010年以來形成醫保業務檔案均達3500件以上（經濟發達地區數量將更大），參保數量的不斷增加，直接導致醫保業務檔案數量的急速增長。2.2人員配備不足且頻繁更換。目前，基層醫保部門一般都配備專職或兼職檔案員1～2人，有的基層醫保部門則采取辦公室財會人員兼會計檔案管理員，文書兼行政檔案和醫保業務檔案的管理員方式進行管理，或年末突擊整理醫保業務檔案，人員極不穩定。這就極大地限制了醫保檔案的服務水平。2.3對電子檔案管理不夠重視。隨著各級醫保部門對辦公設備的不斷投入，檔案室也基本配備了電腦，但受經費、人員素質的限制，對庫存紙質檔案數字化處理工作剛剛開始，基本沒有形成完整的、規范的電子檔案。即使有的單位把相關的內容錄入電腦，作為醫保業務檔案管理的一種形式，既不備份，也不存檔，一旦電腦出現故障，網絡出現問題，檔案很容易損毀、丟失。2.4醫保管理機制不健全。隨著社會的進步發展，使得檔案管理工作形式多樣化，檔案范疇也逐漸擴大，但目前看來，醫保管理模式仍不健全，制約了醫保檔案管理的現代化進程。大量醫保檔案管理材料分散管理，缺乏相關規章制度的制約，沒有嚴格的考核，管理體制不夠健全，或有相關管理體制，但是缺乏監管運營機制、執行不力、形同虛設等大大浪費了檔案管理的人力和物力，嚴重影響醫保檔案管理的現代化建設。同時缺乏相關檔案管理技術，網絡技術的發展已覆蓋各行業，而檔案管理技術沒有跟上時展的步伐。2.5檔案價值沒有得到充分發揮。醫保檔案信息量大，工作環節煩瑣，本身管理難度就比較大，有的經辦機構對醫保檔案管理這一基礎性的工作缺乏足夠的重視，致使管理投入不足、經費短缺、人員緊張、軟硬件配置不達標，檔案亂存亂放、丟失損壞的情況時有發生，對醫保檔案管理工作缺乏足夠的重視，許多基層醫保部門對檔案實行“靜態”管理，入檔時原封不動，歸檔后束之高閣。由于人手不足等多種原因，利用渠道十分單一。一般只開展查（借）閱檔案一項任務，而整理、統計、開展編研等工作幾乎為空白。

3解決問題的對策

3.1全面普查檔案。“去糟取精”。一是要根據《吉林省醫療工傷生育保險業務檔案管理辦法（試行）》的通知精神，同時要結合基層醫保部門的實際情況和參保流程管理的需要，制定新的檔案管理辦法。二是要對庫存檔案進行全面清理，建立起醫保業務檔案價值評估機構，制定檔案鑒定、銷毀方案，同時建立銷毀清冊，把銷毀的檔案登記造冊，上交相關部門備案。3.2提高檔案管理人員素質。一是要保持檔案人員的相對穩定，要不斷提高他們的福利待遇，提高職業吸引力，使檔案工作人員安心工作。二是要對專職檔案人員進行定期業務培訓，不斷提高檔案管理人員的業務技能。醫保檔案工作是一項業務性、政策性很強的工作，管理人員必須掌握必要的法律法規和醫保業務知識，具備一定的計算機操作能力。因此，醫療保險經辦機構應與檔案行政管理部門加強合作與聯系，努力提高他們的實際工作能力和各項業務技能。三是要加強對各科室業務人員的業務指導。四是建立長效機制，增強服務意識，改善服務環境，提高服務質量。3.3加快紙質檔案數字化進程。要提高對原始紙質檔案的錄入速度，一是現有檔案的目錄數據庫建設和重要的紙質檔案和照片、音像檔案的數字化：逐步實現軟件管理。二是現行電子文件歸檔與電子檔案管理，實現檔案管理設施的升級。對檔案庫房及檔案管理設施進行定期檢修和更新換代，科學地管理好新型檔案材料。三是要規范電子檔案的歸檔管理。一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統一保管，另一套由相關部門異地保管。在硬件管理上，也需要特殊的保管設施和環境，溫度應保持在17～20℃之間，相對濕度保持在35%—40%之間，還要有防磁設施，等等。3.4加強檔案管理意識，健全檔案管理制度。首先要爭取領導的重視，增強領導的檔案意識，使其在多方面給予支持，爭取創造更有利的條件，爭取將檔案管理納入醫保管理重要議程中。加強檔案管理隊伍建設，與醫保業務建設齊抓并管，同步發展，促使醫保檔案工作人員認識到檔案管理的重要性。對檔案管理工作要有責任感，開拓思想，更新觀念，醫保服務單位要根據《檔案法》等有關法律法規，結合本單位檔案管理要求，制定本單位檔案管理制度，進一步完善檔案管理制度，同時加強檔案管理監管責任制，完善考評制度，確保檔案管理每個環節有章可循、有法可依、落到實處。3.5充分發揮醫保檔案的利用價值3.5.1隨著檔案需求的劇增，只有不斷做好檔案的開發利用，實現檔案共享，才能體現檔案價值的最大化。只有不斷提升檔案工作者的綜合素質，增強其專業能力，才能適應現代檔案的發展；只有不斷提高檔案的科技水平，才能跟上時展步伐。實踐證明，檔案的作用越大，價值越高，檔案的價值愈加珍貴，發揮的作用愈加顯著。要用科學的管理方法和管理工具，豐富醫保檔案管理的內涵，強化監管力度，加大人力和物力的投入，構建全民醫保檔案管理體系，充分發揮其價值功能，各地醫保經辦機構要將工作職責落實到檔案管理的具體部門和管理業務人員，要按照“收集—整理—歸檔”程序，保證醫保文檔資料的完整性。3.5.2要建立真實、可靠、可查詢的工作體系。醫保經辦機構的各級負責人和業務人員均需加強管理意識，同時，組織專門人員搞好檔案的整理、統計、編研等工作，使這些工作和檔案的利用齊頭并進、全面發展，彌補以往檔案工作方面的單一性，使醫保檔案工作健康發展。只有這樣才能從根本上解決問題。

參考文獻：

［1］張桂云，試論計算機技術在醫保檔案管理中的應用［J］.辦公室業務，2013（7）：222.

［2］王季，對做好醫保檔案工作的幾點認識［J］.黑龍江檔案，2011（02）.

作者:韓國發 單位:公主嶺市檔案局（館）管理科