導語：公立醫院檔案管理機構現狀研究一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:目的：分析目前公立醫院檔案管理存在的問題，提出改進策略，以期為檔案工作適應新時代醫療改革的發展提供有益的參考和借鑒。方法：以執法檢查、發放問卷、微信、專人到訪等形式分別對各級公立醫院檔案管理機構進行隨機調查，廣泛征求加強醫院檔案管理的意見和建議。結果：公立醫院檔案管理機構存在管理制度不健全、重視度不夠，庫房使用面積顯著低于國家標準規定，沒有獨立建制，人員數量配備不足，信息化程度低，檔案資源體系建設不夠豐富等問題。結論：公立醫院檔案管理機構應當充分認識自身存在的缺陷和不足，制訂加強公立醫院檔案管理機構建設切實可行的措施，將檔案工作納入醫院整體規劃和發展中，完善檔案工作體制機制建設，創新檔案管理模式，推動出臺或修訂與新時代公立醫院改革發展相配套的檔案法律法規。

關鍵詞:醫院；檔案機構；檔案管理調查

醫院檔案是指醫院在醫療、教學、科研、預防、保健、生物制品、藥品管理、基礎建設、設備購置、行政管理、黨務工作以及其他各項活動中形成的具有保存利用價值并經過歸檔處理的各種文字、圖表、音像、數據、實物和其他不同載體、不同形式的歷史記錄。醫院檔案管理機構是醫院檔案收集保存和提供利用的專門機構，為醫院各項工作的正常開展提供重要保證。1991年3月9日，為進一步加強醫藥衛生機構檔案工作，促進標準化、規范化管理，中華人民共和國衛生部、國家檔案局聯合第10號令《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》，對醫藥衛生檔案管理、庫房設備、機構設置、人員配備、文件收集與歸檔、檔案的利用與開放等方面做了明確規定。其中，第七條規定：各級醫藥衛生部門要理順檔案管理體制，建立綜合檔案工作機構，負責本單位的檔案工作和統一管理本部門形成的全部檔案。設檔案科（室）的，應配備工作人員3～6名。第二十四條規定：各級醫藥衛生部門必須為保管檔案提供專用庫房。第二十五條規定：各級醫藥衛生部門要結合本單位業務管理工作的現代化進程，逐步實現檔案管理現代化。自《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》頒布以來，各級醫院檔案管理機構現狀如何，存在什么問題和不足，應該怎樣改進，帶著這些問題筆者在2017年—2019年分別對省、市、縣公立醫院，鄉鎮衛生院及社區衛生中心等4種不同級別的醫療機構進行調研。對公立醫院檔案機構建制、館藏量、規范管理、人員設置、庫房配備、信息化建設、開發利用、院史館、滿意度等方面進行了調查分析，以執法檢查、發放問卷、微信、專人到訪等形式開展調研，共收回有效信息42份，其中大型省級公立醫院12份，地市級醫院9份，縣級醫院13份，鄉鎮衛生院及社區衛生中心8份。

1公立醫院檔案管理機構現狀

1．1獨立建制情況。根據《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》第七條規定，規模較大、內部機構和下屬單位較多、負有監督及指導和檢查任務的單位，應根據本部門實際情況，設立檔案館或綜合檔案室；對下屬機構沒有指導任務、但本部門檔案工作任務較重的，應設綜合檔案室；規模較小的單位可視檔案工作的實際情況配備專職檔案工作人員。此次調查結果顯示，在被調查的12家省級公立醫院中，全部設立有檔案室，其中獨立建制的有6家，其余6家中有4家隸屬院長辦公室、1家隸屬人事科、1家隸屬科教科；9家地市級醫院和13家縣級醫院全部設立有檔案室，但都隸屬院長辦公室，沒有獨立建制；8家鄉鎮衛生院及社區衛生中心均沒有設立檔案室。1．2庫房情況。根據《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》第二十四條規定，此次調查的省級公立醫院庫房達標率為83％；地市級醫院達標率為67％（庫房面積20～200m2）。縣級醫院、鄉鎮衛生院及社區衛生中心大部分沒有設立專用庫房。1．3館藏情況在被調查的省級公立醫院中，館藏量大于3萬卷（件）的6家，占50％，1萬～2萬卷（件）的有6家，占50％，其余各級醫院館藏量均小于1萬卷。館藏檔案基本為黨群、行政、醫療、教學、科研、會計、設備、基建、聲像、榮譽、出生醫學證明等十幾類。1．4規范化管理情況調查顯示，省級公立醫院在規范化、制度化建設方面明顯好于其他級別的醫院。在全部被調查的42家醫院中納入年度考核的有8家，安全設施配備不齊現象比較普遍；現階段滿意度調查顯示，滿意度不高；意見和建議調查顯示，提到最多的一條是領導重視程度不夠；獎勵和表彰調查顯示，全部沒有。1．5信息化建設情。況調查顯示，所有被調查的42所醫院均未開展存量數字化、增量電子化工作。省級公立醫院安裝有檔案管理軟件的約92％，只對增量檔案（單指文件）數字化的約83％；地市級醫院、縣級醫院、鄉鎮衛生院及社區衛生中心，幾乎沒有安裝檔案管理軟件，信息化程度較低。1．6人員隊伍情況。調查顯示，檔案專業技術人員在年齡結構、學歷層次、專業化程度方面有了很大提升，優勢明顯。各級醫院檔案管理人員中35～49歲的人員占85％以上；大專及以上學歷人員占95％；接受過省、市、縣檔案局組織培訓者占35％以上。由此可以看出，檔案專業人員隊伍呈現專業化、年輕化、高學歷趨勢，檔案隊伍整體素質在不斷提高。

2公立醫院檔案管理機構存在的問題

本次調查結果發現，公立醫院檔案管理機構存在管理制度不健全，重視度不夠，庫房使用面積顯著低于國家標準規定，沒有獨立建制，人員數量配備不足，信息化程度低，檔案資源體系建設不夠豐富等方面的問題，需要進一步加強。2．1制度不健全和領導重視程度不夠。在公立醫院檔案管理機構調研中，省級和地市級醫院在制度化、規范化建設方面明顯好于其他各級醫院，重視程度也較高，基本都有主要領導分管檔案工作，制度相對健全，而縣級醫院、鄉鎮衛生院及社區衛生中心重視度不夠，大部分醫院由副職分管檔案工作，領導對檔案工作模糊不清，對檔案管理規范管理制度不知情，一定程度上反映了對檔案管理工作的重視度不夠。2．2庫房面積不達標。在被調查的42家公立醫院中，省級醫院明顯優于其他醫院，但仍然存在庫房面積或存放條件不達標問題。有的庫房設在地下室，通風差，面積小，安全隱患較大；有的與其他物品一同存放在辦公室等人流量密集的場所，不利于查找，同樣存在較大安全隱患。2．3獨立建制不容樂觀。公立醫院檔案室大部分成立于20世紀80年代，在檔案工作運行30多年的實踐中，為醫院的建設和發展做出了重要貢獻，但時至今日符合建制的單位仍未獨立建制，這給醫院檔案事業持續、健康發展造成了一定的影響。非獨立建制的檔案室因掛靠或設立于其他部門，使檔案工作在人才、經費和設施設備方面受到種種制約，檔案工作的主動性受到牽制，不利于醫院檔案工作的開展和檔案事業的長遠發展。2．4信息化建設亟待加強。檔案信息化建設是公立醫院改革發展的必然趨勢，它不僅可以助推檔案信息在遠程醫療方面的應用，而且可以大大提高工作效率。從此次調查結果看，檔案信息化建設遠遠落后于數字醫院、智慧醫院建設，醫院檔案信息化建設亟待加強。2．5檔案人才隊伍建設需要加強。除省級公立醫院檔案專職人員隊伍比較固定外，其余各級醫院沒有專職檔案管理人員負責檔案管理工作，兼職的多、專職的少，存在人員變動頻繁、工作銜接性差、管理水平不高、工作中失位現象時有發生等問題，這在很大程度上影響了檔案工作的開展。

3對進一步加強公立醫院檔案機構管理的意見和建議

根據此次調查結合公立醫院改革發展方向，借鑒省內外檔案管理先進經驗，筆者認為，我省公立醫院檔案管理機構應當充分認識自身存在的缺陷和不足，制訂加強公立醫院檔案管理機構建設切實可行的措施，進一步提高檔案管理工作質量和水平。3．1將檔案工作納入醫院整體規劃和發展中。檔案工作是醫院管理工作的重要組成部分，為醫院各項事業起著重要的基礎性、支撐性作用，但檔案工作與醫院其他工作相比遠遠處于落后狀態，跟現代化醫院發展不匹配、不適應，這就需要醫院各部門積極支持檔案工作，將檔案工作納入醫院整體發展規劃中，使其與醫院同步發展，檔案事業才有可靠保障。與此同時，檔案機構應當借助醫院發展的大好時機，積極進取，搶抓機遇，在醫院的各項建設如院慶、新院區建設、省級執法大檢查中，借東風，鼓干勁，不斷推進公立醫院檔案管理工作向前發展。3．2完善檔案工作體制機制建設。完善檔案工作體制機制建設，一是要積極爭取各級領導的重視以及加強與各部門的溝通配合，在發揚默默無聞、無私奉獻精神的同時，也要展示檔案工作所取得的成就，大力宣傳檔案工作的優勢和基礎作用。二是把檔案管理工作納入醫院年度目標考核中，增加檔案工作在醫院年度目標考核的分值，從歸檔率、日常管理等方面進行考核，明確檔案崗位責任制，實現檔案系統化、規范化管理。實踐證明，列入年度考核的醫院，檔案管理工作明顯優于未列入年度考核的醫院。例如，將檔案管理工作列入單位年度考核的太原市急救中心和山西醫科大學第二醫院等8家醫院歸檔率明顯提高。三是保證前期檔案收集工作的完整齊全。檔案工作要結合醫院實際工作，緊跟醫院發展趨勢，采取靈活多樣的工作方法，掌握醫院檔案形成規律和特點，針對性地開展工作。例如山西醫科大學第二醫院2018年以來，為深入貫徹落實《山西省委關于進一步加強基礎工作建設的實施方案》，以檔案工作為抓手，擴大兼職檔案員的數量和范圍，建立了全院范圍的兼職檔案員管理隊伍，使檔案工作步入一級抓一級，層層抓落實的良性循環，確保了檔案的完整與齊全，使檔案資源體系建設達到全覆蓋。四是針對醫院檔案數據的龐大、復雜性，各級公立醫院應先行開展醫院特色檔案建設，比如，推進病歷檔案、出生醫學證明檔案、居民健康檔案的電子化單套制，實現這些民生檔案早日進省、市檔案館。五是加大人才、資金投入，保障醫院檔案事業快速發展。醫院各職能部門要齊抓共管，合力解決檔案管理中存在的經費、人員、庫房、設施安全等問題，完善檔案體制機制建設。此外，對檔案管理工作應當建立有效的獎懲制度，以激發醫院檔案工作者干事創業的熱情。3．3創新檔案工作服務模式。創新服務模式是檔案管理的最終目的，如何提高檔案利用率，如何創新檔案服務模式是當前醫院檔案管理工作者應該思考的問題。筆者認為，創新檔案服務模式需要從以下幾方面著手，一是加強部門之間的合作，推進檔案工作與醫院各項工作深度融合，擴大檔案工作在醫院的影響力，使檔案工作充分服務于醫院中心工作，讓大家充分感受到醫院檔案的重要作用。二是采用現代化管理方式和手段創新檔案服務模式，檔案服務要跟上數字醫院、智慧醫院發展的步伐，利用互聯網的高效便捷性特點，以新技術推動檔案服務創新。三是要注重檔案人才隊伍建設，設立培訓專項經費，改善人員待遇，從職稱評審、繼續教育、專業技術培訓等方面給予關心和支持，提高其歸屬感和榮譽感。3．4呼吁盡快修訂出臺新的。《醫藥衛生檔案管理辦法》《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》運行28年來，醫療內外環境都發生了巨大變化，對檔案依法管理提出新的管理要求。呼吁盡快修訂或出臺新的《醫藥衛生檔案管理辦法》，以此改善檔案機構建制不合理、庫房不達標、信息化建設落后等問題。

作者:趙艷蘭 單位:山西醫科大學第二醫院