導(dǎo)語(yǔ)：電力工程管理階段檔案管理一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

隨著項(xiàng)目管理變得越來(lái)越普及，為探索提高企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的途徑，提高企業(yè)在全行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，中電投電力工程有限公司率先在電力行業(yè)實(shí)行項(xiàng)目委托管理制試點(diǎn)，取得了令行業(yè)矚目的成果。其中，在工程檔案管理方面實(shí)現(xiàn)了其管理目標(biāo)，從確定目標(biāo)到實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，涉及項(xiàng)目立項(xiàng)、可研、初步設(shè)計(jì)、核準(zhǔn)、采購(gòu)、施工安裝、監(jiān)理、調(diào)試、性能驗(yàn)收和竣工達(dá)標(biāo)環(huán)節(jié)等復(fù)雜的各個(gè)系統(tǒng)交叉管理的過(guò)程記錄文件。為整個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了軟管理的保障。在國(guó)家規(guī)定質(zhì)量終身制，誰(shuí)建的誰(shuí)負(fù)責(zé)，工程檔案的可追溯性和可鑒定性在竣工驗(yàn)收時(shí)所起到的定論作用不言而喻。工程檔案管理工作與工程建設(shè)是如此的一致性和相輔相成，促使項(xiàng)目管理者把追逐管理的目標(biāo)定格在了管理好工程檔案這個(gè)軟管理環(huán)節(jié)。

電力工程參建單位多，建設(shè)工期長(zhǎng)，形成的工程檔案數(shù)量大，內(nèi)容龐雜，客觀上給項(xiàng)目工程檔案收集工作帶來(lái)一定難度，要確保項(xiàng)目工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)就要特別重視檔案的過(guò)程收集與集累，將項(xiàng)目檔案管理從末端前移，把檔案工作從一個(gè)工作環(huán)節(jié)擴(kuò)展為貫穿始終的全過(guò)程控制的記錄體系，將項(xiàng)目檔案工作和項(xiàng)目建設(shè)一樣納入項(xiàng)目管理程序，與項(xiàng)目建設(shè)的各階段同步進(jìn)行，從項(xiàng)目開(kāi)工前就應(yīng)籌劃?rùn)n案管理，直至竣工驗(yàn)收，使工程檔案形成首尾相接全程控制的記錄體系。實(shí)踐證明，抓好工程項(xiàng)目檔案管理與工程建設(shè)管理的“三同步”，就可以實(shí)現(xiàn)工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)化。以河南某兩個(gè)大型電力基建項(xiàng)目為例，實(shí)踐中，為了實(shí)現(xiàn)電力工程項(xiàng)目委托管理階段的工程檔案管理工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范整理，安全保管和有效利用的目標(biāo)，作為項(xiàng)目建設(shè)階段的管理方從項(xiàng)目開(kāi)始就著手對(duì)工程檔案管理進(jìn)行了策劃，組建了有效的管理團(tuán)隊(duì)，機(jī)構(gòu)編制隸屬工程部，借鑒國(guó)際國(guó)內(nèi)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)項(xiàng)目的具體特點(diǎn)編制了相應(yīng)的工程檔案管理實(shí)施細(xì)則，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行了相關(guān)的培訓(xùn)。實(shí)踐證明，這些舉措從機(jī)構(gòu)、人員配備和管理制度上為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目工程檔案管理目標(biāo)做了充分準(zhǔn)備。

實(shí)踐中，項(xiàng)目管理方與項(xiàng)目參建方實(shí)施了項(xiàng)目合同制。例如，與項(xiàng)目公司（兩大發(fā)電有限公司）簽訂了項(xiàng)目委托管理合同，與設(shè)計(jì)、安裝、監(jiān)理、調(diào)試等單位簽訂了相關(guān)的委托合同。以合同制來(lái)約束各方的職責(zé)和利益關(guān)系，其中，就約定了合同主體與相對(duì)方在工程檔案管理方面的職責(zé)和相互關(guān)系，明確合同各方的職責(zé)。例如，委托管理合同中約定，項(xiàng)目公司職責(zé)：（1）負(fù)責(zé)前期文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、工程管理性文件（征地文件）的收集整理及其歸檔工作。（2）負(fù)責(zé)工程竣工驗(yàn)收交接文件收集、整理及其歸檔工作。（3）負(fù)責(zé)考核期運(yùn)行資料的收集整理及歸檔工作。委托管理合同中還約定工程管理公司職責(zé)：（1）認(rèn)真履行管理范圍內(nèi)檔案工作的統(tǒng)一組織和管理的職能，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目部各職能部門(mén)以及參建各方檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和驗(yàn)收工作；（2）負(fù)責(zé)制定《項(xiàng)目竣工檔案管理實(shí)施細(xì)則》，提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具和管理設(shè)施；（3）負(fù)責(zé)工程管理性文件（包括招投標(biāo)文件、合同、協(xié)議、來(lái)往文件、會(huì)議紀(jì)要）、工程未完工項(xiàng)目文件的收集整理歸檔工作；4、負(fù)責(zé)按管理合同的要求向項(xiàng)目公司移交竣工檔案資料。設(shè)計(jì)合同中約定設(shè)計(jì)單位的職責(zé)：（1）負(fù)責(zé)按工程建設(shè)要求，及時(shí)提供工程設(shè)計(jì)文件并編制施工圖總清冊(cè)；（2）負(fù)責(zé)按設(shè)計(jì)合同要求提供設(shè)計(jì)文件的歸檔資料；（3）負(fù)責(zé)對(duì)匯總的設(shè)計(jì)變更文件進(jìn)行最終審核。保證其完整、準(zhǔn)確編制竣工圖；施工合同中約定施工單位職責(zé)：（1）建立單位工程總清冊(cè)，并按細(xì)則要求編制單位工程竣工檔案；（2）負(fù)責(zé)自購(gòu)材料的資料收集整理工作；（3）每臺(tái)機(jī)組移交前，及時(shí)整理完整、準(zhǔn)確的設(shè)計(jì)變更單和與設(shè)計(jì)變更有關(guān)的工程聯(lián)系單等有關(guān)編制竣工圖的依據(jù)，在機(jī)組移交試生產(chǎn)后一周內(nèi)提交工程管理公司項(xiàng)目工程管理部，由工程管理部和檔案資料室共同組織有關(guān)單位審核，匯總后及時(shí)移交設(shè)計(jì)單位編制竣工圖；設(shè)備材料代管理方職責(zé)：負(fù)責(zé)設(shè)備技術(shù)文件的收集整理工作。

實(shí)踐中，項(xiàng)目管理方制定了一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)完善的工程檔案管理細(xì)則，從機(jī)構(gòu)、人員、培訓(xùn)措施到領(lǐng)導(dǎo)管理體系、職責(zé)分工等行政職能層面和對(duì)檔案的收集整理、分類組卷等等業(yè)務(wù)職能層面進(jìn)行了分項(xiàng)規(guī)范。實(shí)踐證明，制定完善的項(xiàng)目檔案管理制度，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理目標(biāo)的保障，使各參建單位在收集和編制竣工檔案時(shí)做到有章可循、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、職責(zé)分明。實(shí)踐中，項(xiàng)目管理方的檔案主管編制了管理方內(nèi)部各有關(guān)部門(mén)的歸檔范圍、歸檔時(shí)間以及歸檔的質(zhì)量要求，定期對(duì)文件的產(chǎn)生和收集、檔案編制工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。項(xiàng)目管理方通過(guò)這種內(nèi)部的職責(zé)分工和過(guò)程控制，首先做出了表率作用，各個(gè)職能部門(mén)在實(shí)施作業(yè)的過(guò)程中把好了每一個(gè)重要的文件收集、編制和歸檔節(jié)點(diǎn)，形成了能夠起表率作用和行為標(biāo)準(zhǔn)的工程檔案卷冊(cè)，完成了既定目標(biāo)。以此為標(biāo)準(zhǔn)，約束和引導(dǎo)整個(gè)項(xiàng)目參建單位過(guò)程文件的收集歸檔管理。實(shí)踐證明，項(xiàng)目管理與引導(dǎo)作用是項(xiàng)目參與單位檔案管理規(guī)范化的保證。

實(shí)踐中，項(xiàng)目管理方的檔案主管加強(qiáng)了與各參建單位的溝通協(xié)調(diào)力度和檢查過(guò)程管理，對(duì)參建單位的檔案主管進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。兩個(gè)項(xiàng)目成立由發(fā)電有限公司（項(xiàng)目公司）、項(xiàng)目管理方（工程公司）及主要參建單位領(lǐng)導(dǎo)組成的項(xiàng)目竣工檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)竣工檔案管理工作；組織檢查組，對(duì)竣工檔案資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，領(lǐng)導(dǎo)和組織竣工檔案預(yù)審及竣工檔案移交工作。項(xiàng)目管理方（工程公司）工程部具體負(fù)責(zé)竣工檔案工作，建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，不定期地組織監(jiān)理公司及工程公司的技術(shù)人員對(duì)各參建單位的過(guò)程資料進(jìn)行了檢查評(píng)比，保證了檔案的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性，做到了移交精品工程的同時(shí)移交高標(biāo)準(zhǔn)的工程檔案。在項(xiàng)目所有參建方的檔案管理過(guò)程統(tǒng)一采用了PAP工程管理系統(tǒng)軟件并多次對(duì)各參建單位的檔案管理人員進(jìn)行了檔案專業(yè)知識(shí)及PAP檔案資料管理模塊使用的培訓(xùn)，既減少了協(xié)調(diào)的頻率，又提高了管理效率。規(guī)范化的電子文檔提高了檔案信息的實(shí)效性和檢索的便捷性，實(shí)現(xiàn)了在參建單位之間資源共享，也對(duì)檔案編研工作起到了快速整合作用。管理過(guò)程中還嚴(yán)把案卷質(zhì)量關(guān)，按照對(duì)原件、抄件、供應(yīng)商資質(zhì)報(bào)審附件、質(zhì)量驗(yàn)評(píng)文件、工程技術(shù)記錄表式等的歸檔要求，對(duì)施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、調(diào)試等單位的檔案組卷情況進(jìn)行了嚴(yán)格的過(guò)程檢查，實(shí)踐證明，采用先進(jìn)的管理模式、有效控制案卷質(zhì)量、遵循合理化的組卷原則，大大強(qiáng)化了項(xiàng)目管理各方的檔案管理，其結(jié)果使得工程檔案更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，統(tǒng)一化。

通過(guò)以上的行政和業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)，項(xiàng)目管理方組織各個(gè)參建方完成了約定的168小時(shí)后三個(gè)月期限內(nèi)的基建工程檔案的整體移交，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目工程檔案全方位的管理和既定目標(biāo)（完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范）的實(shí)現(xiàn)。以此為契機(jī)，管理方將此兩個(gè)項(xiàng)目管理中的檔案控制經(jīng)驗(yàn)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的梳理總結(jié)，形成完整的理論與實(shí)踐相結(jié)合的項(xiàng)目委托管理工程檔案管理手冊(cè)并在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中與企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)在建項(xiàng)目交流完善，不斷擴(kuò)大應(yīng)用項(xiàng)目范圍，造就了企業(yè)各個(gè)參建項(xiàng)目管理的檔案控制風(fēng)險(xiǎn)，最終實(shí)現(xiàn)了企業(yè)項(xiàng)目管理和經(jīng)濟(jì)效益的雙贏。

以上的管理實(shí)踐再次證明，只有項(xiàng)目管理者重視工程檔案管理，將其作為管理的一個(gè)重要目標(biāo)進(jìn)行控制，全力打造和管理好工程檔案這個(gè)軟管理環(huán)節(jié)，就能夠造就項(xiàng)目管理的高效率，為項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供軟管理的保障，同時(shí)也為取得企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和政治效應(yīng)的最大化，提高企業(yè)在全行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力起到示范效應(yīng)。