導(dǎo)語：淺談檔案信息化重要性及規(guī)范化管理一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時代，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能高速發(fā)展，檔案事業(yè)在發(fā)展的大潮流中也必須順勢起航。對于檔案工作來說，積極推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)，使我們能更方便地提供檔案服務(wù)、更好地創(chuàng)新檔案利用。本文主要對檔案信息化建設(shè)的重要性進(jìn)行論述，對在檔案信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行探討，并提出規(guī)范化管理的建議。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；規(guī)范化；重要性

隨著經(jīng)濟(jì)社會的高速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時代、大數(shù)據(jù)時代、人工智能時代的全面到來，檔案的發(fā)展也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，檔案管理的信息化、智能化管理迫在眉睫，而伴隨著檔案管理的信息化不斷發(fā)展，其安全性、規(guī)范性及穩(wěn)定性都是我們面臨的主要問題，積極加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，并同時重視其規(guī)范化管理，雙管齊下，才能保證檔案事業(yè)平穩(wěn)健康發(fā)展，緊跟時代，服務(wù)大眾。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)，有助于完善檔案的傳承本能。檔案，是最直白最直接的印記傳承，從古至今檔案在各個時期各個領(lǐng)域都始終存在，雖不起眼，但其始終真實(shí)記載著歷史和社會的發(fā)展和變遷。古時候各朝各代的卷宗、各個名家撰寫的史書、代表房屋交易的地契、抗戰(zhàn)時期一次次作戰(zhàn)記錄、學(xué)堂的畢業(yè)書等等不勝枚舉，都是檔案。而在社會大發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案有些時代久遠(yuǎn)，紙張和筆墨都有所褪色，利用現(xiàn)代化的技術(shù)將其掃描電子化儲存，可以有效地防止珍貴的檔案資料被時間腐蝕，也能避免一次次查閱會對檔案造成損害，使檔案信息化、電子化有助于本單位本企業(yè)檔案對社會檔案的有效補(bǔ)充和溝通，充實(shí)本地區(qū)的檔案資料，使地方的歷史更加充實(shí)飽滿。（二）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，能夠大幅度提升服務(wù)效能。傳統(tǒng)的檔案管理多是依賴人工翻閱查找，在檔案的利用方面存在查詢慢、效率低的情況。而且一些年代久遠(yuǎn)的檔案被屢次翻找，也會對檔案資源造成一定的破壞，檔案的破壞不可逆轉(zhuǎn)，如發(fā)生檔案損毀或丟失則會更加降低檔案的保存和利用能力。開展和完善檔案的信息化建設(shè)，可以有效保障檔案的完整性，使所有的檔案電子化、數(shù)據(jù)化，將所有的紙質(zhì)檔案封存保管，免受各種環(huán)境或人為的損害。電子化的檔案可以大大提高利用的效率，只在一臺電腦上就能完成往常需要往返庫房反復(fù)查找的過程，直接打印出掃描版的電子檔案即可，大大的節(jié)省了查詢時間，提高了效率。（三）加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)，能夠?yàn)榇髷?shù)據(jù)的發(fā)展添磚加瓦。大數(shù)據(jù)的發(fā)展在近兩年成突飛猛進(jìn)的態(tài)勢，大數(shù)據(jù)在社會上的應(yīng)用也多種多樣，其以互聯(lián)網(wǎng)為載體，將資料歸納統(tǒng)計后呈現(xiàn)于社會的各階層、各等級的需求者面前，而檔案的信息化，能夠更好地充實(shí)大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫、更好地加強(qiáng)各領(lǐng)域和環(huán)節(jié)的溝通和交流，將各自單位及企業(yè)涉及社會發(fā)展、涉及人事更迭和名人事跡資料加入大數(shù)據(jù)，為其發(fā)展增添一份助力。

二、檔案信息化建設(shè)過程中面臨的問題

雖然現(xiàn)在很多單位和企業(yè)都認(rèn)識到了檔案信息化的重要性，但是在推進(jìn)檔案管理信息化工作時，仍然面臨著很多的問題。（一）單位或企業(yè)管理者對檔案工作的理解程度不深。管理者身在上位要通觀全局發(fā)展，檔案工作的重要程度絕對比不過主營業(yè)務(wù)的發(fā)展，雖然在大時代背景下管理者們都認(rèn)識到了檔案的重要性以及信息化發(fā)展的重要性，但對于其中的了解還不深刻，檔案管理系統(tǒng)參差不齊，檔案工作人員對于信息化建設(shè)也缺乏必要的知識和技術(shù)，系統(tǒng)的維護(hù)管理工作也需要大量的專業(yè)知識，這些都不是簡單的一句做好檔案信息化建設(shè)就能解決的，各個單位和企業(yè)都缺乏獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，大多是掛靠在別的部門機(jī)構(gòu)之下，這就導(dǎo)致其領(lǐng)導(dǎo)的主要負(fù)責(zé)工作不在檔案上，對于檔案管理的了解和要求都會大打折扣。（二）檔案信息化建設(shè)的條件支撐仍需強(qiáng)化提高。做好檔案信息化建設(shè)工作的主要條件包括人員的素質(zhì)、能力以及經(jīng)費(fèi)支持等。大部分單位和企業(yè)的檔案工作人員是多年從事傳統(tǒng)檔案管理的人員，缺乏專業(yè)的信息化知識，而專門的檔案專業(yè)人員不能支撐信息化的加速發(fā)展要求，人員配備的組成不完備，是制約檔案信息化發(fā)展的一個因素。經(jīng)費(fèi)支持問題想必是每個單位都面臨的問題，經(jīng)費(fèi)不足，大型專業(yè)的檔案信息化設(shè)備則不能夠配備齊全，專業(yè)的電子智能密集架也是重點(diǎn)的支出。巧婦難為無米之炊，沒有專業(yè)的設(shè)備，檔案信息化只能無限期延遲。（三）檔案管理系統(tǒng)參差不齊，檔案資源共享環(huán)境差。現(xiàn)在檔案行業(yè)中的管理系統(tǒng)參差不齊，每個單位包括市級和省級的檔案局所用的檔案管理系統(tǒng)都不盡相同，檔案管理系統(tǒng)之間會出現(xiàn)不兼容、銜接差的問題，導(dǎo)致檔案資源的整合和共享方面必然會存在一定的限制，在大數(shù)據(jù)背景下難以實(shí)現(xiàn)更好的交流和溝通，阻礙檔案信息化的發(fā)展。

三、檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化管理

檔案作為一種兼有保密性質(zhì)的文獻(xiàn)材料，在信息化的背景下，面臨著很大的安全隱患，如何保障檔案的安全性，使其在錯綜復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)背景下偏安一隅，是我們亟待研究及解決的重要問題。（一）完善的檔案信息化制度體系是其規(guī)范化管理的堅實(shí)基礎(chǔ)。不以規(guī)矩，不能成方圓。任何事物的發(fā)展都需要一套規(guī)章制度來為其保駕護(hù)航，檔案信息化建設(shè)也是如此，需要一套與其匹配的制度規(guī)范。國家對檔案信息化建設(shè)的相關(guān)制度要求有《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，各單位應(yīng)參照國家要求，貼合本單位本企業(yè)的時期發(fā)展情況制定符合自身發(fā)展的檔案信息化建設(shè)制度，明確檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，注明檔案工作人員的工作職責(zé)，明確信息化建設(shè)工作流程，確定與其相匹配的獎勵懲罰和監(jiān)督機(jī)制，使檔案信息化建設(shè)的制度建設(shè)趨于完善，才能更好地保障其規(guī)范化管理。（二）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的安全性是其規(guī)范化管理的重點(diǎn)內(nèi)容。檔案作為一種具有一定保密性質(zhì)的資料，在錯綜復(fù)雜的互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境下，面臨很大的安全挑戰(zhàn)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，定期做好病毒檢測與維護(hù)工作是十分必要的，能夠有效地阻止不法分子對重要文獻(xiàn)資料的竊取。在提高網(wǎng)絡(luò)防護(hù)等級的同時，對于工作人員的責(zé)任意識也應(yīng)作出強(qiáng)調(diào)，明確各人的崗位職責(zé)，提高檔案信息化建設(shè)工作人員的責(zé)任心，才能有效降低檔案信息流出的概率，加強(qiáng)安全意識，增強(qiáng)安全防護(hù)，真正做好規(guī)范化管理。（三）完善檔案信息化建設(shè)工作的監(jiān)督反饋機(jī)制是達(dá)成其規(guī)范化管理的重要保障。監(jiān)督反饋機(jī)制是做好檔案信息化建設(shè)工作中必不可少的一環(huán)，一項(xiàng)工作，安排的井井有條，但若是沒有與其并行的監(jiān)督機(jī)制，則這項(xiàng)工作難以按照預(yù)期的發(fā)展方向發(fā)展。而在加強(qiáng)監(jiān)督的同時，也應(yīng)將自上而下及自下而上的溝通反饋渠道打開，使得上能通，下情可致，下不隱，上令必答。打開溝通橋梁才能使上下凝聚一心，共同做好檔案信息化建設(shè)這項(xiàng)工作。

四、結(jié)語

總而言之，檔案信息化、數(shù)字化的發(fā)展是對檔案管理工作的必然要求，是順應(yīng)時展的必然選擇，也是各單位、各企業(yè)推進(jìn)各項(xiàng)工作發(fā)展的必要手段，作為一名檔案從業(yè)人員，我們要始終堅持黨的領(lǐng)導(dǎo)，以國家的檔案管理政策為指導(dǎo)，重視檔案管理信息化的重要性，以最高的要求完成這項(xiàng)任務(wù)，以規(guī)范化的管理保障檔案信息化的安全發(fā)展，與時俱進(jìn)，堅守本真，為全國檔案事業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李星橋.互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理存在的問題及對策[J].智庫時代,2019(26):255-256.

[2]郭未艾.大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式的創(chuàng)新分析[J].智庫時代,2019(25):65+110.

[3]李雪瑩.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探析[J].中國管理信息化,2019,22(12):167-168.

[4]蘇國鵬.事業(yè)單位檔案管理存在的問題和方法對策[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2016,13(35):131-132.

作者:郭雅青 單位:石家莊學(xué)院