航空企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的管理策略
時(shí)間:2022-06-17 03:58:45
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1.檔案數(shù)據(jù)資源的定義。當(dāng)前,學(xué)術(shù)界關(guān)于“檔案數(shù)據(jù)”“檔案數(shù)據(jù)資源”并沒(méi)有明確的定義。從文獻(xiàn)研究來(lái)看,類似的表述有“檔案信息資源”。關(guān)于檔案信息資源的定義,《大辭海》中為“以檔案信息為核心的信息資源,具有原始記錄性的顯著特點(diǎn)”。而檔案信息的定義有狹義與廣義之分,狹義的為“檔案的內(nèi)容及表達(dá)檔案內(nèi)容的文字、圖形、聲音等形式特征的信息”。廣義的則是指“檔案的內(nèi)容信息、載體信息以及電子檔案的結(jié)構(gòu)信息、背景信息等有關(guān)信息”。信息資源的概念,“科普中國(guó)”科學(xué)百科詞條的定義為:“信息資源是人類社會(huì)信息活動(dòng)中積累起來(lái)的以信息為核心的各類信息活動(dòng)要素(信息技術(shù)、設(shè)備、設(shè)施、信息生產(chǎn)者等)的集合。”“數(shù)據(jù)資源”為大數(shù)據(jù)新詞,2020年7月報(bào)全國(guó)科學(xué)技術(shù)名詞審定委員會(huì)批準(zhǔn),準(zhǔn)予向社會(huì)試用,通過(guò)百度檢索到的非正式定義為“對(duì)一個(gè)企業(yè)而言所有可能產(chǎn)生價(jià)值的數(shù)據(jù),包括自動(dòng)化數(shù)據(jù)和非自動(dòng)化數(shù)據(jù)”。綜上所述,“檔案數(shù)據(jù)資源”我們可以從廣義上理解為一個(gè)綜合意義上的概念,即檔案數(shù)據(jù)資源是單位、組織或個(gè)人在各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中直接形成的具有原始記錄性與保存價(jià)值的數(shù)據(jù)資源集,包括電子文件、業(yè)務(wù)信息等各種數(shù)據(jù)。對(duì)航空企業(yè)而言,檔案數(shù)據(jù)資源即是企業(yè)在生產(chǎn)管理活動(dòng)過(guò)程中形成的所有具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)資源。這些數(shù)據(jù)資源是企業(yè)寶貴的財(cái)富,通過(guò)檔案部門的有效管理,將會(huì)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源服務(wù)于企業(yè)發(fā)展,服務(wù)于國(guó)家治理現(xiàn)代化。2.航空企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的類型。當(dāng)前,現(xiàn)代信息技術(shù)在各行各業(yè)普遍應(yīng)用,海量數(shù)據(jù)應(yīng)運(yùn)而生,形成了大數(shù)據(jù)。在工業(yè)領(lǐng)域圍繞典型智能制造模式形成了工業(yè)大數(shù)據(jù)。工業(yè)大數(shù)據(jù)以產(chǎn)品數(shù)據(jù)為核心,延展了傳統(tǒng)工業(yè)數(shù)據(jù)范圍,同時(shí)還包括工業(yè)大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)與應(yīng)用。其數(shù)據(jù)的主要來(lái)源可分為三類:第一類是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),第二類是設(shè)備物聯(lián)數(shù)據(jù),第三類是外部數(shù)據(jù)[1]。因此,航空企業(yè)數(shù)據(jù)資源的來(lái)源也體現(xiàn)在以上三方面,具體表現(xiàn)為:一是科研生產(chǎn)管理數(shù)據(jù),主要包括各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)之外的其他與科研生產(chǎn)相關(guān)的數(shù)據(jù);二是企業(yè)中應(yīng)用的各種設(shè)備設(shè)施產(chǎn)生或形成的數(shù)據(jù);三是來(lái)自于合作廠商的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以及情報(bào)參考數(shù)據(jù)等。簡(jiǎn)而言之,我們可以將這些數(shù)據(jù)劃分為企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)資源與外部數(shù)據(jù)資源兩種。其中第一、二種來(lái)源的數(shù)據(jù)屬于內(nèi)部數(shù)據(jù)資源,第三種來(lái)源的數(shù)據(jù)屬于外部數(shù)據(jù)資源。3.航空企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源的特點(diǎn)。從航空企業(yè)數(shù)據(jù)資源類型來(lái)看,數(shù)據(jù)是從企業(yè)各個(gè)部門、生產(chǎn)車間、設(shè)施設(shè)備、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等產(chǎn)生和形成的,因此數(shù)據(jù)資源首先具有數(shù)量大的特點(diǎn)。其次,具有分散性的特點(diǎn)。同時(shí),由于數(shù)據(jù)包含結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),所以數(shù)據(jù)資源又具有多樣性特點(diǎn)。從檔案價(jià)值屬性來(lái)看,檔案數(shù)據(jù)資源也是一種知識(shí)儲(chǔ)備,可再現(xiàn)、可進(jìn)行信息交流、可進(jìn)行價(jià)值積累。此外,在信息化背景下,隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展,在細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)和對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜分析的基礎(chǔ)上形成了大量的數(shù)據(jù)流數(shù)據(jù),該類數(shù)據(jù)傳輸、計(jì)算和存儲(chǔ)都比較困難,所以檔案數(shù)據(jù)資源還存在捕捉歸檔的不易性和管理復(fù)雜性的特點(diǎn)。
二、檔案部門與數(shù)據(jù)資源管理
1.法規(guī)遵從和職責(zé)所在。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和信息技術(shù)的發(fā)展,檔案工作的內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了深刻變化,信息技術(shù)普遍應(yīng)用到各個(gè)組織,相應(yīng)地檔案載體必然發(fā)生改變,面臨向數(shù)字管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的巨大挑戰(zhàn)。面對(duì)此種境況,國(guó)家積極修訂《檔案法》。新修訂的《檔案法》增加“檔案信息化建設(shè)”專章,對(duì)電子文件管理、信息系統(tǒng)建設(shè)等進(jìn)行了明確規(guī)定,積極推動(dòng)實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。不難看出,《檔案法》在一定程度上賦予了檔案部門管理職責(zé),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的歸檔管理,檔案部門職責(zé)所在,必須積極投身到數(shù)據(jù)資源管理中,做好由“管文件”向“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型的準(zhǔn)備。2.保障數(shù)據(jù)資源完整性的需要。由數(shù)據(jù)的特點(diǎn)可以看出,數(shù)據(jù)種類繁多。以產(chǎn)品數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō),產(chǎn)品從需求、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、研制、生產(chǎn)、銷售、運(yùn)行、使用到維護(hù)等過(guò)程中將會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù),且這些數(shù)據(jù)的形成涉及企業(yè)多個(gè)部門、多個(gè)系統(tǒng)平臺(tái),如果檔案部門不進(jìn)行收集歸檔統(tǒng)一管理,可能就會(huì)導(dǎo)致這一型號(hào)的數(shù)據(jù)在某個(gè)過(guò)程出現(xiàn)缺失、不完整,這將會(huì)影響后續(xù)的進(jìn)館驗(yàn)收、查找利用等。因此,對(duì)于企業(yè)運(yùn)行產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資源,需要檔案部門發(fā)揮其“為黨管檔、為國(guó)守史、為航空裝備發(fā)展服務(wù)”的職責(zé),保障企業(yè)數(shù)據(jù)資源的完整性。3.檔案價(jià)值的推動(dòng)。檔案具有價(jià)值屬性,企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄,承載了企業(yè)發(fā)展的歷程。做好企業(yè)檔案管理工作,可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理行為的過(guò)程可追溯,可以保障企業(yè)行為的可審計(jì)性,可以為企業(yè)的發(fā)展提供信息支撐。例如,產(chǎn)品數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)歸檔管理后,在產(chǎn)品研制中科研人員就可以獲取前面的型號(hào)研制過(guò)程中所有可參考借鑒的信息資源。因此,信息時(shí)代,檔案載體發(fā)生變化,數(shù)據(jù)成為主流。數(shù)據(jù)歸檔后其價(jià)值屬性不會(huì)改變,依然對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有證明備查、記錄參考、監(jiān)督控制等價(jià)值。所以,檔案部門也必須順應(yīng)時(shí)展潮流,做好檔案數(shù)據(jù)資源的管理工作。4.時(shí)展的必然要求。信息化背景下,如何有效獲取、控制和利用數(shù)字信息,進(jìn)而降低或消除不確定性,是提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵;據(jù)國(guó)際數(shù)據(jù)公司(IDC)報(bào)告顯示,全球1000強(qiáng)企業(yè)中67%、中國(guó)1000強(qiáng)企業(yè)中50%已經(jīng)把數(shù)字化轉(zhuǎn)型作為企業(yè)戰(zhàn)略的核心要素之一[2]。這一轉(zhuǎn)型必然對(duì)檔案工作產(chǎn)生巨大影響,檔案工作在新時(shí)代要實(shí)現(xiàn)新發(fā)展,向數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展成為必然趨勢(shì)。
三、航空企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源管理現(xiàn)狀
1.檔案管理工作面臨新情況。信息化發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案管理工作來(lái)說(shuō),影響無(wú)疑是巨大的。首先,檔案的載體、產(chǎn)生的速度以及管理環(huán)境發(fā)生了巨大變化,數(shù)據(jù)成為主流,數(shù)量巨大且文件格式復(fù)雜多樣,檔案管理難度加大,技術(shù)含量提升。其次,隨著信息化的不斷發(fā)展,數(shù)據(jù)管理更加趨向于融合發(fā)展,對(duì)檔案管理帶來(lái)挑戰(zhàn)。再次,對(duì)于檔案信息資源的利用與服務(wù)提出更高的要求,大數(shù)據(jù)應(yīng)用、知識(shí)管理要求做好檔案數(shù)據(jù)資源的管理工作。最后,對(duì)檔案部門的定位帶來(lái)新挑戰(zhàn),在大數(shù)據(jù)時(shí)代,企業(yè)檔案部門在數(shù)據(jù)資源管理中發(fā)揮什么樣的角色需要重新考慮。2.檔案數(shù)據(jù)資源管理面臨新困境。(1)檔案數(shù)據(jù)資源管理體制不健全。從制度層面看,當(dāng)前航空企業(yè)關(guān)于檔案數(shù)據(jù)資源管理的頂層文件未建立健全。業(yè)務(wù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的歸檔范圍及標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)采集技術(shù)、協(xié)議等缺乏統(tǒng)一規(guī)范的指導(dǎo)文件,制約了航空企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源管理的發(fā)展。(2)檔案數(shù)據(jù)資源管理起步艱難。主要表現(xiàn)在三方面:一是檔案數(shù)據(jù)資源歸檔難。有專業(yè)的機(jī)構(gòu)研究表明,從數(shù)據(jù)的全生命周期來(lái)看,企業(yè)信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)大約80%處在應(yīng)歸檔的階段,而從目前來(lái)看,航空企業(yè)檔案數(shù)據(jù)收集歸檔工作主要集中在產(chǎn)品數(shù)據(jù)、文書(shū)檔案等小部分企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)資源,數(shù)據(jù)收集的范圍非常小,大部分?jǐn)?shù)據(jù)處于歸檔難的境地。二是歸檔的數(shù)據(jù)資源質(zhì)量不高。檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量是指檔案作為一種數(shù)據(jù)產(chǎn)品所具有的一系列屬性特征,包括準(zhǔn)確性、一致性、完整性、規(guī)范性、穩(wěn)定性等[3]。當(dāng)前,航空企業(yè)普遍使用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng),并且實(shí)現(xiàn)了與部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成,但是由于處于集成的初始階段,各業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)文件的管理要求具有差異性,存在接口不穩(wěn)定、數(shù)據(jù)不規(guī)范等現(xiàn)象,導(dǎo)致數(shù)據(jù)在歸檔后存在諸多問(wèn)題。例如,歸檔后數(shù)據(jù)的屬性不完整,數(shù)據(jù)全文與數(shù)據(jù)目錄不一致等,對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和一致性產(chǎn)生了影響。雖然檔案部門進(jìn)行了前端控制介入,但是檔案部門的介入僅僅是對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)部分?jǐn)?shù)據(jù)屬性的審核,發(fā)揮的質(zhì)量控制作用有限。三是檔案數(shù)據(jù)資源管理技術(shù)不成熟。歸檔的目的是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的開(kāi)發(fā)利用,需要做好數(shù)據(jù)整理等工作。數(shù)據(jù)整理也叫數(shù)據(jù)準(zhǔn)備,是在挖掘提煉數(shù)據(jù)價(jià)值的過(guò)程中進(jìn)行的前期的數(shù)據(jù)預(yù)處理工作[4]。當(dāng)前航空企業(yè)正處于數(shù)據(jù)資源大量產(chǎn)生的階段,面對(duì)海量數(shù)據(jù)資源也僅是提出了一些初步的管理設(shè)想,關(guān)于數(shù)據(jù)整理的相關(guān)技術(shù)條件還不完善,也沒(méi)有形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。比如,航空企業(yè)數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)還處于研究階段,未成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源的整理造成了很大的困難,影響了檔案數(shù)據(jù)資源價(jià)值的分析與挖掘。
四、航空企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源管理策略
1.注重全局性,加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的管理涉及企業(yè)的方方面面,檔案信息化建設(shè)也是面向企業(yè)開(kāi)展的管理行為,是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。而縱觀檔案信息化發(fā)展實(shí)際情況,可以看到檔案部門在信息化頂層設(shè)計(jì)中處于弱勢(shì)地位,基本上無(wú)話語(yǔ)權(quán)。因此,要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的管理發(fā)展,需要企業(yè)從戰(zhàn)略思維的高度出發(fā),注重全局性,加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)與領(lǐng)導(dǎo)支持,將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化發(fā)展戰(zhàn)略之中,加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展,避免后期因?yàn)閿?shù)據(jù)接口等問(wèn)題造成數(shù)據(jù)歸檔難,出現(xiàn)“信息沙灘”現(xiàn)象。2.提升數(shù)據(jù)意識(shí),轉(zhuǎn)變思維模式。一是檔案部門做好戰(zhàn)略部署,明確定位。信息化背景下,檔案的載體形式、形成環(huán)境、收集方式以及管理手段都發(fā)生了巨大變化,傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)數(shù)量龐大的檔案數(shù)據(jù)資源管理。作為企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn),運(yùn)用大數(shù)據(jù)管理理念,深刻思考檔案管理工作的發(fā)展方向,明確檔案部門在今后數(shù)據(jù)資源管理中的定位,立足企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,重新規(guī)劃?rùn)n案工作發(fā)展戰(zhàn)略部署,實(shí)現(xiàn)檔案工作向“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型升級(jí)。二是積極培養(yǎng)大數(shù)據(jù)型檔案管理人才隊(duì)伍。隨著信息化的發(fā)展,檔案工作的方式和管理手段不再依靠傳統(tǒng)的手工模式,信息技術(shù)、學(xué)科間的理論融合在檔案工作中普遍應(yīng)用,尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代,數(shù)據(jù)資源的管理需要檔案工作者有數(shù)據(jù)資源管理的能力,學(xué)會(huì)運(yùn)用數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、分析、挖掘等技術(shù),并逐漸成為一種行動(dòng)自覺(jué)。因此,新的時(shí)代背景下,我們需要重新思考檔案工作者的地位,明確其不再是傳統(tǒng)意義上的管理者,而是有技術(shù)含量的管理者。企業(yè)應(yīng)采取措施積極培養(yǎng)大數(shù)據(jù)型的檔案管理者,為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)資源管理提供專業(yè)人才隊(duì)伍保障。可充分利用“銘鼎蘭臺(tái)”線上培訓(xùn)平臺(tái),提供大數(shù)據(jù)管理方面的課程,或者邀請(qǐng)相關(guān)專家現(xiàn)場(chǎng)授課,加強(qiáng)檔案人員的教育培訓(xùn)。3.加強(qiáng)數(shù)據(jù)制度建設(shè),健全檔案管理體制。標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)資源管理的重要現(xiàn)實(shí)依據(jù)和保障[5]。應(yīng)從制度、標(biāo)準(zhǔn)、流程等層面建立航空企業(yè)數(shù)據(jù)資源管理制度體系。首先,需要統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為指引,結(jié)合航空企業(yè)實(shí)際,制定切實(shí)可行的規(guī)章制度,從制度上對(duì)數(shù)據(jù)管理進(jìn)行規(guī)劃與指引,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理有據(jù)可依;從標(biāo)準(zhǔn)上進(jìn)行技術(shù)統(tǒng)一,規(guī)定業(yè)務(wù)層面數(shù)據(jù)管理的規(guī)范,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量的可控性;從流程上完善各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理可操作性。其次,不斷完善檔案管理體制。要根據(jù)檔案部門管理職責(zé)和實(shí)際情況,積極研究制定相應(yīng)的利用與開(kāi)發(fā)、保密與安全等制度,保障檔案數(shù)據(jù)資源的安全真實(shí)可靠與可利用。4.加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理協(xié)作,實(shí)現(xiàn)協(xié)同發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的有效管理,僅僅依靠檔案部門的單打獨(dú)斗遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能實(shí)現(xiàn),需要與掌握信息技術(shù)的信息化部門合作,也需要企業(yè)各部門的積極支持與配合,發(fā)揮部門之間的協(xié)同作用,才能實(shí)現(xiàn)工作的有效開(kāi)展。首先,檔案數(shù)據(jù)資源管理的對(duì)象面向企業(yè),即面向企業(yè)的各個(gè)部門,檔案數(shù)據(jù)資源的質(zhì)量需要各個(gè)部門有效管控,保障檔案數(shù)據(jù)資源的完整性、真實(shí)性與可靠性。其次,檔案數(shù)據(jù)資源管理系統(tǒng)需要技術(shù)部門的支持與安全維護(hù)。最后,檔案數(shù)據(jù)資源的開(kāi)發(fā)利用在某些方面還需要技術(shù)部門提供相關(guān)技術(shù)支持與服務(wù)。因此,檔案數(shù)據(jù)資源管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,需要企業(yè)各部門之間通力合作,協(xié)同發(fā)展。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)資源管理的重視,做好頂層規(guī)劃,明確數(shù)據(jù)歸口管理單位與職責(zé),明確各部門間的合作與支持,形成服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的良好數(shù)據(jù)管理環(huán)境,為檔案數(shù)據(jù)資源管理提供基礎(chǔ)保障。5.積極推進(jìn)電子檔案單套制管理。推行電子檔案單套制管理并不僅僅是為了提高工作效率和降低保管成本,它的根本意義在于遵循了企業(yè)信息生產(chǎn)、傳遞和獲取的全新方式,是構(gòu)建企業(yè)信息力底層驅(qū)動(dòng)的重要一環(huán)[6]。隨著企業(yè)信息化的推進(jìn),電子數(shù)據(jù)、電子文件數(shù)量增長(zhǎng)迅速,推行單套制管理順應(yīng)了信息化的發(fā)展,也體現(xiàn)了尊重來(lái)源這一檔案管理原則。雖然實(shí)踐起來(lái)困難較多,但是隨著新修訂《檔案法》等法律法規(guī)的支持和信息技術(shù)的不斷發(fā)展,單套制管理將會(huì)成為企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)全程數(shù)據(jù)化的最后一環(huán),有助于完成企業(yè)數(shù)據(jù)資源的采集和歸檔管理,是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源管理的重要舉措。隨著信息化的發(fā)展,數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代來(lái)臨,國(guó)家積極推進(jìn)檔案信息化發(fā)展,助力國(guó)家治理現(xiàn)代化和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。作為航空企業(yè),數(shù)據(jù)資源將逐漸成為關(guān)鍵性生產(chǎn)要素和核心競(jìng)爭(zhēng)力,我們要順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì),積極研究數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代數(shù)據(jù)資源管理策略,為企業(yè)的發(fā)展提供有效助力。
參考文獻(xiàn)
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作者:李曉 單位:哈爾濱飛機(jī)工業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司