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一、企業檔案信息化現狀分析

1.信息化建設起步早、發展慢，信息化水平參差不齊

我國檔案信息化工作早在上世紀90年代中期即已開始，當時有些企業檔案部門高價購置了計算機及單機版軟件，并建立了題錄式的數據庫。但由于所配置軟件功能不完善，兼之那時微機操作技術還不夠普及，這些設備很多成了擺設。隨著計算機技術的發展，檔案管理軟件功能的不斷完善，網絡版軟件也得到應用，并為檔案信息化管理奠定了良好基礎。然而檔案信息化發展不平衡，大型企業可直接與軟件開發人員合作定制適合本單位需要的檔案管理軟件，但仍有相當數量的中小企業檔案信息化建設舉步維艱，甚至部分企業以裁減檔案管理人員來實現減員增效的目的，那就更談不上檔案信息化發展了。

2.缺乏統籌規劃，標準化規范化程度不高

部分企業領導對檔案信息化的重要性認識不足，或正處于企業改制或產業結構調整檔口，沒有將檔案信息化列入企業發展的戰略規劃中，再加上企業的主管部門沒有形成強有力的統籌規劃和宏觀指導，從而拖慢了企業檔案信息化進程。同樣，檔案信息化相關標準規范為企業檔案信息化建設樹立了標桿和準繩，然而我國現行檔案信息化法規尚未形成完整的體系，覆蓋面有限，相關法規標準的修訂和完善工作又遠遠適應不了企業檔案信息化建設的需要，因此也影響到企業檔案信息化進程。

3.檔案資源管理有三難，影響信息化進程

企業檔案管理中有三難：一難為聲像檔案收集難，因為相比于常規紙質檔案，聲像檔案價值不易評估，而且不少數碼相片缺配文字說明，這也影響了這類檔案的歸檔和利用；二難是價值高、利用率高的檔案收集難，因為對于價值高的檔案（如設計圖紙和技術方案等），往往出于保密或使用便利等原因，這些資料歸檔不及時或者資料不全；三難系信息共享意識差，檔案作為信息資源若不能共享也就失去了有效利用的價值，企業檔案資源也就成為信息孤島，不僅制約了檔案管理效率的提升，而且也與企業管理信息系統的建設不同步。此三難直接影響到企業檔案信息化建設進程。

4.信息化人才缺乏，資金技術支持不夠

企業檔案信息化需要人才、資金和技術的支持才能獲得順利發展，然而一些企業這方面的支持遠遠不夠。人才方面，缺乏既懂檔案管理又熟悉信息技術的復合型人才。信息化建設資金投入較大，且由于電子產品更新換代快，后續維護、更新、升級仍然需要繼續投入，這對不少企業來說成為一個“負擔”。技術方面，對電子檔案原始性認定有一定困難，因為電子憑證的權威性常常受到質疑；另一方面對檔案信息化技術支持不夠，造成信息化建設質量難以保障，也拖了信息資源的開發利用的后腿。

二、企業檔案信息化模式與加強信息化建設的對策

1.整合檔案信息化資源，實現一體化管理模式

企業檔案信息系統只有融入企業信息化建設的“大舞臺”上，成為企業發展戰略的有機部分，使檔案信息化建設與企業生產經營緊密地結合在一起，才能得到充分的重視并贏得良好的發展空間。這既需要企業領導的高度重視并給予人、財、物的大力支持，也需要企業主管部門積極地統籌規劃和宏觀指導。同時檔案信息系統應與生產經營、工程項目管理等系統進行有效的銜接，實現信息資源共享和一體化管理模式，這樣不僅使檔案人員便于收集檔案資料，而且可以保障資料的完整性和準確性。

2.依托標準化建設，提高檔案收集率

而要實現一體化管理模式，首先必須實現檔案工作的標準化。標準化包括統一數據格式以及規范檔案資料收集、儲存、傳遞和利用流程。例如工程部門產生的相關信息自動傳送到檔案信息管理系統，檔案管理人員及時了解項目進展中的各個時間節點、合同履行情況、資料交付時間等，便于檔案資料的驗收順利進行。再如生產經營部門產生的統計報表統一以.xls格式上載，避免經過打印、掃描的二次加工而耗費資金，工程、加工方面的圖紙文檔以其相應格式收集的意義更大。這樣做既有利于檔案資料的利用，將檔案信息系統作為企業唯一信息資源獲取的通道，還可避免多部門資料管理混雜的缺陷，還能提高檔案收集效率。

3.健全管理制度，強化過程控制

將企業資料管理與檔案管理職能統一歸集到檔案管理部門，強化檔案資料收集的過程管理，并將檔案管理部門作為資料分發、利用的出口，而要順暢地實現這一目標必須有相應的制度作為保障。堅持從檔案信息化建設需要出發，按照檔案管理標準化、規范化的要求，通過建章立制以及嚴格的制度執行管控，確保檔案信息化管理有條不紊地開展、落實。

4.重視人才培養，夯實支撐體系

企業檔案信息化建設，人才是關鍵。如前所述，非常急需擅長檔案管理與信息技術的復合型人才。這樣的人才既難得，企業應抱有遠大的目標，不吝引鳳筑巢，引進中高級人才，同時注重本單位人員的培養，提高信息化技術水平，從而為企業信息化建設夯實支撐體系。

三、結語

從檔案信息化的原則以及可實現的目標來看，企業應高瞻遠矚，摒棄傳統的思維方式，明確檔案部門以信息資料收集管理的核心地位，建立統一收集、歸口管理和利用模式，以提高檔案管理部門的地位，推動檔案信息化建設進程。

作者:張芳芳 單位:陜西延長石油巴拉素煤業有限公司