導語：高校后勤工作信息化思考一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】隨著網絡技術的不斷進步，信息技術與后勤工作的結合給各項工作的開展帶來了新思路，先進技術和業務需求的碰撞誕生出了一系列讓后勤工作開展更為高效的軟件或系統，這對提升后勤管理水平、增強后勤服務能力、提高后勤勞動效率具有重要的作用。我院因多次搬遷、多址辦公等諸多方面因素的影響，后勤工作較為薄弱，在制度建設、人員結構、基礎設施等方面都有不足,后勤工作實行信息化對轉變后勤管理思路、提升工作效率、改變工作模式有著重要的現實意義。

【關鍵詞】后勤管理；信息化；事業單位

后勤工作是我院開展各科研工作和教學任務的基礎，是我單位事業發展的根基。上世紀末期，全國高校經歷了如火如荼的后勤社會化改革，有效轉換了后勤工作運行機制，顯著提高了后勤服務保障水平，我院作為北京市教育體系的科研支撐部門，也將物業管理、食堂運營等工作以政府采購的形式委托給了社會后勤服務集團。但長期以來，我院后勤工作本身未能從根本上改變傳統的勞動服務方式，仍然以手動辦理為主，一定程度上阻礙著后勤管理水平的提升和辦事效率的提高。此外，我院因多次搬遷、多址辦公等諸多方面因素的影響，后勤工作較為薄弱，在制度建設、人員結構、基礎設施等方面都有不足。近年來，隨著網絡技術的不斷進步，信息技術與后勤工作的結合給各項工作的開展帶來了新思路，后勤服務軟件的使用對提升后勤管理水平、增強后勤服務能力、提高后勤勞動效率具有重要的作用。我院后勤工作實行信息化對轉變后勤管理思路、提升工作效率、改變工作模式有著重要的現實意義。

一、后勤工作信息化的目的和意義

（一）實現了工作效率的提高和運作成本的降低。后勤工作支撐著一個單位的正常運作和對相關物資與管理進行科學合理的調配及安排，例如車輛保障、能源供應、餐飲會務等其他事項都屬于事業單位后勤工作的范疇，所涉及的范圍非常廣泛、項目復雜，實際管理起來非常復雜。后勤工作信息化基本能夠實現后勤工作運行過程中的辦公無紙化、操作數字化、傳輸網絡化、信息共享化、服務人性化的要求。后勤工作通過物業系統、綜合辦公系統、報修系統、節能監管平臺系統運作后，將傳統的人工受理服務轉變為計算機離/在線服務，有效縮短了傳統人工模式下的處理流程，降低了后勤工作的運行成本，既節省了時間，又拓寬了后勤工作發展的空間，對提高后勤工作效率、做好服務保障工作具有積極的推動作用。（二）實現了后勤管理的科學化和精細化。后勤工作信息化本質上是管理信息化的一部分。管理信息化是要實現管理軟件與硬件(包括管理者)的有機結合從而實現管理的系統化、程序化，以達到管理效率的最大化。后勤工作信息化將信息化與管理機制有機結合，這對完善工作制度、轉變工作理念、優化人才隊伍建設和機構設置調整有著積極的推動作用。后勤工作信息化使信息溝通更為有效，有效促進組織建構扁平化，加大對管理層和執行層的關系，使管理更為規范，協調更為方便，實現各類信息的有效整合、集成和共享，達到業務流程的合理充足和管理職能的改變，進而實現了后勤管理的科學化與精細化。（三）符合我國對供給側結構性改革的新要求。在2016年1月26日下午主持召開中央財經領導小組第十二次會議時強調，供給側結構性改革的根本目的是提高社會生產力水平，要在適度擴大總需求的同時，去產能、去庫存、去杠桿、降成本、補短板，提高供給結構適應性和靈活性，使供給體系更好適應需求結構變化。這啟發了我們，我院職能工作和業務工作已經形成了供給-需求模式，而后勤工作信息化本質就是對傳統后勤工作流程進行優化，提高后勤業務辦理效率、補全手工辦理后勤工作產生的各種短板，降低了工作成本，這對我院整體服務供給工作的優化有著積極的促進作用。

二、我國后勤工作信息化進程

在我國后勤工作整體信息化的進程中，根據需求的不同層面可大致分為基礎辦公、業務軟件、信息卡和數字管理四個階段：（一）基礎辦公階段。在后勤工作信息化的初期，很多業務開始使用Word、Excel、PowerPoint等較為常用的辦公軟件，多用于公文處理、信息記錄等，滿足日常辦公基本需求。（二）軟件滲透階段。這一階段后勤工作開始使用資產管理、物業系統、報修系統等管理系統軟件，簡化業務辦理流程，較為系統地對信息實現了流轉和管理功能，但各業務軟件間運行相對獨立，信息互通程度低。（三）業務整合階段。以信息卡為支撐，由最初用于食堂售飯的IC卡，逐步延伸到水、電計費、門禁等領域，主要對消費信息有所管控，并逐步將多業務進行整合至以信息卡為媒介的系統中去，可以進行初步的消費管理和成本核算，但還沒有涉及后勤其它業務和綜合管理。（四）信息整合階段。這個階段信息化程度較高，使用了信息化平臺管理，被稱作“數字后勤”，它不僅把前三個階段包含的所有消費層面、成本層面、核算層面進行數據信息整合，同時還能夠把后勤工作整體業務流程進行綜合處理和分析，形成統一的后勤管理數據信息平臺。

三、我院目前后勤工作使用信息手段辦公的現狀

按照我院職能及部門劃分，后勤工作涵蓋車輛管理、醫療衛生、維修維護、房屋管理、資產管理等工作。自2012年以來，根據市教委、市財政局等上及部門要求，開始逐步將后勤工作部分職能嘗試利用信息化手段進行管理。截至2015年底，已將資產管理各項工作通過OA辦公系統和市財政資產管理平臺進行辦理。但后勤工作由于長期多址辦公、涉及職能較多、業務范圍較廣、工作性質基礎等特點，想要以信息化手段整合資源和集中辦理提高辦事效率還是存在著一定困難。（一）后勤工作職能覆蓋廣，業務辦理分散。按照職能劃分，后勤工作涵蓋“食、住、行、水、電、暖”等各個方面十幾個行業。在這基礎上根據后勤服務的特點再次劃分，可以進一步分為兩類，即內部管理部分和經營服務部分。其中內部管理部分涉及文件管理、人事管理、資產管理、財務管理等工作，經營服務管理包含辦公用房安排、家具配備、公車使用、水電使用、衛生檢查、報修維修、食堂管理、保潔綠化等。按我院具體情況，后勤工作涵蓋經營服務管理的所有工作和內部管理的資產管理工作。所涵蓋的這些工作具有廣泛性、多元性、滲透性和長期性，需要投入較多的人力和物力去維持，這給后勤工作管理的統籌協調帶來了困難。（二）后勤工作信息化程度低，管理水平受影響。在我院多項后勤工作業務中，僅有固定資產工作使用院OA辦公系統及市財政平臺實現了部分功能，其余工作業務僅涉及使用如Office、Excel等基礎辦公軟件進行簡單的記錄和核算，整體信息化水平較低，業務辦理仍然以人工手動運作為主。此外，目前我院辦理行政事務的信息化手段主要依托于我院網站和OA系統，辦理方式和途徑較為單一，較為依賴平臺整體的使用率和登陸率。根據2015年固定資產報廢/處置實際情況來看，使用OA辦公系統在線辦理業務流轉成功率極低，仍以手動辦理為主，職工普遍反映因操作、使用頻率的問題，無法充分實現管理信息化優勢，后勤管理水平的提升受到了一定程度的限制。（三）人員素質不高，缺乏信息化專業人才。在經歷了事業單位人事制度的改革后，我院后勤工作隊伍大多屬于工勤編制或派遣員工，近年來年齡結構逐漸老化，管理綜合素質有待提高，并且大多無法熟練使用信息化手段輔助管理，高素質人才又因后勤崗位吸引力不足很難引進，導致在實際工作中懂技術、懂管理又懂業務的后勤工作信息化人才十分缺乏。想通過掌握和運用信息技術改善后勤工作和服務水平存在一定的困難，更談不上主動根據工作需求拓展信息應用、根據數據信息的分析提高后勤管理水平了。另一方面，我院后勤人員目前接受培訓以專業技術為主，管理方面培訓尤其是信息化相關培訓機會較少，在崗職工沒有平臺可以學習和掌握管理信息方面知識，一定程度上影響著先進管理手段的實施。（四）后勤管理制度老舊，信息化難度大。我院硬件基礎設施由于分址辦公等諸多因素相對滯后，基于這種現實情況，后勤工作制度涉及的工作流程、辦理方式、管理辦法、工作機制依舊適用于人工辦理。在2013年11月院辦統一公示正在執行的規章制度文件中，目前后勤工作在實行的管理辦法有《兼職司機管理辦法》（京教科院院字〔2005〕10號）《機動車管理辦法（試行）》（京教科院院字〔2005〕10號）及《關于辦公用車的配置與管理意見》（京教科院院字〔2003〕6號），除公務用車所涉及的規章制度已有多年未經繼續完善，其余水電氣暖、用房管理等工作的制度依舊參考1998年制定的我院規章制度匯編。后勤工作管理制度上的落后，使得管理理念、管理模式和辦理渠道如果想要轉變，就需要較大程度上的后勤管理整體變革和人員觀念上的轉變，這使得后勤工作信息化的開展和推廣有著一定的阻礙。

四、我院后勤工作信息化的幾點建議

（一）做好頂層設計，系統規劃后勤工作信息化。目前后勤工作使用的業務軟件或系統已相對成熟，主要以一卡通系統為依托，整合了門禁、售飯、水電計費、報修、用房管理、物業管理、能源管控等系統。辦理集中、統一高效的后勤服務信息平臺，可以簡化辦公流程，減少資源浪費，并且一定程度上能夠實現資源管控和成本核算功能。但信息化本身涉及全院多個部門和眾多業務，后勤工作信息化還需要我院從信息化的全局統籌考慮，以搬遷新址為契機，結合各個職能部門具體業務，通過系統科學的頂層設計，系統規劃全院信息化的布局和整體進程，促進業務部門和職能部門間的資源共享、業務協同和服務支撐，避免出現職責交叉和管理空白，保證我院各項工作良好運作，更好地推動我院事業長足發展。（二）明晰工作職能職責，建立健全配套制度機制。我院后勤工作職能職責需要進一步明晰，改善目前后勤工作本身職能覆蓋廣、業務辦理分散的現狀，用信息化手段提高后勤工作的集中辦理和業務整合。需要根據我院實際情況對后勤各項工作責體進行落實，并結合具體職能職責不斷建立和進一步完善后勤工作信息化相關制度，健全后勤工作信息化業務辦理、人員配備、培訓學習、監督監管、激勵等配套機制，加強后勤管理的科學性和有效性，推動后勤工作信息化順利開展，確保后勤工作信息化能夠取得預期實效。（三）加大經費投入，保障后勤工作信息化有側重地分步開展。后勤工作本身涉及很多領域，結合我院后勤工作信息化實際需求，需要進行網絡硬件建設、系統維護支持和軟件系統購買等各項工作，根據目前后勤工作信息化的發展階段和水平，無論是開發新的系統平臺將后勤工作各項業務加載進去還是獨立購買單項后勤工作運行軟件，都需要不小的資金支持，所以經費投入是后勤工作信息化工作有效開展的重要保障。此外，結合我院信息化整體情況和后勤工作信息化程度低的現狀，從硬件建設到軟件應用，從投入使用到運行維護都需要階段性的鞏固，后勤工作信息化工作的整體開展要有所側重地分期、分批逐步建設和推廣。（四）加強后勤人才隊伍建設，確保信息化手段充分應用。要做好后勤工作信息化建設，充分發揮信息化平臺的作用，需要一批能夠掌握、處理和利用信息化手段的人才隊伍。加強人才隊伍建設可以從兩方面進行：一是引進一部分善于利用信息化技術的管理人才，在后勤隊伍內部建設一支管理意識強、創新意識強、技術精湛的團隊。另一方面，要完善后勤職工的培訓體系，對不同應用層次的職工進行具有針對性的技能培訓，或是運用行政手段激勵機制來鼓勵和激勵職工學習和運用，逐步實現形成一支高素質、成體系的管理和技術隊伍，確保信息化手段充分的應用。

【參考文獻】

[1]郭穎穎,劉麗云.移動互聯網時代高校后勤服務信息化建設研究[J].中國管理信息化,2015(10).

[2]弓永華.加強高校后勤工作信息化建設的意義與途徑[J].經濟師,2015(1).

[3]由曉民.軍隊院校后勤工作信息化模式建設研究[M].國防科學技術大學,2014(11).

[4]沈麗偉,朵成旭.淺談新時期高校后勤信息工作[J].辦公室業務,2014(3).

[5]胡欽太,鄭凱,林南暉.教育信息化的發展轉型:從"數字校園"到"智慧校園"[J].中國電化教育,2014(01):35-36.

[6]吳漢龍.高校后勤工作信息化建設實施策略與方法研究[J].中國教育信息化,2013(10):24-25.

[7]李儲君.論高校后勤管理信息化建設在服務質量和水平上的提升作用[J].通化師范學院報,2007(06).

[8]史敏.對高校信息化建設的思考[J].中國高教研究,2005(02):78-79.

作者:劉慧媛 唐亮 單位:北京教育科學研究院