現(xiàn)代企業(yè)合同管理運行機制構(gòu)建
時間:2022-01-23 09:06:14
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摘要:合同從簽定到執(zhí)行階段的管理極其重要,建立一個健全優(yōu)良的合同管理運行機制必不可少。本文以南昌公共交通集團合同管理為例,針對合同管理存在的問題提出了有效對策,從合同管理的執(zhí)行環(huán)節(jié)出發(fā)闡述了如何對合同進行體系化、動態(tài)化管理。建立完善的合同執(zhí)行運行機制,不僅能及時準確的對法律風險做出防范,也能使企業(yè)效益得到有效提升。
關鍵詞:現(xiàn)代企業(yè)管理;合同管理;合同執(zhí)行
合同,又稱契約、協(xié)議,是平等的當事人之間設立、變更、終止民事權(quán)利義務關系的協(xié)議。合同是企業(yè)在市場經(jīng)濟中的一切行為的載體,同時也是產(chǎn)生爭議和糾紛的根源。合同管理的內(nèi)容是指從實際出發(fā),依照國家的相關法律和法規(guī),合同主體為實現(xiàn)合同目的,對合同從洽談、草擬、簽訂、生效開始,包括合同執(zhí)行、修改、轉(zhuǎn)讓、退出以及糾紛解決,直到合同失效結(jié)束這一過程中一系列民商事法律行為的總稱。合同管理的手段則包括合同審核、合同監(jiān)管和合同控制。
一、建立完善的合同執(zhí)行運行機制,有助于全面提高企業(yè)經(jīng)營管理水平
隨著經(jīng)濟的高速發(fā)展,合同成為企業(yè)參與市場經(jīng)濟的重要載體。嚴把合同簽訂、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié),能有效防范經(jīng)營風險,減少以往因不簽訂合同或單人簽訂合同及審查體系不完善導致的易發(fā)生經(jīng)營糾紛和合同存在文字陷阱等問題給企業(yè)帶來的經(jīng)濟損失。當前,南昌公交運輸集團(以下簡稱南昌公交)存在很多市場化的經(jīng)營活動,如特約包車業(yè)務、車輛維修業(yè)務、保潔保安勞務外包。合同簽訂對外、對內(nèi)是雙向約束,不簽訂合同相關的款項催收困難,企業(yè)權(quán)益無法保障,但簽訂了合同,對企業(yè)必須執(zhí)行的義務也有要求,如包車的時間、班次、車型,維修的質(zhì)量、質(zhì)保期等等。要嚴格高效地執(zhí)行合同,企業(yè)就必須以合同管理為中心,做好相關的生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)技術、生產(chǎn)物資以及生產(chǎn)資金等方面的統(tǒng)籌分析與管理,并在執(zhí)行的過程中針對出現(xiàn)的問題去重新審視和完善自己。這對公司既是一種約束,更是一種強大的發(fā)展動力。比如,通過統(tǒng)計已簽合同總數(shù),可看出企業(yè)合同管理的業(yè)務覆蓋率;通過檢查合同條款,看合同是否合理,是否有利益輸送;通過查看合作伙伴的履約或違約率,推測其信譽狀況;通過查看出租車包車與實際執(zhí)行比率,可以衡量包車方案是否適銷對路;通過查看合同款項是否按期回收,可避免出現(xiàn)過多應收賬款,造成流動資金周轉(zhuǎn)不靈的問題。所以,加強對合同的科學管理,建立起一套完善、有效的合同執(zhí)行運行機制,可以使企業(yè)經(jīng)營管理水平得到全面提高。
二、南昌公交的合同管理運行機制
南昌公交圍繞合同管理專門出臺了《合同管理辦法》,要求各單位、各部門對經(jīng)營活動中產(chǎn)生的經(jīng)濟事項,除即時結(jié)清的簡單小額事項外均應當訂立書面合同,并建立明細臺賬予以記錄。因情況緊急或條件限制而未能及時訂立書面合同的,也應在事后補簽書面合同。集團各部門及各單位均需指定兼職合同管理員負責本部門、本單位的合同承辦(即起草、送審、評估、登記、存檔、糾紛處置及對合同對方主體資格、信用情況審查等綜合事務),做好與企業(yè)管理處的工作對接。合同原則上應由我方或以我方為主起草。若對方起草合同,承辦部門應對合同內(nèi)容、條款仔細推敲。起草的合同應文字準確,描述清晰,用詞規(guī)范,無歧義。合同正文應當優(yōu)先采用國家或行業(yè)主管部門頒布的示范文本。合同除正文之外,補充合同、公文信件、數(shù)據(jù)電文等均為合同的組成部分。合同起草完畢后,各單位、各部門按合同審查要求,填寫《合同審批單》,并由承辦部門負責人簽署部門意見,簽字加蓋部門公章。如由兩個以上部門承辦的,應分別簽署意見并蓋章,按程序進行審查會簽,具體為承辦部門→企業(yè)管理處→審查部門(監(jiān)審處、財務處、專業(yè)技術部門)→分管領導→總經(jīng)理或董事長。合同會簽后,承辦部門按權(quán)限負責合同簽署,應由總經(jīng)理或董事長簽署的合同,總經(jīng)理或董事長可根據(jù)具體情況授權(quán)他人簽署。授權(quán)簽署的合同,如對方要求出具《授權(quán)委托書》,由承辦部門負責辦理,委托書必須由法人授權(quán)委托。合同通過審查后,由承辦部門將《合同審批單》和合同文本、附件以及相關資料送交至企業(yè)管理處加蓋公交運輸集團合同專用章。各項合同經(jīng)審查無誤后各單位、各部門需及時錄入南昌公交ERP合同管理模塊,實行統(tǒng)一登記,便于建立內(nèi)部的電子查閱臺賬。各單位的綜合科或行政辦公室對收到的合同文本應按照南昌公交的《企業(yè)檔案管理辦法》對合同按年度歸檔、統(tǒng)一管理。合同生效后,由承辦部門負責合同執(zhí)行,及時、如實記錄合同執(zhí)行情況;如有必要,還應提請對方確認。合同執(zhí)行過程中如果出現(xiàn)新的問題,承辦部門應該向分管領導匯報,并盡快與對方協(xié)商,簽訂補充合同以減少我方損失。如果合同內(nèi)容需要補充、變更或者解除,需填寫《合同變更申請審批表》,其程序與合同審查、審批與簽署的程序相同。如果在合同執(zhí)行過程中雙方發(fā)生糾紛,應本著互信互利的原則協(xié)商解決:若協(xié)商一致,應訂立書面協(xié)議,由雙方代表簽字并加蓋合同專用章;協(xié)商不成,決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛,以及對方當事人起訴的,承辦部門應將合同的簽訂、執(zhí)行、糾紛及協(xié)商情況整理成書面材料,連同有關證據(jù)送企業(yè)管理處,按南昌公交《法律事務管理辦法》相關規(guī)定處理。
三、南昌公交合同管理存在的問題及對策
公交運輸集團的合同管理第一責任方在各單位、各部門,企業(yè)管理處代表集團層面對各單位、各處室合同的日常管理工作進行檢查,對重大合同的執(zhí)行情況進行督導,并將督導考核建議報集團領導,視情況列入各單位、各部門的年度考核。 (一)合同管理存在的常見問題。根據(jù)以往對合同管理檢查的情況來看,主要容易出現(xiàn)以下幾個問題:1.合同法制觀念淡薄,風險意識差。很多單位、部門的負責人認為合同管理可有可無,對合同管理風險意識缺乏,造成單位或部門的合同管理不健全,有很多業(yè)務為了盡快拿到,常以口頭形式代替合同簽訂。南昌公交發(fā)展歷程中曾清算注銷過好幾家子企業(yè),在對這些子企業(yè)專項審查時常常發(fā)現(xiàn)很多業(yè)務單據(jù)無合同憑證、無經(jīng)辦人員簽字、無對方單位公章,造成企業(yè)權(quán)益無法采取法律方式追償,給企業(yè)造成巨大損失。2.合同管理專業(yè)人才缺乏、不專業(yè)。企業(yè)必須對簽訂的合同進行嚴格審查,否則將導致大量不合規(guī)的合同生效,這將對企業(yè)整體經(jīng)營目標的實現(xiàn)帶來嚴重的負面影響。因此,合格的合同管理人員需要具有一定的綜合素質(zhì):不僅要對本單位、本部門業(yè)務熟悉,還需具有一定的專業(yè)技術知識尤其是法律知識。但現(xiàn)實中,很多單位及部門的合同管理人員常由其它崗位兼職,水平有限只能做一些簡單的流程性工作,尤其缺乏必須的法律知識因而無法對合同中涉及的相關法律問題作出正確的判斷,為合同的合法性帶來隱患。此外,合同條款的設計不能有遺漏,重要條款需反復推敲、模擬,表述無歧義,才能很好地防范合同風險。例如:公司曾與下屬企業(yè)經(jīng)營者簽署過一份《承包經(jīng)營合同》,對超利在30萬元以上分配方式的文字表述有歧義,從而引發(fā)采用遞進方式還是并列方式計算的糾紛。3.合同管理部門及管理制度不完善,合同管理手段落后。企業(yè)內(nèi)部合同管理部門及管理制度不完善,制定或執(zhí)行合同沒有統(tǒng)一的標準,造成合同簽訂流程和合同文本不規(guī)范,合同版本五花八門;合同內(nèi)容不完整,合同主要條款不齊全,條款過于簡單或不明確;合同文字表述不準確,有歧義甚至發(fā)生沖突的現(xiàn)象。根據(jù)《中華人民共和國合同法》規(guī)定,法人的分支機構(gòu)必須得到法人的授權(quán)委托才可以對外簽訂合同,實踐中常出現(xiàn)分支機構(gòu)沒有得到授權(quán)委托就對外簽訂合同的情況;有的企業(yè)簽合同時,甚至沒有對合同對方的資信狀況、法人經(jīng)營執(zhí)照或自然人身份證明進行必要的調(diào)查和審核就匆忙簽訂合同,這些行為都給合同的合法性以及后續(xù)執(zhí)行帶來嚴重隱患。此外,部分企業(yè)的合同管理信息化程度低,仍采取傳統(tǒng)的人工方式,嚴重影響合同歸檔、調(diào)閱以及進度分析,甚至出現(xiàn)紙質(zhì)合同丟失的現(xiàn)象。因此,制度的不完善和管理手段的落后將導致企業(yè)與外單位溝通協(xié)調(diào)效率和效益的低下。4.注重合同的靜態(tài)管理指標,但忽視合同執(zhí)行過程中各環(huán)節(jié)的動態(tài)管理。實踐中大部分企業(yè)在首次簽約前,會比較注意審查合同對方的資信狀況和履約狀況,等到二次簽約、三次簽約時,往往就忽視了對合同對方的資信重新審查。對方當事人過去的履約能力強并不代表其當前也具備同樣的能力,南昌公交某子公司與外單位簽訂供貨合同時,對方單位當時已面臨工商注銷,無法開具供貨發(fā)票,造成該子公司無法取得發(fā)票,無法抵扣稅款。還有的合同約定質(zhì)保金在3年以內(nèi)支付,結(jié)果3年到期后,企業(yè)未付,被對方單位告上法庭。因此要做好合同管理,必須同時做好合同的事前與事后管理,才能保障企業(yè)的合法權(quán)益。(二)合同管理常見問題對策。針對企業(yè)合同管理中常見問題,可從下面五個方面入手,以切實提高企業(yè)合同管理的水平和能力。1.加強宣傳力度,強化全員合同法制觀念和風險意識。企業(yè)包括領導和各級員工都要加強對于合同管理重要性的認識,認真學習相關法律法規(guī),學會用法律手段保護企業(yè)合法權(quán)益。合同管理人員應認真履職,學會以法律為準繩,切實把好合同關口,盡可能化解企業(yè)面臨的潛在風險。2.提升合同管理人才專業(yè)性,完善企業(yè)合同管理體系。任何事情首先需要人來完成,因此首先需要對合同管理人員嚴格選拔。通過“請進來,走出來”的方式創(chuàng)造條件,對合同管理人員進行專業(yè)培訓和相關法律知識的學習,提升其綜合素質(zhì),使合同管理做到專業(yè)化、法律化。企業(yè)的合同管理要有章可循,應契合自身實際,從合同的開始、執(zhí)行、結(jié)束等方面制定全面的合同管理制度。這些制度應包括:合同歸口管理;合同分類專項管理;合同專用章管理;合同臺賬及統(tǒng)計報表管理、合同歸檔管理、合同執(zhí)行監(jiān)督管理等制度。3.加強合同的動態(tài)管理,時刻關注合同對方的資信和履約能力。合同動態(tài)管理不僅體現(xiàn)在合同簽訂的事前調(diào)研及資信審核,而且包括合同簽訂、執(zhí)行、終止的整個動態(tài)執(zhí)行過程的實時監(jiān)督和定期檢查:合同簽訂前,要注意審查對方的主體資格和資信;合同談判環(huán)節(jié),要仔細推敲合作條款,看是否存在潛在風險及對己方不利的約束性條件和要求,尤其要注意其中關于合同修改、索賠、退出等條款是否公平,以確保己方的合法權(quán)益;合同簽署環(huán)節(jié),仍要注意審查對方的主體資格和資信狀況,避免對方盜用公司合同專用章來簽訂合同等虛假行為的發(fā)生,以確保合同文本的合規(guī)性;合同執(zhí)行環(huán)節(jié),要實時掌握對方的履約能力,采取有效措施不斷改善、提高合同履約水平,防止出現(xiàn)履約異常;合同的結(jié)算與支付環(huán)節(jié),企業(yè)要嚴格審核已結(jié)項目,把好支付關口,避免利益受損。只有對合同各個環(huán)節(jié)都進行嚴格監(jiān)督和管理,才能更好地預防合同糾紛和法律風險,更好地保護企業(yè)的合法權(quán)益。4.做好違約合同的索賠管理,使企業(yè)損失最小化。合同一旦違約,合同管理人員要協(xié)助合同經(jīng)辦人員正確估算違約帶來的后果。若是我方違約,應尊重對方合法權(quán)益,積極與對方協(xié)商,并盡量采取補救措施減少我方損失:如執(zhí)行中止,當阻卻事項消失后,繼續(xù)執(zhí)行;或執(zhí)行終止,賠償損失。若是對方違約,應堅持原則,保障我方合法權(quán)益不受侵犯。可采取協(xié)商、仲裁或訴訟的方式,要求對方承擔締約過失責任或違約責任。若雙方均有責任,應實事求是分清主次,通過協(xié)商或其它方式解決。5.發(fā)揮全民監(jiān)督的作用。在南昌公交合同管理中對于七類損害企業(yè)利益的行為,公交企業(yè)各級員工有權(quán)向集團監(jiān)審部門進行檢舉、揭發(fā)。對于檢舉、揭發(fā)屬實的,南昌公交將給予舉報員工物質(zhì)獎勵并為之保密。對給企業(yè)造成較大經(jīng)濟損失的合同,將追究直接責任人的經(jīng)濟或行政責任;構(gòu)成犯罪的,移送司法機關處理。由于重視合同在企業(yè)經(jīng)濟工作中的重要性,南昌公交通過建立現(xiàn)代企業(yè)合同管理風險規(guī)避制度,完善合同簽約主體資格審查、規(guī)范性文件審查、授權(quán)委托、專用章管理、合同臺賬登記歸檔、訴訟案件管理等程序,使企業(yè)的合同管理健全、規(guī)范,也能及時、準確地提供統(tǒng)計數(shù)據(jù)和有關資料。據(jù)統(tǒng)計,2017年度,南昌公交共簽訂合同2017年270份,其中收入類合同為99058981.44元,支出類合同為529314521.77元,未出現(xiàn)一筆合同糾紛,合同履約率達100%,受到業(yè)內(nèi)人士及上級部門一致好評,企業(yè)榮獲“重合同、守信用”優(yōu)秀企業(yè)稱號,樹立了良好的企業(yè)形象及企業(yè)誠信。
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作者:黃志云 單位:江西南昌公共交通運輸集團有限責任公司
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