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本文作者：李曙霞工作單位：技術中心

市場競爭日趨激烈,企業只有不斷增加產品的知識含量,不斷進行管理和技術創新,才能在市場中立于不敗之地,因此企業對科技情報的需求越來越緊迫,企業科技情報工作也越來越受到重視。但是目前企業科技情報機構提供的情報產品利用率卻較低,所以消除企業科技情報的利用障礙,提高情報產品利用率是企業科技情報工作的重要一環。

1企業科技情報利用障礙分析

企業科技情報工作的最終目的并不是根據用戶的需要找到情報,而是經過交流對情報充分利用。在企業內部情報利用是一個復雜的開放式系統,受許多因素影響,其一般的工作流程如圖1。首先,由企業科技情報機構對記錄信息的載體(主要是科技期刊、圖書、會議資料、產品目錄、標準等)進行收藏、加工、整序,根據情報用戶的需要,對這些有序化的信息進行檢索,把所得的情報傳遞給用戶,而用戶對情報的利用情況及其它情報需求及時反饋給信息源,通過信息的交流,進一步完善科技情報工作的服務功能,提高科技情報利用率,然而科技情報在每一個環節都有可能發生障礙,企業內部情報利用障礙主要有如下幾種。集不完整,時效性差。雖然通訊、網絡技術迅猛發展,網上信息豐富,文獻載體多種多樣,但傳統情報源仍是企業情報用戶獲取情報的主要途徑。企業對與本企業生產、科研、經營有關的科技期刊、會議資料、科技圖書等需求量仍很大,可由于企業的投資著重于工藝與產品的技術創新,科技情報機構的活動經費相對減少,這些科技文獻往往無法及時、全面收集,甚至一些核心期刊也收集不全,就更不必說網上信息的收集、加工了。巧婦難為無米之炊,沒有足夠的科技文獻就無所謂情報利用。b.信息有序化過程造成的障礙。對科技文獻進行加工、整理、收藏,使信息形成一定規律,便于檢索和交流,這個過程就是使信息有序化的過程。由于科技情報人員的心理、專業、見識和責任心的影響,對科技文獻的揭示、整序也因人而已,從而造成同類文獻置于不同的類,或相同內容的文獻揭示的主題不一樣。另外由于企業科技情報機構的各種整序制度的限制,對文獻信息的揭示還要受篇幅的影響,分類、主題詞、摘要并不一定能完全表達原文獻的主題思想,對檢索、查詢就有一定的影響。還有在加工整序過程中,由于工作的疏忽,常出現重復加工或遺漏現象,造成“一書多址”、“死書”現象。c.文獻管理及檢索方式的障礙。由于借閱、倒架的管理不善,造成文獻排架混亂或丟失現象;檢索時,情報人員檢索方式、提問、組配的不同,檢索結果也不同,也會造成情報產品的失真,給情報利用造成障礙。信息源障礙.2信息交流的障礙信息源障礙是影響科技情報充分利用的基礎,在企業的主要表現有:二科技文獻收信息交流是影響情報利用的根本。傳遞與反饋是信息交流的主要方式,二者是相輔相成的。企業科技情報機構既是情報傳遞者,又是情報接受者,通過情報用戶的反饋,情報信息呈現出螺旋式的上升,不斷準確、完善。但由于受傳統工作方式及報酬等的影響,情報人員對企業內的各類信息(如市場、生產、技術、財務等)及企業科研動態、發展目標等不夠重視,對企業情報需求缺乏主動了解。另外,由于企業組織機構設置的限制,企業內各職能部門之間缺少必要的信息交流,各部門都在工作范圍內搜尋自己所需的情報信息,而對企業科技情報機構的信息服務能力并不了解。因此科技情報機構與企業情報用戶之間常常缺少必要的交流,許多針對性強、準確率高的有用情報難以及時傳遞到企業情報用戶手中,而情報用戶(如決策者、科技人員等)的前次情報利用結果和往后的情報需求也無法及時反饋給情報人員。這樣由于信息交流不通暢,傳遞與反饋之間就有一定的盲目性,情報人員的服務不盡如人意,企業內的科技情報需求得不到滿足,從而使企業情報用戶對科技情報機構失去應有的信心。能力的影響,常常難以被企業消化,從而影響了科技情報的有效利用。企業的支付能力主要受投資多少的影響,盡管情報利用與支付能力成線性相關,但對于投資過高、改造工程偏大、舊設備尚可運行棄之可惜的相關有用情報,企業用戶常常束之高閣。

2具體對策

企業科技情報利用障礙產生于科技情報產品生產、傳遞、利用的全過程,只有針對這個開放式的系統中的各個環節進行有效控制,才能消除各種障礙,有效提高情報利用率。加強科技文獻有序化過程的管理情報用戶障礙情報用戶障礙是影響科技情報利用的關鍵。用戶的情報需求與滿足主要受用戶的情報意識、認知能力、消化吸收能力、支付能力等幾方面影響,用戶在利用情報時產生的障礙主要就在這幾方面。市場競爭日趨激烈,企業技術創新對情報信息的需求日益增強,其情報意識已大大增強,但由于受傳統指令性計劃的影響,企業對情報需求缺乏敏感性、主動性,查詢、檢索情報信息的能力有限。情報用戶的認知能力也影響到用戶對情報信息的吸收內容和吸收效率,在許多有用或同類情報充斥耳目時,難以及時取舍,果斷選擇,常常與有用情報失之交臂。消化吸收能力取決于企業的技術裝備與技術水平,也與用戶的認知能力有關。技術等級過高的有用情報由于受企業現有技術水平、技術人員的認知這是消除信息源障礙最基本的對策。首先是全面、準確地收集各種對企業生產、經營和發展有用的情報信息。利用企業下撥的有限經費,最大限度地收集與企業特別是技術創新有關的各種信息載體,參加與企業有關的各種專業信息網,及時收集網員之間的各種情報信息,還要及時收集互連網上的有用信息。其次要制訂操作性強的信息加工的具體規章制度,從制度上約束情報人員和情報用戶的行為,對文獻加工整序、檢索、借閱等按規章辦事;同時制度上要求文獻的加工整序過程中,對分類、著錄、標引詞的選取、摘錄內容的多少進行取舍,要求新到或借閱的各種文獻資料要準確、及時上架,保證文獻與索取號一一對應,要求企業用戶限期歸還各種文獻資料,并對情報利用情況和進一步的情報需求及時反饋。再次要建好本企業科技文獻數據庫,選擇適當的檢索工具,并組織好手工檢索目錄,一旦計算機系統故障或停電時仍可以利用傳統情報服務手段,及時為企業用戶服務。提高情報人員的素質情報人員既是一個專家又是一個雜家。科技情報工作是一項知識密集的復雜工作,一般而言,企業科技情報人員除有信息采集、加工、整序、調研、傳播的能力外,還需要有與本企業生產、技術創新、經營有關的專業知識及較高的外語水平和計算機、通訊、網絡技術應用能力。因此要根據企業的需要,加強情報人員各種技能的培養,使之對科技文獻的揭示、整序能力增強,能利用情報語言準確表達各種文獻的真實內容,便于情報用戶的檢索。并且對企業的生產、經營、技術創新等要有一個全方位的了解和掌握,能根據企業用戶的需求,有的放矢地傳遞情報產品。更重要的是提高情報人員的素質就是要更新觀念,培養具有一種現代化的服務意識、開放意識、文明意識和創新意識,構建自主、自強、進取、開放、科學、創造等特性,能站得高、看得遠,把握住企業的脈搏,為企業的創新和發展作出情報人員應有的貢獻。到位、做扎實,情報機構只有收縮戰線,依據組織機構設置的原則,圍繞本企業中心業務,如技術創新這一獨特需求,集中人力、物力,主動為企業的技術中心進行科技情報服務。個性化主動情報服務就是傳統的定題跟蹤情報服務,是一種全面、系統、準確、及時的服務方式,很受情報用戶的歡迎。情報人員根據用戶在不同創新階段的情報需求,及時準確地傳遞所需的情報產品,并及時掌握用戶的反饋信息,隨時調整科技情報研究和服務方向。還可在企業局域內自己的網站上開發個性化主動情報服務界面,根據用戶上次的情報需求,主動地生成滿足用戶需求的檢索結果,便于用戶直接篩選和查詢。通過這種主動的情報服務,就可消除信息在傳遞過程中因情報人員與用戶缺乏勾通而產生的種種障礙。2.3建設現代化的情報服務系統2.5提高企業情報用戶獲取科技情報的能力網上信息浩如煙海,是企業科技信息的一個重要來源。由于受上網費用、檢索方法及專業信息網要先注冊等門檻過高的限制,企業情報用戶自己上網檢索的并不多。因此企業科技情報機構要加強網上信息檢索服務,增加本企業信息源,充分利用熟悉網上檢索的特長,為企業情報用戶服務。同時要充分發揮企業局域網的優勢,建好自己的網站,并建好科技文獻數據庫的通用平臺。這樣就能及時與企業生產、經營、技術創新有關的各種信息,情報用戶也能通過自己的計算機終端直接查詢、檢索該數據庫,并及時反饋各種信息需求,加強了情報人員與用戶的勾通和交注,更容易消除信息在交流中的障礙,增強情報用戶對企業科技情報機構的信心。企業科技情報用戶常處于生產、科研第一線,工作繁忙,沒時間到情報機構來檢索情報信息,而且在有情報需求時,往往不知如何能及時準確地檢索到自己所需的情報信息。因此情報人員除滿足其情報需求外,首先要提高其情報意識,使其不論在有無情報需求時,都有一種對情報信息的敏感性,在眾多的情報信息中能進行取舍。其次再教授一些情報知識,諸如文獻載體的種類、有序化的規則、檢索方法等,尤其是網上查詢各種搜索引擎的特點及使用方法。2.4加強個性化主動情報服務由于企業情報需求十分廣泛,包括市場、技術、政策、金融、競爭等情報,而科技情報機構人力、物力都十分有限,為了把情報服務做3結束語只要企業科技情報機構從自身出發,轉變觀念,加強內部管理,人員培訓,采用先進的情報服務手段;只要情報人員積極地與情報用戶進行交流,開展個性化主動情報服務,就能提高科技情報利用率,增強企業情報用戶對情報機構的信任。