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摘要：信息化技術的飛速發展，帶動了信息的高速傳播，信息量也呈現出了幾何遞增的趨勢，大數據時代隨之到來。在大數據背景下，檔案管理呈現出數字化管理的特點，傳統的檔案管理模式暴露出許多缺陷和問題。對于管理人員而言，如何適應大數據時代的要求，做好實物與聲像檔案的數字化管理，是需要重點研究的課題。本文結合大數據時代的特點，對實物與聲像檔案的數字化管理策略進行了分析和探討。

關鍵詞：大數據時代;實物聲像檔案;數字化管理

檔案主要是針對相關部門生產經營活動的一種歷史記錄，是具有保存價值的文檔資料，可以對部門發展的真實情況進行反映，是內部管理的重要組成部分。在當前大數據時代，傳統的檔案管理模式暴露出許多問題，需要及時引入現代信息技術，實現實物與聲像檔案的數字化管理，提升檔案的管理水平。

一、大數據背景下的檔案管理特點

（一）大數據時代的特點

大數據也稱巨量數據，指數據量極其巨大，無法通過現有的主流數據處理軟件，在合理的時間內進行采集、管理、處理的資訊。大數據是繼移動計算、物聯網、云計算等信息技術之后的又一個新興事物，是在信息技術快速發展的基礎上產生和發展起來的。當數據容量在10TB-1PB之間時，就可以稱之為“大數據”。大數據的特點，一是信息容量龐大，能夠達到1ZP（約為1.0×1012GB）的數量級，與傳統1TB（約為1.0×103GB）的數量級相比要遠遠超出；二是處理效率極高，信息流能夠進行實時計算存儲，依托于網絡可以實現高速傳輸；三是信息結構多樣，除傳統的文本信息，還包括了音頻、視頻、圖像等多樣化的內容，在為人們提供更加高效的數據服務的同時，也在一定程度上增大了信息處理的難度。

（二）數字化檔案管理的應運而生

大數據時代，在信息化技術飛速發展的影響下，檔案信息逐漸向著數字化的方向發展，數字化檔案管理也因此得以產生。與傳統檔案管理相比，數字化檔案管理是一種在高速寬帶網絡上運行的、可以實現跨數據庫檢索的、具有含量數字化信息資源的庫群，能夠針對具有保存價值的文本、圖片、影像等多媒體信息進行收集，通過數字化加工存儲，形成相應的檔案文獻。數字化檔案管理系統的本質，可以看作是對數字信息進行存儲的數據庫，可以利用數字技術進行信息資源的組織管理和存儲，用戶能夠通過連接網絡的終端設備，隨時隨地獲取信息服務。伴隨著計算機技術、互聯網技術以及數據庫技術等的飛速發展，信息存儲方式也在不斷變革，相比較傳統的紙質載體和膠片載體，在存儲同等數量信息的前提下，電子存儲設備的價格更加低廉，而且在安全性、可靠性、便捷性等方面有著更好的優勢，也因此推動了數字化檔案管理的發展。對于企業及相關部門而言，在實物、聲像檔案中實現數字化管理，應該算是企業檔案管理發展的一種必然趨勢。

二、傳統實物、聲像檔案管理存在的問題

實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映相關單位和部門職能活動以及歷史事件的，具有保存價值的物品，其具有檔案本身所具備的原始性、直觀性以及確定性的特征，包括各類證書、獎杯、錦旗、名人字畫、牌匾等；聲像檔案則是以感光材料或者磁性材料為載體，通過聲音、圖像的方式對各種活動進記錄，形成的具有保存價值的歷史記錄，包括照片、磁帶、錄像帶等。實物檔案和聲像檔案都是全宗檔案的重要組成部分。在傳統的實物、聲像檔案管理中，大數據時代的影響使得檔案數量持續增長，而由于檔案載體的多樣性，在管理中存在著一些問題。

（一）工作環節重復

在實物和聲像檔案管理中，由于載體眾多，為了方便管理需要首先進行分類，針對不同的檔案載體采取不同的管理方式。在這種情況下，不僅工作量巨大，而且存在著大量的重復勞動，對于人力資源的需求巨大，而且不同載體在材質上的差異性對于管理工作提出了更高的要求，加大了對復合型人才的需求。

（二）資金投入巨大

與常規的文書檔案不同，實物檔案和聲像檔案的載體更加特殊，對于存儲環境有著更加嚴格的要求。為了提高管理效率，對檔案進行保護，需要購買專門的存儲設備，尤其是對于一些媒體部門，其對于聲像檔案管理工作要求極其嚴苛，存儲設備的專業性也更強。在這種情況下，購買存儲設備會導致成本的增加，給企業的生產經營造成一定的負面影響。

（三）影響體系構建

對于企業而言，構建完善的檔案管理體系，是提高檔案管理效率的關鍵所在。而對于實物、聲像檔案而言，管理體系的構建需要能夠同時滿足檔案的收集、鑒別、整理、存儲、轉遞以及查閱等多方面的業務需求，集合相應的模塊化設計以及網絡技術，才能夠實現高效快捷的數字化檔案管理。如果依然沿用傳統的檔案管理模式，很難形成滿足上述需求的系統化模式，可能導致歸檔不完整、管理混亂等問題，進而影響檔案管理的優秀性。

（四）檔案保護措施不夠

許多單位在實物和聲像檔案入庫后，沒有采取相應的保護措施，一方面加大了檔案檢索的難度；另一方面部分存儲時間較長的檔案可能會出現損壞和報廢的情況，導致檔案資料的丟失。

三、大數據時代實物、聲像檔案數字化管理策略

以數字化技術實現對于實物、聲像檔案的管理，可以將證書、獎章、照片、視頻等進行相應的數字化處理，經轉錄和編碼后，存儲在計算機平臺中，利用專業的管理軟件，可以大大提高檔案檢索的效率，同時具有更高的存儲價值。具體來講，在大數據時代背景下，實物、聲像檔案的數字化管理應該從以下幾個方面著手：

（一）數字化采集

數字化采集主要是利用專業的數字化設備，將實物、聲像檔案轉化為數字化信息，實現相應的檔案采集。例如，針對照片、證書等檔案，可以利用掃描儀等設備，將收集到的資料掃描到計算機系統中，同時對其進行編碼和保存，實現檔案的數字化管理。對于數碼膠片等聲像檔案，可以依托于互聯網技術，實現數據資料的網上采集，然后對采集到的所有信息進行分類歸檔。與傳統數據采集方式相比，數字化采集可以進一步提高資源的利用價值，同時采集到的信息便于進行管理和保存，即使數據損壞或者丟失，只需要再次采集即可，不會對原來的實物、聲像檔案載體造成影響。

（二）數字化處理

數字化處理必須依照相同的標準，確保處理后的數據信息格式統一，方便進行歸檔和管理。同時，為了保證良好的檔案檢索效率，確保用戶能夠以最快的速度、最短的時間獲得自身需要的目標資源，就必須針對采集到的檔案信息進行統一編碼。例如，在對視頻光碟類型的聲像檔案進行管理時，必須關注錄制的鏡頭和場景，將視頻中涉及的制片、編導、演員等資料進行相應的編目。應該認識到，檔案管理的主要目的，并非是對各類文獻資料等的保存，而是為了方便使用，因此必須做好編目工作。由于實物、聲像檔案本身的特點，編目工作量巨大而且工序比較繁瑣，需要耗費大量的時間，必須依照統一的標準，強化檔案管理人員的責任意識和質量意識，保證較高的編目水平，為用戶提供更加完善的服務。

（三）數據庫建設

資源的高度共享是大數據時代檔案管理的顯著特征。為了提高服務質量，在實物、聲像檔案的數字化管理中，應該構建完善的在線數據庫，做好檔案的整理和分類。以聲像檔案為例，結合其特點，可以分為圖片、音頻和視頻三種不同的類型，通過合理分類，可以提高管理與檢索的效率。同時，檔案分析人員應該結合本單位的特點來完成數據庫的建設。例如，在企業檔案管理中，結合企業經營管理的實際需求，可以利用檢索查詢方式將在線數據庫分為專題專項信息數據庫、時間信息數據庫、項目工程建設信息數據庫，而為了進一步提升數據庫的使用價值，在對在線數據庫進行建設時，必須結合實際情況，采取針對性的措施，嚴格依照相應的檔案管理標準，確保資源的有效共享。另外，考慮到實物、聲像檔案的特殊性，即使轉化為數字化檔案，仍然需要占據大量的存儲空間，需要不斷進行系統升級。對此，可以構建在線檔案，減少對存儲空間的占用。具體來講，可以將磁盤數據分為近線數據流磁帶庫和離線數據流磁帶庫，結合數據庫的利用率進行分別存儲，從而提高系統存儲空間的利用率。實踐證明，這種方式不存在安全風險，而且具有非常顯著的效果，是當前技術條件下數字化檔案管理的一種有效手段，值得進行推廣。

四、結束語

總而言之，信息化技術的發展和普及，帶動了大數據時代的到來，對于檔案管理工作也產生了巨大的沖擊。在這樣的背景下，傳統實物、聲像檔案管理模式暴露出許多的問題，影響了檔案管理水平的提高。檔案管理人員應該及時更新觀念，利用信息化技術，實現實物、聲像檔案的數字化管理，確保檔案管理的效果，為人們提供更好的服務。

作者:宋茜 單位:中鐵大橋局一公司檔案室

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