導語：事業單位檔案數字化管理問題及對策一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：檔案管理是事業單位管理工作的一項重要工作，各項工作的開展都需要它來作為參考依據，是事業單位工作可持續發展目標實現路上的重要組成部分。在信息技術和通信技術體系不斷發展的大背景下，數字化技術援助已在檔案管理工作得到了很大的成效。事業工作單位管理工作要得到穩定快速的發展，就必須順應現代數字信息時代的發展趨勢，加強數字化管理和信息建設。本文分析闡述了我國國內事業單位檔案數字化管理的現狀，和數字化管理的作用。最后就如何提高數字化管理水平提出了建議，希望對以后的分析研究有所參考。

關鍵詞：事業單位；檔案；數字化管理

事業單位檔案是對于事業單位組織工作的構建和發展，對人員調動財務管理的信息保存手段。任何單位和組織，都離不開檔案管理，所以需要根據不同時期單位發展的需求，合理制定檔案管理策略，將數字化管理歸納入單位工作的重點。在事業單位的工作中，檔案管理工作為事業單位的進一步發展打下了提供第一手資料的堅定基礎。把檔案數字化，通過數據庫技術、壓縮技術和掃描技術，把傳統的紙質、聲像保存為歸檔檔案，通過數字化處理之后，可以利用計算機技術大大提高檢索的速度，更節省了檔案存儲空間。所以事業單位必須加強數字化檔案的管理整合，有效解決檔案管理中存在的問題，使工作得到順利完善的開展。

一、數字化檔案管理分析

（一）數字化檔案管理的意義

所謂數字化檔案管理，簡單地說就是將傳統的紙張材質轉化為電子形式，記錄檔案的工作方式也從人工錄入轉變成計算機錄入，實現了檔案管理的統一化、標準化。圖像、視頻等也可以轉變為1和0組成的數碼序列，統一刻錄到存儲磁盤當中。數字化管理模式，在檔案管理事業中起到了很重要的作用，是我國檔案事業一個跳躍性成就。

（二）數字化檔案管理現狀

1）缺乏現代化管理工具，檔案的數字化管理離不開計算機設備的支持。現階段雖然很多的事業單位都建立了數字化管理模式，也逐漸認識到了數字化管理的重要性，但是管理中缺乏規范化，很多事業單位的計算機設備和計算機軟件十分缺乏，導致檔案工作數字化無法全面開展。雖然有了數字化管理理念，但是沒有硬件設施的配合，提高工作效率的作用將發揮不出來。2）檔案檢索效率低，數字化檔案管理中計算機檢索是關鍵，代替了以往的人工手動檢索方式，大大縮減了查找時間，提升了工作效率，不過目前的事業單位在檔案檢索方面技術不夠成熟，檢索效率低，阻礙了數字化檔案管理的發展，降低了工作質量。3）數字化檔案管理的必要性，檔案管理分為文書檔案、基建檔案和人事檔案三個部分。傳統意義上的檔案管理工作效率低，不方便查找，所以數字化管理的優勢就體現出來了，查閱更加方便，查找時間縮短，有效提高了經濟效益。不再需要大量的人力資源整理，提高了辦公效率。提高了檔案的利用率，讓翻閱檔案工作變得方便簡單，用戶在計算機上就能準確得到有效信息，大大提高了檔案的利用效率。

二、檔案數字化管理的策略討論

（一）建立完善的檔案管理系統

數字化檔案管理是通過運用計算機來進行檔案管理，一系列的管理工作是綜合性活動，所以需要在工作中建立有效的數字化工作管理系統，事業單位可結合自身的實際情況來制定，其中包含有設備的型號選擇、檔案整理、檔案系統管理、軟件開發、光盤備份還有掃描錄入、管理查詢等系列工作安排。檔案管理系統的建立屬于數字化檔案管理的基本方法，可以在單位的內部建立一個特殊域名的網站，將所有的檔案數據統一管理。

（二）檔案管理工作責任的合理分配

將紙質檔案轉化為數字化檔案的錄入過程是比較復雜的，由于事業單位的各項事務在不斷的進行，檔案資料內容也越來越多，分類需要非常的詳細。以前傳統的紙質檔案需要專門的工作人員來收取歸檔并且保存管理，造成很大的負擔。因為合理的規劃檔案管理工作十分重要，需要在數字化檔案管理過程中，任何的工作人物和工作問題都要得到有效的解決，工作問題不遺留，把檔案資料完善的編輯和分類，可以專門規劃幾名工作人員共同參與規劃工作，保證上交檔案格式的整齊規范。

（三）檔案管理工作的標準化

事業單位的檔案數字化管理工作除了對于現存的檔案進行數字化掃描錄入、建立各種檔案表格、財務檔案、員工檔案等分門別類的信息輸入工作之外，還需要根據單位工作的實際需要，把檔案的提交格式和時間等進行統一規定，便于工作人員統一錄入管理。對于檔案工作管理的標準化制度設定，就是針對檔案來源、類型以及存檔位置制定統一的檔案資料范本，要求各部門按照標準來執行工作，能夠有效提升錄入和檢索工作的完成。

（四）保證檔案的安全管理

數字檔案不同于以往的傳統文件檔案，在管理工作上就有很多特殊性，建議事業單位在進行數據庫建設時，選擇合適的設備進行檔案保存和備份，根據檔案的重要程度來選擇不同的保護級別，讓檔案管理人員能夠獲得有效的處理效果，積極保障系統的工作能力，提高系統數據的安全性是數字化檔案管理的重中之重。

三、結語

數字化信息技術已經是現在社會中主流的工作技術種類之一，在檔案管理中運用信息技術，實現數字化檔案管理模式，使得檔案管理的工作質量和效率得到有效提高，數字化管理模式已經成為了檔案管理的主要趨勢，事業單位在工作中必須重視這一現實，在工作中積極引進計算機信息技術，培養專業的檔案管理人才，全方位推動我國事業單位檔案管理數字化的發展。

作者:邢煒 單位:河北省廣播電視技術中心

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