導(dǎo)語(yǔ)：老年大學(xué)檔案數(shù)字化管理研究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：老年大學(xué)的檔案是學(xué)校發(fā)展的重要?dú)v史記錄，檔案管理工作至關(guān)重要。當(dāng)前,隨著社會(huì)信息化的發(fā)展,對(duì)老年大學(xué)的檔案管理工作提出了更高的要求，數(shù)字化管理勢(shì)在必行。筆者在參考相關(guān)資料和個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,分析并提出了如何與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)信息化時(shí)展的需求，推進(jìn)老年大學(xué)檔案管理的信息化進(jìn)程的一些策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化

隨著生活與醫(yī)療條件的改善，中國(guó)老齡化的步伐進(jìn)一步加快，老年大學(xué)是適應(yīng)社會(huì)老齡化、豐富老年人文化生活、建設(shè)“終身學(xué)習(xí)”和諧社會(huì)的最恰當(dāng)體現(xiàn)。老年大學(xué)的檔案是學(xué)校發(fā)展的重要?dú)v史記錄，它記錄和反映了學(xué)校各個(gè)時(shí)期的行政文書(shū)、人事變動(dòng)、教學(xué)管理、學(xué)員信息、學(xué)員成績(jī)與作品、聲音影像、宣傳刊物以及設(shè)施設(shè)備器材等資料，是老年大學(xué)提高教學(xué)質(zhì)量和規(guī)范教學(xué)行為的重要基礎(chǔ)。在社會(huì)信息化高速發(fā)展的今天,如何讓老年大學(xué)的檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，緊跟信息化時(shí)展的需求，如何推進(jìn)高效、專業(yè)的老年大學(xué)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程，筆者結(jié)合自己多年從事老年大學(xué)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，略抒已見(jiàn)，希望能夠給其他各個(gè)領(lǐng)域的檔案管理工作以啟發(fā)與借鑒。

一、觀念上的更新

傳統(tǒng)保管方式，在管理和使用過(guò)程中存在不易存儲(chǔ)、占空間大、不易查閱，時(shí)間長(zhǎng)了易失真等諸多不利因素。社會(huì)信息化的飛速發(fā)展，沖擊著各領(lǐng)域，老年大學(xué)的檔案管理也不例外。檔案數(shù)字化管理是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影(錄音、錄像)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)等的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，供及時(shí)查詢、修改、利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。目前，檔案的數(shù)字化已非常普遍。我們的觀念必須與時(shí)俱進(jìn)，檔案數(shù)字化管理勢(shì)在必行。

二、硬件、軟件上的配備

要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，必要的硬件配置不可少，例如互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、數(shù)字照相機(jī)、數(shù)字?jǐn)z影機(jī)等數(shù)字化設(shè)備，以保證能夠?qū)崿F(xiàn)利用現(xiàn)代化信息處理技術(shù)對(duì)紙制檔案、文書(shū)、照片及其他各種載體的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)。同時(shí)，要以相應(yīng)的軟件系統(tǒng)為載體，依托檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)字化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理、信息傳輸、交換和資源共享。例如，可以依托有關(guān)技術(shù)力量，創(chuàng)建先進(jìn)、適用和可靠的檔案管理軟件，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建數(shù)字化平臺(tái)，以滿足大量的數(shù)據(jù)歸類(lèi)、存儲(chǔ)、查詢、修改等功能，通過(guò)數(shù)字化平臺(tái)呈現(xiàn)交互，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

三、技術(shù)上的提升

(一)資料處理

檔案的數(shù)字化處理必須做到不可變更，即“固定化”。如對(duì)于紙質(zhì)檔案，要盡可能采用掃描儀進(jìn)行圖片掃描或利用照相機(jī)進(jìn)行拍照的方式，做到對(duì)紙質(zhì)檔案內(nèi)容的保真。對(duì)于錄音錄像資料，除保持?jǐn)?shù)據(jù)原樣永久存儲(chǔ)外，還要利用刻錄機(jī)刻錄復(fù)本進(jìn)行備份存儲(chǔ)。對(duì)于電子文檔要做到草稿、修改稿、正文一并歸檔，修改稿要保留草稿字樣和改稿人姓名、修改內(nèi)容、修改時(shí)間、并做到整套歸檔的電子文件不可改變。同時(shí)，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，以達(dá)到靈活建檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化目的。

(二)安全保密

檔案內(nèi)容涉及到安全、保密，數(shù)字化檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)向社會(huì)公眾提供高效快捷的檔案信息服務(wù)，所以，提高檔案資源數(shù)字化的安全管理是檔案信息化建設(shè)首要的前提條件。必須要采用一套完整的安全措施，保證系統(tǒng)信息傳輸?shù)倪^(guò)程中重要信息不會(huì)泄漏或被篡改。檔案管理的安全保密工作主要涉及三方面的內(nèi)容：一是保證存儲(chǔ)信息的安全，數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)應(yīng)該使用帶自動(dòng)備份功能的專用服務(wù)器，設(shè)置工作站與辦公網(wǎng)絡(luò)相連接、同時(shí)使用光盤(pán)庫(kù)定期刻錄備份，而且最好備有另一個(gè)異地保管的備份；二是保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)字化平臺(tái)運(yùn)行安全，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)必須采用物理隔斷和功能強(qiáng)大的防火墻等措施，配備入侵檢測(cè)系統(tǒng)和信息傳輸加密產(chǎn)品，安裝防病毒系統(tǒng)，防止黑客的攻擊和病毒的入侵，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性，使數(shù)據(jù)和應(yīng)用系統(tǒng)不被破壞；三是保證登錄者的身份安全，需采用嚴(yán)格的身份認(rèn)證和權(quán)限管理，通過(guò)登陸身份安全認(rèn)證、動(dòng)態(tài)口令等方式，嚴(yán)把登錄者身份，以保證檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的登錄安全。

(三)人才提升

檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。要不斷提升管理者的技能水平，提升管理者檔案專業(yè)技能及計(jì)算機(jī)操作技能，讓管理者成為既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，以推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。對(duì)于老年大學(xué)，尤其是類(lèi)似筆者所在的縣級(jí)老年大學(xué)，由于受到歷史原因、編制、地域等多方面的限制，專職檔案管理人員很少，多數(shù)由辦公室人員兼職或由返聘老同志來(lái)承擔(dān)。由于人員能力參差不齊，而且多數(shù)人員偏老齡化，對(duì)于新的信息化技術(shù)接受能力弱，導(dǎo)致推進(jìn)檔案的數(shù)字化管理進(jìn)程受影響。為此，可以從三方面著手打造檔案管理人才提升計(jì)劃。一方面，作為檔案管理人員自身必須要有強(qiáng)烈的學(xué)習(xí)愿望，要秉承更新觀念、學(xué)以致用原則，通過(guò)上網(wǎng)、培訓(xùn)、請(qǐng)教等方式主動(dòng)學(xué)、自覺(jué)學(xué)，提升自身的檔案信息化處理水平。第二方面，作為校方和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)單位，應(yīng)多給檔案管理者提供學(xué)習(xí)提升的機(jī)會(huì)，支持檔案管理人員參加各級(jí)各類(lèi)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或參加各種級(jí)別的檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，通過(guò)培訓(xùn)、交流，檔案管理人員眼界開(kāi)闊，易把握好當(dāng)前老年大學(xué)檔案管理的發(fā)展形勢(shì)，使得檔案管理專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能、信息技術(shù)能力、檔案的數(shù)字化管理能力及綜合素質(zhì)全面提升，為更好地貼近和服務(wù)于學(xué)校的數(shù)字化管理工作打下基礎(chǔ)。第三方面，要多走出去，到檔案管理較先進(jìn)的單位實(shí)地考察觀摩，交流思想，以開(kāi)拓眼界、共同提高。通過(guò)以上三方面，一批檔案管理人員在數(shù)字化管理開(kāi)發(fā)和推廣應(yīng)用中便成了既懂檔案管理又熟悉信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的行家里手。綜上所述，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理數(shù)字化越來(lái)越明顯的表現(xiàn)出優(yōu)越性，老年大學(xué)的檔案數(shù)字化管理已勢(shì)在必行，我們要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的意義，認(rèn)清檔案管理數(shù)字化的趨勢(shì)，從更新觀念入手，配備齊全檔案數(shù)字化管理的硬件、軟件配施，然后加強(qiáng)檔案管理人員的人才提升，那么無(wú)論再多的困難和挑戰(zhàn)，也阻擋不了新型、高效的老年大學(xué)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程。

作者:林峰屹 單位:山東省乳山市干休所