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摘要：當(dāng)前，新聞事業(yè)得到了蓬勃的發(fā)展，尤其是新媒體技術(shù)的應(yīng)用更是促進(jìn)了信息化的進(jìn)程，報(bào)社在經(jīng)歷了日?qǐng)?bào)、晚報(bào)、周報(bào)等紙媒形式的變化后正朝著現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)形式過(guò)渡，很多報(bào)社增設(shè)了電子閱讀方式，如官方的微博、微信，或者開(kāi)發(fā)了新聞網(wǎng)、商務(wù)網(wǎng)以及手機(jī)新聞客戶(hù)端等多種新聞傳播途徑。因此，關(guān)于圖片、音像等檔案的管理工作就變得十分重要。基于此，本文分析了報(bào)社檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的主要內(nèi)容，闡述了數(shù)字化檔案管理的重要性，進(jìn)而探討了報(bào)業(yè)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，以供參考。

關(guān)鍵詞：報(bào)社；檔案管理；數(shù)字化；優(yōu)勢(shì)分析

以往如果要從一個(gè)合訂資料中找出一篇文章需要花費(fèi)大量的時(shí)間，所以有許多新聞檔案歸檔后，被利用的情況很少，而新興的數(shù)字化檔案管理方式有著良好的性能，方便了人們的信息存儲(chǔ)以及調(diào)取閱覽。此外，報(bào)社還配備了備用的服務(wù)器，這樣當(dāng)主服務(wù)器發(fā)生故障時(shí)，可以最快地恢復(fù)工作。因此，信息化環(huán)境下檔案管理的價(jià)值可以更好地實(shí)現(xiàn)。 

一、報(bào)社展開(kāi)數(shù)字化檔案管理的具體內(nèi)容

第一，達(dá)到數(shù)字信息的有機(jī)結(jié)合。現(xiàn)階段，隨著以往媒體其受眾群體日益縮減，更多的人喜歡借助新媒體方式來(lái)捕獲各樣的信息。報(bào)社有著強(qiáng)大的采編人員，因此在采集信息、解讀分析上具備較大的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)電子檔案管理體系，可以促進(jìn)各類(lèi)新聞資源的結(jié)合，進(jìn)而將媒體的優(yōu)點(diǎn)更好地展示出來(lái)。第二，報(bào)社新聞報(bào)道的方式相互融合。新媒體技術(shù)的傳播具有效率高的特征，各類(lèi)信息達(dá)到了高速的流通，甚至可以跨越式地流動(dòng)，客戶(hù)隨時(shí)可以閱覽信息。第三，和以往的技術(shù)相結(jié)合。建立現(xiàn)代化檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)，強(qiáng)化了對(duì)以往媒體相關(guān)數(shù)據(jù)的收集與處理工作，進(jìn)一步堅(jiān)實(shí)了信息的資源。另外，與以往的媒體合作，強(qiáng)化了信息新聞的生成，進(jìn)而豐富了重要新聞的內(nèi)容，給客戶(hù)帶來(lái)了更多優(yōu)質(zhì)的新聞產(chǎn)品，為報(bào)社的新聞生產(chǎn)以及傳播帶來(lái)了巨大的支持。

二、數(shù)字化檔案管理在報(bào)社中的具體應(yīng)用

（一）檔案管理程序。一是相關(guān)記者采集新聞資源時(shí)，將客戶(hù)的姓名與密碼登錄到系統(tǒng)中，網(wǎng)上傳輸采編的新聞信息。二是記者隨時(shí)修改之前上傳過(guò)的新聞信息等相關(guān)操作。三是客戶(hù)查閱全部的新聞內(nèi)容，卻不可以私自操作。四是報(bào)社主編統(tǒng)計(jì)新聞。五是新的客戶(hù)需要管理員配置其用戶(hù)名及密碼。（二）相關(guān)模塊。一是采集新聞的模塊。此模塊能夠上傳與編輯相關(guān)的新聞內(nèi)容。記者登陸相關(guān)的系統(tǒng)以后，上傳原創(chuàng)的稿件同時(shí)具體地編輯與修改。二是新聞查詢(xún)模塊。客戶(hù)能夠按照資料的名稱(chēng)展開(kāi)查詢(xún)。查詢(xún)的結(jié)果一般有資料的錄入記者、時(shí)間及內(nèi)容等。三是對(duì)模塊進(jìn)行分析與統(tǒng)計(jì)。查詢(xún)或統(tǒng)計(jì)記者已經(jīng)上傳過(guò)的新聞或文稿。可按照不同的要求對(duì)部分信息加以對(duì)比。四是客戶(hù)管理模塊。在這一模塊里客戶(hù)可以自行修改密碼，客戶(hù)的用戶(hù)名一旦確認(rèn)后就不可更改了。新登錄系統(tǒng)中的用戶(hù)，通過(guò)相關(guān)的管理員統(tǒng)一對(duì)用戶(hù)名與密碼進(jìn)行分配，并將相關(guān)信息輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，進(jìn)而達(dá)到新用戶(hù)信息的建立。

三、報(bào)社實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的作用

（一）有效配置資源，提升工作效率。在報(bào)業(yè)的檔案管理工作中引進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的儲(chǔ)存功能保存了行業(yè)中各樣的業(yè)務(wù)、活動(dòng)等檔案資料，以達(dá)到檔案收、發(fā)、存、用的統(tǒng)一化，進(jìn)而促進(jìn)了檔案數(shù)據(jù)的共享，便于客戶(hù)隨時(shí)進(jìn)行信息的查詢(xún)、閱覽和應(yīng)用，節(jié)約了時(shí)間與人力，提升了檔案管理的工作效率。另外，應(yīng)用數(shù)字化的管理方式，還會(huì)壓縮以往紙質(zhì)檔案管理的空間，使信息的保管簡(jiǎn)易化，同時(shí)增強(qiáng)了保密性。（二）給新聞報(bào)道帶來(lái)足夠的信息。新聞主要是對(duì)最新事實(shí)的，在最快時(shí)間保障事實(shí)的準(zhǔn)確性與新鮮感，這需要相關(guān)記者事先做好充足的準(zhǔn)備工作。其中收集材料作為新聞采訪過(guò)程中的一項(xiàng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是打造優(yōu)質(zhì)新聞的前提，新媒體技術(shù)有利于收集更多更全面的新聞信息。在具備豐富信息資料的條件下，就可以依據(jù)需要挖掘事情的發(fā)展脈絡(luò)，進(jìn)而抓住事物的本質(zhì)，在進(jìn)行新聞報(bào)道過(guò)程中更好地體現(xiàn)其真實(shí)性與客觀性。（三）給新聞報(bào)道帶來(lái)可信度高的背景信息。較好的背景可以說(shuō)是優(yōu)質(zhì)新聞的重要條件。檔案恰好可以作為新聞背景資料的主要源頭。在展開(kāi)新聞系統(tǒng)分析過(guò)程中，運(yùn)用很多背景新聞進(jìn)行報(bào)道稱(chēng)為解釋型的報(bào)道。如著名的《紐約時(shí)報(bào)》等報(bào)刊皆是以這種報(bào)道為主。國(guó)際上應(yīng)用檔案信息作為背景一般被巧妙地用于新聞寫(xiě)作中。因此，借助數(shù)字化檔案管理能夠有利于將固化難查的檔案轉(zhuǎn)化為靈活可用的資料，經(jīng)過(guò)歷史性信息的論述，可以客觀地對(duì)事情作出分析，有利于大眾對(duì)新聞事件的理解，并將事件的發(fā)展進(jìn)行合理化地延伸，進(jìn)面增進(jìn)了客戶(hù)對(duì)新聞的深刻感知，同時(shí)也增強(qiáng)了新聞的魅力。

四、報(bào)社實(shí)行數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）提升了檔案辦公的效率。引進(jìn)數(shù)字化檔案管理體系以后，按照?qǐng)?bào)社每個(gè)人的工作行為，系統(tǒng)可以應(yīng)用不一樣的輔助功能。如記者進(jìn)行新聞采寫(xiě)時(shí)，系統(tǒng)可以輔助其錄入、上傳、查閱最新的事件；若記者要想對(duì)上傳的新聞加以改進(jìn)，依據(jù)本身的權(quán)限可以修改上傳的相關(guān)新聞內(nèi)容；若記者或編輯需要紙質(zhì)類(lèi)型的新聞，能夠通過(guò)服務(wù)器進(jìn)行下載并將相關(guān)信息打印下來(lái)；若有人要進(jìn)行檔案的歸類(lèi)或者統(tǒng)計(jì)時(shí)，可按照本身的權(quán)限達(dá)到這種功能。這樣，與傳統(tǒng)的手工檔案管理工作相比，極大地提升了辦公的效率。（二）增進(jìn)了交流與資源的共享。檔案的數(shù)字化管理，應(yīng)用局域網(wǎng)將報(bào)社中各個(gè)部門(mén)以及報(bào)社與同行業(yè)之間的關(guān)系拉近了許多，隨時(shí)可以交流與傳輸相關(guān)的檔案資料，方便了檔案信息的共享，提升了檔案的利用率。尤其是對(duì)報(bào)社而言，檔案的資源共用表明了信息的共享，經(jīng)過(guò)報(bào)社中大量信息的應(yīng)用與融合，既可帶動(dòng)本報(bào)社的發(fā)展，又可強(qiáng)化同行間信息的交流。經(jīng)過(guò)檔案信息的共享，新聞?dòng)浾呖梢噪S時(shí)查詢(xún)所需的信息，不用受到空間或時(shí)間的限制。此外，報(bào)社為進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，還要培訓(xùn)一批專(zhuān)業(yè)程度較高的管理團(tuán)隊(duì)，應(yīng)用多種方式強(qiáng)化職工的專(zhuān)業(yè)水平，進(jìn)而提升報(bào)社工作人員的綜合素質(zhì)。（三）提升了文件的安全性能，便于長(zhǎng)期保存。第一，在應(yīng)用了用戶(hù)的管理權(quán)限模式與相關(guān)的技術(shù)認(rèn)證后，對(duì)資料的保管與傳送更為安全、可靠。因?yàn)橹挥芯邆錂?quán)限的專(zhuān)業(yè)人員才可展開(kāi)相關(guān)的傳輸與查閱，在一定程度上抑制了信息資料的泄露。第二，若全部資料皆以紙張的形式來(lái)保存的話(huà)，勢(shì)必面臨著長(zhǎng)時(shí)間后紙張的損壞，而應(yīng)用數(shù)字化資源管理，可以很好地解決這一問(wèn)題。只要做好相關(guān)的備份工作，且服務(wù)器保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)，就可以充分達(dá)到保存的需要。

總之，報(bào)社是現(xiàn)階段我國(guó)媒體領(lǐng)域中一個(gè)主要的構(gòu)成。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，對(duì)檔案的管理提出了更高的要求，在信息化時(shí)代與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的形勢(shì)下，各個(gè)報(bào)社都應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案的有效管理，推行檔案管理的數(shù)字化模式，提升檔案資源的利用率以及檔案信息的安全性能，進(jìn)而為報(bào)社的長(zhǎng)久發(fā)展提供可靠保障。

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作者:林劍平 單位:溫嶺日?qǐng)?bào)社