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通過對農業科學技術的不斷研究，形成具有保存價值的科研檔案。由于農業的特殊性，其科研工作具有存儲周期長、類型多、數據龐大分散、涉及范圍廣的特點，所以科研檔案管理也具有復雜性。為保障農業科研檔案管理更加有效合理，推動其實現數字化建設具有重要作用，利用科學的、先進的檔案管理系統提高檔案管理質量，從而為農業發展提供更加科學的數據資料。

一、農業科研檔案管理現狀

1.實驗檔案管理現狀。農業科研實驗檔案是農業科學研究過程中不斷積累形成的重要信息，是農業科研工作的真實記錄，也是未來科學研究的重要資料。所以妥善、完整、科學保管農業科研試驗檔案有利于農業科研工作的開展，幫助科研人員了解階段性實驗進展，通過對以往實驗效果的總結和分析，發現不足，并在不斷完善中吸取經驗和教訓，從而幫助科研人員更好地調整、研究思路和科研方向。農業一直是我國國民經濟中的重要組成部分，也是關乎國計民生的重要的內容，為保證我國農業基礎，滿足社會需求，農業科研實驗成為必不可少的工作之一，在我國農業科研單位比較多，在不斷的研究和實驗中，形成豐富的科研實驗檔案資料。為更好的整理農業科研實驗相關檔案，部分科研機構開始安排專門人員對文字版資料進行整理，并按照日期、內容的不同實現分類管理。這一工作雖然實現實驗檔案的科學管理，但是并不利于資料查詢，要想調取某一年的相關資料需要耗費大量時間和精力。2.課題檔案管理現狀。農業科研課題分為基礎性研究課題和應用性研究課題，而在實際研究過程中又分為國家、省、地市等不同等級。每個等級的課題研究過程中都會涉及復雜流程，從申請、審批、實驗、驗收、申請專利等都會產生大量數據資料，這些資料都是課題研究的重要信息，所以必須做好科學管理，保證課題檔案研究資料的完整性，為后期知識產權的保護和課題申請提供充足的、完善的資料。當前現有的所有課題檔案資料都交由專業的人員進行管理，但是事業單位中存在人員流動大、調動頻繁等問題，因為工作銜接過程中存在問題，會造成資料丟失等問題，給資料查找增加難度，影響農業科研課題研究的順利開展。3.會議、競賽及學術交流檔案管理現狀。為了提高農業科研水平，科研單位每年都會組織和參加眾多會議、競賽和學術交流活動，在這些活動中會有行業中頂尖的專家學者參與，在知識的碰撞中會提出更好的對策，所以對相關活動做好整理并以檔案形式進行備份和管理，具有重要作用。在活動中每個科研人員都是行業中的專家，將自己的階段性研究提出來與所有專家分享，可以說是非常珍貴的資料，但是有些科研單位并沒有意識到這一部分資料的重要性，將其作為一般資料整理，導致會議中提出一些重要內容和理念被忽視。

二、農業科研檔案數字化管理的重要性

1.提高檔案管理效率。農業科研檔案最終是為科研工作服務，為工作人員查閱、存檔等工作提供便利，本身具有一定的服務特性，為提高科研質量和檔案管理效率，實現科研檔案數字化管理格外重要。農業科研檔案管理人員通過對檔案的分類后，利用輸入設備做好電子存檔，這是實現電子化管理的第一步。另外，還需要對電子資料進行復查，保證資料的完整性，并針對不同的檔案資料制作完整的目錄表格，詳細填寫材料的各項信息。以上是數字化管理的基礎工作，之后在不斷完善下，科研人員可以更快速的查找到自己需要的相關資料，提高資料利用率和檔案管理效率，充分滿足科研人員對檔案的需求。2.減輕對紙質檔案的傷害。我國作為農業大國，對農業的研究起步比較早，所以農業科研檔案也非常豐富，在我國農業科研檔案管理中存在的一部分歷史的科研檔案，在長時間的存儲、應用過程中歷史資料已經發生改變，每次對紙質檔案的調取和翻閱都會對其造成一定程度的損壞，為保證資料的完整性，同時滿足科研人員對歷史資料的利用，實現檔案數字化管理具有重要意義。將檔案信息轉化為電子信息，有效實現資源共享，同時科研人員調取資料更加便利，減輕對原始紙質資料的損傷。3.保證科研檔案的完整性。農業科研資料在交接到檔案管理人員手中后就進入檔案管理流程，按照檔案管理相關規定開始對檔案進行整理、移交、存檔等，根據檔案的內容、性質和特點劃分為不同的區域，一旦錯放、丟失都會對科研研究造成不利影響，同時對檔案管理工作產生不利影響。所以資料一旦做好歸檔處理就要保證其位置的準確性和內容的完整性，但是，在對檔案頻繁查閱和調取中可能會造成信息的丟失、錯放等，為降低這一事件的發生，利用計算機系統實現數字化管理，直接在數據庫中調取相關資料，降低丟失問題的發生。

三、加強農業科研檔案數字化管理的有效措施

1.建立健全檔案管理規章制度。為保障農業科研檔案資料的完整性，應當根據當前檔案管理現狀制定完善的檔案管理規章制度，同時科研單位也應當在相關法律法規的規定下制定適合本單位檔案管理制度，從而提高檔案管理質量。完善的檔案管理制度應當涵蓋檔案管理各個環節和流程，保證各項工作有章可循，推動檔案管理規范化的實現。檔案管理是一項保密性工作，建立健全農業科研檔案管理制度，可以規范檔案管理行為，使檔案管理更加規范。2.加大對檔案數字化管理中軟硬件設施的投入。傳統檔案管理是對紙質檔案的整理、歸類和儲存。在不斷發展中，這一檔案管理模式已經無法滿足新時期科研人員對檔案的需求。在信息化環境下，尤其是可持續發展理念的提出，給檔案管理工作提出新的要求，檔案數字化管理已經成為必然選擇。通過數字化管理的分析，其具有明顯的優勢，所以為推進農業科研檔案數字化管理的實現，必須加強對軟硬件設備的投入，引進專業的檔案管理設備，建立完整的資料庫，為科研人員提供更加便利的查閱渠道。除此之外，還要對設備和軟件及時進行更新，不斷完善農業科研檔案管理。實現對當前龐雜資料的整理和分類，實現統一化、數字化管理。3.提高檔案管理人員的專業素養。檔案管理人員的專業認知對檔案管理質量有決定性影響，所以科研單位必須加強對檔案管理人員的重視，定期組織管理人員進行培訓，學習先進的管理理念和管理技術，不斷提高農業科研檔案管理效率，發揮科研檔案最大作用和價值，推動農業科研成果的提升。

四、結束語

農業科研檔案實現數字化管理可以實現信息共享，打破傳統管理模式的局限，提高檔案利用效率，同時為科研人員查找資料提供便利。數字化管理的實現，需要從制度、軟硬件、管理人員專業素質等方面著手，推動農業科研檔案數字化的實現，為農業科研工作實現進一步發展提供支持。

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作者:羅志花 單位:三明市農業科學研究院