導(dǎo)語：涉密企業(yè)檔案信息化管理探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

涉密企業(yè)中存在大量密級不同的涉密檔案，且隨著企業(yè)不斷擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模，涉密檔案越來越多。在信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、先進(jìn)的技術(shù)為各類檔案信息的收集、使用提供便利，但同時(shí)也增加了管理涉密檔案的難度，極易引發(fā)泄密事件，所以加強(qiáng)涉密企業(yè)檔案信息化管理是重中之重。

1加強(qiáng)涉密企業(yè)檔案信息化管理的重要性

對企業(yè)信息化建設(shè)而言，檔案信息化管理是重要組成部分，它依托計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過數(shù)字信息這一主要形式，對檔案資源進(jìn)行充分的利用、發(fā)掘，通過一系列操作使檔案管理最大化服務(wù)于涉密企業(yè)的效益目標(biāo)。檔案是涉密企業(yè)最真實(shí)的縮影，它通過文字、圖片、圖表等形式涵蓋涉密企業(yè)全面而詳實(shí)的信息，包括企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營、運(yùn)轉(zhuǎn)決策、資金周轉(zhuǎn)、技術(shù)檔案、人事調(diào)動(dòng)等，具體涉及文書檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案、商標(biāo)檔案、專利檔案、經(jīng)濟(jì)管理檔案等。紙質(zhì)檔案由于保存時(shí)間長，加上經(jīng)常被查閱，極易遺失、損壞，且溫度、濕度、火災(zāi)、蟲蝕等因素也影響紙質(zhì)檔案的長期保存，給涉密企業(yè)檔案管理帶來諸多不便。隨著新時(shí)期里經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，涉密企業(yè)對檔案的需求也從傳統(tǒng)的單一需求轉(zhuǎn)化成綜合需求，包括現(xiàn)行文件、圖書、檔案、情報(bào)檢索等，因此，面對海量的、錯(cuò)綜復(fù)雜的信息，為更好地為涉密企業(yè)的運(yùn)作服務(wù)，加強(qiáng)檔案信息化管理是必然趨勢。涉密企業(yè)檔案信息化管理的最終價(jià)值為：在科學(xué)創(chuàng)新的思想、現(xiàn)代化管理理念的指導(dǎo)下，通過先進(jìn)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把涉密企業(yè)的檔案、文件等綜合信息加以整理、開發(fā)、歸檔和保存，并在技術(shù)處理之后實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化，管理好、保護(hù)好涉密企業(yè)的核心秘密，實(shí)現(xiàn)最大化的檔案利用率，使涉密企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展獲得強(qiáng)有力的保障。

2加強(qiáng)涉密企業(yè)檔案信息化管理的具體策略

2.1做好基礎(chǔ)性工作，推進(jìn)信息化管理

涉密企業(yè)的涉密檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔、膠卷、圖片過渡到現(xiàn)代信息化管理需要一個(gè)具體的過程，只有做好基礎(chǔ)性工作，才能推進(jìn)信息化管理的進(jìn)程。檔案管理的目的是服務(wù)于涉密企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營，所以檔案部門應(yīng)針對企業(yè)涉密文件材料的形成、積累以及整理、歸納開展指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督等工作，并積極和其他單位、部門相互協(xié)調(diào)，在轉(zhuǎn)換、傳輸、存儲檔案信息的過程中確保檔案的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性，特別是在歸檔、管理電子文件的環(huán)節(jié)，檔案部門務(wù)必要重視開展著錄與標(biāo)引工作，依據(jù)國家的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，保持著錄項(xiàng)目與檢索語言的統(tǒng)一，從而使數(shù)據(jù)制作、標(biāo)識檢索等趨于規(guī)范，確保檔案數(shù)據(jù)檢索的完整與準(zhǔn)確。同時(shí)，如果部分傳統(tǒng)文檔在過渡時(shí)期無法及時(shí)處理，切忌隨意堆放，務(wù)必要做好整理、分類和編號工作，妥善保存原有紙質(zhì)文檔、膠卷和照片等，避免信息損壞、丟失。

2.2對涉密檔案數(shù)字化掃描要嚴(yán)格管控

最近幾年，涉密企業(yè)開始對紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化掃描的工作，但在該工作環(huán)節(jié)應(yīng)注意：涉密企業(yè)嚴(yán)禁對涉及國家秘密的資料、檔案實(shí)施數(shù)字化掃描，且一般情況下涉及商業(yè)秘密的資料、檔案也不能實(shí)施數(shù)字化掃描，如果涉密企業(yè)需要掃描對商業(yè)秘密有所涉及的檔案，就應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部專門安排場所進(jìn)行，嚴(yán)禁把涉密檔案帶離企業(yè)。同時(shí)，加工場地務(wù)必要安裝好監(jiān)控設(shè)備，對數(shù)字化掃描實(shí)施全程錄像操作；保持加工場所網(wǎng)絡(luò)與設(shè)備的獨(dú)立性，嚴(yán)禁和企業(yè)的辦公網(wǎng)絡(luò)、互聯(lián)網(wǎng)等連接、共享，禁止加工場所的任何計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)連接互聯(lián)網(wǎng)；采取必要的技術(shù)手段，拆封外接設(shè)備的信息出口，保證涉密數(shù)據(jù)沒有接口，從而有效預(yù)防在數(shù)字化掃描中泄露信息。

2.3落實(shí)涉密檔案管理的兩個(gè)平臺建設(shè)

涉密企業(yè)檔案的信息化管理是重點(diǎn)工作，而信息安全是系統(tǒng)性工程，要求企業(yè)檔案部門從管理、技術(shù)兩個(gè)層面著手，采取信息化管理策略，并尚未完善完善管理與技術(shù)條件的情況下將電子載體與紙質(zhì)載體、保密與開放、集中與分散之間的關(guān)系處理好；在尚未完善管理檔案的策略的情況下切忌太過強(qiáng)調(diào)數(shù)字化，杜絕資源共享的隨意性。特別是針對涉密信息，務(wù)必要在信息化管理中納入重點(diǎn)監(jiān)控的范疇。涉密企業(yè)檔案信息化管理的重點(diǎn)在于落實(shí)兩個(gè)平臺建設(shè)：（1）建設(shè)數(shù)字檔案庫平臺，使其與企業(yè)的PDM、OA等管理系統(tǒng)鏈接起來，采取信息手段、管理手段實(shí)現(xiàn)涉密企業(yè)科研、生產(chǎn)、管理、經(jīng)營全過程的檔案數(shù)字化、信息化。（2）建設(shè)文檔服務(wù)器安全平臺，即涉密企業(yè)要建立文檔綜合服務(wù)器平臺，把各個(gè)計(jì)算機(jī)里散落的文件上傳到該服務(wù)器，以便集中管理、保存。相應(yīng)的，在信息化環(huán)境里要重點(diǎn)控制涉密檔案管理的上述兩個(gè)環(huán)節(jié)，通過密碼管理、多級授權(quán)等安全控制手段確保信息系統(tǒng)的安全性、保密性，提升涉密企業(yè)檔案信息化管理水平。

2.4進(jìn)一步強(qiáng)化電子信息安全技術(shù)應(yīng)用

電子信息安全技術(shù)的應(yīng)用對涉密企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)程的推進(jìn)有重要意義。（1）物理防范策略，即設(shè)置不間斷電源，保證電子檔案信息服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)等的電力供應(yīng)，并針對信息化網(wǎng)絡(luò)電器屬性設(shè)置好防火報(bào)警系統(tǒng)。（2）應(yīng)用防火墻、殺毒軟件，即涉密企業(yè)要針對局域網(wǎng)絡(luò)建立防火墻，隔斷外部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行非正常訪問的源頭，盡可能避免黑客攻擊網(wǎng)絡(luò)；針對涉密企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一采購正版殺毒軟件，統(tǒng)一由服務(wù)器實(shí)行病毒數(shù)據(jù)庫的更新。（3）物理斷網(wǎng)，即涉密企業(yè)要針對有極高保密等級的檔案信息采用非聯(lián)網(wǎng)電腦進(jìn)行單獨(dú)的存儲，并在檔案室內(nèi)保管，只有經(jīng)過允許才能在檔案室里使用檔案。

3結(jié)語

要做好涉密企業(yè)檔案的信息化管理，需要企業(yè)的檔案人員具備高度的使命感、責(zé)任感，練就持之以恒的細(xì)心、耐心，把涉密檔案信息化管理視作檔案工作的技術(shù)革新，從而通過檔案信息化管理推動(dòng)涉密企業(yè)的信息化發(fā)展進(jìn)程，使檔案管理能更好地為涉密企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營服務(wù)，從而發(fā)揮檔案信息化管理在涉密企業(yè)發(fā)展中的應(yīng)有作用。

作者:郭春朋 單位:河南思軟電子科技有限公司

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