導(dǎo)語：工程項(xiàng)目管理的文檔管理研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、文檔管理的重要性分析

文件主要記錄工程項(xiàng)目的進(jìn)展，是工程項(xiàng)目的血液。一個(gè)團(tuán)體之間的溝通，必須要通過文件進(jìn)行展示，由于每個(gè)人對(duì)工程的理解、立場(chǎng)以及文化程度和在工程中的地位各不相同，在思想上也存在著嚴(yán)重的差異，再加上涉外工程存在語言差異性的問題，導(dǎo)致最終落實(shí)方案存在一定的差異性。因此，這就需要建立書面文檔，對(duì)工程的進(jìn)度、質(zhì)量要求、合同等方面進(jìn)行規(guī)定，從而減少不必要的溝通障礙。此外，建立明確的文檔，還能為參與者提供廣闊的思考空間。為了達(dá)到良好的溝通效果，各式各樣的文檔建立是非常有必要的，文檔建立的過程中，它能夠?qū)?xiàng)目進(jìn)行記錄管理，通過對(duì)文檔進(jìn)行儲(chǔ)存，還能為其他項(xiàng)目的實(shí)施和標(biāo)準(zhǔn)制定提供合理的借鑒。項(xiàng)目文檔管理并不會(huì)隨著人員的改變、時(shí)間的推移而發(fā)生變化。如果只使用工作人員的記憶和思路進(jìn)行工程項(xiàng)目的記錄，這很容易由于記憶的偏差而導(dǎo)致項(xiàng)目管理出現(xiàn)漏洞，甚至?xí)?duì)工程項(xiàng)目信息造成嚴(yán)重的影響。此外，若未能對(duì)工程項(xiàng)目做好文檔管理，在實(shí)施工程建設(shè)中，若要增加工作量則比較困難，人們?cè)诨ハ嘟涣鞯倪^程中，主要習(xí)慣于使用口頭交流，這樣不可避免造成信息上的遺漏，對(duì)于工程項(xiàng)目的溝通更是如此，舉個(gè)例子，一項(xiàng)工程在施工之前，其材料質(zhì)量等方面都需要不同的工作人員進(jìn)行審核，審核的標(biāo)準(zhǔn)和方法就需要通過建立文檔來完成，倘若沒有建立行之有效的文檔管理體系，則嚴(yán)重影響到工程質(zhì)量管理，從而導(dǎo)致工程質(zhì)量下降。此外，文檔的建立和管理要講求一致性，過多的文檔管理會(huì)讓管理者和相關(guān)工作人員無從下手，影響工程項(xiàng)目的進(jìn)度。

二、文檔管理需要注意的相關(guān)事項(xiàng)

關(guān)于文檔管理需要注意情況較多，下面進(jìn)行詳細(xì)分析。1.控制好文檔的分?jǐn)?shù)。在涉外工程項(xiàng)目的實(shí)施過程中，文件的數(shù)量和相關(guān)資料的數(shù)量管理是一個(gè)重要的問題。在工作過程中，會(huì)不可避免地出現(xiàn)大量文件資料以及工程資料，對(duì)于這一累積過程，文檔管理人員要根據(jù)合同簽訂的內(nèi)容，文件份數(shù)等，并考慮存檔、實(shí)際運(yùn)行等方面的實(shí)際要求，從而將文件的份數(shù)控制在合理的范圍之內(nèi)。此外，由于項(xiàng)目工程涉及的對(duì)象較多，其中包括：客戶、監(jiān)理、各級(jí)承包商、政府管理部門等，再加上政府相關(guān)管理部門等。因此，工程管理人員需要從多方面入手進(jìn)行配合管理，根據(jù)不同的要求發(fā)放文件。舉個(gè)例子，在工程施工的過程中，若出現(xiàn)舊有的建筑物、管線等，則必須要進(jìn)行及時(shí)的處理，若將同一件事情分成多次文檔輸送的話，便會(huì)嚴(yán)重影響工程的進(jìn)度，嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致進(jìn)度缺失，企業(yè)蒙受損失等，這時(shí)候便必須采取同時(shí)發(fā)文的措施，將工程有關(guān)的對(duì)象均進(jìn)行一同發(fā)送，從而加快處理速度。2.文檔管理過程中要注意言辭。言辭的表達(dá)非常重要，無論是合同還是相關(guān)協(xié)議，如果文字表述不清楚的話，則容易產(chǎn)生誤解，對(duì)工程產(chǎn)生巨大的影響。在工程召開例會(huì)的過程中，通常要進(jìn)行一系列的匯報(bào)等。匯報(bào)的標(biāo)題非常重要。單位需要解決的問題，這一個(gè)題目本身就存在嚴(yán)重的歧義，到底是單位要負(fù)責(zé)解決的問題，還是說遇到某方面的問題需要及時(shí)處理？如果不能及時(shí)進(jìn)行調(diào)查的話，則很容易讓人產(chǎn)生誤解。在匯報(bào)的過程中必須要注意這方面的問題。特別是有語言差異的涉外項(xiàng)目，人們?cè)谡Z意的理解上存在著一定的差異性，這要求翻譯人員具備相應(yīng)的項(xiàng)目知識(shí)，從而更好地理解英文含義，避免在翻譯的過程中出現(xiàn)失誤而導(dǎo)致意思上的誤解。3.建立負(fù)責(zé)制，配備專門的部門或工作人員進(jìn)行文檔管理工作。固定工作人員進(jìn)行文檔管理工作，專門負(fù)責(zé)接受或發(fā)送文件，并對(duì)文件進(jìn)行及時(shí)的統(tǒng)計(jì)是非常必要的。在文件接收發(fā)的過程中，會(huì)出現(xiàn)多頭發(fā)文的現(xiàn)象，若再加上每個(gè)人的理解不盡相同，則很容易對(duì)文檔產(chǎn)生誤解，文檔的數(shù)量統(tǒng)計(jì)也比較困難。因此，建立相關(guān)的責(zé)任制度，有專門的工作人員對(duì)文檔進(jìn)行有效管理，才能對(duì)文檔進(jìn)行歸納統(tǒng)一，便于查詢工作，促進(jìn)項(xiàng)目管理的進(jìn)行。4.注意保存好原件。原件非常重要，尤其是對(duì)于涉外工程項(xiàng)目來講，如果出現(xiàn)了糾紛的話，則必須要按照國(guó)際相關(guān)法令進(jìn)行解決，這就需要使用到原文件。根據(jù)國(guó)際商事務(wù)仲裁的相關(guān)規(guī)則表示，提交的證據(jù)，必須要是第一文件證據(jù)，即各種記錄的紙張、錄音、影像等。由此可見，對(duì)文件原件進(jìn)行完整的保留，不僅有利于對(duì)糾紛進(jìn)行處理，更有利于保障自身的利益。5.制定合理的文檔編碼體系，從而提高管理效率。對(duì)文檔編碼進(jìn)行合理的制定和統(tǒng)一，能最大限度對(duì)文檔的內(nèi)容進(jìn)行描述、分類甚至是命名。若編碼的不一致的話，則很容易導(dǎo)致文件混亂現(xiàn)象。本文建議采用EXCEL軟件進(jìn)行文檔的管理，該方法主要可以利用獨(dú)特的排序功能，將文檔的編碼輸入表中，并通過該功能對(duì)文檔進(jìn)行升降排序和總匯。其次，EXCEL表格中的超鏈接也非常實(shí)用，通過超鏈接，對(duì)庫存網(wǎng)絡(luò)中的文檔進(jìn)行查找，從而提高查找的準(zhǔn)確性。

三、結(jié)束語

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷發(fā)展，涉外項(xiàng)目的比例逐步提升，加強(qiáng)對(duì)文檔進(jìn)行有效管理是非常重要的。在管理的實(shí)際過程中，難免會(huì)出現(xiàn)各種問題，這就需要工作人員使用靈活的管理手段，在工程開展之前做好準(zhǔn)備工作，從而提高管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)高效管理，提高工程項(xiàng)目的質(zhì)量。只有這樣，才能在激烈的商務(wù)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)展。

本文作者:劉坤工作單位:大慶井下作業(yè)分公司