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建設工程質量最初是一個生活化的概念,是一種感受性評價,是對建設工程性能、品質和安全的綜合性表述。但隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發展,對建設工程質量有了嚴格的定義,即建設工程質量是指工程滿足業主需要的,符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性綜合,包括:適用性、耐久性、安全性、可靠性、經濟性、與環境協調性六個方面。特別是隨著量化分析和精細化管理的推動,對建設工程質量有了一系列精確的評價體系。當我們的評價由感受性的經驗模式上升到以數據和現狀圖紙為依據的體系化模式時,對建設工程質量的評價就不再是以到工程現場看看就行了,而是以建設工程檔案為基礎,以指標的量化統計分析為手段,進行綜合測評了。這實際上是說,建設工程檔案直接反映了建設工程質量,我們應以建設工程檔案為依據來全面評價工程質量。

建設工程檔案作為建設工程質量直接反映還有一層非常重要的意義,那就是在工程建設過程中,有許多工序的內容是要被下一道工序所掩蓋的,也就是隱蔽工程。對這一部分,在工程竣工后我們是看不到的,也難以檢測得到,我們只能根據掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現場記錄對這一部分工程內容進行評價,工程檔案在此的作用就是無可替代了。

在前面我們已經論述過建設工程檔案是建設工程的有機組成部分,從現代管理科學的角度來看,建設工程檔案的質量也是建設工程質量的重要構成部分。工程檔案質量好,反映工程管理規范,反映工程管理人員素質高,反映工程質量好。這一個觀點可以從建設工程項目參評“魯班獎”、“芙蓉獎”等獎項活動看出。凡是有意參評的項目,對建設工程檔案管理都是非常重視的,都非常重視檔案的真實性、完整性,包括施工現場拍照、錄像等方面都是非常重視的,對檔案的編制就更加認真細致、精益求精了。

4工程檔案管理是工程質量控制的關鍵環節

建設工程檔案是一個靜態的概念,而建設工程檔案管理則是一個動態的過程。一般來說,這一過程的目的和結果都是建立真實、完整、系統的建設工程檔案。但對這一過程進行深入、清晰的研究,我們會發現,工程檔案管理實際上不是一個單獨的、孤立的行為,實際上是工程項目管理的一部分。更進一步,我們從工程質量控制的角度出發,工程檔案管理占有關鍵的一席之地。

建設工程項目管理中的質量控制主要表現為施工組織和施工現場的質量控制,控制的內容包括工藝質量控制和產品質量控制。影響質量控制的因素主要有“人、材料、機械、方法和環境”等五大方面。從“人”的因素來看,建設工程資料員是建設工程中不可缺少的技術人員,要經過專門培訓后持證上崗,而且要保證資料員的穩定。從“材料”的因素來看,所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是建設工程質量保證材料的主體;從“機械”的因素來看,機械設備的使用和現場調度是施工組織設計的重要內容;從“方法”的因素來看,對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志;從“環境”的因素來看,我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環境進行拍照和錄像,反映場地環境的變化;上述幾個方面的資料都在建設工程檔案的收集編制范圍內,所以工程質量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。

早期的建設工程項目管理的確對工程檔案管理有所忽略,建設工程項目管理人員培訓(俗稱“五大員”培訓)一般是指:施工員、監理員、材料員、安全員、造價員,一直沒有包括資料員。而建設工程資料員培訓由各市城建檔案館自行組織,沒有納入建設職業培訓范疇,也沒有發國家認可的證書。近幾年,隨著建設工程檔案管理對建設工程質量控制重要性的認識日益提高,有的城市實現了建設工程資料員經常性培訓,還將《資料員合格證》上網,便于查詢和核對,并要求每個建設工程項目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作,才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案;有的城市,如上海、重慶等已經將資料員納入了“五大員”培訓,長沙市2008年也正式將資料員培訓納入建設職業培訓。建設工程檔案管理作為建設工程質量控制的關鍵環節已得到越來越多的重視。

2000年頒布的國務院第279號令《建設工程質量管理條例》,首次從國家法規的層面把建設工程檔案管理納入建設工程質量控制體系,對建設工程檔案的內容、質量要求、報送移交和法律責任進行了強制性規定,是目前推動我國城建檔案工作發展最重要的一部法規。建設工程檔案管理的要求已經從微觀提升到了宏觀,從基層技術實踐提升到了國家法規意志,這是對建設工程檔案管理在工程質量控制體系中重要作用最有力的證明。

5工程檔案管理是提高工程質量的重要手段

工程檔案管理在行政上體現一種強制性,這種強制性往往與建設行政職能高度融合,既可以作為行政許可的前置條件,也可以作為工程竣工審查程序的一個部分,還可以作為行政執法檢查的一個內容。這一系列的行政行為,以加強工程檔案管理為手段,卻能取得提高工程質量的效果。

從長沙市建設工程檔案管理的實踐來看,第一步是由市建委把關,在建設工程取得《施工許可證》之前,建設單位一定要與市城建檔案館簽訂《報送建設工程竣工檔案責任書》,并填寫《建設工程竣工檔案責任人登記表》,從一開始就把建設工程檔案的要求、責任告知建設單位,要求他們明確分管領導和專門資料人員,對工程資料終身負責,提高他們的檔案責任意識;第二步是對建設工程檔案實行專人負責、全程跟蹤、經常性業務指導,發現問題及時整改;第三步是工程竣工前對建設工程檔案預驗收,預驗收合格發《建設工程竣工檔案初驗認可證》方能舉行竣工驗收會,由市工程質量監督站查驗資料備案后,再完整向市城建檔案館報送移交建設工程竣工檔案并取得《建設工程竣工檔案合格證》,然后才能去辦產權產籍手續;此外,還由市建委統一組織建設工程檔案編制執法檢查,加強工程檔案收集編制的原始性、真實性、完整性、系統性管理。這一系列與建設行政職能相融合的措施,通過建設工程檔案管理促進了建設工程質量的提高。摘要:本文對建設工程質量和工程檔案管理的相互關系進行了全面研究,提出了工程檔案是建設工程的有機組成部分,是工程質量的直接反映,工程檔案管理是工程質量控制的關鍵環節,是提高工程質量的重要手段等觀點;對提高建設工程中建設、設計、施工、監理等各方面人員的檔案意識,促進工程檔案管理進一步融入工程質量保證體系具有較強的參考價值。