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一、傳統文書檔案管理存在的問題

（一）借閱復雜、時效性不強

當某些人員需要閱讀一份文件時，不能立即的查找到，人員首先要進入到專門的檔案管理室進行查找，在尋找過程中也耗費了大量的時間和精力，對于外地的工作人員來說更是對其造成了很大的困難和不便。另外，當有緊急文件需要讀取時，也不能馬上進行查閱，影響了辦事的效率。還存在一點問題就是文檔的數量較少，甚至于一些重要文檔的數據資料僅為一份，這就造成了借閱時的困難，為了一份文件需要等待很長的時間，嚴重影響了借閱的時效性。

（二）文件檔案管理繁瑣，不宜整理

傳統的借閱文檔過程首先是人員進行登記，對人員的姓名、身份證號以及借閱時間、文件資料進行詳細備份，再允許人員去尋找文書檔案。管理人員要對這些登記的資料進行備份和收錄，在這一過程中就增加了工作人員的時間。另外，檔案的收錄要經過多個部門，當基層的管理人員對借閱檔案人的資料進行備份后，還要將所有備份的資料進行匯集，等待審查部門的審核通過從而放入到資料管理室中，原本輕松簡單的一個過程卻變得如此繁瑣，這不僅僅給借閱人員帶來難度，還給工作人員增加負擔。

（三）紙質文件保存不當極易損壞

傳統文件文檔多以紙質形式出現，一些重要的資料由于年限的積累以及運輸過程的碰撞極易損壞，極珍貴的文檔一旦遭到損壞則很難復原。

二、文書檔案管理信息化的優點

（一）增強實效性

運用信息化來管理文檔，可以有效增強檔案管理以及借閱的實效性，當某部門的工作人員想要查詢文檔資料時，可以省去人工尋找的麻煩直接通過網絡管理查詢到文件的位置，輕松查閱，節省了大量的時間。另外，有些資料由于珍貴數量很少，通過網絡查閱可以減少人員排隊借閱，工作人員可以通過網上登記從而輕松進行資料的備份，極大地增強了檔案管理的時效性。

（二）實現快速查詢

信息化管理可以極大地加快文檔的查詢速度，對于一般的資料文件，一些客戶可以在相關的地點通過網絡直接查找，或者輸入相關的關鍵詞語即可快速顯示出資料，省去了到檔案部門的不便。

（三）保證了文件的機密性

信息化檔案管理更加強化了檔案的保密性，由于有些文檔是成卷的，所涉及到的機密眾多，一些人員所需要借閱的檔案只是成卷中的一部分，通過信息化管理，相關的借閱人員可以通過準確的搜索從而將需要的文件進行精準的刪減，避免了機密的泄漏，保證了文件的機密性。

（四）提升檢索的效率

在傳統的人工管理中，一些借閱人員清楚的知道自己所要借閱的文件，可以直接尋找，然而一些借閱人員并不太清楚所要借閱文件的類型。因此，信息化建設可以輕松的解決這一問題，信息化管理中設有模糊查詢的功能，客戶只需要輸入個別關鍵語，系統即可自動幫助客戶查找到需要的資料。

三、文書檔案管理信息化系統的功能構建及設計

（一）權限管理

權限管理是信息化建設的主要功能，這一功能不僅有利于節省文檔管理人員的工作時間，還能增強管理者的效率。只有檔案的管理者可以進行系統的管理和查詢數據庫，并可對借閱者進行看管。普通的借閱者只擁有閱讀的權限，不可隨意查看數據庫和相關管理資料。同時，可以將管理者區分為日常看管和系統管理者。其中，系統管理人員可以進行密碼的設定和檔案的操作，日常看管者可以進行系統的日常維護，從而加強權限。

（二）分類檢索

文檔信息化建設及其便利，可以隨時調整。文檔管理人員不但可以對文檔進行自定義，還可以根據文檔的類別進行分號，通過分號代碼將同類的文檔歸納到一起，客戶可以按照文檔的編號及時間直接搜索。

（三）文書檔案管理信息系統設計

檔案管理信息化建設主要分為以下幾個步驟，第一，文件管理。文件管理主要指檔案管理人員的管理，檔案人員對文檔進行直接操作。第二，檔案調閱。檔案調閱是對于普通的客戶而言。第三，文檔系統維護，系統維護是文檔管理人員對文件歸檔，將檔案的類別、時間、編號進行調整從而錄入到相應的數據庫中，同時更新數據庫。第四，檔案借閱。檔案借閱是當客戶進行借閱時，首先進行登錄注冊用戶，隨之查找相關文檔進行下載和備份，這一過程，系統將會全面的進行記錄，實現借閱文檔的科學性管理。結束語綜上所述，信息化建設已經走向了我們的生活，隨著科學技術的創新進步，人工管理的時代已經一去不復返。相關的行政管理檔案機關只有不斷的緊追時代的步伐，開展無紙化的信息建設才能真正的發展和變革。在本篇文章中我們探究了人工管理檔案的缺點以及信息管理的相關優點和功能，以期為檔案管理提供有效的指導，從而推進檔案管理的建設。

作者:趙峰 單位:陜西省地方電力（集團）有限公司咸陽供電分公司