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第一篇：施工企業檔案的信息化建設

一、標準規范建設是檔案信息化建設實現的前提

《全國檔案信息化建設實施綱要》將檔案信息化標準規范體系建設列入了檔案信息化建設的六大內容之一,檔案信息化基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設和信息安全保障體系建設都需要相應標準進行規范。俗話說“沒有規矩不成方圓”,標準規范是檔案信息化建設的重要基礎之一。

二、全面系統采集有效信息是檔案信息化建設實現的基礎

為實現企業檔案信息化建設的目標，應建設一個檔案信息資源豐富、現代化水平較高的檔案管理體系，形成涵蓋企業生產、研發和市場等領域的信息應用系統。在信息采集方面，該系統應能夠實現信息的全面、自動、實時采集。要求檔案人員對信息進行進一步的加工和有序化整理，為企業經濟技術決策提供可靠的依據。

三、檔案信息化建設要與施工企業信息化工作有機結合，同步推進

施工企業實施信息化建設是由行業地位、自身特點以及發展趨勢所決定的。建筑行業具有分散的性質，點多面廣，流動性強。施工行業大部分公司都是集團化運作，諸多的分公司、子公司多元化的業務對企業信息化建設也會有大量的需求。施工企業開展信息化建設，就必須充分考慮其自身的機構設置及各自具體需求，從整體上進行把握、協調和設計。施工企業檔案部門，不管是作為一個獨立機構的檔案館，還是掛靠在其他部門的檔案室，要開展檔案信息化建設，就要與施工企業信息化工作有機結合，同步推進。1.與施工企業信息化建設有機結合，充分利用現有資源。信息化建設首先是指信息網絡平臺的建立，并實行辦公自動化。現實工作中可以借助于網絡平臺，實現企業內信息共享，使信息交流更加方便快捷；其次，建立以企業本部為核心的網絡通信系統，可以為企業內部各項目部提供全方位的信息服務，方便企業各部門之間以及員工之間的及時溝通；第三，建立企業的網上對外窗口。通過其可以及時完成企業和其它關系部門之間的信息傳遞，既可以節約成本，也可以提高企業的運轉效率。施工企業信息化建設為檔案信息化建設帶來了難得的機遇與便利。從基礎設施建設，如購買服務器、網絡設備和安全設備等，到網站的建設，都可以利用辦公自動化系統建設平臺。2.與施工企業信息化工作有機結合，方便數據共享。檔案部門無論是收集工作還是利用工作，部門間的數據共享將會給檔案的各項相關工作帶來便利。首先,企業黨政管理形成的相關文件大部分都是通過OA系統進行流轉，因此與OA系統的連接也成為檔案管理軟件的重要任務。其次，檔案室的檔案信息資源建設也離不開施工企業信息數據庫系統的支持。檔案信息化建設與企業信息化工作有機結合，充分利用“共享數據平臺”，可以更容易打通信息資源共享的技術壁壘,從而實現真正意義上的數據共享。3．與企業信息化工作有機結合，體現了檔案工作“三納入”基本原則。從宏觀上講，檔案信息化建設屬于企業信息化工作的一部分，它要求檔案部門做好與信息化主管部門及相關部門的協調與溝通工作。從微觀上講，檔案信息化建設的具體工作最終要落實到具體的相關人員上，由他們負責各項相關的具體任務。而在開展檔案信息化建設過程中，各項工作都要按照相關的規定、規范和標準進行。也就是說，企業檔案信息化工作與企業信息化工作有機結合，就必須實現“三納入”。

四、確保檔案數據的安全是檔案信息化的重點

檔案數據的安全是檔案信息化工作必然要首先考慮的重大問題，只有檔案數據的安全得到保障了，檔案的其他各項工作才能得以順利開展。檔案管理人員必須要有高度保密意識，認真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。同時，在現代信息社會中應樹立高度的安全意識，通過硬件設備、應用軟件、系統軟件、網絡等有效手段來防止人為的干擾破壞，確保檔案信息的安全性和完整性。

五、加強高素質創新人才的培養，為檔案信息化建設提供人才保障

首先要改變觀念，樹立正確的檔案人才觀。人才是檔案信息化建設的關鍵，因此，企業要把培養檔案人才，建設檔案隊伍，提高檔案管理人員的素質放在首位。其次是通過各種渠道，加快加強信息化人才的培養工作。根據施工企業工作特點，對檔案管理人員進行檔案業務及現代化管理方面的培訓，培養和造就一批既掌握施工專業知識，又了解信息技術等現代科技知識的復合型人才，檔案室工作人員逐步向“專家型”轉化，它更多地需要一批素質較好的“檔案信息專家”和“網絡專家”。只有具備了高素質創新人才，才可以更好地應對信息化時代施工企業檔案管理工作的發展需要。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，它的實現不是檔案部門的單一工作，它需要所有檔案人員及所在單位的積極參與與配合，堅持不懈，集中精力解決檔案信息化建設中遇到的主要問題，遇到干擾不能輕易放棄。循序漸進，穩扎穩打是檔案信息化建設的唯一“捷徑”。

作者:李娟 單位:貴州路橋集團有限公司

第二篇:油田企業檔案信息化建設

1檔案信息化建設

1.1提高對檔案信息化認識

在檔案信息網絡系統的建設過程中，要把信息化建設作為檔案管理科學化的一項重要任務，按照集約化、專業化管理的思路，從思想上加以重視，充分認識其必要性和重要性。以項目檔案管理為例，項目啟動時，該項目檔案管理工作便納入項目建設計劃，納入項目建設管理程序，納入項目閉環管理崗位職責，與項目建設管理同步實施；加強與上級主管部門的溝通，加強與監理、總包的溝通，增強建設工程技術人員檔案意識，不斷提高業務能力和自身素質；堅持“三同時”原則，即與合同、工程進度、工程驗收同步；堅持將項目檔案管理納入到項目經理責任制中、納入工作考核體系，提高績效合同中檔案工作權重等方法，保障檔案職能的有效發揮；通過組織培訓、幫扶指導、工作交流等多種形式，推動檔案工作健康發展。

1.2創新檔案信息化管理模式

積極開展檔案數字化工作，創新檔案管理模式，才能有力提升信息化水平。比如整合油田公司檔案資源，實現實體集中、資源共享，逐步完成其他單位檔案資源整合，最終實現專業化管理模式；或者采取委托保管的形式，充分利用社會資源解決檔案保管問題；條件成熟的系統要與檔案管理系統集成，避免歸檔部門重復錄入數據或數字化掃描，充分發揮系統集成優勢。或可以結合各自實際，積極探索符合自身發展需要的檔案管理模式。積極推進檔案工作機制創新，制定實施細則，加強宣傳指導，夯實各項基礎工作；另一方面要借鑒其他公司經驗，結合業務特點和工作實際，開展管理創新，全面提高管理水平。積極推進評價方法創新，實踐證明檔案工作評價是推動檔案工作發展的有效抓手。

1.3加強檔案隊伍建設

建設一支業務精湛的專業化隊伍，是適應檔案發展新形勢、新常態的關鍵。要重視檔案隊伍建設，為檔案部門配備堅強有力的領導班子，賦予檔案部門和人員相應的待遇和地位。檔案是一門管理性質的專業，管理日趨信息化、智能化，要嚴格把好人員的入口關，盡可能選擇有專業基礎，有發展潛力和學習能力的員工，摒棄用傳統觀念把檔案作為安置性崗位的思想和做法。切實加強在崗人員的培訓工作，充分利用專業培訓、遠程教育等方式，做好各類檔案人員的崗位培訓，提高全員業務素質，確保新進人員通過培訓考核全部持證上崗。適時開展競賽活動，激勵廣大檔案工作者學習知識、學習技能，提高業務素質。

1.4推進檔案信息化建設

繼續深化應用檔案管理系統，以建設數字檔案館為目標，充分利用系統開展業務管理，提高檔案工作效率和服務水平，推動檔案工作的現代化。加強電子文件歸檔工作，以實現全文數據庫建設為目標，落實“增量電子化”要求，保證電子文件同步歸檔，確保歸檔電子文件的完整準確。按照檔案數字化規范要求，加快“存量數字化”步伐。加強數據質量管理，嚴把數據質量關，加強審核力度，確保進入系統的數據符合要求。科學整合檔案資源，將所屬單位檔案資源全面納入管理范圍，實現跨全宗統一管理，減少重復歸檔和重復保存，推動檔案資源科學配置和高效利用。按照方便利用的原則，在確保信息安全的前提下，進一步調整查閱權限，簡化利用手續，推進網上查閱，提高利用效率。

2結語

檔案信息網絡的建立可以提高檔案信息收集的齊全性和時效性，使檔案信息的利用不受地理位置和時間的制約，檔案信息多方利用成為可能，實現資源共享；可以加快學術交流，提高檔案人員的學識水平；可在更大的范圍宣傳檔案及檔案工作，提高人們的檔案意識；使檔案工作能更好地適應新形勢的發展，為企業工作能更好地適應新形勢的發展，為企業的各項工作提供憑證和依據，使企業在激烈的競爭中立于不敗之地。以創新的理念和科學的方法，推動檔案工作的科學發展、長遠發展。

作者:陸赟蕓 單位:天津市大港油田灘海開發公司

第三篇

一、企業檔案信息化的概念

企業信息化就是利用先進的技術手段、先進的企業管理思想，通過對企業內部生產經營信息和人、財、物資源的合理流動和優化配置，對企業供應鏈、客戶關系等外部資源的整合，實現企業基礎管理的規范化和管理流程的信息化，提高企業技術水平、管理水平和生產效益，從而提升企業核心競爭力。企業檔案信息化建設的兩個支柱是檔案信息數字化和網絡化。企業檔案信息化建設的主要內容是：檔案信息資源的有序整理；檔案信息數據庫的建設；檔案信息網絡的建設；檔案信息資源的開發利用；檔案信息化人才隊伍的建設以及促進信息化建設的政策法規、標準的制定等。

二、企業檔案信息化的內容

（一）實現檔案信息的數字化。檔案信息的數字化是整個檔案信息化建設的基礎，其他一切環節都建立在此基礎之上，傳統介質檔案的管理由以往紙質檔案管理為主向數字化檔案管理為主轉變。因此，企業要以加快館室藏檔案的數字化進程為基礎，以電子文件的歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設。一方面，要把以前形成的傳統檔案通過掃描等途徑轉化為數字形式，以便通過計算機直接利用；另一方面，全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現數字化。

（二）實現檔案信息利用的網絡化。檔案服務利用由以往面對面服務為主轉變為以網絡服務為主，借閱者通過網絡提交借閱申請，檔案管理人員通過網絡審核并借出。整個借閱過程，借閱者無須到檔案室聯系，對于部門之間相距較遠的企業來說是極為方便的。由于使用的方便這必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。

（三）實現檢索的自動化。傳統檔案管理雖然編制了不少檢索工具，但是當檔案的數量較大時，使用時效率仍然是不高的。計算機檢索速度快、效率高，可實現多角度檢索，是傳統檢索工具所無法比擬的。

（四）實現檔案信息接收、存儲和提供利用的一體化。這實際是將前3個方面整合起來，使檔案管理的各項活動一環緊扣一環，成為一個連續的整體，以便獲得更高的效率。實現這個一體化的基礎是建立一個統一的計算機系統，包括硬件和軟件。

三、加強企業檔案信息化建設的對策

（一）提高認識，加強領導。檔案信息化建設是一個長期、系統復雜的工程，這需要企業領導高度重視并積極參與協調，建立一個強有力的領導組織機構，對前期的籌備工作，軟硬件的安裝調試、技術人才的引進與培訓，以及后期系統的維護、升級等進行全面考慮，對人員、資金、技術到軟硬件的引進開發都需要進行可行性研究，進而落實資金到位，人員合理引進、配備，從而保證檔案信息化建設的順利實施。

（二）健全制度，規范管理。檔案部門要加強檔案信息化管理的規章制度體系建設，制定文檔一體化制度、歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、查閱利用制度、網絡安全管理制度、機房管理制度、軟件管理制度、操作管理制度、監督管理制度及具體工作人員的崗位目標責任制等，使其具有可操作性，并形成約束機制，確保具體工作的規范有序。要加強對企業檔案信息化建設的標準化、規范化管理。各企業在進行檔案信息化建設中，必須嚴格執行國家檔案局和相關省（市）檔案局有關檔案數字化、電子文件歸檔管理等技術規范標準，確保數字檔案資源格式統一、數據規范、長期可讀、便于共享。在進行檔案數字化加工前，應征得相關檔案行政管理部門的認可，并在其業務指導與監督下進行。各企業在檔案信息化建設中要嚴格遵守《檔案法》和相關省（市）《檔案信息化建設保密管理辦法》等相關法律法規規定，加強對檔案信息化管理系統的管理，采取必要的安全防范措施，確保檔案信息系統的安全。

（三）提升技術，注重培訓。檔案信息化建設的基礎是高科技含量的現代計算機技術的應用，檔案部門應具備相應的技術力量的支持，不僅能夠進行正常的保養維護、安全保護和故障處理等日常工作，還要能適應時展的要求及時進行技術更新和升級。為克服檔案部門信息技術力量不足的實際情況，可采取與高校、科研單位合作的方式，取人之長，補己之短。另外，檔案部門可與相關部門合作，共同開展相同的科技攻關項目，提高檔案信息化成果的高科技含量和標準化水平。檔案信息管理人員不僅應具備過硬的檔案業務知識和技能，還應了解掌握計算機操作、數據錄入、網絡管理、數據庫建設、圖像處理、網頁制作等方面的知識，這就需要檔案部門要為檔案信息管理人員的培訓和進修創造條件，不僅要鼓勵檔案管理人員開展自學，而且要制定規劃，把這方面的內容納入繼續教育中，列入到上崗資格的考試中，作為一項常規的檔案教育培訓內容來抓，以不斷強化檔案信息管理人員的素質，適應工作開展的需要。

作者:劉大勇 單位:哈爾濱市呼蘭區檔案局

第四篇：加快企業檔案信息化建設步伐

一、開展檔案信息化建設的必要性

深化檔案信息化建設是實現自身更好發展的必然要求。應用現代化管理手段、最大限度地實現檔案信息資源共享已成為大勢所趨。進一步完善檔案信息化和網絡化建設，可以使檔案管理不再費時費力，檢索查詢更方便。

二、開展檔案信息化建設內涵

檔案信息化建設突破同一份檔案同一時間內無法提供多人利用的瓶頸，實現檔案信息資源的網上傳遞和共享。實現網上瀏覽、查閱檔案，能夠很好地保護檔案原件，最大程度減少檔案原件因調卷、翻閱等直接接觸過程中產生的損耗。檔案數字化過程中會對檔案原件整理，對于破損的檔案原件修復，對掃描完的圖像進行去污、校正等處理，使檔案信息清晰、可辨，方便查閱利用。避免傳統檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現象，可解決檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾。

三、實施檔案信息化建設的做法

（一）實施檔案數字化戰略，提升檔案服務能力將檔案信息化建設納入企業信息化建設總體規劃和目標，將數字化技術、網絡技術廣泛應用于檔案管理。建立室藏檔案案卷級或文件級目錄數據庫。對重要的和利用頻繁的檔案建立圖像數據庫。紙質檔案全部實現數字圖像與相關聯的目錄數據的掛接，能進行全文檢索、瀏覽。實現辦公自動化系統與檔案管理系統相銜接，檔案部門在網絡環境下能夠實現對各類電子文件的收集、整合、控制和傳遞。文件形成部門負責鑒定歸檔電子文件的真實性、完整性和有效性及確定密級和劃定保管期限。重要電子檔案進行紙質等載體的異質備份。電子檔案一式三套存儲在脫機載體上。收集和傳遞網絡化，拓寬管理思路，實現文檔一體化和重要檔案的全部數字化，實現檔案資料的網上遠程查詢和借閱功能。

（二）保障檔案信息化過程中檔案實體的安全在檔案數字化加工項目中，對每一項（如每一卷/件）任務進行數字化加工的過程可以分為提卷出庫、檔案查卷、編寫頁號、拆除裝訂物、數據錄入、目錄核校、紙面處理、檔案掃描、掃描抽檢、圖像處理、圖像質檢、格式轉換、轉換核查、數據掛接、檔案裝訂、總質檢、還卷入庫等環節，每一項任務以“提卷單”為開始，以“流程單”為過程跟蹤，以“還卷單”為結束。

1.提卷出庫。在檔案數字化加工項目中，每次提卷，檔案管理人員負責對出庫的檔案實體進行出庫登記，并由檔案管理人員和提卷出庫人員共同簽字確認；提卷出庫人員負責填寫《提卷單》相關信息，包括調卷時間、全宗號、年度、起止卷號、所調卷數等信息，對于調卷時所缺的卷，在《提卷單》上要明確進行說明，對短缺以及其他特殊情況的處理要進行詳細記載，最后需要由提卷出庫人員和檔案管理人員一起進行簽字確認；檔案管理人員陪同、跟蹤、監督提卷出庫人員將檔案實體從用戶庫房運送到加工現場的全過程；項目負責人對進入加工現場的檔案實體進行入場登記，并由項目負責人和提卷出庫人員共同簽字確認；項目負責人在調卷記錄中簽字確認。

2.檔案查卷。在檔案數字化加工項目中，檔案查卷人員對所提案卷進行逐卷檢查核對，核對案卷中是否有卷內目錄、備考表，并將檢查結果記載到《流程單》，對擬掃描檔案逐份進行鑒定，區分掃描件與非掃描件。檔案嚴重破損、污染和字跡褪變等情況在《流程單》相應欄中標注清楚“此件不掃”“此頁不掃”“原件破損”“原件模糊”“原件殘缺”等情況說明。最后，查卷人員將形成《流程單》加入到案卷首頁，保證案卷與《流程單》的一一對應，查卷人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫查卷相關信息，同時利用“文檔數字化管理系統”中的“檔案查卷”功能，將查卷相關信息記載到系統中。

3.編寫頁號。在檔案數字化項目加工中，編寫頁號人員負責對每卷進行頁號的編寫，在編寫頁號過程中，編寫頁號人員要將文件中遇到原件有破損、水跡、墨跡、字跡擴散、復印件、傳真件、破損、蟲、霉的情況詳細記載在《流程單》中，編寫頁號人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫編寫頁號相關信息（如編寫人、編寫時間等信息），同時利用“文檔數字化管理系統”中的“編寫頁號”功能，將編寫頁號相關信息記載到系統中。

4.拆除裝訂物。在檔案數字化加工項目中，裝訂物拆除人員負責對每卷進行檢查，如果發現裝訂物，如原金屬裝訂物（如：金屬夾條、回形針、訂書訂、大頭針等）及一般線裝物，需要采用夾子、剪刀等相應拆除工具，將裝訂物進行拆除，但必須小心細致，不得損壞檔案，當完成一卷的裝訂物拆除工作后，裝訂物拆除人員需要在《流程單》上填寫裝訂物拆除相關信息，同時利用“文檔數字化管理系統”中的“裝訂物拆除”功能，將裝訂物拆除相關信息記載到系統中。

5.數據錄入。在檔案數字化加工項目中，數據錄入人員依據《檔案數字化項目用戶需求調研報告》中著錄項要求，利用“文檔數字化管理系統”中的“數據錄入”功能，參照檔案實體以卷為單位逐卷、逐件進行檔案目錄信息的錄入。數據錄入人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫數據錄入相關信息（如數據錄入人、數據錄入時間等信息），同時利用“文檔數字化管理系統”中的“數據錄入”功能，將數據錄入相關信息記載到系統中。

6.數據質檢。在檔案數字化加工項目中，數據質檢人員依據《檔案數字化項目用戶需求調研報告》中著錄項要求，利用“文檔數字化管理系統”中的“數據質檢”功能，參照檔案實體以卷為單位逐卷、逐件對已經錄入的檔案目錄信息進行校對，如果發現錯誤就地進行修改，系統自動記載數據錯誤信息和改錯過程信息。數據質檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫數據錄入相關信息（如數據質檢人、數據質檢時間等信息），同時利用“文檔數字化管理系統”中的“數據質檢”功能，將數據質檢相關信息記載到系統中。

7.紙面處理。在檔案數字化加工項目中，紙面處理是整個數字化加工工序中最難、最重要的一個環節，紙面處理的好壞直接關系到整個數字化加工項目的質量。紙面處理工作包括：①折角、皺折問題：可以采用厚書或其他較重的物體壓平、燙平辦法、蒸汽熏蒸等方法進行處理；②霉變問題：可以采用清洗技術，對于清洗不掉的霉變紙張，可以采用先進行蒸汽熏蒸，然后采用擦洗技術，將紙張上的霉變物質進行清除；③傳真件或電報件所使用的熱敏紙問題：進行加深復印（掃描時只需掃描復印件即可）；④原件破損缺字問題：先進行紙張修裱（掃描時需要對修裱后的紙張進行掃描），同時在對應目錄信息“備考”字段中進行注釋。在進行紙面處理的過程中，要以不損壞檔案實體為原則。在完成每卷的紙面處理后，紙面處理人員需要在《流程單》上填寫紙面處理相關信息（如處理人、處理時間、處理內容等信息），同時利用“文檔數字化管理系統”中的“紙面處理”功能，將紙面處理的相關信息記載到系統中。

8.檔案掃描。在檔案數字化加工項目中，檔案掃描人員依據《檔案數字化項目用戶需求調研報告》技術要求，利用“文檔數字化管理系統”中的“檔案掃描”功能，以卷為單位逐件進行掃描，在掃描的過程中，根據檔案原件的質量，需要選擇不同的掃描方式（平板掃描方式、滾筒掃描方式）以及不同的掃描儀進行掃描，掃描獲取的圖像必須保持歷史原貌，確保圖像文件的色彩、亮度、對比度為最佳效果，接近原始文件色彩。檔案掃描人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫檔案掃描相關信息，同時利用“文檔數字化管理系統”中的“檔案掃描”功能，將檔案掃描相關信息記載到系統中。

9.掃描抽檢。在檔案數字化加工項目中，為了降低后期返工的風險，將圖像處理、圖像質檢等工序的工作量降低到最少，需要對掃描文件進行抽檢。掃描抽檢人員可以利用“文檔數字化管理”系統中的“掃描抽檢”功能，以每卷檔案實體為參考，對系統中的掃描數據進行檢查等操作。掃描抽檢人員在檢查完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫掃描抽檢相關信息（如抽檢人、抽檢時間、發現問題等信息），同時利用“文檔數字化管理系統”中的“掃描抽檢”功能，將掃描抽檢相關信息記載到系統中。

10.圖像處理。在檔案數字化加工項目中，圖像處理人員需要對掃描后生成的圖像文件進行進一步處理，可以利用“文檔數字化管理系統”中的“圖像處理”功能，根據《流程記錄單》，圖像處理人員將記錄的文件個數與實際圖像個數進行核對，采用專業的圖像處理軟件將圖像中不符合需求標準的地方進行處理，在處理過程中將不合格的頁記錄在《流程單》中并返回給掃描環節，并監督掃描人員將其修改，從而確保數字化加工的圖像質量，圖像處理軟件功能主要包括：去黑邊、去污點、去污漬。掃描后形成的文件可能會存在黑邊、零散的小黑點、大塊的污漬等情況，用戶可以根據不同情況自動去除黑邊、污點、污漬，并且可以對處理的閥值（自動處理的強度）進行設置；拼接、拆分文檔。系統支持對一批圖像文件進行掃描、糾編、去污等操作的批量處理，從而提高處理效率。圖像處理人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫圖像處理相關信息（如圖像處理人、圖像處理時間等信息），同時利用“文檔數字化管理系統”中的“圖像處理”功能，將圖像處理相關信息記載到系統中。

11.圖像質檢。在檔案數字化加工項目中，圖像質檢人員依據《流程單》，利用“文檔數字化管理系統”中“圖像質檢”功能，對圖像文件逐頁進行檢查，確保質檢后的圖像數據與檔案實體資料一致，確保無缺頁現象，確保圖像文件中的頁碼清晰。圖像質檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫圖像質檢相關信息（如圖像質檢人、圖像質檢時間等信息），同時利用“文檔數字化管理系統”中的“圖像質檢”功能，將圖像處理相關信息記載到系統中。

12.格式轉換。在檔案數字化加工項目中，格式轉換人員可以利用“文檔數字化管理系統”中的“格式轉換”功能，將掃描形成的TIF格式的文件轉換成“PDF”和“JPG”兩種格式的電子文件，轉換后的電子文件存放路徑與TIF格式存放路徑一致，文件名稱與原文件名稱一致，只是擴展名不同而已，在轉換的過程中，系統自動為轉換后的電子文件生成MD5校驗碼，并保存到數據庫。格式轉換人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫格式轉換相關信息（如格式轉換人、轉換時間等信息），同時利用“文檔數字化管理系統”中的“格式轉換”功能，將格式轉換相關信息記載到系統中。

13.數據掛接。在檔案數字化加工項目中，在對檔案原件進行掃描、圖像處理、圖像質檢合格后，需要建立檔案目錄信息與掃描圖像文件的關聯關系，數據掛接人員可以利用“文檔數字化管理系統”中的“數據掛接”功能，以檔案目錄信息為依據，以檔案號為關聯關系，建立檔案目錄信息與掃描圖像文件的對應關系，在每次完成掛接工作后，系統自動生成《數據掛接報告》，包括本次掛接人、掛接日期、應掛接數、實掛接數等內容，數據掛接人員可以利用《數據掛接報告》對本次數據掛接進行分析，查找失敗原因，以便采取必要的措施，保證數據掛接的成功。

14.總質檢。在檔案數字化加工項目中，總質檢人員根據項目合同內所規定的驗收方式，利用“文檔數字化管理系統”中的“總質檢”功能，對案卷實體、圖像文件以及目錄著錄信息進行抽檢（包括案卷實體的裝訂情況、目錄信息著錄情況、圖像文件、數據掛接情況、報表輸出情況等），在無特殊的要求時，案卷實體及圖像文件以及目錄著錄信息分別按照總工作量的30%的比例進行抽檢，并將抽檢報告在當天內反饋給糾錯人員。

15.還卷入庫。在檔案數字化加工項目中，在每次還卷的過程中還卷入庫人員負責填寫《還卷單》相關信息，包括還卷時間、全宗號、年度、起止卷號、所還卷數等信息，對出場的檔案實體進行逐卷的清點，最后還卷入庫人員簽字確認；檔案管理人員陪同、跟蹤、監督還卷入庫人員將檔案實體從加工現場運送到用戶庫房的全過程。檔案管理人員對進入庫房的檔案實體進行入庫登記，檔案管理人員在《還卷單》中簽字確認。

（三）檔案管理系統具備在線信息收集、信息管理、借閱管理、數據維護、系統權限定制和綜合利用等功能檔案管理系統采取身份認證、權限控制、加裝防火墻等安全保密措施。檔案管理系統軟件與公司公文處理系統連接，實現文檔一體化。電子檔案實行了磁介質和紙介質異質備份管理。檔案管理人員在系統內建立查詢用戶，并根據用戶的不同身份進行權限設置，檔案管理系統軟件加裝防火墻等安全保密措施。

四、開展檔案信息化建設實施效果

電子文件歸檔功能植入辦公自動化系統，實現電子文件歸檔與電子檔案的全程管理，檔案管理信息系統建設會更科學、規范和有序，升級以后的檔案系統功能更靈活方便。電子文件歸檔、新系統服務功能更完善更強大，助推檔案信息化管理工作更趨規范化、標準化。

作者:高子靜 單位:唐山供電公司

第五篇：企業檔案信息化建設

一、企業檔案信息化建設的目標

檔案工作的最終目的是檔案的提供利用。不論是傳統的檔案管理還是現在的檔案信息化建設，最終目的都是更好的為人們服務。檔案新信息化建設不單單止步于實現計算機檢索檔案目錄，更重要的是完成紙質文件的全文掃描，通過檔案管理平臺實現檔案在線利用和全文檢索，采用現代化設備和科學的管理方法，為企業提供一個高效率、現代化的檔案信息共享平臺。

1.實現檔案管理模式的轉變。由過去檔案實體管理為主向檔案信息管理為重心的轉變。隨著OA辦公自動化系統的普及應用，檔案的來源不單單只是傳統的紙質文件，電子文件的數量急速增加。電子文件在辦公自動化系統中流轉完畢，由檔案管理人員統一收集、在線鑒定、分類、著錄，實現檔案的接收、存儲、利用一體化管理。

2.實現檔案信息的數字化和網絡化。利用數字圖像技術將紙質文件中的文字、圖表、圖片等通過掃描儀、照相機等輸入設備以數字格式存儲。再通過現代網絡技術，將各種數字化檔案信息融為一體，實現檔案信息的在線管理、傳輸和利用。

3.實現檔案信息的高度共享。檔案信息的數字化和網絡化，使檔案信息不再是一盤散沙點，實現了分散信息的集中控制，大大的改變了傳統管理模式下檔案部門各自為政的狀態，打破了時空的局限，可以異地歸檔、隨時查閱，真正實現檔案信息的高度共享。

二、企業檔案信息化建設的現狀

1.檔案信息化建設程度不高。很多企業已經實現了計算機管理，但大多只是應用于目錄檢索，文件也仍然以紙質形式存在，文件的接收、保管、查閱仍然依靠傳統方法，沒有開展檔案信息的數字化、網絡化建設。

2.軟硬件設施設備不足。近年來雖然檔案管理部門逐步配備了一些計算機設備，但是普遍存在機器老化，打印機、掃描儀、照相機等硬件設備和計算機系統、數據庫、檔案管理等軟件設施配備不齊，遠遠不能滿足檔案信息化建設的需求。

3.電子文件管理薄弱。OA辦公自動化系統的使用，產生了大量的電子文件。文件的形成、傳遞、歸檔都在辦公自動化系統中完成。很多企業的檔案管理系統只能單機操作，沒有實現聯網。而實現聯網的企業，往往由于系統兼容的問題，造成檔案管理系統和辦公自動化系統不能對接，文件流轉結束后不能歸口檔案管理系統中，致使電子文件沒能納入檔案管理系統。

4.相關的制度規范不夠完善。檔案信息化建設必須遵循統一的標準規范，制定一套嚴格的制度體系，保證工作有章可循。而目前相關的技術標準、規范并不完善，各部門職責、任務也不明確。

5.檔案信息化建設人員素質參差不齊。目前大多數企業檔案管理人員很少是檔案專業畢業的，檔案意識、計算機技能和基礎知識等嚴重缺乏。有些檔案人員對新形勢的發展缺乏清醒的認識，思想觀念仍然停留在“重管輕用”上，仍然把把管好檔案作為檔案工作的重點，缺乏開展信息化建設的主動意識。

三、推進企業檔案信息化建設的途徑

1.基礎設施建設。企業要根據自身實際，配備計算機、掃描儀、照相機等基本設備，安裝檔案管理系統并實現與辦公自動化系統的互聯互通。建立一個以計算機系統為中心，以通訊系統為支柱，配備以計算機為基礎的自動化管理設施，包括各種輸入輸出設備、海量存儲設備、網絡通訊設備以及數據庫軟件、信息處理軟件的良好的檔案信息處理環境。

2.檔案數字化建設。即實現檔案信息存儲的數字化，這也是檔案信息化的核心，主要包含以下三方面內容：（1）檔案數字化輸入。一是將現有室藏檔案的目錄進行輸入并按需分期建立專題數據庫。建立一個層析清晰、結構合理、范圍廣泛的檔案目錄檢索體系。二是建立全文數據庫。按照國家檔案局提出的重點的、利用頻繁的檔案首先實現全文數字化的要求，堅持需求導向,急用先上，剔除無用，避免浪費的策略，實現原文件信息的全文數字化，并與目錄數據庫一一對應。（2）數字化檔案接收。未來電子文件將成為室藏檔案的主要來源，因此做好現行電子文件的接收與歸檔管理。利用計算機技術實現電子文件在線接收、鑒定、分類、保管、傳輸、利用。制定電子文件歸檔細則和管理規范，實現不同平臺和數據庫的對接，保證電子文件及時歸檔，檔案室則按照統一的格式轉換數據，與室藏檔案數字加工融為一體。（3）檔案數字化轉換。傳統的紙質檔案利用圖像技術，將文件信息通過掃描儀、數碼相機、音視頻等設備完成采集，轉化為數字化信息。并對掃描的圖像進行加工處理，進行圖像糾偏、裁切、去污、色度和亮度調整、多幅圖像拼接處理、藍圖消藍處理，滿足視覺要求和閱讀習慣。檔案的數字化不僅能保護檔案原件，而且方便快捷的在線查閱，更好地滿足員工需求。

3.標準規范建設。這是檔案實體管理向信息管理轉換必須依賴的業務規范和技術標準，是檔案信息化的前提。企業應該建立檔案信息化建設的管理體制，明確各單位和檔案管理部門在信息化過程的職責；制定和完善相關的規章制度、技術標準和規范，為檔案信息的標準化和規范化奠定良好基礎。

4.信息安全建設。一方面是信息存儲的安全性。企業要加強數據庫管理，建立全方位、多層次的備份系統。系統管理員利用集中式管理工具對全網的備份策略進行統一管理，所有的數據可以被備份到與應用服務器和備份服務器相連的任一數據庫內，保證數據存儲的安全可靠。另一方面是檔案利用的安全性。為了確保檔案信息的安全，涉密文件一律不上網。檔案管理員要對檔案在線利用平臺的用戶進行授權，并設置訪問日志，監測異常訪問情況，設置限時限制以防止合法用戶登陸了后因忘記關閉網頁而泄密，制定完善的信息安全制度和信息安全的應急預案，全面保證檔案信息的安全。

5.人才隊伍建設。檔案信息化建設需要一批既精通檔案業務又熟練掌握計算機技術的高素質檔案人員，為此企業要加快培養掌握現代化信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，使其更新知識結構，拓寬知識層面，提高業務技能，盡快掌握計算機網絡技術、微縮技術等新知識、新方法，為企業檔案信息化建設提供人才支撐和技術保障。綜上所述，檔案信息化實際是檔案信息的數字化、檔案傳輸的網絡化、檔案管理的標準化、檔案系統的集成化。推進檔案信息化是時展的大方向，企業應在這項工作中舍得投入人力、財力、物力，主動推進檔案信息化建設。只有實現企業檔案工作的信息化，才能和企業的發展相協調，才能適應外部環境的需要，為企業提高市場競爭力，實現可持續發展做出更大的貢獻。

作者:何亞靜 單位:新天綠色能源股份有限公司

第六篇：廣電網絡企業檔案信息化建設

一、企業檔案信息化建設的重要性

企業的檔案信息化需要企業在堅持法制化發展的基礎上，依靠科學的理念以及組織管理手段，結合信息技術和網絡技術等的高新技術手段，實現信息使用過程中的數據化和網絡化的發展，方便收集、傳輸等各個環節的檔案管理工作的開展，還能夠實現檔案的共享，提高檔案中包含信息的使用效率，為企業自身以及社會提供更加優良的服務。企業中的檔案可以說是其重要的信息資源，檔案的信息化建設屬于企業整體信息化的組成部分，也是檔案管理方面的創新手段，在這方面企業應該不斷的加大投入力度，增強相關重視，采取有效的管理措施，確保企業的檔案信息化建設在安全、高效的環境中開發完善，以此來推動企業檔案管理的現代化的實現。另外，檔案信息化的建設還是企業信息化工程項目的一部分，關系到實際中企業的發展狀況，企業檔案從整體上看是非常龐雜的，管理水平與使用質量的提升必須依靠信息化的建設發展，這樣還能減輕工作人員的負擔，提高其內部的管理效率，促進傳統管理模式與現代管理模式的轉換，充分發揮企業檔案的存在價值。企業檔案的信息化也是基礎管理工作的組成，檔案不僅能維護企業的利益以及歷史成就，還是一種重要的信息資源，完整的檔案能夠真實的反映企業的發展歷程，檔案的使用已經成為企業發展的不可缺少的一部分。

二、廣電網絡企業的發展現狀和趨勢

隨著三大網絡業務的逐步融合，廣電網絡網上業務流量由視頻傳輸演變為寬帶、多媒體的信息通信，從而使廣電網絡企業靈活開展各種業務成為可能。與此同時，計算機網絡技術向廣電網絡領域進行了深入而持續的滲透，使得傳統的廣電網絡信息化實際發生了轉變，由原來的有限集成相互獨立的應用系統發展成為了先進的工作流管理和信息技術為基礎的整體集成以及信息應用系統。這種網絡市場環境的革新，使得廣電網絡的發展方向也發生了重要的轉變，傳統的有線電視網絡企業是單一的模擬傳輸網絡，經營的網絡建設中心是壟斷式的，對有線電視業務進行基本的模擬，對廣播節目則實行單向的模擬，電話是唯一的投訴通道，而現代的廣電網絡企業使用的是寬帶IP等形式的多業務集成媒體網絡，主要以市場的發展為導向，用戶為主導和中心，采取全面增值的業務服務模式，開展數字電視節目以及數據業務，克服體系也打破了單一的形式，采取多個接入式的形式，比如電話、網站等。現代化的廣電網絡企業在新形勢下必然會以快速、靈活的經營方式適應市場環境，通過管理創新、組織創新、技術創新等手段來增強企業綜合的競爭實力，并且在市場中能更快的贏得有利地位，為用戶提供更加滿意的服務內容。

三、廣電網絡企業檔案信息化建設的主要目標

廣電網絡企業在發展中需要不斷的優化內部管理程序，創新管理系統的發展目標，其具體的檔案信息化建設主要包含五個方面的目標。第一個方面就是加快檔案信息網絡的建設，在企業信息網絡綜合性的平臺基礎上建成檔案管理的獨立平臺，第二個方面的目標就是加快企業檔案管理信息網站的建立，這樣有利于廣電網絡企業有效的開展對外業務，增強企業內部的服務水平，實現檔案資源的最大化的共享，從而達到提高工作效率的效果。還能夠改善企業中客戶的關系管理，與各種利益構成機構達成良好的協作關系。第三個方面的目標是健全檔案管理系統以及規劃系統的建設，實現檔案管理的自動化，解放手工管理檔案的工作人員，提高檔案網絡管理的科學化和系統化。第四個方面的目標是完善企業信息系統的建設，檔案信息化建設是企業整體信息化的一部分，只有檔案信息化管理的實現才能夠達到企業業務流程信息化的完善，從而提高企業檔案應用的靈活性。第五個方面的目標是逐漸成立企業內部的檔案信息數據中心，使企業在發展中能夠對自身的信息資源進行綜合全面的分析總結，為信息的集成化管理創造條件，從而達到提高企業整體效益的目標。

四、廣電網絡企業檔案信息化建設的

1.結合企業運營框架加強基礎數據的科學管理。因為信息系統的實施是建立在完善的基礎數據之上的，而信息系統的成功運行則是基于對基礎數據的科學管理，可見基礎數據的科學管理是企業信息化建設成功與否的關鍵之一。企業中的檔案管理機構中保存著企業生產經營活動中完整的信息資源，是企業信息化建設的匯集地，企業檔案管理機構應該充分的把握這一發展機遇，把檔案信息化建設納入其中，使檔案信息化與企業信息化統一發展，首先，檔案管理部門需要根據檔案管理的具體要求，對企業信息化的發展規劃以及建設方向提出實際的管理要求，其次，需要充分的運用企業信息化技術和網絡這一現代化交流平臺，開展紙質檔案的數字化轉變工作，提高檔案管理能力以及利用效率。而在廣電網絡企業的運作框架中可以看出，企業的檔案信息系統是以企業數據中心建設為核心存在的，其中的用戶接口和業務系統的一部分組成企業客戶關系的管理系統，這樣能夠使企業不斷的發展新用戶，而且還能鞏固老用戶，在進行市場分析的時候，檔案的信息化建設完成能夠提供更多的便利。

2.廣電網絡企業檔案信息現有資源的開發與系統關系。企業檔案部門是穩定而持久的檔案信息源，以這個信息源為基礎，檔案部門可以方便靈活地將企業方方面面的信息組合起來，滿足各類信息的需求。企業中的檔案管理機構應該充分的發揮自身優勢地位，采用現代化的信息加工技術，將網絡中的信息數據等進行有機的結合，構建成系統化的信息管理中心，并且建設成為館藏豐富、信息資源有效共享的信息網絡平臺，這樣能夠實現檔案為企業全方位提供服務的文獻信息的功能，運用現有的信息進行多次的編研，在企業發展實際需求基礎上，進行信息的整合加工就能夠使檔案信息中心得到不斷的豐富，使得檔案信息平臺增加新穎性特點，從而起到增加檔案信息服務針對性的效果。

五、結語

企業檔案信息化的建設是一個復雜的系統化的工程，需要與國家整體的檔案信息網絡保持一致更是增加了信息化建設的難度，因此在廣電網絡企業檔案信息化的建設中需要立足全局，做好提前的設計準備工作，分步驟實施，作為企業檔案的管理者必須提高對信息化的認識，以及信息化對檔案管理的重要意義，明確信息化建設的指導思想，從而推動檔案工作的全面進步。

作者:宋震梅 單位:廣東省廣播電視網絡股份有限公司清遠分公司

第七篇：供水企業檔案信息化建設的思考

1供水企業檔案信息化建設的原則

1.1抓住重點、階段性推進。當前我國供水企業檔案信息化建設水平普遍不高，在現階段供水企業檔案信息化建設的重點主要以信息整理、數據庫建設、網絡建設、信息資源開發利用及檔案信息化人才培養為主，檔案的信息化建設工作還需要分階段的進行推進，抓住當前工作的重點。

1.2以基礎工作帶動數據庫建設。在供水企業檔案信息化建設過程中，數據庫建設作為當前工作的重點，需要在做好基礎性工作的前提下，進一步對數據庫進行完善，加快推動數據庫建設的步伐。

2供水檔案信息化建設存在的問題

2.1缺乏對檔案信息化建設的重視。供水企業在經營過程中更重視于工程建設和水資源的管理等方面的信息化建設，對檔案管理信息化建設普遍重視度不夠，由于資金投入較少，從而導致檔案信息化建設進程較慢，嚴重影響了供水企業檔案信息化建設的順利實施。

2.2規劃缺乏統一性。在供水企業檔案信息化建設過程中，一些專業應用軟件的開發缺乏統一性，而且沒有與檔案管理系統同步，在信息化建設工作中自自為政，缺乏統籌安排和協調，沒有明確的長遠規劃和近期目標，數據的格式和標準缺乏統一性。

2.3數據庫建設不完善。當前供水企業檔案信息化建設還處于初步階段，文件開始向信息化進行過渡。數據庫系統作為檔案信息化建設的核心所在，當前在建設過程中還存在許多不完善的地方，需要加大開發和建設的力度。

2.4檔案管理人員現代化技能缺失。當前供水企業信息化建設過程中，并沒有開展系統的計算機應用培訓，這就使部分檔案管理人員對于利用計算機進行檔案管理還沒有完全掌握，對于電子檔案歸檔、室藏數字化及網絡咨詢服務等操作技能還不十分熟練，制約了檔案信息化的發展。

3加強供水企業檔案信息化建設的具體措施

3.1加強領導，增加投入。成立由分管領導掛帥、各部門負責人參加的領導小組，研究總體發展方案，確定階段性工作目標，協調解決在建設過程中遇到的問題；明確工作機構和工作人員，落實具體工作任務并跟蹤監督檢查；把檔案信息化管理納入系統內的年度工作計劃和所屬各部門管理目標責任制。供水檔案信息化建設是一項綜合性、前沿性的系統工程，需要配備一定規5模的硬件設施，資金需求較大，因此，每年的資金投入都要與信息化建設任務相匹配，以保證檔案工作的有序開展和正常運行。

3.2注重管理，打牢基礎。一要制定與供水信息化建設相協調的檔案信息化建設發展戰略和工作計劃，為保證供水檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。二要增強綜合檔案室的業務監督和指導職責，建立和完善檔案信息管理制度，明晰檔案信息管理流程，實現檔案收集、管理的標準化、規范化。三要加強檔案管理軟件的應用，在供水系統內推廣應用相對統一、符合規范的檔案管理軟件，推進供水檔案綜合目錄數據庫的建設，實現案卷級、文件級的電子檢索。四要加大電子文件的歸檔管理。綜合檔案室作為歸檔文件的信息接收和管理的職能機構，要建立嚴格的信息管理制度，以保證本系統電子文件的真實、完整、可靠和安全；要嚴格執行電子文檔和紙質文檔同時歸檔的雙套制管理辦法，最終實現數字化檔案室。五要積極推進檔案信息化建設與辦公自動化同步發展，充分利用和發揮網站的作用，有計劃地上載開放的供水檔案目錄或公開開放的供水檔案全文信息，向社會提供網上查詢的利用服務，進一步發揮檔案信息資源服務社會的作用。

3.3為水污染防控、生態環境建設提供支撐。供水檔案涉及水量、水質等所有涉水數據，在近年的水污染防控等解決水環境問題中，供水檔案發揮了不可替代的作用。例如在2005年11月的松花江水污染事件中，相關單位綜合供水檔案資料，并根據實際情況，應用不同思路和方法反復校核，及時提出污染帶推移情況分析和預測預報，為松花江水污染防控工作指揮決策爭取了主動。根據預測實施了停水措施。在保障河流健康，維護人水和諧方面，供水檔案發揮著重要的作用。由此可見，利用這些供水檔案資料的分析結果，更有效地維護了江河健康，保障了防洪安全、飲水安全和生態安全，促進了人水和諧。

3.4建設一支高素質的檔案管理隊伍。在當前供水企業檔案信息化建設過程中，需要培育一支高素質的檔案管理隊伍，這就需要制定科學合理的培養計劃，在具體培訓中需要將檔案信息化建設相關的基礎知識、數字化技術、網絡知識及現代化管理技能等列入培訓內容中，同時鼓勵檔案管理人員利用多種形式來提高自身的綜合素質。供水企業還要加強對專業人才的引進，努力提高檔案業務人員對現代化技術的應用能力，確保能夠更好的滿足當前檔案信息化建設的需求。同時企業還需要加強對檔案管理人員信息意識的培養，使其能夠充分的運用信息資源理論和技術手段，加快推動檔案信息資源的開發利用。加強供水企業檔案信息化建設工作，其最終目的是為了實現檔案的開發和利用，更好的發揮檔案的服務功能。所以在當前工作中，我們需要根據現有有供水檔案資料，加快對檔案管理工作的探索力度，充分的利用供水企業檔案資源的優勢，使其為水資源開發、工程規劃設計等工作提供優質的服務。在當前供水企業檔案信息化建設過程中，可以積極尋求各領域對供水信息需求的服務新方式，利用互聯網技術來對供水檔案服務進一步拓展，強化供水檔案信息的深加工，確保供水數據庫功能更加強大，從而更好的提高檔案資源的開發利用價值，使其為供水企業及其他行業提供優質的服務。

作者:黃韻佳 單位:哈爾濱供水集團有限責任公司

第八篇：企業檔案管理信息化建設的幾點思考

一、檔案信息化建設的內涵

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點向以檔案數字化信息為主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。這種轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術和高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

二、檔案信息化應遵循以下四個原則

（一）規范性原則

實現檔案信息化，一方面可以將館藏檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館藏檔案數字化還是接收電子文件，都應該堅持規范性原則，制定相應的標準、規范和法規。只有這樣才能實現企業檔案實現有序化、標準化和規范化，避免互不兼容、重復建設等現象發生。

（二）安全性原則

隨著數字化、網絡化和信息化建設地不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

（三）文檔一體原則

文檔一體化是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。

三、當前企業檔案信息化建設中存在的問題

（一）缺乏統一標準和規范

具體表現在：檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

（二）檔案管理人員知識結構“老化”

有些管理人員傳統思想嚴重，對檔案信息化缺乏必要的認識，沒有把檔案信息化建設擺到應有的高度。少數檔案管理人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門熟路，但對電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索和利用等技術知之甚少這，這些問題的存在，相當程度地制約了企業檔案管理的信息化發展。

（三）軟件系統及其應用相對薄弱，工作基礎較差

許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于實現簡單的查詢和利用，沒有真正發揮作用；另外，也沒有考慮買到的新信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級。

四、企業檔案信息化建設的重點

（一）檔案管理人員的素質建設

檔案信息化建設關鍵的是高素質創新人才的培養。隨著大量高新技術在檔案部門的廣泛應用，必須建立一支分工合理、結構科學、素質過硬、保障有力的檔案管理隊伍。

1.提高檔案管理人員的業務素質

業務素質問題關系到檔案工作數字化建設成敗關鍵。檔案信息化建設涉及數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術、通信技術、網絡技術等現代技術運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術、網絡技術和操作技能。（1）能熟練運用信息工具作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識和運用技能，使自己能熟練使用各種現代信息工具，特別是網絡傳輸工具，為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。（2）能捕捉檔案信息當今信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

2.提高檔案管理人員的思想素質

（1）堅定的政治信念檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作。因此，檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。（2）熱情的工作態度檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業、敬業、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀。在服務態度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉化成有用性、可用性的社會效益和經濟效益。（3）嚴謹細致的工作作風檔案工作不僅是一項政治性、服務性很強的工作，也是一項復雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風。這種工作作風，要求我們整理檔案的區分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、利用檔案等各個環節都要準確無誤。

（二）檔案信息標準規范化建設

檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。標準規范是檔案信息化建設的“交通法規”，檔案信息化法律法規和各種標準的支持，需要國家檔案行政部門制定一整套統、規范化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的只能建立在標準規范的基礎上，必須要有相關大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

1.案信息著錄的規范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規則和標識符號等。檔案著錄是建立檔案信息數據庫的第一步，通過著錄將文件的內容和形式特征記錄下來，形成數據條目，再將數據條目錄入計算機，組成檔案信息數據庫。著錄必須統一規范，否則就會在出現同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時，造成同一檢索點的條目前后不一致的現象，影響檔案機讀目錄數據的檢索和利用效率。

2.檔案信息存儲的規范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進行研究，并制定相應的標準和操作規范。

3.檔案信息管理軟件開發技術的規范化

檔案信息管理是對傳統檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機進行的輔助管理。作為一個規范化的檔案計算機管理系統軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發利用及檔案統計等基本業務管理能力。它不是簡單的模擬手工作業，而是根據檔案管理中各個環節的業務工作流程，結合計算機硬件特性來實現一個具有高效率、高質量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應該更新原有的檔案信息管理系統，將原系統的檔案信息數據庫平滑轉入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數據庫高度共享奠定一個良好的基礎。

作者:向琳 單位:中石化長嶺分公司檔案館