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【摘要】在市場經濟和信息技術快速發展的背景下，我國各項事業逐步朝著信息化方向發展，作為事業單位的重要內容，檔案管理信息化建設直接關系到單位工作效率。這就需要做好事業單位的檔案管理信息化建設工作，以此實現檔案信息的共享，促進檔案部門管理效率與服務質量的提升，推動檔案的專業化、科學化管理。本文就對事業單位檔案管理信息化建設中的問題進行分析，并試探性提出幾點解決路徑，以便相關人士借鑒和參考。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；信息化建設；問題；解決路徑

對于事業單位檔案管理而言，其作為一項隱性工作，為特殊的事業單位工作提供了基礎。然而在檔案管理工作過程中，存在諸多問題，如人員素質不高、缺乏明確的管理目標等，導致檔案管理缺位，無法實現預期的效果[1]。所以在工作中需要立足實際，適當增強人員的綜合素質，明確管理目標，科學融入信息化建設，進而實現檔案管理的信息化建設，達到檔案管理創新發展的目標。

一、事業單位檔案管理信息化建設概述

（一）重要性。首先，促進檔案查詢借閱效率的提升。對于傳統的檔案管理方式而言，檔案查詢問題是紙質檔案管理的最大困擾，這是因為紙質檔案多存儲于特質檔案盒中，根據順序保存在檔案架或檔案柜中，借助檔案目錄查閱或確定檔案存放位置，繼而找到檔案。同時在借閱檔案環節，由于紙質檔案具有易損性的特征，必須要做到隨借隨還，借閱的時間不能過長，防止檔案損壞現象的出現。而隨著檔案管理的信息化建設，檔案都屬于電子文檔，利用計算機進行快速準確地查閱，通過拷貝復制等方式提高檔案管理效率，避免損壞原始檔案。其次，實現檔案管理期限的有效延長。以往事業單位在檔案管理工作中，基本選用紙質存儲的方式，即利用紙質來存儲檔案資料信息，而紙質易受外界環境的影響，增加了檔案資料管理、儲存、采集等環節的難度[2]。檔案管理的信息化則是利用網絡平臺和電子平臺進行管理，用磁盤存儲檔案，對檔案管理模式進行創新和優化，從而節省保存成本，提高檔案資料的完整性和安全性，確保檔案管理的信息化建設。（二）問題。事業單位檔案管理信息化建設中的問題主要可從如下幾點進行分析：①信息化程度不高。當前信息技術被廣泛應用在各個領域，尤其是事業單位的檔案管理工作，然而在實際工作中缺乏較高的信息化程度，依舊沿襲傳統的紙質檔案管理和手工管理方式，致使紙質檔案出現損毀現象，增加查閱難度，降低檔案管理工作效率，不利于檔案的開發利用。②不重視檔案管理信息化建設。事業單位領導不能理性感知信息化社會，對檔案信息化建設的重要性加以忽視，無法發揮出信息化建設的優勢，只片面認為信息化建設屬于趨勢的需求，所以將其作為形式主義事物進行完成，導致該項任務流于表面。同時在檔案管理信息化建設過程中，沒有投入充足的財力、人力和物力，使得檔案信息化建設缺乏有力的支撐，難以達到信息化管理的目標[3]。③人員綜合素質低。強化檔案管理人員的工作能力，在檔案信息化建設中發揮著重要的作用，但目前事業單位檔案管理人員缺乏較高的綜合素質，不能滿足檔案管理信息化建設的實際需要。如部分事業單位沒有培訓或更新檔案管理人員，管理人員缺乏豐富的信息化管理經驗，在檔案管理工作中無法滿足科學、準確、熟悉的要求，不能滿足信息化建設的多樣化需求，影響檔案管理工作的順利開展。

二、加強事業單位檔案管理信息化建設的路徑

第一，加強檔案管理與信息化技術的結合。檔案管理信息化建設過程中，需要完善檔案管理設施，科學利用信息網絡技術，恰當運用信息化的平臺及管理模式，嚴禁盲目采用現有的管理系統，而要立足實際需求，有針對性建設信息化平臺，進一步提高檔案管理的水平?？梢哉f，加強檔案管理和信息化技術的結合，能夠避免檔案管理停留于傳統的思維模式上，防止與信息化建設出現斷層，加快檔案管理信息化建設的步伐。第二，注重檔案管理信息化建設。事業單位在檔案管理工作中，要想實現信息化建設的目標，必須要在管理層面意識到信息化檔案管理的重要意義，加強相應物力、財力、人力的支持，實現檔案信息化建設的目標[4]。此外，事業單位領導層必須要對自身關于信息化社會的知識架構進行適當補充，充分意識到信息化建設在檔案管理工作中的優勢，強化檔案管理信息化的建設，組織相關的宣傳工作，讓單位人員認識到檔案信息化建設的意義，為檔案管理信息化建設提供強有力的保障。第三，提高人員綜合素質。事業單位檔案管理人員在信息化操作技能方面有所欠缺，無法熟練利用計算機技術進行檔案管理工作，致使檔案的修改與錄入存在一定難度，降低工作效率。因此事業單位要加強人員的技能培訓，使其熟練掌握相關技術和操作方式；或者是引進優秀的人才，減少人員因操作不熟練而產生錯誤的檔案信息，從而提高檔案管理工作效率，實現檔案管理的信息化目標。除此之外，單位要鼓勵檔案管理人員要從思想上重視檔案工作，對其所需注意事項進行充分認識，或者是加強人員專業能力的考核，構建科學有效的考核制度，培養出符合崗位所需的高素質的人才。第四，加大資金投入。檔案管理信息化建設需要投入大量的資金，而建設的前提就是館藏檔案的數字化，所以檔案部門在硬件設備方面應該積極引進必需的應用設備，如刻錄機、掃描儀、打印機、計算機等，在檔案管理工作中適當滲透現代化的計算機技術及管理手段。通常工作人員應該借助先進科學的硬件設備，轉化、掃描、補充、整理館藏檔案資源，注重各環節的具體要求，利用各類文檔處理軟件來整理建立的數據庫，保障檢索服務的高效性；或者是建立各類網絡安全防護系統，注重數據信息的備份與加密等工作[5]。隨著信息技術的發展及完善，必須要做好電子檔案的維護及更新工作，加大資金投入力度，確保經費的基礎上，實現檔案信息化建設工作的持續穩定發展。

綜上所述，事業單位的檔案管理屬于一項基礎型和職能型的管理工作，在信息化建設過程中還存在一系列問題，如信息化程度不高、不重視檔案管理信息化建設、人員綜合素質低等，導致檔案管理工作無法有序實施，影響檔案管理信息化建設。針對這種情況，事業單位必須要立足實際，加強檔案管理與信息化技術的結合，注重檔案管理信息化建設，提高人員綜合素質，加大資金投入，通過信息化的方式實現檔案的科學規范管理，最大限度發揮出檔案工作在管理及服務方面的潛在優勢，加快檔案管理信息化建設的步伐。

參考文獻：

[1]李衛東.事業單位檔案信息化建設的問題研究[J].黑龍江科技信息,2017,(03):195.

[2]王小紅.淺析事業單位檔案管理信息化的有效建設策略[J].經營管理者,2017,(08):267.

[3]吳曉蕓.關于事業單位檔案信息化建設的探討[J].經營管理者,2017,(22):261.

[4]郭鵬.淺析事業單位檔案管理信息化建設的可行性路徑[J].才智,2016,(25):248.

[5]侯然然.強化事業單位檔案管理信息化建設的幾點思考[J].黑龍江科學,2014,5(07):196.

作者:高娟 單位:山東省威海市道路運輸管理處