導(dǎo)語：現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)探索一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

人事檔案是事業(yè)單位檔案管理的組成部分，也是事業(yè)單位提升核心競爭力的有力支撐。如今，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段正以非常快的速度滲透到各行各業(yè)。事業(yè)單位人事檔案管理的深化和優(yōu)化離不開互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)手段，因此，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理理念和方法融入事業(yè)單位的人事檔案管理，將有效提升檔案管理效率，推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化。

一、人事檔案的特點(diǎn)

1.全面記錄人員發(fā)展歷程。人事檔案是記錄一個(gè)人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料。在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報(bào)、鑒定考核等工作中都需要用到檔案。一般在個(gè)人檔案中會包括人員的個(gè)人情況、家庭情況、社會關(guān)系、學(xué)習(xí)情況、工作經(jīng)歷等內(nèi)容，全面記載著人員的個(gè)人發(fā)展情況和職業(yè)發(fā)展經(jīng)歷，全景式地展現(xiàn)了個(gè)人成長發(fā)展全貌。這些材料組成了個(gè)人的信息資料存儲庫，能夠?yàn)閱挝唤M織或人事部門招聘、考察、考核人員提供全方位的參考和評價(jià)。2.需要隨時(shí)進(jìn)行動態(tài)更新。人事檔案不同于其他類型的檔案，由于個(gè)人的情況和經(jīng)歷會隨著時(shí)間的推移而產(chǎn)生變化，所以人事檔案的內(nèi)容具有動態(tài)發(fā)展的特點(diǎn)。人員在發(fā)生教育培訓(xùn)、職稱職務(wù)晉升、崗位調(diào)動、獲得獎(jiǎng)勵(lì)等變化后，變動部分均需要記入個(gè)人檔案中，人事檔案管理部門就要及時(shí)地進(jìn)行更新和維護(hù)，確保人員檔案變更的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。此外，人事檔案的動態(tài)性還表現(xiàn)在人事檔案會隨著組織人事關(guān)系而“檔隨人走”。3.檔案內(nèi)容有保密要求。由于人事檔案的內(nèi)容主要反映的是個(gè)人的情況，比如個(gè)人信息、家庭情況等，這些內(nèi)容屬于個(gè)人隱私，因此，檔案的部分內(nèi)容要求時(shí)刻處于保密狀態(tài)，不能對外開放，不能允許除本人和人事部門外的其他人員調(diào)閱。人事檔案部門的管理人員必須要有保密意識，在日常的工作中要清楚哪些檔案內(nèi)容是可以公開的，哪些檔案內(nèi)容是需要保密的。

二、人事檔案信息化建設(shè)的重要意義

1.為檔案提供更為安全的存儲環(huán)境。傳統(tǒng)的檔案均為紙質(zhì)檔案，人事檔案也不例外。由于客觀條件所限，以前的人事檔案只能通過紙質(zhì)材料保存，而保存紙質(zhì)檔案需要有防蟲防霉防火的保管條件和可供一定數(shù)量紙質(zhì)檔案保存的立體空間。人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)后，這個(gè)問題得到了有效解決，電子檔案具有占用空間小、存儲量大、對保存條件要求不高等優(yōu)點(diǎn)，提高了檔案的存儲安全度。2.有助于提升人事檔案的管理效率。由于人事檔案具有動態(tài)性的特點(diǎn)，因此需要經(jīng)常進(jìn)行更新和維護(hù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在多次的查找調(diào)閱后容易造成檔案的破損，不利于檔案的長期保存。運(yùn)用了信息化技術(shù)手段后，避免了此類事件的發(fā)生，并且通過檔案信息服務(wù)平臺，人事檔案可以被快速地找到，人事檔案管理人員可以在第一時(shí)間進(jìn)行錄入更新，從而節(jié)約了人力物力和時(shí)間，提高了管理效率。3.為人民群眾提供更為便捷的服務(wù)。在人事制度改革的大背景下，人事檔案的利用率越來越高。人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)后，只需要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立電子檔案信息資料庫或檔案信息共享平臺，在相應(yīng)的輸入框中輸入“關(guān)鍵詞”就可以快速進(jìn)行檔案查找、調(diào)閱，為需要查閱檔案的人員提供了更為便捷的服務(wù)。

三、人事檔案信息化建設(shè)的路徑探索

1.利用信息化技術(shù)手段支撐人事檔案管理發(fā)展。要加強(qiáng)人事檔案管理部門信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，采購與單位情況相符合的信息化設(shè)備和正版服務(wù)軟件，確保人事檔案的信息化建設(shè)能夠順利開展。同時(shí)，應(yīng)做好年度預(yù)算，設(shè)立檔案管理專項(xiàng)資金用于設(shè)備維護(hù)和后期更新，確保人事檔案信息化建設(shè)的先進(jìn)性。此外，有條件的單位還應(yīng)與高校或科研院所合作，共同研發(fā)更為方便、快捷、安全的信息管理系統(tǒng)，推動人事檔案管理的正向發(fā)展。2.使用數(shù)字化技術(shù)手段提升人事檔案管理水平。首先，要加快紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的速度，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化。通過技術(shù)手段將人事檔案掃描、錄入到檔案信息管理系統(tǒng)中，形成數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案雙軌并行的管理模式。將紙質(zhì)檔案妥善保存后，主要利用數(shù)字檔案進(jìn)行日常工作。其次，要開展信息化檔案管理制度建設(shè)。在原有基礎(chǔ)上改進(jìn)和完善相關(guān)的管理制度，以符合現(xiàn)有的數(shù)字化檔案使用管理情況，確保數(shù)字化檔案管理的制度化和規(guī)范化。3.運(yùn)用智能化技術(shù)手段優(yōu)化人事檔案管理效率。為了確保人事檔案信息的準(zhǔn)確性和有效性，必須要對人事檔案進(jìn)行審核。人事檔案管理部門可以在檔案管理信息平臺上建立適用于本單位情況的審核模塊，運(yùn)用智能化的軟件對檔案進(jìn)行審核對比，提高人事檔案管理效率。同時(shí)，為了確保人事檔案的機(jī)密性和安全性，在檔案信息管理平臺上以及相應(yīng)的模塊管理過程中必須設(shè)置安全屏障，僅能允許有資質(zhì)和權(quán)限的人員進(jìn)行查詢，杜絕人事檔案信息泄露的情況發(fā)生。

四、結(jié)束語

總之，信息化建設(shè)是人事檔案管理的必經(jīng)之路和大勢所趨，因此，事業(yè)單位應(yīng)該要對這項(xiàng)工作予以足夠的重視，并為之設(shè)置專項(xiàng)資金加大投入力度，以信息化、數(shù)字化、智能化的技術(shù)手段促進(jìn)人事檔案管理的可持續(xù)健康發(fā)展，實(shí)現(xiàn)提高檔案部門和事業(yè)單位服務(wù)質(zhì)量的最終目標(biāo)。

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作者:褚麗娜 單位:凌源市人力資源和社會保障局