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隨著高等教育事業的不斷發展，高校人事制度改革不斷深入，在新的形勢下人事檔案工作如何更好地為師資隊伍建設和干部隊伍建設服務，是人事檔案管理所要探索的重要內容之一。高校人事檔案工作涉及面廣，有一定的特殊性，由于歷史原因，高校人事檔案管理工作在管理理念、管理制度、管理方法和管理手段上存在著以下問題：

1.管理理念滯后，管理制度不完善

學校領導對人事檔案工作的重要性仍然認識不足,沒有把這項工作列入議事日程,人、財、物的投入不足，對人事檔案工作重視不夠，“重藏輕用”現象比較普遍。較長時間以來，不少學校領導對人事檔案工作重要性的認識，往往停留在“說起來重要，排起來次要，用起來忘掉”的狀態。人事檔案部門還是延續以往那種坐等接收的工作作風，造成不屬于歸檔范圍的文件資料移交上來歸檔，而應當歸檔的大量有價值的檔案材料卻分散在部門和個人手中未歸檔，有的人在填寫的登記表，隨意性大，造成個人信息的混亂,檔案材料的真實性大打折扣，給人事檔案歸檔及利用工作帶來極大不便。人事檔案工作者習慣于默默無聞的保管員角色，缺乏積極探索新路子的開拓精神。

高校人事檔案工作的政策依據目前依然是20世紀九十年代制定的《檔案法》、《干部檔案工作條例》等法律、法規、規章。由于高校人事檔案工作涉及面廣，有一定的特殊性，要切實做到所有人事檔案工作都有法可依，還有相當高的難度。而且這些已出臺的法律、法規和規定性文件過于籠統，執行起來缺乏配套措施，不易操作。隨著社會主義市場經濟的不斷發展，反映高校專業技術人才業務能力的技術發明、科研成果獎勵等材料因不在收集歸檔范圍內而不能歸檔，從而導致人事檔案內容單一、片面，缺乏全面性、系統性、連續性。

2.人事檔案管理方法陳舊，管理手段落后。

目前大多數高校人事檔案管理方法，局限于“看堆式”的管理。重管理,輕服務，方法繁瑣，不易操作，反應較慢，收集、整理、儲存、檢索以及利用等方面，仍沿用傳統的管理方法，檔案材料的收集常常靠行政命令，檔案材料的整理大多靠小作坊式加工，檔案材料的檢索基本靠手工完成，大多數材料還是靠手工填寫、拆卷、組卷，不僅勞動強度大，而且效率低，缺乏最基本的管理設備，更談不上現代化管理及與之相配套的管理軟件。雖然也有一些人事檔案管理部門配置了計算機等現代化管理設備，但由于軟件比較落后，常常只能歸、不能用。這些都反映了檔案管理工作方法手段落后、效率低下，難以適應市場經濟條件下高校建設快速發展對人才信息的迫切需求，人事檔案服務于學校建設的效果也就得不到充分體現。

現實昭示:造成高校人事檔案管理問題的成因，既有思想認識上的誤區，也有體制上的問題。因此，為了適應形勢需要，要更新思想觀念，強化人事檔案規范化和信息化管理，進一步加強管理人員隊伍的培訓，為高校的改革和發展提供更好的服務。

針對目前高校人事檔案管理存在的問題，使高校人事檔案更好地發揮其應有的作用，筆者認為應著力從以下幾個方面加強工作：

1.提高認識，樹立現代化檔案管理理念

隨著高校人事制度改革的不斷深入，高校人事檔案管理工作水平也有著不同程度的發展和提高，但就目前的狀況來看，高校人事檔案管理工作改革還落后于高校人事工作發展的需要，當今處于信息化時代，人事檔案管理的現代化已提上日程。因此，從領導到具體的工作人員，要跟上形勢的需要，就必須更新觀念，深入進行檔案管理工作的改革，更好地跟上高校人事工作的飛速發展。

檔案工作要適應新形勢的需要，更好地為學校的干部管理和中心工作服務及學生的就業服務，人事檔案管理工作要沖破傳統的人事檔案材料的管理模式，加強對人事檔案信息的綜合分析研究和深度開發利用，實現人事檔案工作從簡單的管理型服務向研究開發型服務的轉變，把人事檔案管理部門建設成為人才工作、干部工作的信息庫和參謀部。檔案人員要與時俱進，突出檔案管理的信息服務功能，立足于高校人事檔案資源的開發利用，改變傳統的人事檔案工作中的陳舊觀念，調整宏觀思路。

高校在檔案管理中要不斷強化創新意識，牢固樹立檔案信息服務理念，形成了“信息檔案、信息服務”的管理模式。

2.完善高校人事檔案工作制度

結合高校發展情況，建立健全人事檔案工作各項規章制度，保證人事檔案全面完整、及時準確。歸檔制度應包括歸檔的范圍、途徑、份數、時間和手續等方面的要求。歸檔后，還應從檔案卷合格率的角度來審鑒歸檔材料，若有遺漏或前后材料填寫有矛盾的地方應及時主動進行補充或更改。同時，在校屬各單位配置兼職檔案員，由他們負責收集本部門的各類檔案材料，并及時主動的送交歸檔。在此基礎上，經常對人事檔案材料查缺補漏，對缺少的檔案材料逐一登記和耐心催要。對專兼職檔案員，從歸檔、管理、利用、考核等方面提出具體規定和要求，并在實際工作中認真遵照執行。

3.改進高校人事檔案管理方法

要保持高校人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。目前的人事檔案管理必須緊跟高校工作的需求，實現管理的規范化和信息化。實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。高校人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響歸檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統:檢索系統和利用系統。同時，運行人事檔案原件管理系統，使查檔人員利用計算機在不接觸檔案的前提下查閱檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于人事檔案的保密和安全。

4.加快人事檔案管理工作現代化步伐

首先，要解決管理人員的現代化。人事檔案部門需要引進和培養一批專業基礎知識扎實、創新意識強、政治覺悟高、法制觀念強并熟練掌握計算機技術、信息處理能力強的復合型人才，為人事檔案工作現代化做充足的準備。

其次，要把好檔案內容的信息化關。長期以來人事檔案沒有一套可供利用的科學、穩定、高效的檢索工具，提供利用均為實體檔案，查閱人員需要相關信息必翻看檔案原件的做法，嚴重制約著人事檔案的利用速度和效率。因此，作為處于科技、文化前沿的高校，應該率先實現人事檔案管理的現代化，采用先進技術，充分利用計算機及其網絡平臺,形成一套科學的、高效的人事檔案檢索工具，建立起人事檔案信息庫,把所有人員的工作經歷情況、學歷和進修培訓情況、職務、職稱、工資變動情況、考核獎懲情況、專業技術創新發明成果情況、家庭成員以及重要社會關系情況等錄入信息庫,做到信息全面、準確，并且，通過對信息的綜合分析和預測，主動為學校領導決策及各項工作、直至教職工本人提供方便、快捷、高效、超前的服務。高校人事檔案的計算機管理是實現高校人事檔案工作現代化的必經之路，要運用計算機技術，實現高校人事檔案工作的網絡化、數字化管理，加快高校人事檔案的現代化建設步伐。

總之，提高高校人事檔案管理的效率，受諸多因素的影響，是一項艱巨、復雜的系統工程。新時期的高校人事檔案管理人員，必須不斷解放思想，刻苦鉆研業務知識，掌握先進的科學技術，大膽嘗試，不迷信任何權威和模式，真正最優的管理方式，只存在于檔案工作者自己的創造性勞動中。只有不斷創新才能形成適合自己的特色和風格，能為我國的高校發展發揮應有的作用。

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