導(dǎo)語(yǔ)：計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的作用一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展及其廣泛化的推廣，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到了社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中。而且在如今智能化管理方式的時(shí)代當(dāng)中，學(xué)校檔案管理也應(yīng)該向著數(shù)字化的方向拓展。況且如果能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)技術(shù)有效應(yīng)用到學(xué)校檔案管理方面，那么其在文獻(xiàn)資源和客戶(hù)服務(wù)等各個(gè)角度都能夠得到較為有效的提升。當(dāng)然對(duì)于高職學(xué)校來(lái)說(shuō)，檔案管理工作本身就比較龐雜，如果還是使用以往紙筆記錄和人工管理的方式不僅會(huì)耽誤管理工作的效率，而且還可能會(huì)造成檔案損失。所以從有效管理和挖掘?qū)W校檔案深層數(shù)據(jù)資源的角度來(lái)看，將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到學(xué)校檔案管理中不僅與時(shí)俱進(jìn)，同時(shí)也能夠規(guī)范管理的秩序。因而在本文當(dāng)中我便會(huì)結(jié)合自己對(duì)于相關(guān)知識(shí)的了解具體分析這一問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；學(xué)校；檔案管理；應(yīng)用

隨著高科技技術(shù)的推廣和使用，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在多個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中得到了普及，也就表明我們已經(jīng)進(jìn)入了信息化的時(shí)代。在近些年的社會(huì)活動(dòng)當(dāng)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在學(xué)習(xí)和工作當(dāng)中起到了巨大的作用，成為了我們的日常工具之一，這也推動(dòng)人們交流和管理方式從紙質(zhì)版向著電子管理邁進(jìn)，因而學(xué)校檔案的管理也應(yīng)該向著信息化的建設(shè)發(fā)展。況且如今那種傳統(tǒng)的檔案管理的硬件設(shè)備、制度和人員結(jié)構(gòu)已經(jīng)落后于時(shí)代的發(fā)展，所以使用計(jì)算機(jī)和信息化的管理方式才能夠更好的促進(jìn)高校檔案的管理。因而在本文當(dāng)中，我便會(huì)基于自己對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)和學(xué)校檔案管理相關(guān)知識(shí)的了解來(lái)具體的分析和論述這一問(wèn)題，僅希望能夠起到一些借鑒的作用。

1學(xué)校檔案管理傳統(tǒng)方式的弊端

1）查找效率低學(xué)校的檔案管理對(duì)于整個(gè)學(xué)校的發(fā)展是非常重要的，可以說(shuō)從檔案當(dāng)中能夠更加全面地了解到學(xué)校師生的思想和工作狀態(tài)，同時(shí)也能夠幫助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做出管理和戰(zhàn)略決策。在目前國(guó)家的發(fā)展當(dāng)中，許多學(xué)校都由于各種各樣的因素會(huì)影響到其工作地發(fā)展，其中查找效率低就是非常普遍的一個(gè)問(wèn)題。而且也由于在我們學(xué)校當(dāng)中，傳統(tǒng)的檔案管理工作都是以卷宗的方式記錄開(kāi)展的，所以在查找的時(shí)候也是需要使用人工來(lái)進(jìn)行查找的。通過(guò)人工工作不僅會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，同時(shí)也不能夠保證其準(zhǔn)確性，這樣會(huì)影響到學(xué)校檔案管理的效率。2）保密性差在我們學(xué)校當(dāng)中的檔案工作基本都是由人工來(lái)進(jìn)行操作的，但是由于在實(shí)際當(dāng)中檔案管理的人員流動(dòng)都是比較大的，這也就導(dǎo)致了工作人員較多，也就不免會(huì)造成檔案保密性較差的情況。這樣既不利于整個(gè)學(xué)校檔案管理工作開(kāi)展，同時(shí)也不能夠保證機(jī)密檔案的安全性和封閉性。3）檔案的更新與保護(hù)困難我們學(xué)校的檔案管理工作之前都是以卷宗的方式進(jìn)行記錄和保存的。但是隨著時(shí)間的流逝和學(xué)校歷屆學(xué)生的積累，檔案室的卷宗已經(jīng)堆積如山，這樣會(huì)增加檔案管理的難度。而且由于濟(jì)南本身地理位置和氣候的原因，也會(huì)導(dǎo)致年代較為久遠(yuǎn)的檔案出現(xiàn)蟲(chóng)蛀、發(fā)霉或者是腐爛的現(xiàn)象，而這些也增加了學(xué)校檔案管理和保護(hù)的難度。

2計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案基礎(chǔ)管理中的應(yīng)用

1）用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具學(xué)校檔案管理任務(wù)比較繁重，由于學(xué)生的流動(dòng)性比較大，因而檔案管理工作也需要進(jìn)行時(shí)時(shí)的更新和分類(lèi)細(xì)化，如果使用人工會(huì)降低工作效率。因而可以用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工作。在整編檔案的過(guò)程當(dāng)中，我們可以以著錄項(xiàng)目來(lái)組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。之后則可以利用已有數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化的編制專(zhuān)題和分類(lèi)的目錄，這樣按照不同的要求分類(lèi)管理才能夠更加具體和規(guī)范。當(dāng)然，對(duì)于之前校內(nèi)一些紙質(zhì)的管理文件則可以按照信息管理部門(mén)的要求來(lái)進(jìn)行信息錄入。這樣才能夠在一定程度上保證數(shù)據(jù)的可靠性，同時(shí)也能夠增加歸檔的準(zhǔn)確性。2）用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索計(jì)算機(jī)檢索具有高效性和針對(duì)性，在大量數(shù)據(jù)的登記和統(tǒng)計(jì)當(dāng)中可以根據(jù)我們所輸入的年代、人名或者是專(zhuān)業(yè)方向來(lái)對(duì)其檔案庫(kù)進(jìn)行檢索。根據(jù)這些關(guān)鍵詞，我們不僅能夠篩選出符合使用者要求的檔案原件，同時(shí)也能夠檢查系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。當(dāng)然計(jì)算機(jī)本身就具有高效性，因而我們可以建立檔案室網(wǎng)頁(yè)，通過(guò)網(wǎng)上進(jìn)行服務(wù)。況且就目前計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣，每個(gè)學(xué)校和工作室都有著局域網(wǎng)，所以檔案部門(mén)可以制作屬于本部門(mén)的網(wǎng)頁(yè)，實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)和信息。之后則可以將其服務(wù)系統(tǒng)連接到其他各部門(mén)當(dāng)中，這樣便可以通過(guò)檔案信息網(wǎng)上的檢索提供更加便捷的服務(wù)。

3計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案綜合管理中的應(yīng)用

在如今互聯(lián)網(wǎng)廣泛使用的時(shí)代當(dāng)中，檔案管理也迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)會(huì)。因?yàn)樵诰W(wǎng)絡(luò)上多種數(shù)據(jù)的流動(dòng)性使用，計(jì)算機(jī)等尖端性的技術(shù)也被逐步應(yīng)用到了檔案管理的系統(tǒng)當(dāng)中。在目前的文件和檔案管理中各種數(shù)據(jù)之間都是緊密聯(lián)系的，因而必須通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)促進(jìn)現(xiàn)行文件和檔案管理資源的交換和共享，這樣既能夠規(guī)范系統(tǒng)管理，同時(shí)也能夠促進(jìn)現(xiàn)行文件和檔案的綜合性管理。1）壓縮技術(shù)學(xué)校當(dāng)中有著大量的資料和信息需要進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)為了保險(xiǎn)起見(jiàn)，也需要將大量信息進(jìn)行傳輸和備份。但是所有的軟件都有一定的存儲(chǔ)空間，因而為了保存更多的數(shù)據(jù)就需要將需要備份的文件進(jìn)行壓縮。所以檔案管理系統(tǒng)也需要有較為先進(jìn)的數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，比如JPEG這種壓縮灰度和彩色照片圖像，Group4壓縮黑白圖像以及其他壓縮音頻和視頻的技術(shù)。通過(guò)這些壓縮技術(shù)的使用能夠存儲(chǔ)更多的數(shù)據(jù)和信息。2）數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)的選擇較壓縮技術(shù)更加的明確，如今我們檔案管理系統(tǒng)主要是采用以下集中數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。Foxpro和Access都是屬于桌面數(shù)據(jù)庫(kù)，從安全性來(lái)看后者更好一些。SQLServer和Oracle都是屬于大型數(shù)據(jù)庫(kù)，兩者性能都比較優(yōu)越，而且也具備較好的發(fā)展前景。3）完備的數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)學(xué)校檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能都是存在一定差距的，因而在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，誤操作會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。因而完備的數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)是相當(dāng)重要的。就目前我們所使用的主要是有兩種方法，一種是定時(shí)自動(dòng)備份，也就是設(shè)定系統(tǒng)在一定時(shí)期和間隔期內(nèi)對(duì)所有的數(shù)據(jù)備份。另外一種則是UNDO功能，在出錯(cuò)后使用這一菜單能夠恢復(fù)原先的數(shù)據(jù)狀態(tài)。這樣能夠有效保證數(shù)據(jù)的安全性。

4計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案管理運(yùn)用中的產(chǎn)物—電子文件

1）電子文件的歸檔方式電子文件是隨著高科技而產(chǎn)生的一種新興事物，學(xué)校師生的科研、教學(xué)和管理活動(dòng)都是會(huì)使用到電子文件的。它既包括一些數(shù)字和文本，同時(shí)也包括圖片和視頻，因而在如今學(xué)校網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)逐步建立和完善的時(shí)代當(dāng)中，有很多反映師生發(fā)展和校園活動(dòng)的信息也需要傳輸?shù)骄W(wǎng)上進(jìn)行數(shù)字化的管理。因而在上網(wǎng)前要安排專(zhuān)業(yè)人員對(duì)文件格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，這樣才能夠有效保證數(shù)據(jù)的實(shí)用性和可靠性。當(dāng)然對(duì)于那些還沒(méi)有進(jìn)行傳輸?shù)臄?shù)據(jù)則可以通過(guò)檔案管理人員進(jìn)行整理，而后再利用網(wǎng)羅相關(guān)技術(shù)向檔案管理部門(mén)傳輸。2）建立電子文件歸檔制度檔案管理必須保證其真實(shí)性和有效性，因而對(duì)于電子文件來(lái)說(shuō)，由于其是由數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員或者是管理部門(mén)的經(jīng)辦人進(jìn)行收集和歸檔的，所以通過(guò)制度來(lái)規(guī)范和約束歸檔人員的活動(dòng)非常必要。在制度的規(guī)范之下，不僅能夠?qū)⒐ぷ髫?zé)任到人，提高工作人員的效率，同時(shí)也能夠從根本上去保證電子文件和歸檔的緊密聯(lián)系。因而建立電子文件歸檔制度是目前計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案管理當(dāng)中推進(jìn)和融合的有效方式。

5小結(jié)

本文是立足于我對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和學(xué)校檔案管理相關(guān)工作的了解展開(kāi)的，對(duì)于學(xué)校檔案管理來(lái)說(shuō)，其人員的流動(dòng)性和發(fā)展信息量都比較大，因而其管理的準(zhǔn)確性和難度也會(huì)有一定的挑戰(zhàn)。所以在文章當(dāng)中我首先從查找效率低、保密性差和檔案的更新與保護(hù)困難這三個(gè)方面分析了學(xué)校檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理方式的弊端。而后又分析了計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案基礎(chǔ)管理中的應(yīng)用、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案綜合管理中的應(yīng)用和計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案管理運(yùn)用中的產(chǎn)物—電子文件。然而宥于個(gè)人知識(shí)水平的限制，在文章當(dāng)中我并未能夠就相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行全面詳盡的分析和論述，僅希望能夠起到一些拋磚引玉的作用。

作者:賀彬 單位:濟(jì)南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院

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