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摘要：電子計算機的普遍應用．給檔案工作者提出了新問題：如何建立一個與辦公自動化系統和電子文件管理相適應．并與之同步發展的電子文件管理體系?筆者認為．要實現時電子文件的科學管理．必須做好以下幾方面工作：首先是提高電子文件管理意識．其次是加強制度建設．三是做好電子文件的收集．四是把好電子文件的簽定、歸檔關，五是加強電子文件的管理和安全防護工作．六是加強對電子文件的電子檔案管理知識的培訓．提高檔案工作人員的業務素質。只有這樣，才能較好地解決我院多個網絡系統無法鏈接．不能兼容．多數職能科室只是使用計算機單機辦公．時所形成的電子文件未能進行統一管理等問題。

關鍵詞：辦公自動化；電子文件；管理

電子計算機的普遍應用．促進了辦公自動化的迅速發展．隨之產生的電子文件與傳統紙介質文件匯集成浩大的信息流．成為社會改革與發展的寶貴資源。同時，也給檔案工作者提出了新問題：如何建立一個與辦公自動化系統和電子文件管理相適應．并與之同步發展的電子文件管理體系?

以我院為例．在辦公自動化方面起步雖然較晚．但逐步實行和全面鋪開辦公自動化是必然趨勢。現階段我院只部分使用各主管部門設計的計算機網絡系統，多個網絡系統無法鏈接，也不能兼容；多數職能科室只是使用計算機單機辦公．對所形成的電子文件未進行統一管理，主要存在以下問題。

1對電子文件的重要性認識不足，未對電子文件進行歸檔及統一管理

電子文件是近幾年才出現的新生事物，對它的意義和作用，人們還未充分認識，沒能引起足夠的重視。

使用計算機網絡系統的科室，僅是把電子文件存儲在硬盤、磁盤或光盤內，沒有進行規范整理、鑒定和歸檔。信息科作為計算機網絡系統的管理部門。也只是對全院的局域網進行技術支持和指導，網絡升級和更新前后的備份電子文件沒進行規范科學的整理和歸檔。這樣。即使不會造成電子文件丟失，日積月累，也會使電子文件堆積成災，無法檢索和利用。

未使用計算機網絡系統的科室，僅用計算機進行辦公和事務性管理。多數科室使用計算機起草文件，一旦打印出紙介質正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數不作保留，不是因存儲載體用于其它信息的存儲而被清洗，就是被新起草的電子文件不斷覆蓋；一些部門在文件辦結之后，則把相同內容的紙介質文件和電子文件兩種類型的文件同時保存，造成人力、物力、財力的浪費。

2辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，給電子文件歸檔造成困難

我院使用的計算機網絡系統多是本單位或上級主管部門設計的軟件，而檔案室使用的檔案管理系統，是檔案行政管理部門為了使檔案管理達到現代化、標準化、規范化要求。實現資源共享而推廣的檔案計算機管理軟件。由于我院計算機網絡系統和檔案管理系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，難以進行電子文件歸檔。

3電子文件的不安全性，影響了對它的歸檔管理和長期保存

電子文件具有復制和傳遞時的高保真性、設備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的共享性、信息內容的易改性等特點，這些特點給電子文件的安全保管和長期保存帶來了很大困難，也給檔案工作者提出了新的挑戰。

如果上述問題得不到解決，電子文件無法進行規范管理和檢索利用而失去其共享的重要作用，阻礙了辦公自動化的進程。因此，對電子文件進行規范科學的管理，這時時代賦予檔案工作者不可推卸的責任。

電子文件歸檔及電子檔案管理都要依靠技術條件實現。電子檔案的保管期限是由電子檔案內容來定，而實現電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計算機的軟硬件生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟研件平臺的一致性等。實現對電子文件的科學管理首先要做好以下幾方面工作：

3．1提高電子文件管理意識

電子文件與紙介質文件一樣，涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，與紙介質文件具有同等的法律憑證作用。醫院各級領導要把對電子文件的管理擺上議事日程，把這項工作納入檔案管理范疇，通過各種方式和手段，大力宣傳電子文件的重要性，提高全院職工的電子文件管理意識。

3．2加強制度建設

目前電子文件管理不善，與沒有一套完善的電子文件管理制度有著重要關系。因此，做到依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理體制，建立健全相應的規章制度是電子文件管理的一個重要前提：一是醫院綜合檔案室應會同有關部門聯合制定電子文件管理辦法。確定電子文件的歸檔和不歸檔范圍，依法管理電子文件。二是逐步制定和完善電子文件全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達到標準化、規范化、制度化。

3．3做好電子文件的收集

電子文件的收集范圍盡可能廣一些，將分為幾大類，為每一類文件確定收集范圍。為了確保電子檔案信息的“原始記錄性”，檔案工作者要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環節進行把關和交接，保證電子文件生成過程各環節的真實性、完整性和有效性。為電子文件的鑒定打好基礎。

3．4把好電子文件的鑒定、歸檔關

電子文件的鑒定工作除了包括紙介質文件的密級、保管期限等內容，還應包括真實性、完整性和有效性的鑒定。其中，真實性鑒定是檢查電子文件的內容、結構、背景信息等是否與其形成的原始狀態一致；完整性鑒定是檢查電子文件的內容、結構、背景信息等相關信息是否完整無缺；有效性鑒定是檢查電子文件是否具有可讀性和可利用性。

3．5加強電子文件的管理和安全防護工作

采取有效的管理措施和技術手段，一是保證歸檔電子檔案的安全性，二是防止電子檔案的遺失和被非法刪改，三是加強管理，保持電子檔案的長期有效性。電子檔案讀取和處理設備更新、系統擴充時，要及時進行載體轉換和遷移操作，并做好記錄，原載體繼續保存一段時間}對磁性載體和光盤上的電子檔案定期抽樣機讀檢驗，發現問題及時采取措施進行恢復；磁性載體上保存的電子檔案要定期轉存，防止因磁介質破壞而造成信息丟失。四是保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制、使用文件權限和文件屬性等，在一定范圍內對服務器文件與數據提供保護。五是在計算機系統上安裝防毒軟件，使用外來磁盤、光盤前必須進行嚴格的病毒檢測，或不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，防止網絡系統遭受電腦病毒的侵害。

4加強對電子文件和電子檔案管理知識的培訓，提高檔案工作人員的業務素質

隨著辦公自動化在我院的逐步開展，電子文件大量出現，檔案人員只懂得紙介質檔案管理知識是遠遠不夠的，必須學習電子文件和電子檔案管理知識，才能跟上時代步伐。