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隨著科學技術的飛速發展，數字技術作為整個計算機網絡平臺的核心和基礎，已經滲透到社會生活的各個領域，改變了人們的生存方式、工作方式、思維方式，自然對傳統的檔案管理也帶來巨大的沖擊，因此，在傳統檔案館的基礎上，必將出現一些保存新載體、利用新技術、開展新服務的新型檔案館，而數字化檔案館的建設正是融入信息時代快速軌道的有效途徑。

一、數字化檔案館建設的信息資源數字化

1、明確檔案信息資源數字化是數字化檔案館建設的首要環節

檔案資源的數字化是當前數字化檔案建設工作的基礎、關鍵，而檔案數字化數據來源以館藏檔案、電子文件為主。館藏檔案數字化就是利用各種科技手段，將紙質、聲像、縮微膠片等傳統介質檔案轉化為計算機可識別和處理，具有序結構的數字檔案信息資源庫的工作。如果無數字化檔案信息資源庫，數字化檔案館建設就沒有堅實的物質基礎，沒有檔案的信息資源數字化，后期檔案信息的網上傳遞就無從談起，而實現信息資源共享更難以達到預期效果，至于檔案的智能化服務則形同虛設，紙上談兵。

檔案信息資源數字化的目標，一是解決傳統檔案的存儲問題，二是檔案館創建自身網絡平臺，使有效意義的動態鏈接成為可能，三是提高信息傳遞速度，提供更大范圍內的利用。所以說檔案信息資源數字化的實質是信息記錄方式和載體形式的變換，為其后網上資源共享打下堅實有效的物質基礎。揚子石化公司檔案館在檔案信息數字化方面，目前所做到的僅是導向數據，即以檔案題名、檢索目錄形式為主的模式，而非全面意義上的數字化，在記錄方式、載體形式上沒有實質上的改進。

2、檔案信息資源的數字化必須具有“三性”

第一、科學性。我們所說的檔案信息資源數字化決不是單純的檔案信息導向數據，即以檔案題名、檢索目錄形式為主的模式，而是目錄檢索數字化與檔案全文數字化之和。這就提出在規模龐大的檔案資源中，對數字化是全部數字化還是有選擇、區分的數字化。如選前者，對于繼承和保護人類寶貴的文化財富肯定是最完美的，但也有美中不足。由于檔案鑒定工作長期滯后，使館藏中存在大量未經鑒定或鑒定后并未銷毀的檔案。再者，各檔案館往往具有共性意義的檔案資源，如各級政府及部門的普發性文件等。如果將它們全部數字化，不僅會加重館藏負荷，也會增加管理和維護的負擔，更是資金的浪費。因此檔案信息資源數字化應具科學性。從實際出發，通過對檔案的分析、篩選，確定數字化范圍。對檔案分輕重緩急，分階段，分層次有步驟的進行。優先對具有本館特色、專業特色、地方特色的檔案，用戶急需或利用率高的檔案進行數字化。對此，揚子石化公司檔案館的管理類文件就做到了檔案與資料的區分；石化系統文件與非石化系統文件的區分；本企業文件與普發性文件的區分等等。

第二、系統性。在進行檔案信息資源數字化時，只有系統地、連續地將檔案信息資源數字化，才能充分發揮檔案信息資源的效用。無論是對檔案的來源，還是檔案內容的內在邏輯，又或不同檔案的關聯性等等，都應保持檔案信息外在的連貫、完整與內在的有機聯系。另外，還包括保持數字化軟硬件的系統性。即軟硬件的配置、數據庫標準等在數字化階段保持一致性，保證數字化技術、軟硬件的可繼承性，從而確保數字化系統內在的可持續發展性。

第三、特色性。當每個檔案館數字化建設完成，進入網絡后，它只是網絡中的一個數據庫，一個節點。為了避免信息的重復，各檔案館的信息資源數字化必須各具特色。特色也是檔案館信息資源數字化的生命。選擇本館獨有的、具有資源優勢的課題或項目加以攻關，進行開發、研究，最終建設具有本館特色的數字化檔案信息數據庫。如同一個有差別的市場，有利于競爭，同樣有利于產生優勢，避免重復建設，為實現網上檔案信息資源優勢互補和資源共享開辟道路。

二、數字化檔案館建設要高科技化

數字化檔案館建設在工作條件上必須有高新技術的支持。數字化檔案不是在傳統檔案系統內部產生的。它的顯著特點是對技術的依賴性。如果沒有相關技術設備的支持，數字化檔案館建設將成為海市蜃樓。由此可見它是完全依賴現代通訊網絡基礎進行管理與工作，從而實現檔案館信息資源的數字化、信息傳遞網絡化、數據存儲海量化、信息資源共享化，服務快捷智能化。

1、檔案信息資源數字化技術支持

主要依靠模數轉化技術，即使用數字模擬整合技術將各種檔案信息數字化，這有賴于計算機、數碼照相機、掃描儀、語音輸入等技術將檔案原件進行數字化處理，運用多媒體技術對不同載體形式與記錄方式的檔案信息進行處理并再次顯示。檔案信息資源數字化之所以能夠解決檔案存儲的問題，那是有賴于海量存儲系統，因而海量存儲技術在檔案信息資源數字化進程中具有重要作用。現階段主要是光盤與縮微手段。數據庫技術在檔案信息資源數字化過程中也有重要意義，它是計算機管理系統的核心，是數字檔案信息保存和利用的重要技術。它能進行資源的有效組織使之有序化便于人們的利用。

2、檔案信息傳輸的網絡化和信息資源的共享化

數字化檔案館建設還必須依賴一系列的信息基礎設施來實現信息的傳遞。這一環節要靠網絡技術與通訊技術的有效支持，以寬帶網為傳輸通道，在高速網絡化的基礎上，使檔案信息不受空間、地域的限制，為用戶服務。因此，檔案信息傳輸的網絡化不僅是數字化檔案館建設的必須條件，也是檔案信息實現信息社會化服務的基礎。揚子石化公司的內部局域網平臺為我館信息傳輸的網絡化創造了可行性的前提。鑒于各類檔案館館藏檔案信息具有自身的特色，因此所建設的數字化檔案館在高速發達的網絡上只不過是一個節點，單獨的數據庫，未必能滿足所有用戶的信息需求，所以要借助網絡的升級，使來自各地的檔案信息資源實現共享。

3、數字檔案的安全

為了保障檔案信息的原始性、保密性及網絡的安全，同樣要采取相應的技術措施。加密技術確保檔案的非公開性或分等級公開；身份驗證技術確保用戶為網上合法用戶；簽署技術是證實該文確實出自作者，且內容未被他人改動；防寫技術確保用戶只能讀取信息，而不能做任何改動；防火墻技術使本機構網絡與外界之間設置障礙，是保護層，阻止外界對本機構的非法訪問，某種程度上減少了法律糾紛。

三、數字化檔案館管理的知識化

傳統的檔案管理模式難以適應高科技支持下的數字化檔案館，需要一種新型的管理模式來取代。知識管理則向我們展示了一種嶄新的管理模式和思維方式，在數字檔案館建設中引入知識管理理念，將給數字檔案館建設以重要的啟迪作用。

1、從管理的發展趨勢看，知識管理是檔案信息管理的新發展

人們對檔案的管理從檔案的實體管理到檔案的信息管理，即側重檔案內容的開發利用，解決檔案信息的傳播，再到檔案信息資源的管理，側重對檔案信息內容及其支持工具的管理。前兩種管理方法早已不能滿足管理要求，就目前現狀，我們要完成的就是從檔案信息資源管理向知識管理的轉變。檔案信息資源管理的核心是收集整理、檢索分類、存貯、傳播和使用，但它忽略了人力資源及其主觀知識的管理，而知識管理不僅涵蓋檔案信息資源管理內容，更注重對人力資源的管理，深化了對信息技術的要求，對檔案信息的處理轉變為對知識的識別、挖掘和重組。知識管理的目的就是通過知識挖掘和知識重組，實現知識共享和知識創新。

2、知識管理為用戶提供更完善的知識服務

知識管理的基本過程是知識的創造、存貯、分配、應用。知識組織、知識應用是知識管理的基礎，知識管理最終體現知識價值和服務價值。數字化檔案館實現了檔案信息資源的數字化、檔案信息傳遞的網絡化,檔案信息利用的共享化。因而此時用戶不再擔憂信息傳遞的方便、快捷程度，而是如何從繁雜的檔案信息資源中迅速提取自身所需的知識。知識管理要求的知識組織與應用，正是在檔案信息基礎上，通過對知識的進一步挖掘、精簡、提取并發現隱含在檔案信息中的潛在知識，最終對它們分析、歸納、整合并形象的予以表達，完成知識挖掘。這正好解決用戶面臨的新問題，所以數字檔案館不僅要注重知識的組織與開發，同樣要重視知識需求與應用，以便提供更完善的知識服務。

揚子檔案館從創建開始歷經幾代管理層的交替變更，在管理模式上也有不斷地探討和實踐，從最早的實體管理到信息管理再到檔案信息資源的管理，管理方式不斷簡化，檔案的服務利用功能也達到進一步的完善。

四、人員素質的復合化

建設數字化檔案館的同時，必須注重提高現有檔案工作人員的能力與素質，包括專業知識、技術知識、管理能力等。因此就要進行跨學科，跨領域的人才培訓。目的使原先知識單一的檔案工作者成為既懂檔案管理，又能熟練掌握現代信息技術的復合型人才。這樣才能符合信息時代的要求。其基本途徑，一是進行現代人才繼續教育的培訓，從現代化知識培訓、管理科學培訓、電腦技能培訓和外語培訓入手，對各類專業人才和管理層人員進行查漏補缺式培訓。同時，也要提高職工自主學習的意識，是“我要學”不是“要我學”。二是運用動態的方式，組織各學術界與檔案界之間的學術研討和交流。一方面，促進學術界彼此的溝通，互相學習、借鑒，達到互動的效果。另一方面，達到勇于“走出去”的目的，努力跟上時展的步伐。