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摘要：隨著社會的不斷進步和發展，人們的生活得到了日新月異的變化，由于信息技術發展迅猛，人們已經向高科技時代邁進。由于現在對科學技術的充分利用，電子檔案管理也更加的便捷，先進的檔案管理手段使人們的信息更加安全，也使檔案管理人員的工作變得更加簡單。本文就根據檔案管理的特點和合理利用計算機檔案的方法進行了詳細的闡述和說明。

關鍵詞：電子檔案管理；利用；保密

在當下飛速發展的社會中，先進的信息技術帶給人們的不僅有通訊的便捷，還有各項工作中操作的便捷，那么今天涉及到的計算機檔案管理就是其中一項。當然計算機檔案管理也有自己獨特的特點，下面的文章將針對計算機電子檔案的管理特點進行詳細的分析。

一、計算機電子檔案

電子檔案，也就是把檔案通過電子設備的方式將其儲存起來，是區別于紙質檔案的新一類檔案。電子檔案跟真實存在的紙質檔案不同，是用電子化的方式將檔案存放于虛擬的網絡中。只需要將這些電子檔案信息使用一定的介質放到網絡中就可以實現終端的共享。

二、計算機電子檔案的管理

電子檔案歸檔主要用電腦硬盤、移動硬盤、云端網絡空間、光盤來進行傳遞，電子檔案是通過云存儲的方式來存儲的，這樣，電子檔案文件既可以存儲在磁盤、光盤等介質中，也可以存儲在云端的網絡空間。所以在管理的過程中需要注意從硬件和軟件的兩部分進行管理。1.根據電子檔案的可共享進行管理。時效性是什么呢？時效性影響著決策的生效時間，時效性決定了決策在特定時間內是否有效。因此就傳統的普通檔案管理而言，對于工作人員通常都是一件非常繁瑣的工作，不管是檔案備檔、檔案整理，還是再次提檔，整個過程中都需要消耗大量的人力和物力。而電子檔案正好就解決了傳統檔案較低的工作效率的問題，整個過程只需要幾秒鐘就可以完成，這樣既減輕了工作人員的工作量，又縮短了人們的等待時間，因此不動產電子檔案完美地體現了時效性。所以在日常的檔案管理過程中，要注意網絡環境，防止病毒和黑客的惡意攻擊導致的電子檔案泄露。電子檔案的共享性體現在電子檔案在同一時間可以有多人使用，不論是多么龐大的信息體系都可以直接做成壓縮包或者以云的形式存儲起來，這樣當工作人員需要翻閱資料時不再需要去資料室里挨個翻找，只需要通過計算機把想要的資料調出來就可以了，整個過程不過幾秒鐘，而且可以同時供多人使用，不再存在資源被占用的情況，且共享的過程中減少了資源的浪費[1]。這在帶來便利的同時也存在著一定的問題，在進行通訊傳輸的時候，檔案室是需要跟多個使用者進行連接的，如果其中一個使用者存在漏洞或者風險，那將會導致所有同時使用電子檔案的人遭受損失，因此在日常的電子檔案管理過程中要防止這一現象的發生。2.將傳統檔案和電子檔案相結合。傳統的檔案也就是紙張的檔案了，這樣的檔案的優點是具有歷史的特點，缺點是對于存儲的環境要求高，表現方式單一。電子檔案是通過計算機存儲的檔案，這樣的檔案變現方式多樣，不僅可以通過文字、圖片，還可以通過視頻、動畫、音樂的方式進行存儲，電子檔案對于存儲環境的要求相對來說也是比較低的，但是如果無意中對電子檔案造成損失，那么結果將會是毀滅性和永久性的。所以將傳統的紙質檔案與先進的電子檔案相結合，充分發揮兩種存儲方式的不同優點，將這兩部分相結合，保證檔案得以有效的保護。

三、電子檔案的安全保護

1.電子檔案管理的管理方法。要充分將現代的電子檔案管理和傳統的紙質檔案管理相區別。電子檔案跟傳統的紙質檔案相比，存在的環境更加不容樂觀，如果遭到了病毒或黑客的攻擊，那么所有的檔案都將面臨危險，人們的個人隱私也會遭到不法分子的侵害，所以在利用電子檔案的同時還需要時刻關注建立起保密的防護墻，保證人們的隱私不被泄露，做好充分的準備，如果遇到侵害電子檔案的情況出現，應該及時采取合理的應對方案，及時把問題解決掉，以確保人們的隱私有安全的保密空間[2]。2.提高電子檔案管理人員的專業能力。在如今現代化的社會中，即使計算機技術得到了大范圍的普及，但是電子檔案的管理仍然不能掉以輕心，在日常的工作和培訓中要加強對從業人員計算機技術的培養，在面對專業性較強的電子檔案管理中要加強從業人員個人專業能力的培養，在企業中形成一支堅不可摧的計算機隊伍，不管是在日常的信息采集過程中，還是信息的整理過程中，都要統一按照標準規范操作。3.電子檔案的保密工作。電子檔案保密工作主要包含四個方面，即加強涉密資料的管理，確保數據的安全保密，防止發生丟失泄密事件，防范非法使用行為。為加強涉密資料的管理，確保數據的安全保密，防止發生丟失泄密事件，防范非法使用行為，需要使用的人員應按照規定做好登記,提高信息的可控性。在電子檔案的使用過程中，密不可分的是計算機的安全保密性。因此，計算機系統應按相關規定辦理批準使用手續，嚴防失泄密事件的發生[3]。

四、結束語

依賴于計算機技術而存在的電子檔案正在隨著社會的發展不斷進步和完善，因此電子檔案管理中的利用和保密有一定的合理性，但依然需要人們的合理利用，將傳統的紙質文檔和現代化的電子文檔相結合，這樣不僅能提高檔案管理人員的工作效率，還可以保證信息的安全，防止人們的信息被非法泄露。

參考文獻：

[1]胡海芹.芻議計算機檔案管理的安全保護措施[J]建筑工程技術與設計,2016,(15):3743-3743

[2]李英子,田立超.計算機在企業檔案管理中的安全性探討[J]網絡安全技術與應用,2016,(2):15-16

[3]孫靜.淺談油田檔案保密安全工作的思考[J]福建質量管理,2016,(1):213

作者:尹丹丹 單位:國防大學政治學院