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摘要：采購作為企業三大職能之一，不僅是企業進行科學管理的開端，也是企業最易出現漏洞的環節。隨著市場競爭的日益加劇，企業越來越重視從內部控制進行節約，通過降低成本以提高效益。然而，目前企業采購流程內部控制的建設和執行還面臨著許多問題，需要進一步改善和提高。本文針對企業采購流程內部控制的現狀進行剖析，進而提出健全優化采購流程內部控制的對策，同時對執行采購內控時的關鍵點提出相關建議，從而對企業采購環節內部控制進行全面研究。

關鍵詞：采購流程;內部控制;權責分離;預算決算

企業采購是生產和銷售的基礎，采購的成本、效率直接影響到企業產品質量的好壞和利潤的高低。采購流程較多，涉及的內容繁雜，采購成本幾乎占總成本的百分之七八十，是企業經營活動中需要重點關注的環節之一。然而，目前我國對采購流程方面的內部控制研究尚淺，很多企業采購過程不夠透明、內部控制不夠嚴密，導致了暗箱操作、以權謀私等腐敗現象，使企業經營運作出現問題甚至倒閉。因此，深入研究企業采購流程的內部控制對健全優化采購流程內部控制、強化企業經營管理具有重大的理論與現實意義。

1企業采購流程的內部控制現狀

任何一個企業的運行發展都離不開采購，采購業務作為企業各項活動的首要環節，對企業的持續經營產生著至關重要的影響。采購的開始是因為存在需求，所以要根據需求部門提交的請購單由采購部門制訂采購計劃，進行預算評估，決算商定，報經上級進行審批；審批通過后，由采購人員進行供應商選擇，公平招標，貨比三家；選定供應商后洽談合同，簽訂采購合同并發出訂購單；收到貨時由庫存管理部門進行驗收，與采購單進行核對；不合格材料要進行退貨處理，合格材料驗收無誤后再由財務部根據采購發票進行付款。綜上可見，采購流程是一個連續的過程，涉及不同的部門和人員，所以需要各個部門人員之間相互協調、監督，才能實現采購的最優化。然而，目前我國部分企業的采購流程設計和執行仍然存在問題，流于形式。

1.1崗位未權責分離，缺乏監督

采購業務沒有明確崗位的分工責任制，提交申請的人員同時負責審批工作；采購員負責執行的同時又負責記錄、驗收；審核人員負責審核的同時又負責付款等。這些不合理的崗位設置成為采購成本偏高，采購物資質量卻不高，或者根本不是生產所需的主要原因。不僅如此，采購流程中缺少必要的審核監督，只是由采購人員進行供應商挑選、詢價，可能導致采購人員與供應商進行暗箱操作、從中獲利，而購入的物資或價格偏高，或質量不足，或與生產所需并不達標。因此，沒有良好的監督機制也會影響企業采購成本及質量。

1.2采購計劃不明確，缺乏預算控制

好多企業采購是隨時需要隨時采購，并無嚴格的采購預算計劃。這樣的采購流程，不僅采購時間受到限制，而且缺少對采購價格、質量的對比，因為時間緊張，無法對采購項目進行詳細地調查分析，嚴重導致采購時機盲目性、采購信息不確定性。有的企業制訂了采購計劃，只是為了迎合領導的要求，或者計劃內容不符合實際情況，使得采購計劃嚴重不可行。

1.3供應商選擇重人情，管理缺乏跟蹤

采購活動就是要與供應商打交道，所以供應商的好壞直接影響到企業的利潤。由于受到利益與情誼等影響，采購人員很可能忽略產品質量，選擇價格偏高、質量偏低的關系戶。同時，企業對已選定的供應商缺乏持續的跟蹤，對供應商的資信、經營狀況及范圍沒有實時關注，容易出現材料臨時短缺、采購鏈斷裂等問題。

2健全采購流程內部控制的對策

2.1落實崗位權責分離，完善監督機制

為實現高效優質的采購目標，要求企業設置合理的崗位分工，明確崗位責任，切實做到權責分離。主要的崗位分工包括：請購與審批分離；采購執行與記錄分離；采購執行與驗收分離；詢價與付款分離；付款與審批分離。執行內控的人員要定期或不定期的督促、規范、審核相關負責人的業務操作，切實履行好內控管理的責任，定期組織開展有效地監督檢查。采購環節涉及多個關鍵控制點，每個關鍵點都由不同的人進行負責。這樣可以避免個人專權，避免利用職位之便以權謀私。還可以明確責任，某個控制點出現問題，可以快速準確地找出該控制點的負責人，詢問原因，制定解決方案，根據問題情形追究責任。這樣不僅提高工作效率、嚴防徇私舞弊、暗箱操作，更有利于明確責任，提高采購效益。

2.2合理制訂采購計劃，加強預算控制

在市場沒有出現大幅度波動的情況下，企業的主要產品大致每年的生產量相同，對原材料的需求幾乎也應跟隨趨勢變化。因此，為強化企業的采購流程內部控制，應事先進行合理地采購預算。采購預算是根據以往年度原材料的需求量對本年生產所需量進行估算，賬表分析，結合本年的市場需求、原材料的價格浮動、通貨膨脹、是否停產減產等因素，進行較為合理的預計，制訂采購計劃，完善采購需求，實現資金與存貨的有效配置，盡量使資金流動起來，使存貨既可以滿足生產需求，又不會造成過量的儲存成本或變質浪費。

2.3制定供應商跟蹤體系

企業可以引進集財務與管理一體化的操作系統對供應商進行有效控制。以SAP為例，其為企業提供一整套標準化評價供應商的評分系統，分值從1到100分，評價標準主要包括價格、交貨、質量和服務。在這些數值化的評價標準基礎之上，采購人員能夠減少主觀差異性的影響，可以給供應商一個全面的評價。而且，對供應商建立跟蹤體系，可以全面了解供應商的主營業務產品以及附加產品等等，便于在企業臨時需要某項產品時，能夠及時與供應商聯系溝通數量價格，更可以節省選擇的時間，有利于實現高效采購。

2.4運用新技術更有效助力采購內控

一方面，企業可以購買專用的網絡采購軟件，軟件中包含提供各種需求的供應商，采購人員通過軟件進行公開招標，公平競價，選擇物美價廉的物資用于企業生產。而且，通過網絡招標還可以使采購信息公開化、過程透明化，加強了企業內部復核監督機制。采購人員選擇供應商后，內部控制人員可以進行復核，嚴防存在徇私舞弊造成采購成本過高等風險。另一方面，隨著財務軟件的管理功能越來越具有實用性，企業可以擴展財務軟件的管理模塊，利用采購、存貨等管理模塊，更為便捷地對采購流程進行管理控制。財務部將請購單、訂購單、發票等相關支持性文件錄入系統中進行核對，核對無誤后可自動記賬，在系統自動化的鏈接下，完成采購內容的記錄審核工作，避免了手工操作的誤差、不及時性以及不完整性，保障了采購環節下物料管理的準確性，從而加強了采購流程的內部控制。

3采購流程內控執行時的關鍵點

3.1預算決策時應對賬表進行細化分析

企業管理的重心在于決策，決策是根據合理有效地預算進行的，一項決策離不開正確、可靠、及時的相關信息，所以對賬表進行細化分析十分必要。在管理會計中，對賬表分析僅僅局限于量本利分析，投資決策等，但在實際的工作中，對賬表分析要考慮的因素就不僅僅是這些了。采購、存貨、成本費用、固定資產、預算等相關理論也涉及采購環節的內部控制，可大多都是程序方面的規定。因此，在實際進行采購預算時，應當結合采購內部控制環節，細化預算項目，綜合考慮潛在風險的可能性，從而提高采購計劃的科學合理性。不僅如此，還應當結合企業整體目標及資源配置能力，通過合理預測，綜合計算和全面平衡，對當年或最近幾個年度的生產經營和財務事項進行相關額度調整，從而建立一套完整的預算機制。

3.2采購環節應注意風險管理

為了加強內部控制管理，要注意風險管理這個大范圍的影響。在企業的采購環節，風險體現在采購人員與供應商之間是否存在秘密交易，采購是否進行了充分的市場調查，采購合同責任是否明確，采購是否及時有效，采購成本是否真實合理等等。除了以上這些可控制因素，還有一些不可控制因素，例如自然災害、運輸途中出現事故、市場大幅異常波動等。要實現有效的采購流程內部控制，在健全內部控制制度時必須結合這些因素加以考慮。例如，對于不可抗力造成的潛在風險，企業應對其進行保險管理或者簽訂套期保值合同，一旦出現問題，可以將企業損失降到最低。

3.3應當關注財務軟件存在的問題

企業采購流程的內部控制最終的目的是為了節約采購成本，減少廢品損失，降低售后服務開支，獲取高額利潤。而采用財務軟件系統進行企業管理，雖然可以在很高的程度上實現這一目的，但目前采用財務軟件成本也是不容忽視的，這個成本不僅包括購買軟件的價格，還包括使用人員的培訓，軟件的后期維護等支出。除此之外，財務軟件自身也會出現一些問題，例如用友、金蝶有時會出現操作結果錯誤或運行緩慢等問題。因此，企業在選擇采用財務軟件對采購流程進行內部控制時，應全面考慮成本效益原則，并對軟件自身問題做好防范。

4結語

只有將采購環節內部控制的設計與執行有效落實，做到權責分離、計劃有序，合理運用網絡新技術，綜合考慮采購風險，才能夠降低企業的采購成本及后續成本，提高產品質量，為企業的經營發展開好頭、把好關。

作者:遲麗華 宋佳 單位:遼寧師范大學會計系

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