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摘要：高校內部審計檔案是高校發展決策的重要參考依據，也是考核審計工作優劣的重要依據。審計檔案真實、有效地記錄了審計工作的全過程，是審計質量管理工作的重要組成部分，強化審計檔案的管理對于提高審計工作質量有十分重大的意義。

關鍵詞：審計檔案；審計質量；檔案管理；作用

隨著高校內部管理體制綜合改革的不斷深入和社會主義市場經濟發展的要求，高校規范快速發展愈來愈受到國家和社會的關注，高校內部審計部門作為高校規范發展的重要職能部門，審計檔案是內部審計部門在學校內部部門負責人離任責任審計、部門項目專項審計、合同審簽和調查等業務活動中形成的具有保存價值的材料。審計檔案不僅反映和記載了學校內部審計工作的全過程，從另一個方面還反映了學校審計人員的勞動成果和智慧，是衡量學校審計工作質量的重要依據，也是高校領導決策未來學校發展的重要依據，是學校整體檔案的重要組成部分，對規范內部審計工作人員的行為、檢查內部審計工作質量具有重要作用。因此，對于加強審計檔案管理，提高審計工作質量，防范和避免高校財務風險的發生及充分發揮審計監督在高校經濟領域的宏觀調控作用有十分重要的意義，對高校領導的科學決策及學校規范發展意義重大。

一、高校審計檔案的主要特征

高校審計檔案管理是學校內部審計部門收集、整理、保管、利用和移交審計檔案的業務活動，其內容豐富、全面、詳實、客觀，反映了學校經濟發展的全過程，是學校考察審計工作、研究高校發展歷史、指導未來決策的重要依據，還可以為學校領導和相關部門人員了解審計具體情況提供可靠的信息資源，有以下幾個典型特征：1.公正、真實。新形勢下審計監督不同于往常的財務審計監督，更不同于學校的財務監督，審計部門作為獨立的職能部門對查出的情況和問題不是簡單的作一個書面結論，更加注重的是被審計對象的服務職能及管理效能。從審計成果看，審計直接面對學校的職能部門及校內職工，其審計結論直接反應被審計部門的經濟運行效果及職工的履職情況，從審計范圍看，對部門不僅僅是簡單的財務收支審計，還要關注部門的效益及與被審計部門經濟運行相關聯的項目，關注部門效益的同時對社會效益也要有一個基本的評價，比如行政管理、科研、教學等工作的成效為學校帶來的直接經濟效益和間接的社會效益，只有這樣，對被審計對象的分析和評價才會更具體、全面、詳實，更具有針對性。審計監督結論更要以確鑿客觀事實、準確定性、處理合法為原則，依照審計相關法定程序得出審計結論，形成一套完整的審計資料。審計檔案不僅是對審計過程中審計行為和效果的事實記載及反映，還是對學校項目發展過程的真實再現，只有確保了審計監督的真實性、客觀性和完整性，才能確保審計檔案的公平、公正。2.專業、保密審計監督形成的審計檔案不同于其他檔案，具有其特殊性，審計檔案是學校審計部門對校內部門經濟運行效益、社會效益發揮作用的審查及監督，是審計監督過程和審計工作人員工作狀況的真。實記錄，不僅反映對審計部門本身的審計監督活動，而且真實記錄了被審部門執行上級政策法規及校內規章制度和經濟運行情況，個別可能涉及到被審對象在執行國家政策法規或校內規章制度過程中的違法違紀情況；審計檔案從另一個方面也反映出學校發展過程中領導的決策水平及被審對象的政治業務素質、執行能力等情況。因此，審計檔案具有較強的專業性和保密性。3.關聯、成套。審計檔案是審計監督過程中記錄被審對象的經濟運行情況的資料，包括談話、調查整理形成的所有資料。完整的審計檔案形成首先是審計立項，即確定被審計的對象，擬定具體的審計方案，組成審計組；二是審計實施，對被審對象發出書面審計通知書，嚴格按照已擬定的審計方案執行，最后對審計進行總結并撰寫審計報告；三是審計終結，在被審計部門給出的意見或建議的情況下對審計報告進行審定，最后給出書面審計結論。審計檔案一般是以審計項目為單位組卷，每個項目都是由一整套密切聯系、不可分割的材料組成，期間相互關聯，與審計立項、實施、終結一一對應，形成一整套系統完整的檔案，只有這樣才能夠客觀真實地對審計事項的結果和過程進行證實與評價。

二、審計檔案在審計質量中的作用

隨著高校內部管理體制改革的深入和現代大學制度的確立，高校如何有效規范財務行為，保持學校的可持續發展是高校內部治理結構亟待解決的問題。有效的內部控制的治理結構能促進高校內部治理結構的建立，推進內部管理體制的改革，確立現代大學制度，高校內部審計是有效的內部控制制度確立的重要手段。在高校發展中充分發揮內部審計作用，把高校內部審計上升到結構治理層面，把高校審計檔案客觀、公正、真實、全面的作用充分發揮出來，可以使高校根據自身發展需要對辦學條件、規模、經費使用、招生就業等方面進行戰略調整，優化校內資源配置，最大限度的發揮學校資產的作用，提高學校的辦學效益，還可以有效促進高校管理層滲透高校治理、風險管理、財務管理、內部控制及績效管理。1.審計檔案提供大量真實的信息。隨著現代信息技術的快速發展，審計檔案不僅包括紙質資料，錄像、聲像、圖片以及其它資料也早已成為審計檔案的一部分。審計檔案的多樣性、完整性豐富了審計檔案的內容，在檔案查閱上，實現了審計資料計算機檢索和無線傳遞，在保持了較強的真實性和原始性的前提下，保證了方便、快捷、及時性。在審計檔案內容上，多角度、多形式、大容量及真實完整、專業、秘密性使得審計檔案成為學校檔案的重要組成部分，是高校發展過程中領導決策不可缺少的重要參考依據，由此，從根本上對審計工作的質量及審計檔案的管理提出了更高的要求。2.審計檔案是評估審計工作的依據高校內部審計檔案是高校領導對學校發展決策的重要參考依據，對于高校的規范發展起著重要作用，為此對高校內部審計工作監督過程的考核、評估就十分必要。對審計監督工作過程進行全面考核評估，僅憑審計人員的記憶和口頭敘述是不現實的，也是不客觀、不全面的。在審計檔案形成的過程中，對審計項目真實、客觀、公正、嚴肅的記錄，對審計監督過程實事求是的總結形成的檔案資料是考核審計工作的最有力的證據。審計檔案具有的真實性、可靠性和準確性，是對以往的審計工作進行評價與總結的依據。近年來，國家審計署在開展全國優秀審計項目的評比活動中，優秀審計項目評比的唯一依據就是審計檔案的規范、科學。由此可見，審計檔案在評價審計工作質量和成果中起著舉足輕重的作用。3.為高校深化內部管理體制改革提供宣傳素材。由于審計檔案是審計工作開展過程中形成的寫實性、專業性檔案，包括學校投入效益、財務收支、資產利用以及學校發展過程中重大項目建設的大量詳實材料，這些材料具有很強的說服力。因此，在落實現代大學制度構建內部治理結構過程中，對深化高校內部管理體制改革、規范管理提升高校的管理水平具有重大作用；同時，為高校的政務公開提供了詳實、準確、可靠的材料，高校完全可以抽取一些材料借此向師生進行國家財經政策法規及學校規章制度的宣傳，以此激發高校師生的愛校熱情，提高師生參與學校內部結構治理、規范管理的熱情，為高校規范發展和深化改革起到的宣傳推動作用。

三、提升審計檔案管理的策略

審計檔案是高校檔案的重要組成部分，審計檔案的管理質量直接影響學校檔案管理的質量，高校領導和審計檔案管理人員對審計檔案管理質量在財務管理、資產核定、債務管理中的作用必須有一個清醒的認識，只有認識到審計檔案質量的優劣關系到領導決策的正確與否，關系到高校未來的發展，只有扎實做好審計監督工作和審計檔案管理工作才能穩步提升審計工作的質量，才能進一步提升高校內部審計檔案管理工作的有效性和針對性。1.提高審計檔案管理人員的綜合素質。審計檔案管理人員的綜合素質直接關系到審計檔案管理的工作質量。審計檔案的管理不同于一般檔案的整理、歸檔、存放，因為審計檔案不僅涉及學校發展的決策信息，有的還可能涉及被審對象的個人隱私。要提高檔案管理人員的水平，一是專業素養，高校要有計劃、有目的地對他們進行專業知識的培訓，不斷掌握新形勢下的現代專業技術，不斷提高管理意識，法律意識，不僅使檔案管理人員業務熟練、工作細致，還要使他們精通審計業務工作的流程，以確保審計資料的歸檔和保存工作達到專業水平。二是職業道德水平，審計檔案管理人員良好的職業道德是確保檔案的公正性和客觀性的前提。學校要多渠道、多角度加強對審計檔案管理人員的職業道德培訓，不斷增強愛崗敬業的信心和決心，養成良好的職業習慣和職業道德，培養嚴肅認真、無私奉獻的精神，在工作中遵紀守法、克己奉公、不徇私情、全心全意為學校的發展工作，不斷學習先進人物的先進事跡和先進的檔案管理方法，養成實事求是的工作作風和良好的職業習慣，才能適應現代審計檔案管理的要求。2.完善審計檔案管理體系和流程。完善審計檔案管理體系和流程是推進檔案管理科學化、規范化、法制化的重要前提。高校應根據國家內審協會的相關標準和規范，制定適合本校的審計檔案管理辦法，明確審計檔案歸檔范圍、保管期限、整理方法、保存和傳輸，確保每個項目的資料紙質版和電子版一一對應、避免人為干擾和篡改或損壞文件和信息。高校要建立健全內部審計工作及審計檔案的管理制度，促進檔案管理標準化、規范化，制定符合高校自身的審計檔案管理制度，明確學校審計檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管、借閱利用、銷毀等各個方面的管理辦法，真正明確審計檔案管理是學校檔案管理的重要組成部分，完善檔案管理責任制，明確崗位職責的同時進一步明確審計檔案的保密責任，另外加大審計檔案管理工作的考核力度，確保審計檔案管理工作規范和科學。3.利用現代信息技術推進高校內部審計檔案的開發利用工作。隨著高校辦公自動化的全面實現，計算機輔助審計技術形成的電子化審計檔案為提高審計質量和檔案管理規范化提供了基礎。審計機構內部要高度重視電子審計檔案的開發利用工作，電子審計檔案為從過去單純的保管檔案向檔案開發利用提供了便捷的通道。檔案管理人員要不斷總結學習檔案和現代電子技術結合的原理及基本經驗，最大限度地發揮審計檔案的利用價值，提高審計工作效應的同時擴大審計影響，要充分利用電子化檔案資料，挖掘原有審計檔案信息資源的潛在價值，將原應歸檔的審計資料整理收集、歸類、排序、編碼，然后輸入計算機，并將紙質文檔裝訂成冊，形成一一對應的紙質檔案和電子檔案。促進檔案資料的開發利用，一是利用現代技術將過去不可能完成的風險點進行科學整理歸類、分析，編制形成電子審計檔案以作提示，為實際工作中方便、快捷的查詢所有審計信息提供便利；二是對上級及各類審計檢查發現的問題及時進行收集整理，建立審計問題電子檔案，為以后審計工作的規范提供參考依據；三是整理學校內部審計工作中發現的違規問題，建立違規問題清單，對清單中記錄的問題要進行整改，并進行跟蹤督促，強化責任追究。

總之，高校審計檔案是高校自身經濟發展的全過程的再現，不僅完整、真實地記錄學校發展的過程，同時也是考察審計監督工作、確保審計質量的重要依據，是高校檔案的重要組成部分。在社會高度關注高校綜合改革發展的今天，只有充分發揮審計檔案的公正性、嚴肅性和權威性，落實高校內部經濟責任審計、項目內部控制審計等工作，高度重視審計檔案管理工作，確保審計檔案的真實完整和高效、科學利用，才能確保審計工作的質量，強化對審計檔案的管理，高校內部審計的作用才會顯現，才能進一步促進高校全面工作的蓬勃發展。

作者:胡昀 單位:齊魯師范學院

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