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紙質檔案和電子檔案

在現代水利檔案管理中互相不可替代伴隨著信息網絡技術的不斷發展，紙質檔案和電子檔案一樣，都已成為現代水利檔案管理的重要組成部分，在水利事業發展中發揮著同等重要的作用。紙質檔案和電子檔案相輔相成，優勢互補，是并駕齊驅的“兩駕馬車”，互相不可替代。①紙質檔案與電子檔案的原始憑證性。原始性是檔案最主要的特性，紙質檔案的原始性體現了紙質檔案的真實、唯一性。紙質檔案中最原始的當屬經過上級領導親自審改、簽署的文件、會議正式通過并生效的紀要，及人們在日常的生產生活中形成的親筆手稿、印鑒原稿，最大限度地體現了原始記錄形成的思路與脈絡。紙質檔案難以偽造和篡改，決定了其記錄歷史情況的客觀真實性，成為令人信服的歷史憑證。更因其具有唯一性而具有獨特的保存價值。電子檔案的格式和內容是可更改的。檔案利用者可以根據各自的需要通過計算機網絡對電子檔案進行不同形式的信息處理；計算機網絡本身存在的不穩定性也會影響電子信息的準確性、信息的完整性，由此而引起人們對電子檔案的原始、憑證性的質疑。②紙質檔案與電子檔案的安全性。紙質檔案相對于電子檔案來說，安全性能更為穩定。紙質檔案形成后，原件中的內容和形式不會發生變化。而這種真實性和原始性在電子檔案中就不能得到保證。在電子文件歸檔時，要保證其內容完整、版本為最終，電子檔案載體的物理狀態良好，沒有病毒，信息輸出準確。電子檔案需要備份，以確保文件的原始性，特別是防止網絡或計算機出現病毒后造成電子文件丟失。紙質檔案較電子檔案更易于保密，保存時間更長。③紙質檔案和電子檔案的共享性。大部分的紙質檔案保存的都是孤本，其共享利用只能在較小的范圍內進行。傳統的紙質檔案是一種“有形的信息資源”，匯集在一定的場所、在固定的時間范圍內被需求者利用。電子檔案在虛擬的計算機環境下是一種“無形的信息資源”，同一份檔案可以在同一時間、不同地點、被不同需求者利用、共享。④紙質檔案和電子檔案的經濟環保性。電子檔案的應用相對于紙質檔案的應用更為經濟環保。利用者可以在不同地點、不同時間通過計算機網絡，而不需在特定地點、指定時間通過紙質載體閱讀電子檔案，這樣既節省了紙張，又減少了檔案管理者對紙質檔案進行拆釘、裝訂、搬運所需的大量時間和精力，使電子檔案被無紙張消耗的重復利用，達到了經濟環保的效果。紙質檔案的應用則需要使用大量的紙張。⑤紙質檔案和電子檔案的保護原件性。隨著對紙質檔案閱覽次數的增加，作為信息載體的紙張會逐漸老化和破損，字跡也會變得模糊不清，大大縮短了紙質檔案的使用和保存壽命；而電子檔案的利用則不同，即使被多次復制、打印，其內容也不會遭到破壞，電子檔案的正常利用不會對其壽命造成任何影響。需要強調的一點，由于技術和載體的材料等多種因素的影響，電子檔案的壽命也不是沒有盡頭的，對其原件也需要進行很好的保護。⑥電子檔案對紙質檔案還有一定的管理與使用上的便利性。

水利檔案管理實現從傳統向現代方式轉變的制約因素

隨著計算機網絡技術在水利行業的普遍應用，水利檔案管理技術得到了進一步的發展。特別是隨著計算機應用的直接產品的電子檔案應運而生，水利檔案管理的內容和形式也發生了新的變化，對傳統的水利檔案管理方式提出了挑戰。傳統的水利檔案管理模式正在被現代水利檔案管理理念所取代。水利檔案管理在從傳統向現代模式轉變中存在的制約因素有：①主觀認識不到位。一些基層的水利檔案管理者沒有充分認識水利檔案管理在整個水利建設管理中的地位，把水利檔案管理作為一個獨立運行的管理工作。認為水利檔案管理處于整個水利建設管理環節的最末端，它的運行不會對水利建設管理產生太多的影響。造成檔案管理與水利建設管理不同步，檔案資料收集滯后，檔案信息傳遞不及時，造成檔案信息資源的浪費。②客觀因素的制約。水利項目建設周期一般都比較長，而且檔案內容繁雜。從項目論證、設計、實施到竣工驗收，周期短的需要1～2年時間，周期長的則需要5～10年甚至更長的時間。而實施過程中建設內容還會根據實際情況有所調整變化。項目信息固化為紙質和電子檔案的過程復雜。③管理方法落后。傳統水利檔案管理的重點是紙質檔案，一些基層水利檔案管理者習慣于手工收集、整理、編目、存檔、查閱的陳舊管理方式，不適應利用計算機網絡將檔案信息資源整合；同時，由于電子檔案在管理技術上還存在一些缺陷，其原始記錄性和法律憑證性存在一些質疑，也是制約基層水利檔案管理者不能主動研究和探討現代水利檔案管理的思路和方法，在水利檔案管理手段和方法上不能取得突破的重要因素。

水利檔案管理實現從傳統向現代方式轉變的途徑

確立現代水利檔案管理新理念,由對單一紙質檔案管理轉向對紙質檔案與電子檔案管理并重轉變的唯一途徑是實現水利檔案管理的信息化。水利檔案管理信息化就是把分散于不同載體、不同地理位置的水利信息資源以數字化的方式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而實現水利信息資源共享。①實現水利檔案管理的信息化，降低水利檔案管理成本，提高水利檔案管理效率。計算機技術在水利建設管理工作中的普遍應用為水利檔案管理的信息化奠定了基礎。隨著電子檔案的數量和種類不斷增多，實現水利檔案管理信息化可以大大降低水利檔案管理成本，既節約了費用，又節省了時間，對提高水利檔案管理效率和水利檔案管理水平起到了事半功倍的效果。②實現水利檔案管理的信息化，減少水利檔案管理者的工作量，提高水利檔案管理質量。隨著水利檔案管理的重點和方式轉變，水利檔案管理者可以把工作精力由原來集中在迎來送往的檔案查詢上，轉移到檔案數據的收集整理上，使水利檔案的鑒定、整理、編目工作的焦點不再是文件實體，而是文件形成及運轉的過程，從而更好地把握相關文件之間的有機聯系，為形成更加清晰的水利檔案管理思路提供保障。③實現水利檔案管理信息化，提高水利檔案使用效率，實現水利檔案資源共享。傳統的紙質檔案管理是將整理立卷的水利檔案置于檔案柜中，只能滿足本單位工作的查詢使用。將水利檔案信息存儲在網絡計算機上，完成紙質檔案向電子檔案的轉化，取得授權的不同地域的任何人，憑借信息網絡技術可以隨時隨地查閱到自己所需的水利檔案信息。這樣，水利檔案資料使用范圍擴大了，受眾人數增加了，水利信息傳遞速度加快了，水利檔案的使用效率提高了，檔案資源也共享了。

水利檔案管理實現從傳統向現代方式轉變的基礎條件

要實現對紙質檔案與電子檔案管理并重，就要具備以下基礎條件：①法律保障。制定并完善相關法律、法規和技術標準，使紙質檔案與電子檔案管理走上法制化的軌道。通過立法，進一步確立電子檔案的證據資格和憑證價值，消除人們對電子檔案的“信任危機”，做到依法治檔；通過科學的規劃和制定技術標準，使紙質檔案與電子檔案管理更有依據。②技術措施。通過對傳統的紙質檔案進行數字化處理，即將各種物理載體形式存在的文檔通過手工錄入、掃描等手段，以數字記錄方式儲存到光盤、磁盤等計算機的各類存儲器中，完成傳統的紙質檔案向數字化檔案的轉化過程。通過將新生成的水利檔案全部實現數字化，逐步建立和完善一套數字化水利檔案的工作體系。主要包括數字化檔案的生成、保管、利用等環節。同時要采取措施保證水利信息安全，防止信息丟失或被非法篡改。③人才儲備。水利檔案管理工作的性質決定了水利檔案工作者既要成為專業型人才，又要成為管理型人才。只有建設一只具有高素質的新型水利檔案管理隊伍，才能實現水利檔案的管理實現從傳統水利檔案管理方式向現代水利檔案管理方式的轉變，也才能使水利檔案管理者從傳統的水利檔案管理方式中擺脫出來。這就要求水利檔案管理者確立現代水利檔案管理新理念，熟悉水利檔案管理業務，認真學習水利檔案管理知識，掌握水利檔案管理行業標準，積極參與水利檔案學術研究，利用現代計算機網絡技術改變傳統的手工操作方法，熟練掌握計算機操作、數據錄入、數據庫維護、網絡管理等基本技能。同時還要熟悉電子政務形成和管理的規律，不斷提高水利檔案管理水平。

本文作者：王文平工作單位：水利部綜合事業局