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檔案是社會組織或個人在其特定的社會活動中積累而成的，是按照一定的來源有規律地形成的、保存備查的各種形式和載體的數據、信息和知識的記錄，它是現代社會的核心信息資源的重要門類，它是原始的數據、信息和知識的記錄。一個企業的發展，離不開檔案所發揮的作用，做好檔案的收集、整理、保管、提供利用工作就尤為重要。檔案的統計工作也是不可忽略的一個環節，要有足夠的耐心、細心，將每個數據統計準確，使其邏輯關系清楚。通過這些數據，反映出檔案庫存量的不斷豐富，也體現出企業不斷壯大的歷程。因此，檔案的統計工作也是企業檔案管理工作的重要組成部分。檔案的統計工作就是以表冊、數字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關情況。檔案統計工作的內容包括檔案的接收、移交、整理、鑒定、保存數量和保管狀況的登記，檔案利用情況的登記以及檔案構成、檔案利用、檔案機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。概括說來，檔案統計工作包括檔案的基本登記和綜合統計兩部分。

從統計的對象來劃分，檔案統計工作大致上可分為兩點：一是對檔案實體及其管理狀況的統計；二是對檔案事業的組織與管理狀況的統計。河鋼股份有限公司邯鄲分公司檔案館負責全公司二級廠、機關部室檔案的統計工作，按照上級有關要求，填寫《全國檔案事業統計綜合年報》檔基2表《檔案館基本情況年報》。按照《檔案館基本情況年報》統計表的要求，不能很好地反映出企業的具體數據。1.在企業中由于機構設置、人員配備等，有的部門可能會單獨設置檔案室，有的部門也有可能將檔案工作職責設置在其他科室，隸屬于不同的部門，如技術科、設備管理科、辦公室等。2.在企業中從事檔案工作的人員在做好檔案管理工作的同時，他們身兼數職，有的檔案人員可能還擔負著本單位的女工工作、辦公室辦事員等工作職責，因此，他們的技術職稱除了檔案類技術職稱之外，有的人員的技術職務可能會是政工類、經濟類、工程類等，在《檔案館基本情況年報》不能很好地體現出來。3.在《檔案館基本情況年報》中館藏全部檔案以案卷、以件為保管單位檔案形式表現出來，不能很好地體現出企業檔案館藏的真實情況。因此，相關工作人員應該在涵蓋了《檔案館基本情況年報》的基礎上，結合本企業情況，加以補充、完善，力求真實反映出本企業檔案管理工作概況，即按照如下分類：1黨群工作類、2行政管理類、3經營管理類、4生產技術類、5產品類、6科研類、7基建類、8設備儀器類、9會計類、10干部職工類、11地質類、12設計類、13工程施工類、14教學類、15新聞書稿類、16招投標檔案、17廢舊印章、18榮譽品等進行統計。因此，邯鋼公司檔案館結合本企業檔案管理工作中的實際情況，特制定了《檔案館藏基本情況統計臺賬》，包括了檔案管理工作中各個方面的統計，從而加強了檔案統計的基礎工作。臺賬共設為四大部分，即檔案人員及設施設備統計臺賬，如表1~表3；文書統計，如表4~表6、館藏檔案統計，如表7~表9、公共統計，具體內容如下表。第一，檔案統計是認識檔案工作的一種重要手段。它以檔案工作中大量的現象為對象，通過從量、質聯系中對數量的觀察和研究，以指示檔案和檔案工作諸現象的發展過程、現狀及其一般的規律性。但檔案統計并不是認識檔案工作中一切問題的唯一工具，在檔案工作中只有以數量表現的現象，才能進行統計，而且僅靠統計本身也不能認識清楚，因此，要對檔案和檔案工作中各種現象的量有正確的理解，做出科學的判斷。第二，檔案工作也是一個系統的工程，組織檔案管理系統的一系列工作，都應當胸中有數。建立科學的檔案統計工作，才能把對檔案和檔案工作的定性分析和定量分析結合起來，以檔案的大量數據作為分析的依據，才能更好地了解和掌握檔案和檔案工作情況，使檔案工作更加完善。第三，檔案統計是檔案事業建設的一項重要基礎工作，檔案工作越發展，統計工作越要加強。建立、健全檔案統計工作，可以準確地反映各級檔案部門工作的真實狀況，可以對各級檔案部門的工作進行分析和比較，便于對檔案實行科學管理，便于更好地了解和掌握檔案工作的規律、水平和發展趨勢，便于對各級檔案部門的工作進行分類指導，監督和檢查，進一步提高檔案工作水平，充分發揮檔案的作用。第四，檔案統計工作可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業發展規劃提供依據。通過科學的檔案統計工作，能夠系統地反映檔案產生的數量、速度、館藏檔案的狀況和變化，利用檔案的頻率和發展趨勢，能夠系統地反映檔案部門的工作量以及人力、財力的需求量，能夠系統地反映檔案事業在企業的經濟發展中的地位和作用，為企業領導對檔案事業決策提供科學數據和可靠依據。

檔案統計工作的要求。第一，要保證統計資料的準確性、客觀性和科學性，這是檔案統計的重要要求。第二，檔案統計工作要符合企業建設要求，對檔案統計要標準化，統計調查工作要科學化、系統化，統計服務優質化。第三，充分發揮檔案統計工作的服務和監督作用。檔案統計工作，不僅是有關部門從事研究、進行決策不可缺少的耳目和參謀，不局限于一般的登記、填送報表，同時，還是通過檔案統計發現問題、解決問題的依據。邯鋼公司非常重視檔案統計工作，公司檔案館承擔全公司檔案管理職責及檔案業務指導工作。在檔案管理工作中責令各單位定期開展自糾、自查、自改工作，形成文字報告上報公司檔案館，便于掌握一手資料，統籌管理。同時，由公司檔案館牽頭，組成檢查小組，由檔案館館長帶隊，2~3名具有副研究館員職稱的人員為組員，不定期地對公司所屬二級廠、機關部室的檔案部門進行檢查工作，依據本企業制定的《檔案館藏基本情況統計臺賬》所涵蓋的各項工作逐條逐項進行檢查，核實所統計數據的準確性、真實性，發現問題，及時提出整改意見，對個別問題由公司檔案館檢查組事后匯總，形成文字報告上報相關部門，請求支持。通過一系列舉措，加強了檔案統計基礎工作，確保檔案統計數據準確、翔實，才能更好地服務企業生產、經營等項工作。邯鋼公司檔案館承擔著全公司檔案基本情況統計工作，公司檔案館指定專人負責檔案統計管理工作，按照國家、省、市檔案局的有關要求，在本公司制定的《檔案館藏基本情況統計臺賬》基礎上，認真填寫《全國檔案事業統計綜合年報》檔基2表《檔案館基本情況年報》，針對這一項工作，公司檔案館利用公司內部局域OA網、電話等形式下發通知，要求公司所屬29個具有檔案室的單位報送統計表。并對報送的4200條數據逐條、多次審核，直到數據準確、邏輯關系清楚，匯總后經過公司領導簽字、蓋章，將電子版、紙質報表報送邯鄲市檔案局，圓滿完成歷年來《全國檔案事業統計綜合年報》統計、上報工作。加強內部培訓，提高檔案人員業務能力，確保檔案統計工作順利進行。在企業降低成本、挖潛增效、節能減排的主旋律下，機構的整合、人員配置調整、人員到齡退休等情況經常發生，從事檔案管理的人員也經常發生變動，給檔案管理工作也帶來了一定的影響。邯鋼公司檔案館針對這種情況，在要求各單位報送統計數據之前特舉辦一期“檔案統計工作業務”培訓班，對全公司檔案工作專、兼職人員進行培訓。培訓班內容針對《檔案室藏基本情況統計臺賬》《全國檔案事業統計綜合年報》檔基2表《檔案館基本情況年報》進行逐條講解，闡明各數據之間的邏輯關系，強調了重點部分、共性問題。例如，在統計報表中有一項“未整理零散檔案排架長度”是按米為單位計算統計的，因為是未整理零散的檔案，可能會以捆、箱、包等形式存放，但是在統計時不能以幾捆、幾箱、幾包來統計，會使檔案的實際數量統計不精確。對個性問題舉例說明，引以為戒。培訓班的實用性、可操作性很強，受到廣大檔案人員的一致好評，特別是對新接手檔案工作的人員幫助很大，幫助他們理清了頭緒，找準了切入點，解答了疑難問題，為做好檔案統計工作創造了條件。培訓班由公司檔案館具有副研究館員職稱的人員擔任講師，講師自行制作授課課件，該講師也是檔案檢查組成員，所以對基層工作也很了解，在授課時能夠抓住重點，對學員提出的問題能夠一一解答。通過加強內部培訓，講師能夠從基礎工作入手，照顧到點、面的問題，學員能夠帶著本單位實際問題來咨詢，從而提高了學員業務能力。通過內部培訓形式，減少了外培經費，也為企業降低成本發揮微薄之力。檔案統計工作是檔案管理工作的重要組成部分，也是檔案管理基礎工作，通過對檔案的收集、移交、整理、鑒定、保管、提供利用等情況最基本內容的記載，揭示了它們形成過程、現狀和變化，反映出企業由小到大的歷程，因此，檔案工作者要有高度的責任心、事業心，在加強提高業務能力的同時，以一顆平凡心做好檔案統計工作，為企業建設、發展貢獻自己的力量。

作者:楊 芳 陳林濤 徐志紅 單位:河鋼股份有限公司邯鄲分公司

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