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為解決床位緊張問題，最大限度地利用有限的床位，提高床位使用率，某醫院實施的是非固定科室病房不加床的住院模式。即舍棄傳統的按照科室分配固定病房、固定床位，選擇按照病區分配床位，科室沒有固定病房、固定床位，也就是一個病區同時住著好幾個科室的病人，哪個病區有床位病人就住在哪個病區。該住院模式充分利用有限的床位資源，極大提高床位使用率，縮短病人入院前的等待時間，最大限度地滿足病人的住院需求[1]。但是，該住院模式下的數據采集、核對、校驗等給病案統計管理人員帶來新的挑戰，是一個必須解決的問題。根據業務需求，我們需要統計病區、科室、醫療組的數據，包括入院人數、出院人數、轉科人數(轉病區人數)、實際占用床日數、病床使用率等。面對這個問題，我們改變傳統的以科室為單位的數據采集模式，采用以病區為單位填報每日的業務數據，并且通過技術手段使得采集的數據包括病案號、床號(包括病區)、病人姓名、科室、醫療組。該數據采集模式解決了沿用傳統的以科室為單位的數據采集模式中存在的病區數據統計難的問題，且使從病區數據中提取科室、醫療組數據具有可行性。我們的工作重點在于借助軟件接口，區分病區的轉科數據是否是科室的轉科數據和是否有病人存在轉科不轉病區的情況，然后形成最終的科室數據。值得一提的是，部分科室存在轉醫療組的情況。必須指出，科室、醫療組數據來源于病區數據，它的準確性取決于病區數據的準確性。下面探討一下在實際工作中，病區工作日報表數據統計中存在的問題和對策。

病區工作日報表數據統計中存在的問題

1.日報表前后數據不一致。前后數據一致是日報表最基本的要求。實際工作中，部分病區存在最低級錯誤，包括入出院人數統計與實際入出院病人個數不一致，轉科人數統計與實際轉科人數不一致，病區原有人數加上轉入人數減去出院人數減去轉出人數與現有人數不符等，前一天的現有人數和今天的原有人數不一致等問題。2.科室和醫療組信息不匹配。日報表登記的病人入院科室和醫療組信息不匹配。比如：A科室B醫療組，B不是A科室人員。分析原因，這類現象主要是由于數據采集口徑需要醫療組信息是實時變動的，而病人在入院當天進行轉科，日報表則是晚上12點之后才能產生數據進行前一天數據的提交，那么滯后提交的日報表就顯示為入院病人信息欄中病人入住科室和醫療組不匹配，轉出病人信息欄中是正確的。比如李四入院在神經內科某某A醫生組，當天轉科到重癥監護室某某B醫生組，提交上來的信息可能變成入院在神經內科B醫生組。還有一種情況，由于系統設置原因，科室和科室所屬病區名稱上下排列，辦理入出院手續時科室和病區選擇錯誤，導致信息不匹配。3.轉科或轉病區記錄缺失。病區提交的數據中漏登記轉病區記錄，導致當天該病區和全院現有人數錯誤，且全院病區的轉入轉出人數不一致。由于部分人員業務不熟悉，日報表系統沒有登記轉科不轉病區病人信息，在臨床系統中對轉科不轉病區病人的未做轉科標記。此類錯誤導致日報表系統中沒有該病人轉科記錄，軟件接口統計的轉科記錄也沒有該病人信息，直接導致科室數據出現錯誤。4.多次住院病人的科室、醫療組信息混亂。多次住院的病人信息還會存在本次入院科室和醫療組的信息顯示成了上一次入院的科室和醫療組的問題。從辦理住院流程出發查找原因，問題在于病人在入院協調中心(該住院模式下，設立入院協調中心調配全院床位)未辦完住院手續，病房就登記了該病人入院，導致系統數據讀取錯誤。此類錯誤在打印日報表時很難被發現。5.門診的急診科病人入院，其入院科室、入院病區的確定。隨著醫院各項工作的開展，由急診科急診入院的病人越來越多。此類病人直接在急診科辦理住院手續，他的入院病區是急診科，但是急診科不屬于住院病區。此時，需要根據實際情況確定入院科室和入院病區。6.日報表實際入院人數、出院人數錯誤。由于該醫院采取虛擬床位管理模式降低術前待術日，即病人先辦理住院手續，實際不住院，在正式住院前完成手術前各項化驗和檢查，然后醫院分配床位、通知病人前來住院、安排手術。部分病區工作人員填報了虛擬床位的病人信息。部分病人辦理住院手續后，經過各項檢查，由于各種原因取消住院。這類情況在病歷回收、核對份數時會被發現。7.核對月度數據時，病區上報醫療組在院人數錯誤。為了提高數據的準確性，每月第一天都需要病區上報上月最后一天晚上12點(也就是前一天晚上12點)各科各醫療組的在院人數，形成病區數據、科室數據、醫療組數據，與日報表系統打印出來的病區數據、科室數據和統計的醫療組數據核對。部分病區上報的醫療組數據錯誤，導致兩邊數據不一致，需要花費大量時間去尋找錯誤所在。上述問題的存在，導致最終的科室數據與實際存在偏差。工作中，我們要仔細核對數據，善于發現錯誤，改正錯誤，同時要采取措施避免錯誤，為此，我們摸索出一些校驗數據的經驗。

采取的對策

1.病區由專人負責數據填報，且實施崗前培訓。病區工作日志的準確性與數據填報人員的責任心、細心息息相關。在數據提交前要仔細核對，確保數據準確再提交。日報表數據主要采集自護士站系統，因此填報病區日報表的接口嵌在護士站系統，由各病區的護士負責數據填報。根據實際占用床日數定義規定以晚上12點為界統計數據，且在第二天的8點之前提交前一天的日報表數據。一般都是在護士交班后由當天主班護士在規定的時間內提交數據。按照病區上報數據對該院護士來說是一個新的事物，大家對概念不是很理解。因此，我們聯系各病區護士長講解按病區填報數據的特點，尤其是按病區填報數據中轉科人數的概念，提醒注意事項，強調核對后再提交數據，并且要求病區由專人負責數據填報，填報人員要經過培訓，了解概念、了解注意事項后方可上崗。采取此種措施后，大大減少了錯誤的發生，提高了工作效率。2.病案室專人負責日報表數據的核對、打印，總結工作經驗，羅列注意事項。核對日報表數據是一項需要耐心、細心、責任心的工作，根據上述發現的問題，核對時需要注意很多事項，才能從源頭確保科室數據、醫療組數據的正確性。2.1基本數據核對，也就是日報表前后數據核對。填報的人數(數字)是否和填報的具體病人信息條數一致，病區的原有人數加上轉入人數減去出院人數減去轉出人數是否與現有人數相等，前一天的現有人數是否和今天的原有人數一致。2.2其他數據核對。科室和醫療組信息是否匹配；入院當天進行轉科的病人，需核對其入院信息；轉病區數據核對，轉出病區病人信息是否有對應的轉入病區病人信息，轉病區病人是否是轉科病人；軟件接口中統計的轉科記錄與日報表整理出來的轉科記錄核對，是否有遺漏，尤其是轉科不轉病區情況；多次住院病人的科室、醫療組信息混亂的錯誤比較難發現，只能在核對時注意不同于該病區主要收治的科室的病人信息；門診的急診科病人入院，其入院科室、入院病區的確定；虛擬床位病人信息篩選，尤其注意床位號大于100的病人(醫院規定虛擬床位床號設定大于100以示區別)等等。病案室負責日報表人員需根據現有的經驗，仔細核對每個病人信息，找出錯誤，為正確的科室數據打下扎實的基礎。3.定期核對病區、科室、醫療組數據的一致性。每天核對病區數據，但也難免會存在人為遺漏、難以發現的錯誤問題，該住院模式下的日報表數據定期核對工作非常有必要。結合實際工作強度，采取兩項核對措施校驗數據。(1)每周核對日報表系統中這周最后一天的病區留院人數和全院科室的留院人數是否一致。(2)每月第一天都需要病區上報上月最后一天晚上12點(也就是前一天晚上12點)各科、各醫療組的在院人數，形成病區數據、科室數據、醫療組數據，與日報表系統打印出來的病區數據、科室數據和統計的醫療組數據核對是否一致。4.積累數據校驗經驗，并記錄。日報表數據校驗是檢驗病區和病案室人員工作質量的一項工作，是提高數據準確性的必備工作。為高效地完成數據校驗，記錄下校驗方法，提供參考。針對月末數據校驗，總結出一些經驗。(1)核對病區上報的病區留院人數和日報表系統的病區留院人數是否一致。如果不一致，致電對應病區查找原因。(2)核對病區上報的科室留院人數與日報表系統的科室留院人數是否一致。如果不一致，則先核對病區上報的全院科室的留院總人數和日報表系統的全院科室的留院總人數是否一致。如果不一致，則說明日報表系統中從病區數據轉換成科室數據產生了差錯(在病區上報的病區留院總人數和由病區上報的醫療組數據整合成的科室留院總人數一致的情況下)。碰到總數不一致的情況，采用靜態查找表查找算法中的二分查找法查找到錯誤那天，再逐個病區核對數據。(3)如果病區上報的全院科室的留院總人數和日報表系統的全院科室的留院總人數一致，而病區上報的科室留院人數與日報表系統的科室留院人數不一致，這種數據錯誤原因查找比較難。一般是轉科記錄缺失導致對應科室留院人數不一致，或者入院科室錯誤導致對應科室留院人數不一致，或者是病區上報的醫療組數據錯誤導致數據不一致。(4)在病區數據、科室數據都一致的情況下，有時候會出現醫療組數據不一致。這類情況考慮是病區上報數據錯誤，或者存在轉醫療組情況。5.其他。針對目前已發現的問題，是否按照流程辦理住院手續、住院信息正確與否對于數據的準確性有影響。因此，我們聯系可以辦理住院手續的相關部門和人員，強調按照流程辦理住院手續和住院信息正確的重要性。對于新發現的日報表相關錯誤，要及時反饋到病區或者相關部門，并提出整改措施。病案首頁信息錄入人員留意特殊情況下的病歷，比如轉科不轉病區病人，再次核對打印的科室數據有無記錄等。病區數據填報人員、病案室工作人員、各相關科室工作人員的責任心、細心對非固定科室病房模式下數據統計的準確性至關重要，而崗前培訓對于高效地完成日報表數據的填報、核對、校驗具有重要意義。我們要加強相關人員的崗前培訓，反復強調填報核對數據要耐心細致，在按照病區為單位的數據采集模式下，數據的核對、校驗較難，沒有具體的流程。實踐中，我們把碰到的問題進行梳理、歸類，總結對應的措施，形成一套有據可依的日報表核對、校驗中的問題及對策，并及時結合實際進行更新，使日報表數據統計更有效率。

參考文獻

1閻家駿，孫亞玲.床位統一管理跨科收治病人[J].中國醫院，2010,14(3):71-72

作者:陳靈峰 朱婭婭 尚珊珊 單位:浙江省臺州恩澤醫療中心