導(dǎo)語：信息技術(shù)在研究生檔案管理的作用一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、信息技術(shù)對研究生檔案管理的影響

如今，計算機科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展使得其更加貼近我們的生活，不斷改變著我們的生活方式，同時也變革著研究生的培養(yǎng)模式。以計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為標(biāo)志的信息技術(shù)的發(fā)展也對檔案管理工作產(chǎn)生了深刻的影響:計算機技術(shù)的不斷完善和發(fā)展使得檔案信息實現(xiàn)了數(shù)字化，而不再單純的依賴于手工記載和紙質(zhì)儲存，一切檔案信息都可以通過輸入和掃描等方式存儲到計算機上，更加便于實現(xiàn)永久性的保存和利用。其次，檔案也不再局限于文字，而是可以借助多媒體手段實現(xiàn)諸如圖片、文本、視頻等多方式的檔案呈現(xiàn)方式，這些呈現(xiàn)方式也會促進檔案的傳播和有效的利用。此外，檔案的查閱和開放形式也發(fā)生了變化，由于互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)以及計算機使用的普及，越來越多的檔案信息可以通過相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫來實現(xiàn)開放，像傳統(tǒng)模式下受到的時間和地域的限制越來越小，進而也更大的實現(xiàn)了檔案信息的使用價值。信息技術(shù)除了為檔案的呈現(xiàn)形式帶來變革之外，對檔案的管理工作也產(chǎn)生了影響。由于檔案信息使用者對于查閱更加及時和快捷的要求，檔案的管理工作也必然被要求更加高效，信息技術(shù)的發(fā)展為滿足這一要求提供了便捷，檔案管理人員借助于計算機和相應(yīng)的程序和數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)對于信息的快速篩選、處理和歸檔。

二、利用信息技術(shù)提升研究生檔案管理

(一)借助信息技術(shù)轉(zhuǎn)變研究生檔案的收集程序和方式，擴展搜集的范圍

目前，我們國家研究生的教育和培養(yǎng)方式實現(xiàn)了多樣化，培養(yǎng)模式包括有國家統(tǒng)招、委培和代培等;學(xué)位類型也不同，有學(xué)術(shù)型的還有專業(yè)碩士;此外，考試形式的不同也使得研究生的分類方式不一致。這些不同類型、不同模式下的研究生學(xué)習(xí)和教育過程也不盡相同，而研究生檔案作為一種記錄研究生在校期間個人學(xué)習(xí)、實踐和生活的文件，必然會呈現(xiàn)不同的特點，更加具有鮮明的個體特征。因此，研究生檔案的收集程序和方式就需事先轉(zhuǎn)變，使得到的檔案知識更加系統(tǒng)、全面，更有利于滿足用戶日益增長的個體化的、專業(yè)化的需求，而信息技術(shù)能夠幫助管理人員在擴大收集范圍的同時更加快捷、方便的收集信息。

(二)逐步推進個體化的檔案管理工作

研究生的檔案既具有一般學(xué)生檔案的共性，也體現(xiàn)了自身獨特的方面，源于研究生教育和學(xué)習(xí)的專業(yè)化和個體化。研究生階段的學(xué)習(xí)在不同的年級、不同的時間段都會體現(xiàn)出不同的特點，而且更加龐雜，正如上文所言研究生在入學(xué)之初首先要經(jīng)過公共課的學(xué)習(xí)，其次進入專業(yè)課程方向和領(lǐng)域的學(xué)習(xí)，此外還要按要求參加調(diào)研和實習(xí)活動，并進行科研活動、發(fā)表科研成果，以及參加中期的考核評定、畢業(yè)論文寫作與答辯，最終進行學(xué)位審定獲得學(xué)位順利畢業(yè)。在這些不同階段中，檔案的收集和管理工作的重點和難點也各不相同，在研究生學(xué)習(xí)的一、二年級中，檔案工作可以遵循研究生培養(yǎng)方案所確定的程序和規(guī)章進行及時的收集和編碼、歸檔。但在進入后期，研究生的檔案材料，尤其是科研和社會實踐調(diào)研的檔案材料需要相關(guān)的院系和科研小組進行收集和整理，最終由檔案管理部門進行歸檔。信息技術(shù)的優(yōu)勢不僅在于能夠大量的處理信息，在個性化定制方面也有人工無法比擬的優(yōu)勢，通過信息技術(shù)的利用有利于個體化、定制檔案工作的實現(xiàn)。

(三)充分利用研究生檔案的科研性和知識性

研究生檔案匯集和研究生在校期間的學(xué)習(xí)和科研活動，具有很強的科研型和知識性，檔案管理者應(yīng)借助信息技術(shù)尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展加強對其的利用，采用多種方式和途徑提取有用的科研信息為在校學(xué)生及其他用戶提供更加有益、高效和人性化的服務(wù)。

(四)提升研究生檔案管理和服務(wù)的質(zhì)量

研究生規(guī)模和人數(shù)的擴張使得檔案管理工作中需要處理和分析的信息也隨之增加，傳統(tǒng)的手工收集和處理方式顯然已經(jīng)無法滿足當(dāng)下的研究生檔案管理發(fā)展要求了。檔案管理部門和人員都應(yīng)當(dāng)引入更為科學(xué)和現(xiàn)代化的管理思想和技術(shù)手段，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化和升級，從而實現(xiàn)研究生檔案管理的科學(xué)和規(guī)范，進而逐漸的提升管理質(zhì)量。此外，借助信息系統(tǒng)對檔案加以整理、匯集和分析，對各種有用信息進行提煉和匯總，為用戶提供更高層次的檢索服務(wù)。

總而言之，重視研究生的檔案管理工作，利用不斷發(fā)展的信息技術(shù)能夠提高管理工作的效率和質(zhì)量且有利于豐富檔案內(nèi)容，發(fā)揮檔案的記錄功能，更有利于實現(xiàn)檔案為學(xué)校服務(wù)、為人才服務(wù)的宗旨。

本文作者:李洪梅工作單位:內(nèi)蒙古財經(jīng)大學(xué)