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1住房檔案信息化的技術

1.1辦公自動化OA技術辦公自動化技術分為三個不同的層次：第一個層次是事務型辦公自動化系統，只限于單機或簡單的小型局域網上。第二個層次是信息管理型，是把事務型辦公系統和數據庫緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統。第三個層次是決策支持型。它建立在信息管理級的基礎上。它使用由綜合數據庫系統所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，作出相應的決策。住房檔案電子文件信息的生成、傳輸、加工處理都離不開辦公自動化技術。

1.2數字化技術數字化技術也是檔案信息化的基礎技術。住房檔案信息數字化即將紙質文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子形式的檔案，利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等現代信息技術手段進行加工處理，將其轉變為數字形式的電子媒體并制成住房檔案信息數據庫，拓展檔案信息資源開發利用，為實現網絡環境下的住房檔案信息資源共享奠定基礎。

2數字化檔案與紙質檔案的關系

2.1紙質檔案是數字檔案形成的基礎除了部分檔案信息資源是由其形成者直接以數字形式形成外，相當部分的檔案還必須依靠管理人員去進行收集、加工整理，然后轉換成數字形式才能上網提供利用。數字檔案信息的原生性、真實性和可靠性必須以紙質檔案作為保障。

2.2數字化檔案為紙質檔案提供了新的管理和服務機制紙質檔案管理，其核心是擁有紙質檔案文件實體，并進行收集、整理、鑒定、保管、統計及利用等業務工作。而數字化檔案則打破了紙質檔案的物理界限，引入邏輯的、動態的檔案信息資源和信息管理系統，能夠靈活方便地搜尋、選擇、聯結檔案信息資源。正是這種動態搜尋聯結機制，極大地延伸紙質檔案的信息服務能力，從而提高檔案管理利用水平。

3高校住房檔案信息化的實現

3.1檔案信息化理論體系建設當前哈爾濱工程大學的住房檔案信息數字化分為兩個層次：一是住房檔案目錄信息的數字化。規范住房檔案信息的著錄標引，按照樓號和工號建立檔案目錄數據庫。系統將檔案劃分為住房檔案、人員檔案、補貼檔案三大類，即互相獨立，又密切關聯，檔案管理人員可以進行靈活的查詢和聯結分析；二是職工住房檔案全文信息的數字化。采用掃描錄入方式將檔案全文按原貌逐頁存儲為圖片格式。并為其編制目錄索引，或是經OCR識別后采用文本格式存儲檔案內容，輔之以全文檢索數據庫兩種不同方式。利用數據庫軟件，進行系統分析與設計，實現數據的查詢、維護、統計、計算分析、預警提示等功能。住房檔案的信息化，實踐著一種新型管理模式，迅速、多方位地檢索到檔案資料，提升了高校職工住房管理的水平和效率。

3.2檔案信息系統標準化建設住房檔案信息化建設的焦點與核心問題集中表現在實現檔案信息系統標準化問題上。針對電子文件與電子檔案的管理標準化，國家檔案局、建設部、國家科委、國家質量技術監督局等部門先后了4個有關CAD電子文件的管理標準及《電子文件歸檔及管理規范》，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔等作了指導性規定。與此相關，還制定了《檔案著錄規則》等近十個國家級行業標準，但還存在標準和政策配套建設上的缺陷，仍需加強制定檔案信息管理制度標準。

3.3住房檔案電子文件的管理原則①全程管理原則。職工住房檔案的電子文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期要進行全程管理。電子文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端，永久保存或銷毀是末端。②原生態保存原則。電子文件的內容、結構和背景信息要與形成時的原始狀況一致。只有將原始文件格式的電子文件保存在其原始生成信息系統中，才能100%地確保其“原始性”，從而最大限度地確保電子文件的真實性。這就是電子文件原生態保存策略。③完整性原則。要求生成電子文件的職能活動、電子檔案文件的內容、結構、作用、辦理過程、結果、上下文關系、對其產生影響的歷史環境等信息以及數據屬性無缺損。例如：教工周轉公寓分配檔案就要包括會議紀要、“教職工公寓管理辦法”文件、教職工公寓申請表、人事部門審核憑證、職工與配偶個人信息、打分排隊表、個人選房憑證、保證金交款協議書、與教職工簽訂的公寓租住合同、領導批示、公寓延長租住協議、退房記錄、房屋平面圖、使用面積、物業、包燒費、房租、住戶租住情況等完整信息內容。④多種載體、多套保存原則。具有永久保存價值的住房檔案電子文件，按照多種載體保存原則，應同時保存文件的電子版本和紙質版本，并且一式三套：一套封存保管；一套供查閱使用；一套異地保存。⑤安全保管原則。是指保存電子文件的載體和電子文件的信息要安全。要依靠電子文檔保護技術來維護電子文件的載體安全，以確保存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性；要依靠信息安全技術來維護電子文件信息安全，以確保電子文件信息內容完整、不被篡改、不泄密。高校職工住房檔案信息化工作是一件涉及面廣、復雜性高、長期的、系統性工程，需要必要的組織協調與科學合理分工。

作者：歐陽慧單位：哈爾濱工程大學