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一、吳中法院檔案信息化的具體實踐

2012年4月28日，江蘇省檔案局印發(fā)了《江蘇省檔案信息化“十二五”發(fā)展規(guī)劃》，要求各市檔案局、省級機關(guān)各單位，結(jié)合本地區(qū)、本單位實際貫徹執(zhí)行。如今，江蘇省法院系統(tǒng)已全面邁入檔案數(shù)字化進程中，蘇州市吳中區(qū)人民法院亦緊跟步伐，持續(xù)走在全省前列。2008年，吳中法院獲得了江蘇省第一批檔案五星級稱號，并于2010年順利通過復查。為更好發(fā)揮檔案資源服務審判、服務社會的職能作用，吳中法院于2012年全面啟動檔案數(shù)字化工作。一方面對庫藏的歷史檔案集中進行數(shù)字化加工，建立數(shù)據(jù)庫以備連網(wǎng)。截至2014年底，該院共掃描各類檔案186492卷、314546冊，對庫藏所有經(jīng)濟、執(zhí)行、行政卷宗和自2001年始所有民事、刑事卷宗進行了數(shù)字化掃描，順利完成當前檔案信息化建設的目標。另一方面對在辦案件實現(xiàn)“即收即掃”同步數(shù)字化，以備辦案過程中的查詢利用和共享。掃描公司特派專員進駐檔案科，書記員整理材料完成后直接交付掃描專員進行信息化處理，以保證信息檔案的即時性，借查閱卷宗均實現(xiàn)電子化。該院的具體做法是：一是黨組重視。吳中法院黨組高度重視檔案數(shù)字化工作，多次召開會議，聽取匯報，研究方案，部署工作。在人案矛盾突出、辦公經(jīng)費偏緊的情況下，抽調(diào)人員充實檔案科力量，撥出專款，優(yōu)先保障數(shù)字化掃描工作。二是有序推進。精心挑選實力較強、工作經(jīng)驗豐富、具有相應保密資質(zhì)的公司負責具體掃描工作，并督促該公司嚴格按文件要求備案；及時安排工作場地，安裝現(xiàn)場監(jiān)控系統(tǒng)，制定詳細工作方案，簽訂協(xié)議，細化任務,落實責任；工作過程中加強督促檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通解決，確保掃描檔案完整清晰，掛接及時有效，實體及電子檔案安全。三是齊心協(xié)力。檔案科在堅持做好日常查檔、歸檔工作的同時，強化分工合作，密切配合掃描公司開展工作，每天從庫房調(diào)檔、歸檔數(shù)百卷，并加派專員每日值班。法院網(wǎng)絡部門積極提供技術(shù)保障和支持，擴大數(shù)據(jù)庫容量，以保障檔案數(shù)據(jù)的掛接。正是在如此條件下，吳中法院的檔案信息化建設才得以迅速發(fā)展。

二、法院檔案信息化建設的優(yōu)勢及存在的問題

相較于以紙質(zhì)為主要載體的檔案保存和管理，法院檔案信息化建設有三大優(yōu)勢。第一，提高查詢便捷度。檔案數(shù)字化，是實現(xiàn)檔案信息化的前提條件和基礎。數(shù)字化資源存儲于硬盤、光盤等數(shù)字儲存介質(zhì)上，其優(yōu)勢在于不易遺失損毀，復制、轉(zhuǎn)移及查詢方便快捷，大大保障了檔案的安全度和使用便捷度。第二，提高檔案利用率。法院檔案的管理歸根結(jié)底是訴訟檔案信息資源的開發(fā)利用，建立一體化的檔案信息化管理體系，把檔案管理納入局域網(wǎng)建設總體格局中，減少人力、物力、財力資源的占用，既便于管理，又能夠?qū)崿F(xiàn)資源高度共享，從而擴大檔案利用率，提高全社會的檔案意識。第三，降低空間占用率。現(xiàn)在各級法院檔案室均或多或少面臨著庫藏檔案“爆滿”的問題，隨著微縮技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的運用，檔案信息的儲存量大幅提高，存儲密度大大高于紙質(zhì)檔案，利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用的速度快，易操作。但在法院檔案信息化實際操作中，也難免遇到一些問題。首先。法院干警“重紙質(zhì)輕數(shù)據(jù)”的思想仍然存在。一些法院干警對數(shù)字化的檔案存在抵觸情緒，特別是一些工作年限長、年齡較大的干警，對于翻閱傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的工作模式已然習慣，對數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，仍舊要求借閱紙質(zhì)檔案，造成電子檔案的“有而無用”。其次，檔案管理軟件本身開發(fā)尚不完善。應用于檔案管理的軟件還不成熟，其穩(wěn)定性、實用性還有待加強，軟件自身的程序問題造成檔案的丟失、重號狀況時有發(fā)生。再次，數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)中轉(zhuǎn)錄易出現(xiàn)差錯。法院的數(shù)字化檔案是在多個平臺上產(chǎn)生，以江蘇省法院采用的辦公系統(tǒng)為例，檔案數(shù)據(jù)由信息管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，或由辦公管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，需要二次加工，再次錄入難免出現(xiàn)一定比例的人為誤差，不能完全確保檔案的真實性和準確性。最后，專業(yè)數(shù)字化公司對法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出，法院訴訟檔案的掃描工作，大多由相關(guān)專業(yè)公司派駐員工進行數(shù)字化處理，這些員工精通數(shù)字化掃描工作，但對法院本身的工作全無了解，對紙質(zhì)訴訟檔案的形式及內(nèi)容亦無基本概念，也會一定程度上增加訴訟檔案數(shù)字化的錯誤率。

三、完善人民法院信息化建設的建議

第一，加強檔案工作與使用人員的培訓。一方面，根據(jù)信息化檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點，對法院檔案部門人員進行培訓，另一方面，對外聘的數(shù)字化專業(yè)公司人員進行法院檔案基本內(nèi)容、構(gòu)成方面的培訓。此外，要抓好檔案的安全教育和維護教育工作，使檔案調(diào)用人員在接受便捷的信息化檔案服務的同時，樹立檔案安全負責的意識，已有掃描電子檔的訴訟檔案，均不再以實體借閱形式對外借卷，盡量降低檔案安全管理的風險。第二，建立健全安全防范體系。積極應用先進的計算機技術(shù)，照片修復技術(shù)，電子信息回復技術(shù)，計算機錄音處理技術(shù)等，為檔案安全提供技術(shù)支持。切實落實異地備份制度，對有多套檔案或檔案復制件的，確保異地存放至少一套，以防重大災害或事故對檔案造成毀滅性損失。第三，加強財力和人力支持。要將法院檔案信息化納入法院信息化建設總體規(guī)劃之中，從訴訟信息集成、服務審判一線的角度出發(fā)，統(tǒng)籌兼顧，相輔相成，互為作用。撥放一定資金專門用于檔案安全維護，用以更新先進的檔案保密系統(tǒng)，增加檔案信息化軟、硬件設備。

人民法院檔案，真實記錄了人民法院的審判、執(zhí)行與行政活動，反映了人民法院審判工作及歷史，是社會發(fā)展進程的寶貴積淀，是做好法院各項工作不可或缺的重要環(huán)節(jié)和條件。只有完成法院檔案的信息化建設，才能使檔案工作更好地為審判工作服務，更好地推動法院各項工作順利開展，因此，完成法院檔案的信息化建設是完全必要，也是必須的。法院系統(tǒng)要因地制宜地發(fā)展檔案信息化建設，努力學習、調(diào)研其他系統(tǒng)信息化建設的成功模式，積極探索與自身發(fā)展相吻合，與國家檔案信息化進程發(fā)展相協(xié)調(diào)，具有自身特點的法院檔案信息化建設新模式。

作者:吳心言單位:蘇州市吳中區(qū)人民法院