導語：科研設計單位檔案信息化論文一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、科研設計單位檔案信息管理現狀

檔案信息記錄了科研設計單位的相關客觀記錄，具有準確性、時效性和共享性，并且可以在積累的信息記錄中尋求新的發展，擁有較強的可開發性。科研設計單位的檔案信息包含了多年來技術工作的積累成果，逐漸形成了一種智慧的結晶，蘊含著非常豐富的發展信息，是日后企業生產的重要參考。相比較于外部的信息而言，企業內部的檔案信息更加可靠，也更加適合自身發展的路線。設計手段不斷發展，網絡技術也不斷普及，工程設計檔案信息成為必然，利用計算機技術提高管理效率，減少管理人工，更好的幫助科研設計單位良好的運用積累的知識成果。目前我國科研設計單位但對于檔案信息的管理和開發還是比較重視的。科研設計單位通過目標管理取得了一定的發展，計算機存儲技術，高清掃描技術，微縮存儲技術等現代化技術的應用，大大提高了檔案管理的效率和管理水平。科研設計單位以檔案目錄建立計算機管理存儲，再到電子文件形式的保存整理利用，檔案管理越來越規范化現代化。在資質較強的科研設計單位，檔案管理的信息化發展尤為迅速，已經意識到計算機存儲和計算機查閱的優勢，利用電子文件或掃面文件替代紙質文件，增加了檔案信息的可讀性和利用行。但是，由于信息化建設需要一定的硬件條件支持，所以目前不同行業和不同管理要求也在一定程度上限制了檔案管理信息化的進程。

二、科研設計單位檔案信息化建設的途徑探討

1.電子文件收集整理工作

信息載體多種多樣，比如微縮膠片、磁帶、壓縮光盤等等，使檔案信息的保存可以擁有更加多樣化的存儲形式，相比較于傳統的紙質信息載體而言，具有節約、存取方便、形式多樣、安全穩定等優點。當然，信息化存儲方式運用了大量的先進技術，使用優點明顯，但是在維護和更新技術方面還有一定的短板。市場經濟的不斷發展，高新技術不斷得到應用，日益激烈的競爭要求檔案管理向著高效化的方向發展，所以電子文件的潛在優勢逐漸浮現出來。使用何種電子文件對檔案信息進行整理，需要根據科研設計單位的具體需求決定。根部不同的使用要求，電子文件主要有兩大類：一類是掃描電子文件，通過高清掃面設備將存儲在紙質文件上的信息以圖像或其他壓縮形式保存到計算機中，形成一份與原始文件內容相同的電子文件，由于采用高清掃描而并不是具體的識別，所以對于電子文件內容的修改是比較苦難的，而且為了電子文件的質量可能采用分辨率較高的存儲形式，勢必造成存儲空間的增減，對于計算機網絡和共享來說壓力是巨大的；另一類是軟件處理電子文件，比如DOC或DWG，對電子文件的內容進行處理，是對信息的內容進行具體的保存，相比掃面電子文件來說可以修改文件信息，存儲空間占用也比較小。可見后一種存儲形式適用性更強，復用和修改更加便利，更加適合辦公的自動化。但是由于科研設計單位工作的特殊性，一些工程圖紙和專業技術資料，可能很難用軟件以一種便于取用的形式進行處理，所以高清掃描更加適合繪圖類電子文件。隨著電子文件的普及，對于電子文件的管理也有一定的規定，對電子文件的歸檔也有一定的需求，格式和讀寫權限在局域網中的查詢和共享也有一定的限制。因此，科研設計單位在信息化建設時，要對自身檔案類型的利用狀況有一定的了解，選擇成熟的數字化技術，設計有效的電子文件，為信息化平臺建設打下基礎。

2.自動化管理平臺

科研設計單位處理擁有良好的檔案信息之外，信息化建設的另一要求是信息化管理硬件和軟件。硬件和軟件的投入是比較巨大的，但是相較于信息化檔案建設的潛在價值是值得的。科研設計單位處于長遠的發展目標而言，檔案信息化建設應當是一項長遠的計劃，要構建一套適用于企業發展的檔案信息管理系統，能夠為企業生產提供長久的服務。激烈的市場競爭要求企業進一步提高工作效率和工作質量，檔案信息化建設的自動化管理平臺能夠大大提高工作效率，減少重復勞動，創造更多的價值。檔案信息管理系統的建立還需要管理軟件的開發，根據企業檔案的數量和具體開發要求，購置相關的管理軟件，并在此基礎上根據自身條件進行二次的開發和完善，有層次的建立電子文件數據庫，合理設計信息索引，為信息的查詢和取用做好良好的準備。另外，檔案信息化管理平臺需要嚴格的電子文件管理制度，有序的開展信息管理工作才能發揮電子檔案管理的優勢。這項工作要從檔案文件開始，全面而規范的劃分檔案，并以此結合使用的邏輯關系進行存儲，為檔案管理人員提供便捷，并以此提高工作的效率和工作質量。

3.加強檔案信息管理系統的維護

檔案信息化平臺構建完成后，檔案管理部門一定要對數據化和管理平臺進行全面的維護。對于歸檔的電子文件要及時的設置查詢索引并上傳到網絡平臺。按照電子文件的管理要求，歸檔后的檔案要采取合理的備份措施，做好恢復管理工作，避免因為網絡原因影響檔案內容。采用固態的存儲管理是一項嚴密的工作，但是對于電子文件備份非常重要，合理的備份能夠降低寶貴的信息資源浪費。首先電子文件要確保其準確性和全面性，以取用權限限制對電子文件的修改；電子文件的歸檔要嚴格按照規范進行，網絡使用權限要有明確的告知，及時監管非法的取用操作；定期對檔案數據庫進行備份和維護；檔案管理人員要正確行使自己的職權，嚴格按照檔案管理要求完成工作。

三、結束語

科研設計單位檔案涉及面廣，需要嚴格的統籌規劃，所以信息化建設工作要從最基礎的電子文件的管理入手，逐步增加硬件和軟件的投資，積極的進行軟硬件的二次開發，打造適合自身使用條件的信息化平臺。同時，還要重視專業人才的培養，強化檔案信息化管理的水平。時代在發展，信息技術也在發展，檔案管理工作要緊跟時代的步伐，及時更新技術，轉變思想，總結經驗，不斷探索新的管理技術，提升管理水平，為企業的發展打下堅實的基礎。

作者:楊衛平單位:湖南省水利水電勘測設計研究總院