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［摘要］隨著現代信息技術的快速發展，事業單位檔案信息化管理日益凸顯其重要性。積極轉變檔案管理模式，優化提升信息化管理水平，對于構建便捷高效的檔案管理機制，推進信息化檔案建設，保障事業單位各項工作有效運行，具有重要的作用。本文從探討檔案信息化管理的主要優勢著手，分析信息化管理過程中存在的問題，并提出了優化事業單位檔案信息化管理的策略，旨在為新時期事業單位管理和服務工作提供借鑒。

［關鍵詞］事業單位；檔案；信息化管理

為了更好地順應現代社會管理和服務需求，充分利用信息化技術成果、深度實施信息化管理已成為事業單位優化檔案管理工作的必然要求。有效整合利用檔案信息資源，增強信息資源共享性，提升事業單位工作效能，是檔案管理工作中必須重視的重要問題。

1事業單位檔案信息化管理的主要優勢

1.1緩解檔案管理工作強度。現代信息技術的快速發展、廣泛應用以及辦公軟件的升級完善，為事業單位開展檔案管理工作提供了便利，也明顯地緩解了檔案管理工作強度。利用搭建網絡系統平臺、數字化錄入、網盤存儲等方式，檔案信息化管理工作有效克服了傳統檔案紙媒管理、人工錄入等管理方式的弊端，實施便捷的數字化處理，促使在檔案信息資源的采集、存儲、管理、使用、備份、共享和查詢等方面逐漸凸顯越來越明顯的優勢。1.2提高檔案管理工作效能。切實推進檔案信息化管理，能為檔案管理工作提供積極的技術支持和發展環境，優化檔案管理工作效能。創新利用檔案信息化管理新形式，完善軟硬件管理系統，不僅能轉變檔案管理職能、提升管理效率、提升檔案管理的科學性，而且能促進檔案信息資源的共建和共享。在一些政策法規許可的范圍內，事業單位內部、各部門以及其他相關事業單位和部門之間通過科學創建工作局域網、加強溝通合作，能更好地實現信息互換和資源共享，進而能夠提升管理工作效能，為事業單位決策和發展提供優質的服務。1.3促進檔案事業持續發展。在現代信息社會，信息化建設是展現事業單位整體管理水平和服務職能的重要方面。檔案信息資源是新時期事業單位實施公共決策、開展公共服務的重要參考素材。積極創新管理方式方法，深入應用數字化、信息化技術手段，大力推進檔案信息化管理工作，有利于促進檔案管理工作實現可持續發展，為社會公共事業的規劃和進步做好準備。

2事業單位檔案信息化管理存在的問題

2.1不重視檔案信息化管理。在傳統檔案管理的過程中，事業單位領導對檔案管理的重要性認識不足，缺乏主動創新管理意識，缺少有效統籌規劃，常認為檔案管理只是對相關人事檔案進行保管和儲存，不舍得投入時間和精力，造成檔案信息化管理流于形式。尤其是隨著信息化管理要求的不斷提出，事業單位領導以往所秉持的這種管理意識和態度已難以適應信息化的發展要求。2.2未能有效開發檔案信息資源。信息技術發展為整合開發檔案信息資源提供了便利的技術支持，但有些事業單位未能有效利用檔案信息資源，采集應用檔案信息資源的科學性明顯不足，低水平工作、重復加工、片面建設的現象較為嚴重，欠缺完備的檔案信息數據庫，并且數據的效益性和豐富性相對薄弱，檔案信息資源的開放與共享的程度極低。同時，由于某些檔案信息資源常涉及重要的國家機密，許多事業單位從防止網絡黑客攻擊、保障信息安全考慮，并未開展檔案信息資源的整合、開放、共享等，信息資源涉密管理非常嚴格，信息化管理常常只止于本單位系統內部。2.3檔案管理人員信息素質較低。在信息化迅猛發展的背景下，檔案管理人員的信息素養和綜合素質難以勝任管理工作需求。當前，不少檔案管理員工大多不是檔案專業畢業，未受過專業管理培訓，缺乏系統的檔案管理學知識和信息化管理的新理念、新思維，知識儲備單薄，對應掌握的現代信息技術、數據處理技術不熟悉，缺少信息化管理實戰經驗，管理工作有效性、精確性不高，常無法順利完成相對復雜的信息化管理研究工作。2.4檔案管理信息化應用程度低。事業單位廣泛配備了電腦、打印機等檔案管理設備，并在辦公系統、設備更新與維護上投入了大量的資金，各種軟硬件設施也日趨完備。但還有相當一部分基層事業單位仍沿用手工檢索的方式，把推行“無紙化”辦公等同于信息化管理，現代化檔案管理系統、檢索工具、數據化資源利用效率低，檔案信息更新不及時，信息資源的數字化處理和共享水平差。

3優化事業單位檔案信息化管理的策略

深度應用信息技術和網絡技術手段，轉變檔案管理模式，提升事業單位檔案信息化管理實效，應綜合考慮多方面的因素。3.1加強領導，合理規劃。一方面，要加強領導，重視發揮檔案管理在事業單位發展和決策過程中的輔助作用，依照國家標準嚴抓檔案信息化管理。事業單位要把信息化建設作為強化管理的一項重要工作內容，科學配置檔案管理辦公室和專職管理人員，加大信息化建設所需的軟硬件設備和技術升級投入，嚴格檔案工作程序，提升管理水平。另一方面，事業單位要深入開展調研活動，研究制訂有利于促進事業單位長遠發展的檔案信息化管理總體規劃，并結合管理目標和實際需求，靈活設計合理的遠近期管理目標、具體管理辦法，順利推進檔案信息化管理。3.2完善制度，規范監管。健全完善的管理制度、規范有序的監管辦法，將為優化檔案管理提供保障。首先，事業單位要嚴格根據《檔案法》和國家檔案管理條例，聯系本單位的實際情況，建立健全檔案信息化管理制度，靈活設計檔案管理工作考核辦法，依法嚴格治檔，杜絕以權謀私現象，助推檔案管理工作順利開展。其次，要強化對檔案信息化管理的有效制約和監督。事業單位要堅持依法依規，切實融通事業系統內部監督與外部監督，充分利用管理公開和社會監督形式，勇于接受新聞媒體和群眾監督，及時排查檔案管理過程中的隱患，營造一個安全高效的信息化管理環境。再次，完善檔案管理學習制度。事業單位要持續開展學習我國《檔案法》《檔案法實施辦法》以及其他各種法律法令中相關的檔案管理規定，深化檔案管理制度認識，更加規范有序地開展檔案管理工作。最后，事業單位要完善管理評估體系，對檔案管理工作進行合理考核，以更好地保證信息化管理實效，真正將檔案信息化管理工作做細、做好。3.3轉變觀念，優育人才。優質高效的檔案信息化管理需要積極轉變管理觀念，需要配置優秀的管理人才和富有凝聚力的管理團隊。第一，促進單位領導和管理人員轉變觀念，樹立優化實施檔案管理的正確認識，明確了解檔案信息化管理的內涵、優勢、不足和重要意義，增強信息化應用意識。第二，加大檔案管理人才的培養與引進。在管理工作實踐中，事業單位可以利用內部競聘、對外人才招聘、邀請專家講座指導等有效形式，建立較為合理的管理人才隊伍，讓更多具有良好責任心、具備檔案專業素養、綜合素質較強的人才充實加入檔案管理的行列。第三，加強輪訓學習，更新管理知識，熟練掌握信息化管理方法和技能，不斷提高管理人員的能力和素質。事業單位必須對管理人員的計算機專業知識、應用技能、綜合素質等進行有針對性培訓，注重考核管理業務能力，提高他們對檔案管理的思想認識，培養出高素質的、熱心致力于檔案管理事業的人才隊伍。第四，激勵管理人員善于運用先進科學知識開展檔案管理工作。檔案管理實質就是知識管理。事業單位要鼓勵管理人員在日常工作中多堅持學習，靈活利用掌握的新知識、新技術和新方法來開展檔案信息化管理活動。3.4完備設施，提升效能。為有效提高信息化管理水平和效能，事業單位必須加大資金投放力度，注重應用性軟硬件信息化基礎設施建設。首先，事業單位要根據國家檔案管理標準，充分利用便捷的信息技術手段，開發、建設優良的檔案管理操作系統，并配備標準化管理設備，創建一個科學實用的檔案信息運營網站，實施信息化操作和管理。網絡化服務是檔案信息化管理的基本要求和主要方式，通過豐富生動的網頁形式提供相應的檔案信息服務，可以便捷地實現網絡瀏覽、查詢、檢索、歸檔、下載等多樣功能，適時更新檔案數據信息。其次，要不斷提升檔案信息資源管理數字化程度。借助信息化、數字化管理進程，有利于進一步促進事業單位各部門之間的在線信息資源傳遞和互通共享。事業單位各個部門要及時整合相關檔案信息資源，按照檔案管理體系組織創編成有機的資源整體，借助檔案管理操作系統優化實施信息化管理。最后，事業單位還要不斷提升網絡技術和工作平臺建設能力，重視各種豐富的、具有管理參考價值的音頻、視頻、圖像、電子文檔等檔案資料的數字化搜集、存儲、管理、維護，充實檔案信息資源數據庫，提高檔案管理的數字化效果，以更好地為發展決策、工作考核和人才培養提供有益參考。

4結語

檔案信息化管理是一項系統性的工程，事關事業單位能否持續發展。在管理實踐中，事業單位還應堅持努力，結合實際管理工作需要和具體問題，加強信息化管理，不斷提高管理工作效能，以更好地為事業單位管理和決策服務。

參考文獻

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［2］高娟.事業單位檔案管理信息化建設中的問題與解決路徑分析［J］.勞動保障世界,2018(2).

［3］陳莉.事業單位檔案信息化建設相關問題探究［J］.人力資源管理,2017,(10).

作者:吳灼之 單位:福建省屏南縣行政服務中心