導(dǎo)語(yǔ)：文書檔案信息化管理策略探析一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：文檔一體化，是將文書處理與檔案管理這兩項(xiàng)既聯(lián)系又區(qū)別、既獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)的工作納入統(tǒng)一信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)文書處理與檔案管理無(wú)縫銜接、彼此配合，提高文檔工作效率。本文在分析了文檔一體化管理理論基礎(chǔ)、主要特點(diǎn)及現(xiàn)實(shí)意義基礎(chǔ)上，就如何促進(jìn)文檔一體化提出相應(yīng)對(duì)策建議，對(duì)豐富文檔一體化理論、促進(jìn)文檔一體化理論實(shí)踐具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：文書檔案；文檔一體化；信息化管理

1概述

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的推廣和應(yīng)用，以及辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，文書檔案立卷模式發(fā)生了深刻變化，文書檔案工作一體化日益受到青睞。文檔一體化，就是將文書處理與檔案管理這兩項(xiàng)既聯(lián)系又區(qū)別、既獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)的工作納入統(tǒng)一信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)文書處理與檔案管理無(wú)縫銜接、彼此配合，提高文檔工作效率。在實(shí)踐中，文書處理需要交擬、撰稿、核稿、簽發(fā)、繕校、用印等多道環(huán)節(jié)，文書處理應(yīng)遵循其形成過(guò)程，把好每一個(gè)環(huán)節(jié)，把好質(zhì)量關(guān)，并將辦結(jié)的文書及時(shí)輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范、統(tǒng)一管理，為文書立卷歸檔奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。文檔一體化管理模式下，檔案正是從文書轉(zhuǎn)化而來(lái)，將應(yīng)歸檔文書通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行篩選、立卷、整理、編目、檢索，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的文檔一體化管理。

1文檔一體化理論基礎(chǔ)

文檔一體化伴隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的誕生發(fā)展，以及檔案理論研究的深入而逐漸興起，有著科學(xué)的理論基礎(chǔ)。1.1文件生命周期論。1940年，美國(guó)檔案學(xué)家布魯斯提出“文件生命周期”概念；1950年，英國(guó)檔案學(xué)者在布魯斯的基礎(chǔ)上，將“文件生命周期”劃分為“現(xiàn)行文件—暫時(shí)保存—永久保存”“三階段”；1983年，前美國(guó)檔案局長(zhǎng)羅茲將“文件生命周期”劃分為“文件形成—利用和保護(hù)—鑒定選擇—檔案管理”四階段。文檔一體化成為“四階段”理論的生動(dòng)實(shí)踐探索。1.2前端控制論。所謂前端控制，是指計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于形成的電子文件中，從電子文件形成之始或之前便進(jìn)行有效管理，直至文件進(jìn)入歸檔環(huán)節(jié)，全過(guò)程進(jìn)行規(guī)劃管理。前端控制理論是在電子文件產(chǎn)生后給檔案管理工作流程及內(nèi)容變化提出的新論斷，體現(xiàn)了在文件處理與檔案管理全面、系統(tǒng)、優(yōu)化思想。1.3后保管論。1981年，美國(guó)檔案學(xué)家漢姆首次提出“后保管”理論。信息革命的到來(lái)，決定檔案工作的社會(huì)記錄、利用、存儲(chǔ)信息方式發(fā)生了深刻變化，促進(jìn)了檔案管理步入了“后保管時(shí)代”。1996年，加拿大檔案學(xué)者庫(kù)克系統(tǒng)闡述了“后保管模式”，提出檔案管理從關(guān)注實(shí)體文件逐步向文件、文件形成及過(guò)程的目的、意義、聯(lián)系、關(guān)系、智能的關(guān)注，透視出新時(shí)期文件處理與檔案管理的有機(jī)聯(lián)系。

2文檔一體化的主要特點(diǎn)

與傳統(tǒng)文檔分離管理相比，文檔一體化檔案管理具有顯著特點(diǎn)：2.1整體性。文檔一體化將文書處理與檔案管理兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立的管理過(guò)程成為一個(gè)有機(jī)整體，借助計(jì)算機(jī)及相關(guān)辦公軟件實(shí)現(xiàn)一體化管理。文檔一體化加強(qiáng)了文書部門與檔案部門之間的常態(tài)化聯(lián)系，集合了文件收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)流程，提高了案卷質(zhì)量。2.2效率性。文檔一體化離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文件撰稿、核稿、簽發(fā)、繕校，以及檔案立卷、歸檔、編目、檢索的全方位自動(dòng)化，打破了傳統(tǒng)手工操作模式，無(wú)論是文書形成還是檔案管理的效率都顯著提升。2.3經(jīng)濟(jì)性。文檔一體化管理模式下，文件起草、錄入、存儲(chǔ)，以及檔案收集、歸檔均可借助計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)進(jìn)行操作管理，實(shí)現(xiàn)一次輸入無(wú)限次輸出，避免重復(fù)手工操作，節(jié)約大量人力、物力、財(cái)力，經(jīng)濟(jì)效益顯著。2.4規(guī)范性。文檔一體化是借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)定好的操作單元，依據(jù)統(tǒng)一格式、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程，進(jìn)行文書起草和檔案管理，實(shí)現(xiàn)文件處理和檔案立卷管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3文檔一體化的現(xiàn)實(shí)意義

新時(shí)代，信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了文書處理與檔案管理的無(wú)縫銜接，文檔一體化管理對(duì)落實(shí)信息技術(shù)條件下檔案管理新要求、提升辦公和檔案管理效率具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。3.1落實(shí)檔案管理新理念。2020年是落實(shí)檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃的收官之年，《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》明確提出，各級(jí)檔案管理部門應(yīng)全程監(jiān)督指導(dǎo)電子文件形成、積累及歸檔。因此，“文檔一體化”理念的貫徹落實(shí)是執(zhí)行新時(shí)代檔案管理方針政策的現(xiàn)實(shí)需要、推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的重要舉措。3.2適應(yīng)信息時(shí)代新需要。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，機(jī)關(guān)OA系統(tǒng)深入普及，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公新模式。大量電子文件利用OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了從起草、轉(zhuǎn)發(fā)、辦理、歸檔等全過(guò)程自動(dòng)化、信息化。在此背景下，將文書檔案管理關(guān)口前移，秉持全生命周期理論，重視電子文件后保管，也是適應(yīng)信息時(shí)代文檔管理的新需要。3.3提升管理水平新途徑。文檔一體化管理，借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，建立起電子文件撰稿、核稿、辦理、歸檔等一整套完整鏈條，不僅提升了文書處理的效率，而且簡(jiǎn)化了從文書處理到文書檔案收集、歸檔流程，這是促進(jìn)機(jī)關(guān)管理能力和水平的重要組成部分。

4文檔一體化檔案信息化對(duì)策

文檔一體化檔案信息化管理是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)性工程，需要將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理有機(jī)銜接，實(shí)行文件形成至歸檔全過(guò)程管理。4.1完善頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)。根據(jù)《檔案法》《保密法》《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194-2012）等相關(guān)規(guī)定和要求，加強(qiáng)文檔一體化系統(tǒng)設(shè)計(jì)，將檔案管理業(yè)務(wù)與辦公（OA）自動(dòng)化系統(tǒng)相融合，建立公文辦理、移交、接收、歸檔、借閱、查詢等一體化電子數(shù)據(jù)管理模式。使通系統(tǒng)頂層設(shè)計(jì)中既涵蓋文書處理的所有環(huán)節(jié)，又包括檔案管理的所有內(nèi)容，暢通文檔一體化管理渠道。4.2統(tǒng)籌推進(jìn)系統(tǒng)融合頂層設(shè)計(jì)是前提和基礎(chǔ)，而統(tǒng)籌推進(jìn)文檔系統(tǒng)的深度融合則是關(guān)鍵。結(jié)合單位工作職能及部門實(shí)際，將已有辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)兼容，增加各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中文件的檔案屬性，嚴(yán)格按照檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)格式、標(biāo)準(zhǔn)和要求，將電子文件轉(zhuǎn)化成為檔案系統(tǒng)中可接收、識(shí)別和導(dǎo)入的格式，實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)“導(dǎo)入”“導(dǎo)出”，滿足電子文件從形成、接收、歸檔、保管、打印、查詢和利用全過(guò)程管理。4.3嚴(yán)格全程監(jiān)督管理。嚴(yán)格按照全生命周期、前端控制和后管理模式，將檔案管理的“關(guān)口遷移”，按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，將電子文件管理提前至文件形成之初，如根據(jù)紙質(zhì)文件歸檔范圍及保管期限，將與之相對(duì)應(yīng)的電子文件上添加相應(yīng)的檔號(hào)、頁(yè)數(shù)、保管期限、責(zé)任者、密級(jí)等相關(guān)的檔案管理要素。從文件形成之始，便嚴(yán)格按照檔案管理流程進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)，待文件辦理流轉(zhuǎn)結(jié)束，點(diǎn)擊系統(tǒng)中的“提交歸檔”按鈕，即可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)在線歸檔。然后，再經(jīng)檔案部門人員進(jìn)行審核，正式歸入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的全生命周期管理。4.4加強(qiáng)人員教育培訓(xùn)。文檔一體化的最終實(shí)現(xiàn)離不開一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍。一方面，要切實(shí)加大檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，尤其是在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算條件下，要加大辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，以及計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，不斷提升檔案工作者信息化業(yè)務(wù)素能，打造一支復(fù)合型人才隊(duì)伍。另一方面，根據(jù)機(jī)關(guān)單位檔案工作業(yè)務(wù)數(shù)量，以及人員編制情況，實(shí)時(shí)加大人才引進(jìn)力度。重視擁有檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)、掌握一定的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型人才的引進(jìn)。此外，改善檔案人員工作環(huán)境，加大激勵(lì)措施，為檔案管理工作營(yíng)造良好氛圍。

參考文獻(xiàn)：

［1］張銜，劉志民，王正英.文檔一體化存在的主要問(wèn)題及思考［J］.中國(guó)科技信息，2005（18）：134—135.

［2］張瑾.基于文檔一體化的數(shù)字檔案室建設(shè)方法［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（6）：29—30.

［3］朱婷.基于文檔一體化的文書檔案信息化管理策略［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2020（2）：95.

［4］耿榛.信息時(shí)代機(jī)關(guān)文檔一體化管理分析［J］山東檔案［J］.2018（3）：40—42.

［5］徐麗敏.大數(shù)據(jù)時(shí)代下文檔一體化管理的構(gòu)建與實(shí)施方案［J］.科技資訊，2018（2）：18—19.

［6］任沁.基于文檔一體化的文書檔案信息化管理策略［J］.蘭臺(tái)世界，2017（8）：63—67.

［7］陳暢.創(chuàng)新思路積極突破———電子政務(wù)環(huán)境下羅湖區(qū)文檔一體化工作探索［J］.廣東檔案，2016（3）：33—34.

作者:劉敏 單位:陜西省寶雞峽引渭灌溉中心