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【摘要】近年來，信息技術高速發展，文書檔案管理模式、管理內容朝著現代化、信息化以及科學化的方向變革。在這種背景下，如何做好文檔一體化工作，推動單位文書檔案管理工作進入有序發展的軌道，成為文書檔案管理人員重點關注并思考的課題。文章立足于文書檔案信息化建設的背景，就文檔一體化工作進行概述，分析文檔一體化工作的必要性，指出當前文檔一體化工作中存在的不足，提出相應的優化建議。

【關鍵詞】信息化；文檔一體化；云共享；檔案管理系統

文檔一體化主要是一種基于“文書檔案前端控制”“文書檔案信息化建設論”以及“文件生命周期理論”為核心的檔案管理理論，其體現了信息技術與文書檔案管理工作相融合的趨勢，是文書檔案規范化、科學化以及現代化管理的必然要求。近年來，雖有很多單位開始著手文檔案一體化建設工作，但并沒有取得理想的成效。鑒于此，文章重點對該領域展開闡述，希望能夠幫助相關單位改革文書檔案管理工作，實現收益最大化。

一、文檔一體化概述

所謂文檔一體化主要是指從資源統籌、資源整合以及高效管理的角度出發，借助信息技術對文書資料進行全方位管理，使文書檔案能夠實現“一站式管理”與“一站式服務”目標的管理機制。文書檔案信息化管理背景下文檔一體化具有以下特點：第一，數字化。文檔一體化需要借助檔案管理系統以及其他數字化技術。這就意味著文書檔案必須以數字化的形式呈現。第二，注重分工協調與整體控制。文檔一體化是一項系統工程，不能單靠檔案管理部門發力，也需要其他業務部門給予一定的配合與支持。只有各個部門相互配合，才能最大限度地發揮文檔一體化的優勢，使文書檔案的整個生命周期都得到有效、安全、全面地管控。第三，文檔一體化強調文書工作與檔案工作的有效銜接。各種文書資料形成不同的檔案后，能夠打造不同的文書檔案數據庫，便于后期查詢。因此，確保文書工作與檔案工作的有效銜接，才能真正提升管理效能。

二、文檔一體化的必要性

（一）便于檔案利用，是為單位決策提供重要依據的必然要求。在眾多檔案類型中，文書檔案是為單位管理工作提供決策支撐的依據。做好文檔一體化工作，進一步梳理文書的類型，可以更好地對政策文件、會議紀要、工作方案、公文文件、發言材料以及其他類別的文書資料進行整合，便于后期的檢索和使用。除此之外，推動文檔一體化工作，可以有效建立文書檔案管理臺賬，減少臺賬中記錄的內容，實現高效管理。（二）實現信息數據共享，是避免重復勞動的內在要求。過去一段時間里，部分單位雖然在文書檔案管理領域投入了較多的人、財、物，但并沒有取得應有的成效。歸根到底，主要是文書檔案在歸檔、整理、加工以及更新過程中存在重復勞動的現象。文檔一體化則能夠很好地解決這一問題。通過建設文檔一體化管理體系，能夠確保文書檔案以及其他相關的數據實現“一次輸入，多次使用”的目標。一方面，建立相應的文書檔案數據庫，可以供多個有權限的人員查詢和錄入資料，實現信息數據同步與共享，避免發生重復勞動的現象；另一方面，建立相應的文書檔案數據庫后，可以為后期檔案外部共享、檔案外部傳輸提供基礎。

三、文檔一體化存在的常見問題

（一）文書檔案歸檔范圍不明確。文書檔案有眾多的類別，不同類別具有不同的效用。文檔一體化工作不能僅僅著眼于某一類別，應強調全面性、系統性和協調性。當前，部分單位文書檔案歸檔范圍不明確，許多應當歸檔的文件資料沒有錄入檔案管理系統或者相應的數據庫，影響了文檔一體化進程。同時，歸檔范圍不明確也導致有些文件資料長期沒有歸檔，而是存放于相應的業務部門，進而導致文書檔案丟失。（二）信息技術的應用程度低。文檔一體化工作離不開數字信息技術的支撐。如果不能很好地將數字信息技術融入文檔一體化工作中，將會阻礙該項工作的進程。當前，部分單位對于信息技術的應用度不高，典型表現如下：一是檔案管理系統、公文系統、辦公系統以及其他系統之間仍然存在技術壁壘，難以實現數據共享。同時，相關的文件也無法在系統之間進行傳輸和共享，影響了工作效率。二是云共享技術應用度不高，上下級單位、同級業務關聯單位之間利用文書檔案的整體效率低下。部分單位尚未購置相應的云存儲空間，導致文書檔案共享建設步伐滯后。三是大數據技術應用度不高，檔案管理人員挖掘、查找相關信息資源的效率低，難以適應新形勢下檔案管理要求。（三）文書檔案數據庫建設滯后。文書檔案規范化是文書檔案信息化建設的一大目標。要實現這一目標，必須要對文書檔案進行合理分類，形成相應的數據庫。然而，當前部分單位文書檔案數據庫建設滯后，典型表現在以下方面：一是沒有及時對文書檔案進行分類、編號以及著錄，后期檢索難度大。二是沒有及時對檔案進行編研，檔案專題建設工作緩慢，無法形成系統化、科學化以及條理化的檔案管理體系。三是文書檔案數據庫建設工作的分工不明確，檔案管理人員壓力較大。部分業務部門沒有主動對文書資料進行初步處理，導致檔案管理人員后期仍需要對檔案進行加工和整理。在這種情況下，檔案管理人員沒有多余時間開展數據庫建設工作。（四）文書檔案安全問題凸顯。實際上，文書檔案一體化以后，文書檔案對互聯網、物聯網技術的依賴度會加深。與此同時，文書檔案管理系統、文書檔案數據也容易遭受病毒攻擊以及黑客攻擊，進而導致文書檔案被非法加密、篡改。例如，2017年WaaCry、Petya、BadRait等勒索病毒對許多企業、事業單位甚至行政機關的檔案管理系統進行攻擊后，將相應的涉密文件予以非法加密并進行勒索，導致相關單位損失巨大。

四、文檔一體化的有效對策

（一）明確文書檔案歸檔范圍，實現全面一體化的目標。無論是傳統的文書檔案管理模式，還是現階段信息化的管理模式，立卷歸檔都是文書檔案管理的基礎。單位只有明確并細化文書檔案的歸檔范圍，才能避免信息資料在收集與歸檔中出現差錯，進而搭建系統化的管理體系，夯實文檔一體化的基礎。總體而言，實踐中可以立足于單位實際狀況，按照下列三種類別對文書資料予以歸檔。一是政策公文類。政策公文類的文件資料是單位開展工作的依據，其會影響單位日常管理工作。因此，必須要做好政策公文類文件資料的文檔一體化工作。二是會議類。單位在發展過程中會召集并組織多種類別的會議，進而形成會議紀要、照片錄音、影像資料、工作方案以及工作報告。對該類文件資料進行一體化處理，能夠更好地落實相關會議精神，為后期的考核提供參考。（二）綜合應用多種信息技術，推動文檔一體化建設步伐。文檔一體化建設需要依托相應的信息技術，才能做到應收盡收，科學管控。一是要從技術層面打通檔案管理系統、公文系統、辦公系統以及其他系統之間的信息傳輸壁壘、數據同步壁壘以及信息共享壁壘，確保簡單的數據能夠自動生成以及復雜的文件能夠一站式傳輸。二是要充分應用好云共享技術，探索與百度云、阿里云、360云以及其他云終端供應商的合作，實現上下級單位、同級業務關聯單位之間在非涉密檔案范圍內的共享。三是要進一步發揮大數據在挖掘、查找信息資源領域的優勢，加快文書資料收集、歸檔效率和質量，減輕檔案管理人員工作壓力。（三）建設文書檔案數據庫，發揮文書檔案決策咨詢作用。文書檔案具有重要價值，能夠為單位日后行政管理以及其他工作提供依據。從利用文書檔案的角度來看，單位要建設文書檔案數據庫：一是要及時對文書檔案進行分類、編號以及著錄，制定相應的規則，實現規范化管理的目標。二是要做好文書檔案編研工作，結合單位的需求建設相應的文書檔案專題。例如，可以圍繞政策法規建設文書檔案專題，對相關的政策法規進行集中整合，形成系統化、科學化以及條理化的檔案管理體系。三是要理清權責，進一步探索分工協作、相互協同的文書檔案管理機制。一方面，由各個業務部門根據規章制度的要求對文書資料進行初步處理。單位各個業務部門的相關責任人要增強自身歸檔意識，重視前期控制工作，避免后期重復加工；另一方面，文書檔案管理人員按照數據庫建設的要求對文書檔案進行精細化加工，并將檔案錄入數據庫。（四）重視文書檔案安全管理，確保文書檔案價值。各個單位在文檔一體化建設工作中既要側重于文書檔案數字化處理與信息化管理，更要從安全端對文書檔案進行管理。一方面，要建立文書檔案安全管理體系，形成相應的安全管理制度，提升檔案管理人員安全防范意識；另一方面，單位可以利用新型加密技術以及其他安全保密技術對文書檔案進行管理。單位也可以通過內外網隔離的方式對文書檔案進行管理，減少安全風險。

五、結語

現階段，信息化技術發展速度較快，文書檔案管理工作有必要作出相應的變革，提升管理質量，才能真正確保文書檔案管理工作的正常開展。文檔一體化工作能夠縮減工作流程，減輕檔案管理人員工作壓力，為檔案管理工作注入新活力，值得在實踐中推廣并應用。一方面，從檔案管理人員這方面來看，檔案管理人員要辯證、客觀、多角度地看待該項工作，摸清文檔一體化工作的規律，不斷改進管理方式，確保文書檔案管理工作的實效性；另一方面，從單位這方面來看，一要明確文書檔案歸檔范圍，實現全面一體化的目標。二要綜合應用多種信息技術，推動文檔一體化建設步伐。三要建設文書檔案數據庫，發揮文書檔案決策咨詢作用。四要重視文書檔案安全管理，確保文書檔案價值。相信在各方人員的不斷努力下，文檔一體化工作的效率和價值會進一步凸顯。

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作者:魯延紅 單位:濟寧經濟開發區管理委員會