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2020年6月，新修訂的《檔案法》規(guī)定：“檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。”[1]機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)有利于檔案的前端控制，實(shí)現(xiàn)文件生命周期的全過程管理，是單位高效、有序、協(xié)調(diào)運(yùn)行的重要保障。對(duì)于事業(yè)單位，隨著改革的不斷深化，建設(shè)一個(gè)健全、系統(tǒng)、科學(xué)的檔案信息化系統(tǒng)迫在眉睫。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的含義與特點(diǎn)

1.事業(yè)單位檔案信息化的含義。事業(yè)單位檔案信息化是在保證檔案原始內(nèi)容的基礎(chǔ)上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)，按照文件連續(xù)體的理念重新定位檔案管理體制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案工作的資源數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、利用網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)智能化。它是信息化時(shí)代檔案工作的“升級(jí)版”，是對(duì)事業(yè)單位檔案工作“收”“管”“用”的全方位、革命性變革[2]。這種變革需要現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐，但不僅僅是個(gè)技術(shù)問題，需要我們轉(zhuǎn)變思維，將信息化的新理念、新方法應(yīng)用于檔案工作。事業(yè)單位檔案工作是基層檔案工作的重要組成部分，在流轉(zhuǎn)文件和檔案館之間起著承上啟下的作用，是架起辦公自動(dòng)化和檔案館信息化的橋梁。高質(zhì)量的事業(yè)單位檔案信息化不僅能夠更好地服務(wù)本單位，還能降低檔案館信息化的成本。相反，則不利于事業(yè)單位的檔案利用工作，也會(huì)導(dǎo)致檔案館信息化缺乏必要的基礎(chǔ)。所以，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)必須架起辦公自動(dòng)化和檔案館信息化的橋梁，既適應(yīng)單位的辦公自動(dòng)化，又適應(yīng)檔案館的信息化[3]。2.事業(yè)單位檔案信息化的特點(diǎn)。（1）知識(shí)密集度高，建設(shè)難度大。事業(yè)單位以高學(xué)歷專業(yè)技術(shù)人才為主，從事以腦力勞動(dòng)為主體的科學(xué)研究工作，其形成的檔案具有較高的知識(shí)密集度，這對(duì)信息化建設(shè)提出了更高的要求，建設(shè)難度較大。（2）專業(yè)性較強(qiáng)，技術(shù)要求高。事業(yè)單位主要在科教文衛(wèi)等方面提供公共服務(wù)，在此過程中形成的檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，這對(duì)信息化建設(shè)提出了更高的技術(shù)要求。（3）利用頻繁，服務(wù)智能化要求高。事業(yè)單位檔案具有很強(qiáng)的連續(xù)性，查考價(jià)值較高，在歸檔之后仍然具有很強(qiáng)的使用價(jià)值，需要我們提供更便捷的知識(shí)服務(wù)，這要求檔案信息化要更加注重智能化。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.建設(shè)理念落后。建設(shè)理念的先進(jìn)與否直接影響著建設(shè)質(zhì)量的高低，一些事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)理念存在諸多誤區(qū)。第一，對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性認(rèn)識(shí)深度不夠，在建設(shè)過程中往往就事論事，作為一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)來(lái)建設(shè)，缺乏與辦公系統(tǒng)、檔案館系統(tǒng)的銜接，導(dǎo)致費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、效益低下。第二，把事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)當(dāng)成一個(gè)一次性投入、長(zhǎng)期受益的工程，缺乏后期維護(hù)和技術(shù)更新的投入，最終使事業(yè)單位檔案信息化后勁不足，不能為公共服務(wù)工作提供長(zhǎng)期、便捷、有效的信息支撐。第三，缺乏對(duì)檔案專業(yè)人才的重視，認(rèn)為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是技術(shù)層面的問題，只要做到系統(tǒng)先進(jìn)，檔案信息化的水平就必然較高，在此過程中主要依靠的是計(jì)算機(jī)專家，導(dǎo)致對(duì)檔案人才缺乏足夠的重視。2.與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)兼容性不夠。檔案信息化系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效銜接是實(shí)現(xiàn)電子文件管理前端控制的重要措施，有利于保證電子檔案和相關(guān)元數(shù)據(jù)收集齊全、格式規(guī)范。一些事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)過程中對(duì)本單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實(shí)際考慮不足，有的甚至直接購(gòu)買檔案信息化系統(tǒng)，造成事業(yè)單位檔案信息化系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)不兼容，使辦理完畢的文件不能及時(shí)、規(guī)范歸檔，元數(shù)據(jù)的收集更是無(wú)從談起。3.與檔案館系統(tǒng)缺乏銜接。檔案館是檔案的最終歸宿，事業(yè)單位的檔案信息化系統(tǒng)要與檔案館系統(tǒng)相互銜接，確保電子檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性。一些事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)過程中，更注重自身的信息化，缺乏與檔案館系統(tǒng)的有效銜接，造成事業(yè)單位電子檔案移交困難、共享困難，從而使得事業(yè)單位主要移交紙質(zhì)檔案，再由檔案館對(duì)紙質(zhì)檔案重新數(shù)字化，這不僅造成資源的浪費(fèi)，也加大檔案館信息化建設(shè)難度。4.服務(wù)便捷性存在欠缺。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)歸根到底是為了快速、便捷地利用檔案，更好地滿足本單位的需要。在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，檔案信息資源還沒有得到深度整合和高度共享，導(dǎo)致在服務(wù)智能化方面存在較大的不足，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。第一，只注重建設(shè)本單位的檔案利用平臺(tái)，沒有在更寬廣的視角下吸納更多的檔案資源，建設(shè)單位的信息利用共享中心。第二，利用率較低。注重資源數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化，忽略了服務(wù)智能化，沒有主動(dòng)地對(duì)接單位各項(xiàng)工作的需要，提供智能化的知識(shí)服務(wù)。

三、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)優(yōu)化策略

1.制定科學(xué)的規(guī)劃。規(guī)劃事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)應(yīng)該在法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的框架內(nèi)進(jìn)行，在分析單位特色的基礎(chǔ)上，從服務(wù)本單位的核心業(yè)務(wù)出發(fā)，深化調(diào)查研究、科學(xué)論證，制定出切實(shí)可行的發(fā)展規(guī)劃。第一，要提高重視程度，將事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)納入全年工作計(jì)劃、年度考核之中，自上而下引發(fā)全體職工的重視。第二，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)要注重可擴(kuò)展性，給未來(lái)發(fā)展留下充足的空間。第三，制定合理的進(jìn)程規(guī)劃，做到增量電子化、存量數(shù)字化，對(duì)館藏的檔案資源進(jìn)行整體分析，突出重點(diǎn)，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。第四，保證資金投入。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，要隨著技術(shù)的發(fā)展和單位的需要不斷更新相關(guān)技術(shù)。第五，重視人才的價(jià)值。提高事業(yè)單位檔案工作人員的綜合能力，不僅要提升檔案管理方面的能力，還要提高信息技術(shù)方面的能力。2.注重與本單位信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)。事業(yè)單位的文書處理與檔案管理既統(tǒng)一又有分工，既存在緊密聯(lián)系又有明顯區(qū)別，他們被“歸檔”分為文件生命周期的兩個(gè)不同階段。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)需要充分考慮文件這兩個(gè)生命階段的銜接，將前端控制思想貫穿于事業(yè)單位檔案信息化的設(shè)計(jì)、運(yùn)行、維護(hù)全過程。建立檔案信息化系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效銜接的機(jī)制，使檔案工作變被動(dòng)為主動(dòng)，提前介入公文和業(yè)務(wù)信息的形成階段，實(shí)現(xiàn)電子文件全流程管理，保證相關(guān)文件和元數(shù)據(jù)組件齊全、格式規(guī)范，從而構(gòu)建在線歸檔、在線指導(dǎo)、在線管理、在線利用的檔案信息化建設(shè)新模式[4]。3.加強(qiáng)與檔案館的銜接。事業(yè)單位是檔案的臨時(shí)保管機(jī)構(gòu)，其保管的檔案最終要向檔案館移交。事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)本地區(qū)檔案館信息化系統(tǒng)的相關(guān)要求，按照自身發(fā)展的需要來(lái)制定數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、檔案格式、著錄項(xiàng)目、軟（硬）件格式以及數(shù)據(jù)指標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位與檔案館信息化系統(tǒng)的兼容[5]。事業(yè)單位與檔案館信息化的銜接是雙方的互利共贏。從檔案館的角度來(lái)說，能夠順利接收事業(yè)單位的電子檔案，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案室與檔案館之間的檔案數(shù)據(jù)共享，節(jié)省了檔案館信息化成本；從事業(yè)單位的角度來(lái)說，移交之后的檔案能夠隨時(shí)查詢和調(diào)閱。4.構(gòu)建信息服務(wù)中心。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)要關(guān)注社會(huì)和科技的發(fā)展，構(gòu)建完備的利用平臺(tái)，形成結(jié)構(gòu)有序的信息中心，更好地滿足利用者的需要。事業(yè)單位的公共服務(wù)工作時(shí)效性、政策性比較強(qiáng)，既要了解歷史的來(lái)龍去脈，又需要了解當(dāng)下政策，根據(jù)政策導(dǎo)向開展相關(guān)工作。第一，對(duì)本單位的檔案進(jìn)行充分有效整合，形成傳承有序、門類完整、內(nèi)容全面的信息資源中心。第二，融入檔案館信息服務(wù)體系。檔案館不僅擁有豐富的歷史檔案資源，還承擔(dān)著政府信息公開的任務(wù)，大量的歷史文件和現(xiàn)行文件在檔案館提供利用。事業(yè)單位檔案室應(yīng)該主動(dòng)對(duì)接檔案館，使檔案館的歷史檔案和政府信息公開的現(xiàn)行文件在事業(yè)單位的檔案信息化平臺(tái)上提供利用。第三，擴(kuò)大檔案資源挖掘的廣度和深度，根據(jù)單位各項(xiàng)工作的需求，主動(dòng)提供知識(shí)服務(wù)，滿足各項(xiàng)工作的需要。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)的重要途徑，要制定科學(xué)的規(guī)劃，注重與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)調(diào)，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)與檔案館的銜接，借助檔案館豐富的信息資源，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的最大效益。

參考文獻(xiàn)

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作者：韓亞洲 單位：天津市經(jīng)濟(jì)發(fā)展研究院