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摘要:知識管理已經成為現代高校圖書館實行管理變革的重要理論指南。但高校圖書館實施知識管理,應該在遵循相應原則的基礎上,制定詳細的實施策略,并按部就班、循序漸進地進行。

關鍵詞:知識管理;圖書館管理;高校圖書館

用知識管理來形容企業的知識活動過程。初始于美國的管理大師彼得·德魯克,但它作為一種管理理論被提出則是二十世紀80年代后的事情。二十世紀90年代,知識管理受到企業的關注,如美國微軟公司是成功實施知識管理的典型公司。然而由于知識管理的實施是個權變的思考。沒有絕對的標準和最好的模板。以致許多企業對于知識管理的推行大都成效不佳,有的甚至變成了為知識管理而知識管理。其主要原因就在于這些企業的領導沒有對知識管理形成明晰的戰略意圖,下屬也未能理解知識管理的本質,從而導致將知識共享活動作為知識管理的核心和重點。然而這種以知識共享為核心的戰略本身并不能成為獨立的知識管理戰略,它只有在為知識創造或知識運用的知識管理戰略服務時才具有價值,所以我們對知識管理仍然必須有一個全面正確清醒的認識。真正理解其精髓,真正理解其要旨,真正懂得在圖書館管理中如何根據實際情況具體實施。筆者認為,圖書館實施知識管理應該在遵循相應原則的基礎上,制定詳細的實施策略并按部就班、循序漸進地進行。

1知識管理

隨著知識經濟時代的到來和知識在企業創新中作用的日益顯現,知識管理便被提上日程。管理大師彼得·德魯克說:“利用知識來找出如何把現有知識最大限度地轉化為生產力,實際上就是我們所說的管理。”“知識被用于知識本身。這就是管理革命?！鼻窬?、段宇鋒也指出:“知識管理的概念可以從狹義與廣義的角度來理解。所謂狹義的知識管理,主要是對知識本身的管理,包括對知識的創造、獲取、加工、存儲、傳播和應用的管理。而廣義的知識管理,不僅包括對知識進行管理,而且還包括對與知識有關的各種資源和無形資產的管理,涉及知識組織、知識設施、知識資產、知識活動、知識人員的全方位和全過程的管理。”雖然學術界對知識管理的定義說法不一。但是知識管理以人為中心、以信息為基礎、以信息技術為工具、以創新為目標的基本觀點卻是不容置疑的。

2高校圖書館實施知識管理應遵循的基本原則

關于知識管理的原則,不少學者從不同的側面提出了自己的看法。筆者認為,高校圖書館實施知識管理,必須認真貫徹知識積累、互相信任、互相交流、知識共享和互相學習的原則。

2.1知識積累原則

知識積累是實施知識管理的基礎。在世界新科技革命推動下。知識在經濟社會發展中的作用日益突出。圖書館組織的競爭力和可持續發展越來越有賴于知識的積累和創新。如果沒有積累,知識就會隨著項目的結束而消失。隨著人員的離去而流失。正是知識的一點一滴的匯聚,才形成了圖書館的核心競爭力。這一點在企業,特別是高科技企業尤其明顯。例如,明基集團利用企業的信息化優勢,對企業內外的顯性知識和隱性知識進行統一處理和管理,通過傳播、共享等方式,最大限度地積累企業的智力資源。在圖書館中,基于載體的顯性知識通常不容易流失,但存儲在館員頭腦中的隱性知識卻是容易流失或藏而不露的。盡管不可能把所有的隱性知識變成顯性知識進行保存積累下來,但也必須采取適當的措施和方法,把館員頭腦中的某些隱性知識盡量保存下來或者通過適當的方式傳遞給其他人員,這樣就有利于提高館員的整體素質,有利于提高整個圖書館的服務和創新能力。

2.2互相信任原則

互相信任是組織內人員實現知識交流與共享的前提。也只有互相信任,隱性知識和顯性知識之間才能形成良性循環并實現互動促生。成為知識創新永不衰竭的動力和源泉。在知識管理的活動中,為了培養信任。關鍵在于創造一個溝通開放、員工積極參與決策、主動分享關鍵信息和分享個人思想和情感的組織文化環境。來加強組織內的人際關系信任。對管理者本身來說,必須建立員工對自己的信任,這可以通過加強員工對組織目標和使命的理解、通過實踐的管理行為來證明自己值得信任以及積極團結員工等等措施來實現。另外,管理者要想辦法預防和消除知識管理活動中可能出現的不信任。在一個不信任的環境下,員工之間是不可能進行有效的知識分享和創造活動的。知識管理不能也不可能取得任何成功。不信任是中斷知識管理計劃的按鈕。因此,圖書館必須重視圖書館文化建設。使館員有一個共同的信念,有一個可以推動他們不斷進取并互相信任的文化氛圍。

2.3互相交流原則

交流可以加強信任、引發合作,從而促進知識的創新與共享。通過交流,可以最大限度地使知識在交流過程中得到融合和升華,這是舊知識得以發展、新知識得以產生的源泉。知識管理的核心就是要在組織內部形成一個有利于交流的組織結構和文化氛圍,使員工之間交流從物理上和心理上都實現暢通無阻。在圖書館中,交流包括館員之間的交流、館員與讀者的交流等。館員之間的交流可以加強信任與合作,以便更好地進行創新和工作。館員與讀者的交流同樣也可以增進信任,讓讀者對圖書館的工作感到滿意。

2.4知識共享原則

知識管理的一個重要任務就是要建立知識的共享網絡、數據庫和知識庫,從而在技術上給知識的共享提供一個支撐平臺。員工能及時分享和運用知識,繼而創造新的知識,最終使組織取得績效,獲得競爭優勢。首先,要建立鼓勵合作和知識分享的氛圍。其次,要建立溝通的渠道和平臺。知識分享最為重要的是溝通,只有更多的溝通和交流,才有可能進行分享。這些溝通和交流的手段包括:建立無等級的溝通方式,構建內部網絡,提供員工休息室,開展非正式的野游活動,開展經驗交流會等。

2.5互相學習原則

知識管理中學習是核心,個人與組織是一個雙學習系統,個體通過學習不斷獲取新思想,并將知識用于行為的改善,組織和團體通過學習形成人才梯隊,激發群體智慧,人員交流渠道暢通,個體、團體和組織相互間與個體間、團體間和組織間開展多向的交互學習模式,它們相互促進、工作與學習良好互動,最終創造學習型組織來保證對知識資本的管理。

3高校圖書館實施知識管理的基本策略

高校圖書館要想成功實施知識管理,必須講究方式方法。圖書館必須充分激活與“人”和“技術”有關的各個要素,并對其進行有效結合,才能達到知識管理成功運作的目的。

3.1構建支持知識管理的管理體制

構建支持知識管理的管理體制,包括建立知識管理組織體系和建立知識管理制度。知識管理組織體系包括指定知識管理負責人、建立知識小組和建立知識中心三項內容。知識管理制度則是一種保障,它可以

確保知識在組織的知識網絡上得以持續傳播。如明確個人在知識管理中的職責。制定鼓勵知識創造和共享的激勵措施等。

3.2加大對知識管理的資金投入

國內外的知識管理實踐都充分表明,沒有組織高層領導的重視與參與,知識管理就不能被真正地開展與推行。知識管理需要大量的資金投入,如果組織領導不能真正重視知識管理,注定了知識管理只是一個口號,不能得到有效實施,更不用說為組織帶來效益。提高組織核心競爭力。因此,高校圖書館要有效實施知識管理,就必須動員全館甚至全校從上到下為知識管理投資,以保證其管理活動正常開展。

3.3創造有利于知識管理的組織文化

知識共享的實現需要組織文化的引導。文化如同空氣,無形無色卻無處不在。它是知識管理中最重要、最根本、影響層面最廣,但卻最難培養的因素。凡是世界上著名的成功企業,他們的共同特征就是擁有優秀的企業文化。因此,必須要建立愿意分享知識的文化氛圍,塑造有利于知識創新的組織文化,如職業道德、組織榮譽感和團隊精神等。良好的文化環境是實施知識管理的必要條件,圖書館應營造一種知識共享的文化氛圍來進行知識管理。

3.4引進支撐知識管理的信息技術

現代信息技術是信息傳遞和利用的有效手段,不僅在硬件方面為圖書館提供了更高速度的信息處理設備、更大容量和更高密度的存貯設備。而且也為圖書館提供了更先進的信息處理方法和更廣領域、更快捷的通訊環境。因此,圖書館知識管理的實現必須以現代信息技術的選擇與應用為前提。現代圖書館離不開信息技術的有效支撐,每位館員都應努力掌握信息技術的有效使用,尤其要掌握以網絡為依托的Internet技術、計算機技術、元數據技術、檢索技術和共享技術等。但是,技術的先進必須立足于實際的需求。不能一味追求技術和設備的先進性,因為知識管理的成敗更多的是依賴人文管理。信息技術只有通過人的活動或者通過組織的學習,才能真正為組織的競爭優勢做貢獻。因此,對于一個組織來說,找到最適合本組織的技術平臺是非常重要的。

3.5建立一支強大的知識型團隊組織

圖書館知識管理要打破傳統的組織結構,建立柔性的、靈活的知識型團隊組織。知識型團隊是一種以知識的創建、傳播與應用為基本出發點的,由相互協作的個體所組成的正式群體。圖書館知識型團隊組織由資源建設團隊、信息服務團隊、技術支持與開發團隊、高層管理團隊四部分組成。這里,團隊是由多個部門的具有互補能力和知識的人參加的,以任務為導向的充分自治的工作單元,是一個相對獨立的工作模塊。這種知識型團隊組織具有如下優點:一是消除了由于層層傳遞所造成的信息失真和延誤,縮短了信息與知識傳遞的路徑和時間,提高了時效性;二是由于基于Intranet/Internet的信息與知識是開放的、共享的和集成的,團隊間的相互協作與交流得到加強。提高了組織的凝聚力:三是這種結構便于用戶參與知識開發,通過采納用戶的合理化建議,可以完善圖書館的各項服務:四是可以激發團隊成員工作的積極性和創造性:五是改變了領導與員工間控制與被控制的關系,建立起新型的伙伴關系,改善了領導關系;六是實現了組織結構的扁平化和圖書館業務流程重組。

3.6建立適合圖書館的知識庫

知識庫是用來存貯組織內的最佳實踐知識、建立專家名錄等資料的。圖書館的知識庫按使用種類分,主要有文獻知識庫、自建知識庫、檢索專家知識庫、智能知識庫、概念知識庫、特色知識庫等多種形式。圖書館知識管理系統中。一個知識平臺可以支持多個知識庫,每個知識庫具有適合于特定類型知識內容的知識結構。將這些知識庫以邏輯方式聯結起來。形成一個混合或虛擬的知識庫。每個知識庫的內容為詮釋其它知識庫的內容提供背景知識。知識庫必須具有充分的自主性,最大限度地減少冗余,自動完成自身數據一致性檢索,必須建立高效的入庫機制、高效的知識服務界面、設計合理服務方案,才能實現知識的高效服務。

3.7建立一套適合圖書館的激勵機制

要想實現知識共享,必須建立一種類似于市場經濟的合約機制。一個員工愿意把他的知識與人分享,他一定要有回報,這種利益驅動并不是負面的。如果組織只讓員工貢獻而沒有回報,沒有人愿意這樣做。市場經濟很重要的就是在利益驅動下實現這種平等的交換。因此,如何激勵對知識共享貢獻大的人或部門,不同的組織應該根據自己的特色設計出相應的一套辦法。筆者認為,設計激勵制度時,可以把外在、內在,甚至是負面的激勵因素結合起來。即不僅僅著重于調整薪資、職位以及提供工作保障等方面,還應該注重如何激勵員工內在的榮譽感、成就感以及被同事肯定等方面,同時對知識管理不力的人將不給予晉升職務。

3.8建立一套適合圖書館的知識管理評估系統

知識管理的目標是否實現,知識管理的效果如何,最終需要一個體系進行檢測,對知識管理的績效進行評估有助于改進知識管理實踐。目前對知識管理的成效進行評估和考核的研究還不多見,績效評估作為知識管理的必備環節,是需要研究解決的重要問題之一。對知識管理狀況的評估研究,可以使管理者了解管理中存在的不足之處。了解影響組織發展的關鍵因素所在,從而能有效地改進企業管理的狀況,為知識管理的順利實施打下基礎。同時,圖書館知識管理的推行是一個“以點帶面”的過程,也必須進行階段性的驗收與評估,以便更好地總結經驗,吸取教訓。這個評估要結合知識管理的目標?？纯从心男┠繕艘呀泴崿F,哪些目標沒有實現,或者說沒有完全實現,其原因是什么,下一步應該如何做,等等。

總之,知識管理是開發、運用和升華圖書館知識資源的一把利器。高校圖書館要想在知識經濟時代里保持著競爭優勢和可持續發展,并實現自己的戰略目標,就應該建立一種適合高校圖書館實際和特點的知識管理體系。當然。我們也應該清醒地認識到,目前圖書館的知識管理還處于摸索階段,各種理論還不成熟,我們不妨先借鑒以企業為首的其它領域對知識管理的運作模式,等到從多個視角認識和理解知識管理后,再有針對性地來實施圖書館的知識管理。