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一、企業科技檔案信息化建設的內容

所謂企業科技檔案信息化建設，就是指借助計算機、網絡和信息技術手段，運用信息化管理理念，對企業科技信息資源進行數字化處理、信息化管理和網絡化開發利用。可見，企業科技檔案信息化建設的內容主要包括：一是傳統檔案的數字化處理，即通過掃描、數字化轉換等，將以紙質、膠片、錄音錄像帶等載體形式保存的傳統檔案，轉換成以計算機存儲設備保存的數字化檔案復制件；二是將在計算機等電子設備（包括數碼照像機、攝像機、錄音機等）直接生成的文字、圖表、音像資料等各類電子文件，經過歸檔形成可以數字化形態保管利用的電子檔案；三是數據庫建設，即根據企業科技檔案的專業性、多樣性和成套性等特點，建立不同專業、不同種類、不同用途的科技檔案信息數據庫；四是計算機網絡管理平臺建設，包括網絡化收集、歸檔、管理和檔案信息資源網絡檢索、傳輸、利用；五是標準化建設，即制定和實施統一的技術標準、業務標準和管理規范，實現檔案管理的計算機網絡系統的有機銜接和科技檔案信息資源的交互共享。

二、企業科技檔案信息化建設面臨的主要問題

隨著我國檔案信息化建設的全面開展，企業、尤其是大型集團企業的檔案信息化建設相繼步入實踐階段并取得一定成效。但是，隨著檔案信息化建設的逐步推進，一些制約企業科技檔案信息化建設順利發展的問題也逐漸顯現。

1．檔案分類整理基礎薄弱

由于大型企業或企業集團的所屬部門和下屬成員單位較多，各部門、各單位形成的科技檔案專業性強、保管分散，加之現有的企業檔案分類規則定性不當、部分二級類目設置欠科學等，給企業科技檔案的分類整理工作帶來很大難度，導致企業普遍存在科技檔案分類整理基礎薄弱等問題。例如，目前企業檔案的分類整理多執行的是1991年7月4日的《工業企業檔案分類試行規則》[1]和2008年制定的國標《科學技術檔案案卷構成的一般要求》[2]（GB/T11822-2008），而隨著檔案信息化建設的發展，現行的分類和整理規則已不適應檔案信息化管理的需要，亟待進行修訂和完善。

2．缺乏統一的標準和規范

企業科技檔案專業性強、形式多樣、規格不一，且具有成套性等特點，其管理和數字化處理的業務標準和規范要求應與企業文書檔案有所區別。由于我國的科技檔案信息化建設總體上還處于起步探索階段，缺乏統一的技術標準和業務規范[3]，不同企業、不同專業、甚至同一行業內各企業的科技檔案信息管理系統異構，數據接口的通用性、兼容性差，不僅導致“信息孤島”現象的普遍存在，嚴重制約著科技檔案利用效率的提升，同時也加大了企業科技檔案管理系統建設和維護的成本。

3．檔案信息資源整合不力

據有關調查顯示，目前的企業檔案信息資源總體上處于分散管理狀態，尤其是企業科技檔案信息資源建設方面，企業與企業之間、行業與行業之間、地區與地區之間缺乏有效的科技檔案信息資源整合，大量的企業科技檔案信息資源處于分散管理狀態，游離于信息化管理系統之外，嚴重制約著企業科技檔案信息資源的整合和有效開發利用，直接影響到企業科技檔案信息化建設的成效。

4．信息化建設人才極度匱乏

企業科技檔案信息化建設有其特殊的人才需求，需要有一批既熟練掌握計算機網絡技術、具有信息化管理系統的研發能力，又精通檔案業務、通曉本企業科研生產常識的復合型專業技術人才。而目前的現狀是，企業檔案人員不具備信息化管理系統的研發能力，聘請的計算機網絡技術人員又不熟悉科技檔案動態管理的系統需求，加之通用的技術標準和規范并不完全適用于企業科技檔案信息化建設的特殊情況，很難做到盡善盡美。因此，高素質、復合型人才匱乏已成為制約企業科技檔案信息化建設發展的瓶頸。

三、推進企業科技檔案信息化建設的措施

針對上述面臨的問題，筆者認為應從以下幾個方面采取措施，進一步推動企業科技檔案信息化建設的發展。

1．加快信息化標準體系建設

信息化標準體系建設不僅是社會信息化科學可持續發展的重要支撐，也是檔案信息化建設必不可少的重要保障。為此，國家有關部門應加強信息化標準體系建設。一是在現有的信息化標準規范基礎上，加快制定、修訂和完善有關信息化建設的標準、規范，加強信息化建設的通用標準體系建設。二是國家檔案行政管理部門應會同國家工信、科技、標準管理部門盡快研究制定、修訂有關檔案信息化建設的各種標準、規范，為檔案信息化建設保駕護航；三是各行各業行政管理部門，應根據本行業科技檔案的特點，研究制定各類企事業單位科技檔案信息化建設的專業標準、規范，使各行各業的檔案信息化建設更加有規可依。

2．加強企業科技檔案管理基礎工作

企業應根據本單位科技檔案的構成特點，加強科技檔案的基礎管理工作，使科技檔案管理分類科學、整理有序、歸檔齊全、檢索便利，尤其應遵循企業科技檔案形成的特點和規律，注重科技檔案成套性、動態性保管及企業CAD電子文件等的歸檔管理工作[4]，為檔案資源信息化管理打下堅實基礎。

3．整合信息資源進行科技檔案數據庫建設

數據庫建設是實現檔案信息化管理的基礎工作。大型企業或企業集團應根據所屬部門多、二級單位多和科技檔案專業性強的特點，針對科技檔案實體管理分散的狀況，系統地分類整合企業檔案信息資源，加強各專業、各項目相關的科技檔案數據庫建設，為企業科技檔案信息化建設筑牢基礎。

4．注重研發企業科技檔案信息化管理系統

適用的檔案信息化管理系統是企業科技檔案信息化建設取得實際成效的根本保障。盡管目前各種企業檔案管理系統軟件充斥市場，但一些大型企業卻很難找到完全適用于本企業科技檔案信息化建設特殊需求的軟件產品。為此，大型企業集團應在企業信息化建設過程中，注重研發能突出本企業特殊需求、具有個性化功能的科技檔案信息化管理系統。由于企業檔案管理人員目前還不具備軟件改造或自主研發的能力，因此，大型企業有必要憑借自己的實力，與一些知名的軟件開發和信息化管理系統研發服務公司合作，借助社會上的專業技術力量，相互合作、自主創新，共同研發、構建能滿足本企業信息化建設特殊需求的科技檔案信息化管理系統。

檔案信息化建設是一個螺旋上升的進程，盡管當前企業科技檔案信息化建設中面臨著諸多問題、存在著諸多制約因素，但我們應該迎難而上，努力破解遇到的難題，早日實現既定的目標，最大限度地發揮企業科技檔案信息資源的利用價值。

作者:王靜單位:靖遠煤電股份有限公司