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[摘要]“一帶一路”國際經濟合作倡議力求通過多邊機制實現中國與沿線國家的貿易合作伙伴關系，促進國際貿易發展。作為國際貿易活動中主要的交流和溝通媒介，外貿函電發揮著重要作用。本文從近年來傳統貿易方式轉變為跨境電商的實際情況出發，探尋外貿函電的簡明、合作、禮貌原則在跨境電商中的作用，提出外貿人員撰寫函電必須堅持以客戶為中心，注重函電行文排版，重視跨文化背景差異。

[關鍵詞]外貿函電；寫作原則；以客戶為中心

1跨境電商在函電溝通交流方面的轉變

1.1發盤與詢盤的改變

傳統的發盤和詢盤必須盡可能詳盡，而跨境電商平臺可以將商品規格、圖片、價格、支付方式以更直觀的方式呈現給顧客，因此相較傳統外貿交易，跨境電商的詢盤環節被弱化。企業應更重視還盤的函電回復，讓顧客能夠更為方便而快捷地下單。

1.2售后服務的改變

跨境電商售后服務涉及的范圍比傳統貿易方式更為廣泛，傳統貿易方式的售后僅僅涉及退貨或換貨，跨境電商則多了尋求獲得好評，即review和feedback。好評可以大大增強企業信譽，提高商品吸引力。應當注意的是企業尋求好評反饋一定是在不違反平臺規定和消費者真實意愿的前提下進行的，因此，這也對售后函電的寫作提出了更高要求。以下是尋求售后好評的一則例文：DearFriend，Wereceivednoticethatthe***wassignedatyouraddress.Pleasefeelfreetocontactusifyouneedanyhelp!Wouldyoupleaseconfirmtheorderstatusandleaveafeedbackforus.Expectyour5starforusifyouaresatisfied.Thankyousomuch!這是一則常見的索要5星好評的外貿函電。這種函電一定要簡潔清楚地表達要求和目的。在跨境電商實務中，相關人員會面臨各種各樣函電的發送，無論何種方式、何種內容的函電都會受到寫作原則的影響和制約。

2外貿函電寫作原則

2.1簡明原則

隨著經濟節奏的加快，外貿英語函電應開門見山、就事論事，因此函電語言必須精煉，內容應涵蓋主題，同時函電篇幅不宜過長，過長的篇幅將降低交易對方交流的欲望。例如，在外貿合同磋商完畢后，我方為了盡快備貨，催促對方開立信用證，在函電開頭就應該直接表明“截至目前我方仍然沒有收到信用證”，即“WewouldliketoremindyouthatthedeliverydateisapproachingandwehavenotyetreceivedthecoveringL/C”。函電開頭就應明確指出文章主旨，函電寫作應做到行文簡潔、敘事清楚、表達準確。函電發出方如果希望對方修改之前開立的信用證，應首先對對方及時開立信用證表示感謝，即“WehavereceivedyourL/Cwiththanks”；然后再闡明需要修改信用證的需求及原因，即“butweregrettosaythattherearesomepointsthatshouldbechanged,theyareasfollows...”；最后應再次向對方致謝并表明希望盡快收到修改后的信用證。可見，簡明原則是外貿函電寫作的首要原則。

2.2合作原則

外貿函電本質上是一種交際方式，是買賣雙方間交際過程的書面化表達，交際和溝通在現實生活中總是有意或無意地遵守某一條原則，這條原則就是合作原則。合作原則可以促使雙方之間通力配合，更高質量地完成交際任務。數量因素、關聯因素和質量因素是合作原則的三大要素。數量因素規定了雙方之間在交流合作過程中傳遞的信息量，在溝通交流過程中，會話雙方傳遞的信息量應滿足且不超過交際所需的信息量，否則會造成交際主旨的弱化。關聯因素規定雙方在交際過程中傳遞的信息之間不能獨立存在，必須有一定關聯性。質量因素是合作原則成功履行的基礎，質量因素要求信息傳遞的誠實性，即不能傳播虛假信息。

2.3禮貌原則

禮貌原則需要貫穿于函電的所有組成部分。例如在稱呼部分，在不知道對方明確性別時，之前的函電稱呼默認為DearSirs，但近年來隨著女權運動的發展，函電禮貌原則也在稱呼上有所改變，默認稱呼變為DearSirsorMadams。在信件往來幾次之后，函電發出方會對對方的性別有所認知，因此，下一次稱呼可以是具體的“Ms.”或者“Mr.”。函電正文則更加凸顯禮貌原則的重要性。正文由篇首、中間和結尾三部分組成，篇首部分一般會直接闡明函電目的。在尋求建立業務關系時，函電正文通常會采取三種積極的禮貌策略，首先是對方興趣，其次是肯定對方實力，最后表達尋求合作的意愿。一封運用禮貌原則的函電如下：FromtheE-mailthatwasreceivedyesterdayweknowthatyourfirmisofgoodstandingandreliabilityin***.Weunderstandthatyouareparticularlyinterestedin***.Weareconfidentthatwewillbeabletogiveyou***.函電結尾部分可以運用提供介紹資料和表達合作樂觀這兩種禮貌策略。

3外貿函電在跨境電商中的作用

外貿函電是買賣雙方有效溝通、達成交易的基礎。同時函電還兼顧效率高、經濟性強等優勢，在國際貿易實際操作中一旦出現貿易糾紛，外貿函電也可作為糾紛解決和仲裁的依據。外貿函電在國際貿易中的作用主要體現在以下幾個方面：

3.1開拓貿易客戶，尋找新的合作伙伴

在傳統貿易方式下，開發新貿易客戶的成本相對很高，信息不對稱和傳遞效率低下是導致成本增加的兩個主要因素。隨著跨境電商的發展和信息技術的普及，信息的傳遞開始不受時間和空間的約束，工作效率從而得以大大提升。

3.2提高貿易效率，降低貿易成本

信息技術方面的制約使得很長一段時間內國內貿易量遠遠超過國際貿易量，其實質是由國際貿易溝通成本高導致的。跨境電商的快速發展和外貿函電的推廣使用極大降低了外貿業務成本，節約了外貿合同磋商時間。

3.3促進對外貿易絕對量增加

近年來，跨區域溝通成為一件簡單而迅速的事。外貿英語函電作為一種標準的通訊方式，不僅有利于大型企業交易合同的磋商和訂立，也有利于提高小型企業開拓市場的能力和水平，從而從客觀上促進對外貿易規模和絕對數量的增加，加大國際貿易發展的深度和廣度，增加國際市場份額。

4從業人員撰寫外貿函電要求

為了讓外貿從業人員更好地運用外貿函電為跨境電商服務，相關人員必須熟練了解國際貿易交易流程，熟練運用國際貿易術語，精確把握相關外貿軟件的使用，這種要求在無形中也促使外貿英語函電和國際貿易交易實現深入融合。

4.1堅持以客戶為中心

外貿函電貫穿于跨境電商實務全過程，成為買賣雙方溝通交流的紐帶。我方外貿人員不能以自我為中心，要站在對方立場，遣詞造句應以客戶為中心。在詢盤過程中想獲得賣方低價時，買房可以明確說明己方購買數量會相對較多，如“Pleasequoteusyourlowestprices.Shouldyourprice***,weintendtoplacealargeorderwithyou”。這種明確帶數量加持的詢盤方式有助于買方表明真誠的合作愿望，即在希望獲取報低價的同時也依然兼顧對方利益。在還盤過程中，賣方如果想和買方達成最終交易，更要尊重對方立場，函電行文應站在對方角度，如“Youwillgetspecialordersfor***.Wecanensureimmediatedispatchfromourstock”。該函電以you為主語，更加突顯“顧客至上”的理念，體現了以對方為中心的表達方式。函電第二句意思為“（如你方訂貨，）我方將確保快速交貨”，這種表達在一定程度上能打消對方的不信任感，同時也表明自身企業的實力。這種以客戶為中心的函電能很容易建立起雙方間友好溝通的氛圍，為后續外貿業務發展打下堅實基礎。

4.2注重函電行文排版

對跨境電商而言，成功的函電一定要具有較強的易讀性，這種易讀性既體現在前面所說的以客戶為中心，讓對方從整體上感覺溝通氛圍和諧，也體現在函電行文排版的視覺效果。為此相關從業人員可以從三方面著手：首先，行文篇幅一定不能太長，每一部分圍繞一個關注點展開。其次，段落內容不能冗余，行文要長短句交替，太長的句子容易使閱讀者失去耐心，太多短句則無法清楚講明一件具體事件。最后，排版布局要科學，當單純的語言文字無法講明一件事情時，函電寫作者要善于運用圖表。例如：Dear***,Wewouldliketoknowyouropinionaboutmyquotation.Owingtotheincreaseofdemand,youwillprobablymakeapromptorder.Ifwearerightinthinkingthis,wouldyoucaretoplaceyourordernow?Wecanensureprovidingimmediatedispatchfromourstock.Wetrustthatourexperienceindoingthisproductandreliablequalitywillentitleustowinyourconfidence.Expectingyourkindreply.Regards!該函電是對買方的一個還盤，從排版角度來看，該函電注重“一事一段”，全文簡潔明了，可閱讀性強，遣詞造句兼顧上文所說的以顧客為中心，全文長短句交替使用，表明了和對方達成實際交易的誠心和期許。

4.3重視跨文化交流，了解客戶不同文化習慣

跨境電商業務范圍涵蓋全球，不同國家之間風土人情、宗教信仰等存在差異，外貿人員的實務操作不能脫離客戶文化背景而進行。例如，中國文化講究螺旋形的委婉派做法，中文函電會首先從側面烘托文章主旨，在文末點明主題，烘托主體部分的著墨相對較多，形成頭大而尾小的行文結構。英式思維則體現為直線型結構，英語函電會直接在句首點明主題，同時在文章尾部再次重復主旨思想，行文結構呈現“總—分—總”的特征。因此，外貿從業人員必須要認識到這種思維差異，并培養自身英式思維。總之，函電溝通一定要遵循“入鄉隨俗”的原則，以實現來自不同文化背景的企業的和諧共處，促進外貿業務有效開展。

5結語

近年來在國家“走出去”和“引進來”戰略影響下，我國對外貿易穩步增長，進出口額逐年增加。截至2019年底，我國已成為世界第一大貨物貿易進出口國，貨物貿易和服務貿易總進出口額居于世界第二位。外貿函電作為跨境電商溝通交流的主要手段，發揮了日益重要的作用。外貿函電的撰寫必須遵循英語寫作原則，以顧客為中心，注重行文排版，從而盡可能消除跨文化差異帶來的負面影響。在國際貿易實務中，合格的外貿函電為線上外貿業務的拓展提供了重要的保障。

參考文獻

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作者：宋晨晨