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摘要：本文圍繞企業檔案管理標準、管理規范的現狀及問題進行調查、分析、研究，以期找到提高企業檔案管理水平及利用效率效果的方式方法，并使檔案的價值得到充分的發揮。

關鍵詞：企業檔案；質量體系；管理標準

近年來，企業檔案越來越受到企業各層管理者的重視，管理好企業檔案對提高企業的服務效率、經濟效益、競爭力、社會地位等大有益處。在企業檔案實際工作中，存在很多問題，企業檔案工作開展難度大、進展緩慢、效率低下。針對這些問題，筆者認為，企業檔案管理應遵守一定的質量標準，并納入企業管理的整體標準體系中，與其他標準體系相互協調配合，共同為企業服務。

1企業檔案管理標準、規范的現狀及問題

1.1企業檔案管理標準、規范現狀。企業檔案管理的行業規范有《工業企業檔案分類試行規則》《企業檔案管理規定》《企業檔案工作規范》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》等。《工業企業檔案分類試行規則》（國檔發〔1991〕20號）是國家檔案局1991年的規范性文件，并于2011年1月28日經國家檔案局局務會議審議，屬于繼續有效的規范性文件。此規則的為深化企業檔案業務管理，提高現代化科學管理水平，促進企業檔案工作的整體建設，更好地服務于企業生產、經營管理和技術進步。2002年9月，《企業檔案管理規定》由國家檔案局、國家經委、國家計委聯合頒布實施，該規定是根據國務院關于加強企業管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強企業檔案工作，更好地為企業提高經濟效益服務制定的。《企業檔案管理規定》的制定，在規范企業檔案工作，為企業領導、檔案部門和檔案人員提供指導，保證企業檔案工作正常、有序、規范開展的同時，為檔案行政管理部門提供業務指導依據，也符合國家標準化建設提出的將企業建設成為標準化的主體的要求。2009年11月，國家檔案局《企業檔案工作規范》，《企業檔案工作規范》對企業檔案的管理原則、管理人員及組織、管理的制度要求作了具體規定，給出了企業檔案業務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備配置等方面的方法與技術指南。隨著企業檔案管理的自主性增強，企業形式的多樣化發展以及整個社會信息化的快速發展，為根據企業情況及時調整檔案工作規范，2013年2月，國家檔案局第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》施行。對企業文件材料，特別是管理類文件材料的歸檔范圍和保管期限作出了明確規定，具有很強的指導性和可操作性，為企業提高檔案管理水平提供了標準。1.2企業檔案管理標準、規范的問題分析。目前，各企業雖然部分或全部根據以上標準、規范進行檔案管理，但仍存在一些問題，問題包括以下幾點：1.2.1缺乏按標準、規范進行管理的意識。因對檔案的重視不夠，檔案按標準、規范管理的意識不強、檔案質量管理意識不夠完善，檔案管理人員能力欠缺，思想受到局限，使檔案質量管理流于形式，不能起到改進檔案質量的作用。1.2.2強制性差，任意性強。部分標準和規范性文件中采用的是推薦性標準，強制性差，任意性強。如《企業檔案管理規定》十九條：“直接責任者，依法進行處理”，沒有明確的處理細則，應有的懲罰措施不明確，在執行時，該規定的執行力度就被弱化或者被采取隨意的態度進行處理，增加了主觀性和可操作的空間。應在檔案質量管理的關鍵環節，增加強制性規定，如規定“任何人不得拒絕歸檔”等。標準、規范的任意性規定會使條款無所適從，降低了條款的可執行性。1.2.3更新慢，動態性差。當前經濟環境、信息更新迅速、瞬息萬變，隨著企業的發展，機構、職能發展，企業檔案收集的內容、范圍都在不斷地深化、擴展。構成企業管理資源的人力、財力資源、物質資源等的檔案信息在企業內部相關機構中產生，而標準和規范的制定有一定周期，等其完善出臺可能已經產生了新的檔案類別和檔案內容，與檔案標準與規范不一致。且檔案標準、規范性文件更新慢，不能很好地滿足企業日新月異的變化需求，導致遵從性差。

2企業檔案管理質量體系建設的必要性和意義

企業檔案質量體系是以檔案管理的質量為中心、以滿足利用群體的需求為目的，綜合利用各種質量控制方法，持續提高、改進檔案信息來源質量、管理質量、服務質量的系統。將檔案質量體系作為一個系統，系統目標的實現取決于每個環節職能的完成情況和各環節之間的協調配合。因此，必須對企業檔案全過程進行計劃、組織、協調，控制檔案實體質量與檔案工作各環節質量的關系。檔案的實體質量是檔案工作各環節質量的前提和保證，檔案工作各環節質量是實體質量的綜合反映和必然要求。檔案工作過程中的每一個環節的質量都要靠檔案專兼職工作人員去實現，檔案專兼職工作人員的素質、質量是質量體系建設的基本保證。2.1企業檔案管理質量體系有助于提高檔案管理水平。企業檔案管理質量體系是對文件從形成、歸檔、整理、保管、利用、銷毀或永久保存的全過程進行嚴格質量控制，使檔案管理工作的各個環節都有章可循、有規可依，從而彌補了以往檔案工作中的薄弱環節，保證檔案工作的有效性和連續性。企業檔案管理質量體系的建設要求領導重視，全員參與，這樣可使每一位檔案工作人員樹立起檔案質量意識。可通過多項措施如講座、培訓、繼續教育等方式來提高工作人員素質。基于標準的檔案質量管理體系注重檔案人員業務能力、創新能力、服務水平的培養和提高。2.2企業檔案管理質量體系是企業發展的要求。隨著人們對檔案信息資源的依賴性日益增強，對檔案質量的要求也越來越高。因此，提高檔案質量及檔案管理質量成了當務之急。檔案管理標準體系的建設讓檔案工作滲透到企業業務工作中，健全了檔案管理制度，擴大了檔案管理的隊伍，確保了業務檔案的完整及準確。企業檔案管理標準體系的建設也是企業管理建設的重要內容。建立檔案管理標準體系，及時了解企業檔案材料的價值狀態、自然壽命和保管狀態不僅對搞好企業檔案管理，開發檔案信息資源有積極的作用，同時對全面加強企業綜合管理，推進企業建設，促使科研成果轉化為生產力產生積極的影響。因此，企業為了保證工作效率，應該建立檔案管理標準體系。2.3企業檔案管理質量體系是全面質量管理的內涵之義。全面質量管理是指以質量為中心，以全員參與為基礎，目的是通過讓顧客滿意和本組織所有成員及社會受益而達到長期成功的一種管理途徑。檔案管理是企業管理中的一個重要環節，按照企業全面質量管理的思想，以及質量管理標準的要求，企業的檔案管理應當也必然要納入企業的質量管理體系當中。企業檔案部門推行全面質量管理的主要途徑就是實施標準，按照該系列標準的要求建立并實施檔案質量管理體系。

3企業檔案管理質量體系的建設

3.1以利用者的滿意度為目標。利用者如同“顧客”，顧客是接受產品和服務的對象，顧客即是上帝。在檔案管理中如是。因此，檔案質量管理應以利用者的滿意為目標，通過調查、研究檔案用戶群體的整體及個性需求及期望，整體需求如：檔案的真實性、可用性等，個性需求如利用檔案的內容需求等。確保檔案質量體系的建設能直接體現用戶群體的需求，滿足用戶的期望。確保利用者的需求與期望在整個檔案質量管理體系中得到溝通，使檔案工作人員能及時了解利用者需求的內容、細節和變化，并采取措施以滿足利用者的需求。3.2運用系統的管理方法。將相互關聯的過程作為系統加以確認、理解和管理，有助于提高組織目標實現的效果和效率。在檔案質量管理過程中采用系統方法，就是將檔案從形成到銷毀的整個過程作為一個系統，對組成檔案管理系統的各個過程加以分析、確認、管理、控制，從而達到檔案高質量管理的目標。檔案部門應運用系統的管理方法，采取積極措施建立檔案質量管理體系。分析、控制、協調檔案質量管理體系各過程的運行，并進行各階段的測量和評價，根據測量和評價結果來持續改進檔案質量管理體系。3.3注重過程管理。過程管理是以目的為導向，將檔案形成及管理過程中所有相關的資源和活動進行管理。檔案形成即管理過程一般包括：（1）檔案管理的基礎：如人員結構、管理方法、設施、環境等。（2）檔案的形成者、形成單位的職責和權限；（3）檔案歸檔過程順序；（4）檔案管理運行的有效準則和方法。（5）檔案工作內外部活動的接口等。

參考文獻：

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［4］惠寧.淺析質量管理體系與現代檔案信息資源管理的融合［C］.中國航空學會管理科學分會學術交流會.2012.

作者:劉江霞 劉蓓 單位:中國人民大學