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摘要：檔案是黨和國家的寶貴財富，中小學檔案不但具備一般檔案的特征，還擁有較強的分散性、專業性以及周期性，需要全面加強管理，優化檔案管理方法。伴隨我國社會經濟的快速發展，現代信息技術已廣泛應用于檔案管理工作中，取得空前的成就，有效推動教學工作的開展。根據《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，中小學需要讓信息技術成為檔案管理的重要途徑和手段，實現統籌兼顧，劃分統一性的標準，通過分級建設的方法，提高檔案的保密程度，優化管理水平。本文立足于數字技術發展背景，分析中小學檔案工作信息化管理的意義，介紹檔案工作信息化管理的問題，探索中小學檔案工作信息化管理的主要任務和實現路徑。

關鍵詞：數字技術；中小學檔案；信息化管理

檔案是十分寶貴的資料，它見證歷史，融合人類智慧的結晶，具有較高的應用價值。我國教育部曾頒布《中小學檔案管理辦法》，提出要將學籍檔案、人事檔案、黨政檔案、教學業務檔案、聲像檔案資源轉化為電子文件，保證檔案數據的完整性，滿足教師、學生對檔案的應用需求。當前是知識經濟時代，信息技術為中小學檔案管理提供了新的途徑，開辟新的管理渠道，同時也對管理人員提出更高的要求。在數字技術的支持下，中小學檔案管理需引入更多高端技術人才，加強對人才的業務知識培訓，提高人才的計算機應用水平，為檔案管理工作奠定堅實基礎。在當今時代，學校檔案工作管理人員可充分運用現代信息技術，實現“一人一號、一人一檔”，為教師和學生建立完整的檔案資料，通過電子檔案保存數據，優化電子信息管理系統。

1中小學檔案工作信息化管理的意義

1.1提高管理效率

中小學檔案工作信息化管理擁有較強的現實意義，能充分發揮檔案的憑證作用和信息化功能，推動提高中小學檔案管理水平。當前已有很多中小學在自身運行和發展的過程中應用電子檔案，做到安全保密、統一標準，促進檔案管理工作的數字化發展，有效提高管理效率。檔案包括學生的整個成長和發展階段，需要從學生入學時期開始建立，記錄學生的學習變動情況、成長情況以及所有的個人信息，每年都會增加較多的新建檔案，數量龐大，傳統的紙質檔案不利于保存，信息化管理能解決這一問題。電子檔案能充分利用有效空間，全面改善檔案管理效果，提高管理效率；

1.2降低管理成本

在傳統的中小學檔案管理中，學校需在檔案管理方面投入大量的人力和物力資源，耗費較大的存儲空間，并且檔案資源在查找、保存過程中也較麻煩。通過采用信息化管理方式，中小學檔案管理能全面節約人力資源和物力資源成本，檔案的查詢工作可以變得更加方便、快捷，當教學管理工作需用檔案時，管理人員就可通過計算機查找學生檔案或教師檔案，減少對原始檔案的損耗，最大程度地保護檔案原件；

1.3實現檔案價值

在中小學的運行過程中，檔案管理信息化建設有利于充分實現檔案價值，促進中小學日常管理工作有效開展，推動學校資源科學分配，全面提高中小學資源利用率。檔案是中小學教學以及教學改革工作的基礎保障，能全面、真實地反映教學管理的相關內容，記錄教育管理信息，通過采用信息化管理的手段，學校能充分發揮檔案的價值，促進教育管理工作的開展。對教師而言，教師的個人成長檔案包含教學工作的開展情況，涵蓋教育工作中所獲得的個人獎勵、突出成績以及榮譽等內容，能彰顯課程改革所取得的突出成果，是學校教學工作的重要資料。

2當前中小學檔案工作信息化管理的問題

2.1檔案材料存在遺漏

在當前中小學檔案管理工作中，很多學校都存在檔案材料遺漏的情況，檔案資料收集不全、資料流失等現象時有發生，這些都會給檔案管理工作帶來很多困難，不利于檔案信息化管理的進行。針對已提交或收集的檔案資料而言，很多檔案資料質量不高，存在不完整、信息錯亂等情況。檔案需要進行系統化的管理，在信息化管理中，檔案的初始資料非常關鍵，學校的檔案管理人員需要高度重視檔案材料的收集工作，對已遺漏的檔案進行彌補，為今后的信息化管理做好充足準備，全面提高教育資源的利用率；

2.2檔案管理意識淡薄

當前部分學校中的檔案管理人員還存在管理意識淡薄的問題，檔案管理人員沒有認識到自身工作的重要性，對工作內容以及規定的工作流程不夠重視，容易在檔案收集和管理工作中出現疏忽。目前，一些工作人員將檔案管理工作視為應付上級檢查工作，對檔案管理的態度非常消極、被動，這些會對檔案管理造成不利影響。檔案管理是個系統化工程，學校中的師生檔案能記錄教育教學工作的重要成果，同時記錄學生的個人成長過程，對教育管理工作具有十分重要的意義，只有全面提高師生的檔案管理意識，才能推動中小學檔案管理信息化發展；

2.3檔案管理手段落后

目前中小學檔案管理工作在管理手段上較落后，大部分管理人員只能對檔案材料進行基礎整理，無法對檔案資料進行編研和深度分析，不能發揮檔案的價值。在管理模式上，絕大部分學校依然采用人工保管的方式，管理效率低下，信息資料查詢不便，不利于檔案數據的應用。傳統的檔案管理手段已難以適應現代化教育教學工作的開展，落后的檔案管理與教學工作不適應，無法發揮檔案信息的重要價值，需進行全方位的改革。

3數字技術發展背景下中小學檔案工作信息化管理的主要任務

3.1全面加強檔案信息資源建設

信息資源是電子化檔案的基礎，基于現代化的數字技術，中小學檔案工作管理必須首先加強檔案信息資源建設，保證檔案信息資源的完整性。學校需為檔案資源管理搭建專門的網站，或建設“數字檔案館”，將檔案內容錄入網絡平臺，充分發揮檔案資源的利用效果，加強對檔案資源的服務。從整體上看，當前中小學檔案工作信息化管理正在由傳統的文件管理轉化為電子信息管理，無論是管理方式、管理手段還是管理體系，都處于過渡時期，只有學校完善數據庫建設，才能發揮信息技術的價值，全面優化管理水平。學校需在校內建立檔案信息化服務機構，充分運用先進的信息技術和專業設備，避免檔案資料流失，科學規劃電子檔案數據信息的錄入工作，方便管理人員對檔案資源進行檢索；

3.2完善檔案管理工作的標準

檔案是中小學發展過程中的重要資料，不但關系到教師和學生的發展，還關系到學校的教學工作和教學改革工作。在實現檔案工作信息化管理的過程中，學校必須將《檔案法》、《保密法》、《電子文件歸檔與管理規范》作為檔案管理的基本標準，嚴格規范檔案管理行為，結合中小學檔案管理的實際情況，詳細規定電子檔案的信息收集方法、利用方法、銷毀的規范要求，讓電子檔案擁有絕對安全的存儲環境，保證電子檔案的管理嚴格按規章制度，全面提高中小學檔案信息化的管理水平。學校可結合本地區檔案信息化管理的現狀，制訂出《數字化檔案查詢制度》、《電子文檔管理制度》、《數字化檔案鑒定銷毀制度》等，保證中小學檔案信息化管理實現規范化操作。只有制訂出中小學檔案信息化管理工作的標準和規范，才能進一步加強信息化檔案資源共享，全面提高電子檔案的利用率，讓學校的電子檔案管理更加規范，代替傳統的紙質檔案，實現數字化進程；

3.3優化檔案管理基礎設施系統

檔案信息化管理需運用專門化的管理軟件，保證軟件操作的便捷性和安全性，全面提高電子檔案管理的水平，優化電子檔案管理效果。中小學檔案信息化管理工作需充分運用計算機和信息技術，搭建出完善的檔案管理數據庫，將數據庫與教學管理系統、OA系統緊密結合，這樣才能充分提高電子檔案工作的效率，實現自動化發展。學校需認清本校在電子檔案管理方面的需求，自主研發電子檔案管理平臺，也可向其它企業、科研機構購買軟件，引入先進的信息技術，做好軟件的升級、更新，優化基礎設施建設，讓電子檔案朝著系統化的方向發展。檔案的安全性和完整性非常重要，如果基礎設施系統不能及時優化，就很有可能造成數據損毀、泄密等事件，形成嚴重損失。因此，學校必須加強對基礎設施的維護和更新，不斷優化系統建設，在軟、硬件方面加大資金投入，提高電子檔案的應用和管理效果；

3.4建立健全檔案信息保密體系

在當前中小學檔案管理信息化的過程中，很多學校都存在電子檔案規范化水平不高的情況，檔案管理標準存在滯后性，應用軟件比較繁雜，不利于電子檔案管理水平的提高，造成檔案數據資料保密性不強，不利于檔案管理工作的開展。針對這種情況，學校必須建立健全檔案信息保密體系，將保密工作作為一項重要的管理任務，對中小學檔案的應用系統進行管理，完善數據備份技術，在系統中增加身份認證、安全密鑰等，保證電子檔案信息安全。其中，數據備份技術可防止數據流失，如果計算機硬件、軟件存在故障和缺陷，工作人員出現錯誤操作、計算機遭受破壞性病毒等，電子檔案就會形成數據災難，數據備份技術能對電子檔案的數據庫進行實時備份。

4數字技術發展背景下中小學檔案工作信息化管理的實現路徑

4.1提高工作人員以及師生的檔案管理意識

在以往傳統的檔案管理工作中，負責檔案管理的工作人員以及學校的師生都存在檔案意識較差的情況，有些教師對檔案管理工作缺乏認知，容易受到教務工作的壓力，不注重檔案信息收集，學生沒有對檔案信息反復驗證，導致檔案信息不完整，信息數據難以充分發揮作用。針對這種情況，學校首先需全面提高工作人員的檔案管理意識，加強教師與檔案工作人員的配合，讓全體師生都認識到檔案資料是重要的教育資源，高度重視檔案收集和應用工作，保證學校檔案信息化管理順利開展。針對檔案管理工作，教師需要對學校收集的相關資料高度重視，積極提供，保證初始的檔案信息完整、準確。

4.2全面加強檔案管理信息化人才隊伍建設

伴隨教育標準化建設的不斷推進，檔案管理工作需不斷更新觀念，促進管理質量、管理水平的提升。檔案管理信息化需相應的人才作為支撐，只有人才具備較高的專業素養和知識技能，熟練應用各類檔案管理軟件，正確利用檔案資源，才能充分發揮電子檔案的價值，保證先進的信息設備得到充分利用。首先在人才引進方面，中小學需與高校進行合作，引進檔案管理專業的人才，加強對計算機應用能力人才的考核，全面保證人才的知識技能；此外，學校還需設置專門負責檔案管理的辦公室，實現檔案信息化管理，成立檔案管理領導小組，對工作人員進行全方位培訓，不斷提高工作人員的數據采集技術、計算機應用技術等，實施檔案理論的培訓，做到理論與實踐相結合，強化工作人員的業務水平，促進中小學檔案工作信息化管理走向專業化。

4.3注重檔案信息化管理的績效評估工作

當前我國大部分學校都為中小學生建立電子學籍檔案，這些電子學籍檔案在學校日常教學工作、教務管理工作中發揮十分重要的作用，取得良好的管理成效。在檔案信息化管理的過程中，績效評估能調動工作人員的積極性，提高教師和學生對電子檔案的重視程度，有利于信息化管理水平的提高。績效評估不但是一種考核手段，更是一種管理手段，它可及時發現學校在檔案信息化管理中存在的不足，對各項管理工作進行量化，讓檔案管理的成績凸顯出來，提高檔案信息化管理的針對性和有效性。在績效評估工作中，評估主體要做到多樣化，教育部需承擔一定的監督和管理責任，學校需要進行自評，全體師生也需針對檔案管理進行評價，充分發揮績效評估的作用。在績效評估中，評估主體需明確信息化管理的投入、產出以及實際的應用效果，確保檔案信息化管理充分發揮作用。在績效評估方法上，學校需明確檔案信息化的采集流程，明確審核標準，全面結合《全國中小學檔案管理工作規范》，對基礎設施建設情況、信息資源建設情況、學籍檔案服務平臺建設情況、電子檔案存儲以及安全程度進行評價。檔案信息化管理工作具有較強的系統化特征，工作內容包含很多難以量化的方面，這些可通過問卷調查的方式進行評價，融合主、客觀因素，充分發揮檔案信息化的管理水平。

5結語

在數字化技術的支持下，中小學檔案管理工作需發揮出檔案數據資料的價值，推動教學改革，實現教育教學工作的全面更新。傳統的檔案管理模式存在資料收集不全面、信息數據保密性較差、查詢利用水平較低等情況，這些都會對檔案管理和檔案資料的應用帶來困難，因此，中小學檔案信息化管理勢在必行。在實踐操作中，學校需優化人才隊伍建設，加強對管理人員的技術培訓，全面提高師生以及檔案管理人員的思想認知，搭建良好的基礎設施，為電子檔案管理提供軟、硬件設備，積極研究新技術，通過績效評估的方法考察檔案管理工作中存在的不足，充分發揮信息技術的作用。資金、技術、人力資源是中小學檔案管理工作信息化建設的重要基礎，學校必須保證資金充足，對檔案管理的資金進行科學分配，注重傳統檔案向電子檔案的轉化，制訂嚴格的保密體系，讓中小學檔案管理工作得到有序開展。

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作者：陳永光 單位：勉縣武侯中學