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檔案管理指檔案管理單位對檔案信息進行有效管理并實現(xiàn)再次利用工作的總稱，包括檔案從產(chǎn)生整理到再次利用的整個活動過程。隨著進入二十一世紀后新技術的不斷發(fā)展應用，信息呈爆炸趨勢的增加，檔案信息的數(shù)量也隨之增長，這在很大程度上提高了在大量信息中快速識別提取有價值信息的難度，因此為了滿足工作需求，我們需要推進檔案管理建設發(fā)展，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，向信息化方向邁進。

關鍵詞：

流動人員;人事檔案管理;“棄檔族”;改革管理

一、檔案管理工作中面臨的困境

信息技術的改變深刻影響著檔案管理利用的方式，從初始的手抄筆錄到后期的打印復印，再到今天以字節(jié)為單位進行存儲的電子數(shù)據(jù)，這昭示了檔案管理必須隨著思維的革新不斷變革、隨著技術的普及不斷改進、隨著需要的增加不斷改善，而目前的情況是管理方式的發(fā)展落后于信息技術的改變，在日常的檔案管理遇到了很多困境。

一是檔案管理標準修訂過程遲緩。如同信息傳遞存儲利用有一套成型的標準，在檔案領域?qū)崿F(xiàn)有效管理也需要新的標準作為前提，一套根據(jù)技術條件、社會需要變化制定的新規(guī)范，而目前實際應用的標準更新不夠及時，對于新技術、新需要缺乏足夠的重視，甚至部分標準仍是以舊有的管理模式為藍本制定的，還有某些新修改的標準只適用部分領域，如政府單位的檔案管理，導致這些標準無法全面推廣適用。另外修訂檔案管理標準時無法徹底擺脫傳統(tǒng)思維束縛，沿用舊式思維方法，沒有著眼計算機信息處理技術特點，或者根本對于新技術不了解，把紙質(zhì)檔案時代的辦法生搬硬套到信息化時代，所做的只是簡單的將數(shù)據(jù)打包，進行歸檔處理，仿照以前的管理模式，使后續(xù)的查閱利用遇到諸多問題，在便捷性、可使用性上提升空間不大。

二是檔案管理軟件缺乏兼容性。由于使用的設備不同，加之各單位部門研究開發(fā)管理軟件時只著眼自身使用，沒有考慮信息的交流和共享問題，導致不同軟件平臺的資源無法實現(xiàn)互通互用，一旦使用信息過程中涉及不同單位不同領域，信息的存儲、查詢、提取都需要重新整理，無形中增加了很多的成本。信息時代，信息的順暢快捷流動與否是一個關鍵因素，如果檔案信息無法高效流通、互相共享，這就在技術層面制約了檔案管理信息化的進程，在硬件的層面限制了檔案信息的快速交流。想要實現(xiàn)在更大范圍內(nèi)共享利用檔案信息，就需要一個即可對信息有效管理又能夠在不同系統(tǒng)移植的軟件平臺，它有著統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、模板標準，促使信息的移植更加簡單方便。

三是檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。人是推進檔案管理向前進的關鍵要素，檔案管理人員的個人信息利用能力高低直接制約著檔案管理建設情況的好壞。從目前相關單位的情況來看，大部分檔案人員的科技水平只能滿足初步的信息管理需求，甚至有些人仍然局限在紙質(zhì)檔案方面管理層面，對于新科技的發(fā)展趨勢不甚了解，即使手中擁有了現(xiàn)代化設備，也無法得到充分的利用，根本談不上檔案管理信息化。只有培養(yǎng)出一批即熱愛檔案事業(yè)，樂于在檔案工作上投入心血精力，又具備信息思維素質(zhì)、懂得高技術技能操作的人才，檔案管理才能真正搭上信息時代這列快車。

二、推進檔案管理建設的幾點思考

一是把制度建設擺在首要位置。檔案管理制度建設直接決定了檔案管理信息化的成敗，我們常講的無規(guī)矩不成方圓，制度所要做的就是先要把規(guī)矩立起來，便于后續(xù)工作參照開展。隨著信息化進程不斷推進，目前的檔案管理法規(guī)標準已不能完全滿足檔案管理工作發(fā)展要求，有些方面甚至限制了信息化工作的推進發(fā)展。因此，要根據(jù)技術和需要的改變，不斷修訂建立新的規(guī)范標準，從規(guī)范化、精細化、標準化等幾個方面審視現(xiàn)行制度和標準，及時更新內(nèi)容要求，增加新的規(guī)范標準，使規(guī)定規(guī)范具備更強的針對性、實效性和指導性，切實通過制度的修訂完善促進檔案管理信息化水平的提升。

二是把人員培養(yǎng)置于核心層面。想要實現(xiàn)檔案管理工作在信息時代的跨越前進，就要培養(yǎng)一只既懂業(yè)務還懂技術，對于檔案工作愿意付出的人才隊伍。這就要求把好人員“選拔關”，切實把想干、愿干、能干的優(yōu)秀人才選拔到檔案管理隊伍中來，在選人用人上保證高起點推進。同時注意加強培養(yǎng)，進行分類明確、層次清晰的檔案管理人員培訓，制定科學合理的長期培訓計劃，從業(yè)務技能、信息化素養(yǎng)等方面加強職業(yè)學習教育。注重檔案管理人員在日常工作中的鍛煉提高，在本質(zhì)崗位中不斷精益求精，要把信息技能作為基本要求加以明確，把實踐與創(chuàng)新結(jié)合起來，在基本方法和基本程序中加強鍛煉。

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關鍵詞：醫(yī)院檔案信息化建設 檔案管理

Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598

【中圖分類號】R-1 【文獻標識碼】B 【文章編號】1671-8801（2014）03-0385-02

隨著科學的飛速發(fā)展，信息化管理登陸了各行各業(yè)。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫(yī)院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎上研究開發(fā)的。醫(yī)院檔案信息化管理是以計算機硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導，大容量資料庫作為支持而建設的，可以為院內(nèi)日常工作提供大量的便利。本文對醫(yī)院檔案信息化與檔案管理細則進行探討如下。

1 醫(yī)院檔案信息化建設的重要性

醫(yī)院具有人員流動性大的特點，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進行檔案管理，不僅浪費了人力資源，還容易因為工作量大而造成人為錯誤，利用計算機以及相關檔案管理軟件，對資源進行錄入、儲存、并提供搜索、管理等功能可以節(jié)省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫(yī)院檔案信息化建設是跟隨時代腳步的必要進程，是具有時代特色的一種先進管理辦法，其建設并投入使用具有重要性以及必要性。

2 醫(yī)院檔案信息化建設的優(yōu)越性

2.1 適應大量檔案信息形成的當代醫(yī)院。當代醫(yī)院檔案信息日產(chǎn)生量十分驚人，筆者分析，其主要來源與兩種途徑[3]：①醫(yī)院日常、行政事務。醫(yī)院屬于單位，每日內(nèi)部產(chǎn)生的檔案量很多，來自上級傳達的文件、通知、報表等。各科室考勤、評優(yōu)指標統(tǒng)計，甚至各講座、研究出席情況、會議文件等都歸屬于醫(yī)院日產(chǎn)生的檔案之中。②醫(yī)療業(yè)務流程。每一名患者從入院掛號開始直到病愈出院都會產(chǎn)生形形的檔案信息，醫(yī)院人流量巨大，每日因患者產(chǎn)生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產(chǎn)生的大量檔案信息單純采用傳統(tǒng)檔案管理方法很難完成，而醫(yī)院信息化檔案管理方法則可以輕松通過計算機將每日復雜繁多的檔案信息進行管理，相較于傳統(tǒng)檔案管理方案具有明顯優(yōu)勢。

2.2 醫(yī)護人員以及患者對信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內(nèi)各部門工作人員也帶來了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過程，防止紙質(zhì)檔案容易損壞等問題；第二方面節(jié)省檔案室空間，大量的書面檔案的儲存勢必占用有限的院內(nèi)空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤，節(jié)省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時可以調(diào)用，并且檢索過程簡單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書面檔案的時間，減輕了工作量。醫(yī)院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內(nèi)工作人員所需，屬于公眾需求，相對于傳統(tǒng)檔案管理，更是具有顯著優(yōu)越性，所以其建設勢在必行。

3 醫(yī)院檔案信息化建設以及檔案管理內(nèi)容

3.1 辦公自動化以及檔案信息化。日常院內(nèi)信息流通采用計算機網(wǎng)絡化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規(guī)劃化流程，采用辦公軟件進行自動化檔案流轉(zhuǎn)、儲存、歸檔等操作，實現(xiàn)辦公自動化、無紙化。并在每日工作結(jié)束后，檔案人員進行日常檔案整理維護，可保證檔案庫的正常運作，雖然每日需要進行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時也提升了辦公效率，節(jié)省了人力資源。

3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進入院內(nèi)就診開始，便將該患者納入院內(nèi)信息網(wǎng)絡，使用計算機網(wǎng)絡將病人資料送達院內(nèi)有需求的各處，在病人就診結(jié)束后，將病人資料自動化歸入檔案庫，將之儲存以便利用。

3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項人事檔案都經(jīng)信息管理系統(tǒng)進行管理，方便進行迅速、準確的查閱，并且可將日常工作分門別類，使用查閱統(tǒng)計、處理報表、變更檔案、維護系統(tǒng)等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯誤的產(chǎn)生。

3.4 建立具有醫(yī)院特色的資料庫以及信息交互平臺。醫(yī)院特色的資料庫是指結(jié)合當?shù)厍樾我约搬t(yī)院情況建立完善的資料儲存系統(tǒng)，例如地方醫(yī)院及小型衛(wèi)生單位可將片區(qū)居民信息以及工作日常等進行納入，方便地區(qū)工作的開展；綜合醫(yī)院則全面納入各患者就診記錄、醫(yī)院研究科室成果、院內(nèi)知識、工作經(jīng)驗等，方便醫(yī)院發(fā)展。而信息交互平臺則是利用多媒體技術以及網(wǎng)絡技術，解除地域的束縛，吸收更多的當代新技術項目，與多方進行資源共享以及交流，贏得共同發(fā)展。提升全院醫(yī)療服務水平以及醫(yī)療技術水準，為院內(nèi)工作人員提供豐富的學習資料。

3.5 檔案庫、網(wǎng)絡安保措施。隨著信息化、網(wǎng)絡化在管理系統(tǒng)中的深入運用，網(wǎng)絡以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網(wǎng)絡潛在威脅多種多樣，加強網(wǎng)絡安全措施以及資料庫保全措施勢在必行，需求不斷的技術研發(fā)，不斷升級安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫(yī)院檔案管理信息化的進程加快，未來勢必實現(xiàn)信息高度共享，采取必要的隱私保護措施、應用安全措施，訪問控制措施以及數(shù)據(jù)加密措施是必要的。

4 小結(jié)

醫(yī)院檔案信息化建設與檔案管理是受大勢所趨所必須完成的進展性任務，其可大量節(jié)省人力資源，提高工作效率，并促進交互[4]。盡管其有諸多優(yōu)勢，但是醫(yī)院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運用時如不采用先進安保措施進行輔助，必將導致嚴重后果。所以筆者認為，醫(yī)院檔案信息化建設是必要的，但是在建立、完善、使用過程中的安全性問題需要格外謹慎。

參考文獻

[1] 厲紅霞，張景華.關于醫(yī)院檔案信息化建設的幾點思考[J].西部中醫(yī)藥，2012，25（05）：43-44

[2] 胡桂周.關于醫(yī)院檔案信息化建設的探討[J].中國病案，2012，13（03）：43-44

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與城市經(jīng)濟的發(fā)展，城市的建筑，傳統(tǒng)紙質(zhì)城建檔案的處理方式，現(xiàn)在檔案信息化的方法比較，有很多缺點，比如：傳統(tǒng)的紙張?zhí)幚硇枰薮蟮膫}庫，借貸的鏈接很耗時間，適當把檔案實踐處理很多不便。隨著現(xiàn)代社會信息化的發(fā)展，構(gòu)建城市建設檔案信息化勢在必行。與現(xiàn)代計算機相結(jié)合，檔案文件將數(shù)字化，進步的城市將為處理能力建設檔案，以加速城市的建設。本文就城市建設檔案的建設提出了幾點建議。 

一、城市建設信息化建設的問題 

（一）缺乏整體指導，導致系統(tǒng)標準的發(fā)展 

摘要20世紀80年代初，我國檔案計算機處理技術的應用起步，對許多機構(gòu)、企事業(yè)單位都十分敏感。在20世紀90年代，電子文件大量出現(xiàn)，電子文件變得越來越流行。然而，我國檔案館計算機處理和信息化建設相關標準的起草工作才剛剛起步。雖然標定工作已經(jīng)開始，但發(fā)展緩慢，相關標準已經(jīng)制定，內(nèi)容缺乏系統(tǒng)和兼容性。 

（二）檔案性質(zhì)的影響 

檔案的原始記錄，其在文件和檔案內(nèi)容上的表現(xiàn)，因為現(xiàn)在是當事人的手稿，如單位印章和領導簽名原件都有相關的法律文件。但在現(xiàn)在的檔案信息化中，檔案主要以數(shù)字化、新方式，如電子文檔，所有內(nèi)容在電腦上的變化，造成，因為原始記錄性檔案的內(nèi)容不存在。如何判斷它是否具有法律憑證的功能，已成為檔案工作的新課題，發(fā)揮數(shù)字化、電子文檔的作用，可以轉(zhuǎn)化為檔案的關鍵環(huán)節(jié)。 

（三）檔案信息化管理隊伍的建設 

重點為城建檔案管理的信息化進行人才儲備，提高城建檔案信息化隊伍的專業(yè)程度和綜合素養(yǎng)。 

（四）缺少統(tǒng)一標準和相關規(guī)范的約束 

城市建設檔案工作的標準化、規(guī)范化是信息化建設的前提和必要條件。然而現(xiàn)狀為：計算機的軟件開發(fā)不具有整體規(guī)劃性，其相關軟件在通用性、實用性等方面存在較為嚴重的不足；缺乏技術上的支持和相關網(wǎng)絡技術作為后盾，這些因素都嚴重影響著檔案信息化建設的進程。 

二、城市建設檔案管理信息化建設建設性意見 

（一）必須以國家戰(zhàn)略的指導思想，自上而下地組織對檔案信息化的標準制定 

我國展開檔案信息化建設前后也有20年了，可是整體情況很不理想，檔案信息化建設的功用、效果、效益遠未充分顯現(xiàn)出來。其原因之一就是安排程度低下，缺少有力的統(tǒng)籌、有用的輔導。而事實上，檔案信息化建設現(xiàn)已成為許多發(fā)達國家的戰(zhàn)略辦法之一，由國家制定并自上而下地安排施行國家級的戰(zhàn)略辦法。美國國家檔案與文件署于1998年起耗時6年致力于對電子文件永久保存的各種功用需求、技術辦法及其可能性的全面證明和試驗，2005年美國國會撥款3億多美元建設電子文件檔案館，用于確保聯(lián)邦政府電子文件檔案的永久實在和大眾使用；英國將電子文件管理歸入國家信息化工作的責任規(guī)模，并制定施行《電子政務環(huán)境下電子文件管理方針框架》的國家方針辦法；澳大利亞已將電子文件管理作為政府績效查看評價的重要內(nèi)容與根據(jù)。 

（二）完善相關準則規(guī)范 

對檔案相關管理進行相應的規(guī)范化和規(guī)范化建設是現(xiàn)在檔案管理工作信息必不可少的環(huán)節(jié)。檔案管理相關部分有必要加速完善相關準則規(guī)范的建設，制定相關規(guī)范，為檔案的信息化管理供給必定的法律根據(jù)。 

（三）進步管理人員的歸納本質(zhì) 

城市建設檔案管理的工作人員是完成信息化管理的重要要素之一，為了全面進步檔案信息化管理的水平，應要點加強人員部隊的建設，進步檔案管理人員的歸納素質(zhì)。首先，能夠針對現(xiàn)有的檔案管理工作人員進行系統(tǒng)化的再教育，展開崗位訓練和信息化管理技術的訓練。其次，要招聘城建檔案信息管理專業(yè)人才，有計劃有步驟地施行人才培養(yǎng)計劃。最終，制定合理的鼓勵方針，鼓勵管理人員為城建檔案管理信息化的完成做出奉獻，充分調(diào)動工作人員的活躍性。 

（四）加強電子文件管理 

隨著辦公自動化技術的推廣以及城建檔案信息化的建設，各類檔案簡直都是以電子文件的方式來存儲的。電子文件盡管存儲和傳輸快捷，但也有著穩(wěn)定性差、易損壞等缺點，隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與開展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。因而，為了確保電子文件的安全性，在傳輸之前應先依照信息管理部分的一致要求進行文件格局的變換，以確保數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。別的，新式文件資料的歸檔是城建檔案管理信息化建設工作中的重要組成部分，做好城建檔案歸檔電子文件的技術處理工作將會成為今后工作的要點，這就要求檔案工作者有必要能夠?qū)芏嚯娮游募慕蛹{、處置甚至存儲工作有較深的了解和指導，能夠了解文件信息重新組合的來龍去脈，維護電子文件的原始信息，然后辨認和維護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，確保電子文件的可靠性。 

（五）加強遵循施行規(guī)范 

工作是實踐標準化建設中的一個重要環(huán)節(jié)，除了規(guī)范的制定滯后外，還限制了元素的檔案信息，引入了規(guī)章制度來促進制定符合弱勢的規(guī)定也很重要。事實上，在1999年，我國先后介紹了相關檔案信息的規(guī)范，如CAD文件和記錄管理、電子文件管理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范等國家或行業(yè)標準，就其內(nèi)容而言，處理部門、企事業(yè)單位和檔案信息化的實踐需求強勁，針對性、適應性和可操作性，如果可以廣泛，跟進。但查詢，在計算機技術中已被用于檔案單位的管理，僅以少量的規(guī)格，率僅為15%，多達82%的單位已在國家制定和行業(yè)標準不懂。 

（六）加強安排的領導力 

安排建立信息化工作領導小組，在整體職工中活躍推進城市建設檔案管理信息化建設，落實各崗位責任，讓每個職工清晰各自的工作任務。活躍安排領導大家針對信息化建設中遇到的困難進行逐一處理，進步工作效率，帶動信息化各環(huán)節(jié)的建設工作。 

結(jié)語 

綜上所述，為了滿足城市建設開展的需求，有必要要對城市建設檔案的管理進行信息化建設，加速其檔案數(shù)字化、電子化，打破傳統(tǒng)管理模式，改進如今檔案管理信息化的不足之處，更好地對城市建設檔案進行相應的歸檔管理，與如今快速開展的社會接軌，契合現(xiàn)代化開展的需求，保證城市建設檔案的管理效率及其質(zhì)量。 

參考文獻 

[1]李伊欣.城市建設檔案管理工作如何與時俱進[J]. 蘭臺內(nèi)外. 2016（03）. 

[2]高原.城市建設檔案管理的困境與建議[J]. 檔案管理. 2016（02）. 

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【關鍵詞】檔案管理；檔案管理人員；電子檔案；隊伍建設

隨著檔案資源的急劇增長和現(xiàn)代社會對檔案利用的頻繁程度，傳統(tǒng)的檔案利用方式和方法已越來越難以適應現(xiàn)代社會利用的需要和檔案信息現(xiàn)代化的需要。因而，檔案工作者要增強現(xiàn)代化意識、市場意識和法律意識。當今世界是技術水平日新月異的時代，網(wǎng)路技術飛速發(fā)展，檔案管理工作充分利用現(xiàn)在已經(jīng)成熟的網(wǎng)絡技術，不斷提高檔案管理信息化水平，使檔案更好地服務于社會。及時化的數(shù)字化的手段收集、加工、整理、傳送和接收以及儲存使檔案工作不再是獨立存在，它依賴于信息化技術的多個方面。同樣，檔案管理人員也不再是任何一個工作人員都能擔任的角色，他要在鞏固科學文化知識的同時加強相應的技術水平，掌握新興的檔案管理手段，并應具備創(chuàng)新的工作思路和方法，全方位的推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展，以勝任電子檔案的管理和建設。

一、全面要求檔案管理人員隊伍的知識結(jié)構(gòu)

（一）全面掌握科學文化知識

語言文字與檔案管理工作是一個有機的整體，具有較強的語言表達能力，對于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。精湛的書寫水平、熟悉的文史背景、全面的現(xiàn)代化管理知識是做一名檔案管理工作人員應具備的基本素養(yǎng)。良好的文字表達直接影響著檔案作用的發(fā)揮，精通的文史知識才能是檔案資源達到最大化利用，有效的檔案管理才會使檔案存在真正適應社會管理的需要。

（二）堅持較高的自身素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)

提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務素質(zhì)和知識水平，更著眼于政治素質(zhì)和實際本領的提高，網(wǎng)絡改變了人們傳統(tǒng)的生活習慣，檔案管理人員需要借助現(xiàn)代的傳播媒介進行有效的檔案信息傳播，因此，檔案工作者更要接受相關的技能培訓。努力培養(yǎng)政治強、業(yè)務精、作風硬的檔案管理人員，作為檔案工作者始終要加強政治學習，增強黨性黨風修養(yǎng)和思想道德素質(zhì)，自覺服從黨和政府對這個工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅定信心。檔案工作者素養(yǎng)的提升是檔案信息化的重要基礎性工作，檔案工作者要認清自己的歷史責任，檔案管理機關更要充分認識這個現(xiàn)實，長遠規(guī)劃，系統(tǒng)部署，有針對性的加強檔案工作者的素養(yǎng)提高，促進檔案工作健康、和諧地發(fā)展。

（三）適應時代的創(chuàng)新意識

創(chuàng)新是檔案管理工作的發(fā)展動力，新時期實現(xiàn)檔案管理建設科學化，關鍵在于堅持改革創(chuàng)新。我國經(jīng)濟社會發(fā)展情況以及現(xiàn)代科學技術迅猛發(fā)展，特別是信息網(wǎng)絡化程度越來越高的趨勢，對檔案管理工作的建設不斷提出新的要求。因此，檔案管理人員必須要有創(chuàng)新意識，積極探索運用現(xiàn)代科學技術手段開展檔案工作的新方法，結(jié)合實際工作內(nèi)容，研究創(chuàng)新的工作思路和方法，不斷增強檔案工作的創(chuàng)造性。在檔案管理工作實踐中不斷培養(yǎng)個性思維，圍繞管理體制創(chuàng)新、操作技術創(chuàng)新、工作方法創(chuàng)新、管理手段創(chuàng)新和管理內(nèi)容創(chuàng)新等方面進行科學探索，充分運用檔案信息化管理，提高工作效率，優(yōu)化服務質(zhì)量，為經(jīng)濟社會發(fā)展服務，不斷促進檔案管理工作發(fā)展。

二、完善檔案管理人員隊伍建設機制

（一）加強組織領導。從全局和戰(zhàn)略的高度，充分認識加強檔案管理人員隊伍建設的重要意義，把檔案管理工作擺上重要議事日程，切實加強組織領導。健全檔案管理工作格局，建立健全組織協(xié)調(diào)機制，加強對檔案管理工作的督促檢查、總結(jié)交流。形成全面重視，有效利用的檔案管理新格局。

（二）加大培訓力度。充分發(fā)揮教育培訓在檔案管理人員培養(yǎng)中的基礎性作用。完善在職人員繼續(xù)教育體系，積極拓展培訓空間，創(chuàng)新培訓手段，逐步形成抓重點、分層次、多渠道、有特色的培訓工作體系。將理論學習與實踐鍛煉緊密結(jié)合，按照分級負責、分類管理、全員培訓原則，逐步形成組織講座、專職培訓、在職教育、遠程交流相結(jié)合的培養(yǎng)格局，提高檔案管理技能的教育培訓成效。

（三）完善人才評價機制。探索實施對專業(yè)技術人才、技能人才進行分類界定的方式，推進評價體系多元化。完善專業(yè)技術職務任職評價方法。建立以崗位績效考核為基礎的檔案管理人員考核評價制度，以充分體現(xiàn)檔案管理工作的特殊地位和社會。

（四）建立健全人才激勵保障機制。建立檔案管理人員隊伍的人才保障機制，探索建立從事特殊檔案管理人員退出機制。確保特殊檔案安全管理的同時實現(xiàn)相應人員的有效延續(xù)。

綜上所述，不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高整體隊伍建設，建立健全相應的機制體制，意義深遠而重大。抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊伍建設是做好檔案工作的關鍵，建設一支高素質(zhì)的檔案隊伍是奠定檔案事業(yè)長足進步的根基。只有檔案管理人員的整體素質(zhì)不斷提高和強化，制度上得到有效保障，才能逐步適應和實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，有效地開創(chuàng)性地開展工作。

【參考文獻】

[1].傅榮校.檔案管理現(xiàn)代化[M].浙江大學出版社，

[2].楊國祥.檔案管理學[M].機械工業(yè)出版社，2007.

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一項公路建設工程從立項、招投標、初步設計、施工圖設計至最后竣工驗收全過程，會產(chǎn)生大量的資料、文件、圖紙等。由于工程施工周期長、專業(yè)多、工種復雜，產(chǎn)生的文件材料種類多、數(shù)量大。這給工程建設文件材料的收集、整理、保管、利用，帶來了一定困難和很大的工作量。工程建設文件材料歸檔不及時、不完整、不準確，是長期困擾檔案部門的一個大問題。工程建設文件材料歸檔難，已成為制約檔案工作正常開展的一個瓶頸。由于工程建設文件材料不能及時、準確、完整地歸檔，使得后續(xù)的工程管理檔案的提供利用工作，不能得到很好開展。工程建設檔案的價值得不到充分發(fā)掘，又反過來影響工程管理人員歸檔的積極性，這也是工程建設文件材料歸檔工作較難開展的本質(zhì)原因。

二、加強工程建設檔案管理的舉措

1．更新觀念是推進工程建設檔案管理的前提。工程建設文件材料之所以歸檔難度大，除工程建設檔案數(shù)量大、內(nèi)容龐雜、涉及專業(yè)多、文件材料歸檔范圍不好把握等客觀原因外，還有組卷要求嚴格、類目設置較細、整編強度大等主觀原因。隨著管理手段的提升，電子文件的大量產(chǎn)生和應用，使得工程建設檔案快速向數(shù)字化方向發(fā)展和積累，也使工程建設檔案實現(xiàn)按“件”管理成為可能。《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》2008年修訂版，為工程建設檔案的整理提供了重要指南。工程建設檔案管理人員要及時更新觀念，打破“卷”的傳統(tǒng)思維，這是推進工程建設檔案工作的重要前提。

2．制度嚴謹是文件材料歸檔齊全、完整、準確的保證。要確保工程建設檔案的完整、準確、系統(tǒng)，就要特別注重平時對工程文件材料的收集和積累，就必須把事后控制改為事前控制，將工程建設檔案的管理從末端移到前端，將后續(xù)工作變?yōu)榍爸脳l件，把工程建設檔案工作從一個獨立的工作環(huán)節(jié)，擴展為貫穿工程建設始終的全程控制的記錄體系。要將檔案工作和項目建設納入管理程序，與項目的各階段同步進行，從設計立項、審批、合同到初步設計和施工圖、竣工圖、驗收、回訪先期導入檔案管理，直至竣工驗收，使工程建設檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。只有嚴謹?shù)臍w檔程序和詳盡的規(guī)章制度，才能保證工程建設文件材料歸檔的準確性。要采用先進的計算機技術手段，將歸檔前的準備工作納入到自動化管理的進程中，這樣就可以在提高歸檔質(zhì)量的基礎上，提高電子文件歸檔的效率。

篇6

第二條本規(guī)定適用于城市內(nèi)（包括城市各類開發(fā)區(qū)）的城建檔案的管理。

本規(guī)定所稱城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。

第三條國務院建設行政主管部門負責全國城建檔案工作，業(yè)務上受國家檔案部門的監(jiān)督、指導。

縣級以上地方人民政府建設行政主管部門負責本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作，業(yè)務上受同級檔案部門的監(jiān)督、指導。

城市的建設行政主管部門應當設置城建檔案工作管理機構(gòu)或者配備城建檔案管理人員，負責全市城建檔案工作。城市的建設行政主管部門也可以委托城建檔案館負責城建檔案工作的日常管理工作。

第四條城建檔案館的建設資金按國家或地方的有關規(guī)定，采取多種渠道解決。城建檔案館的設計應當符合檔案館建筑設計規(guī)范要求。城建檔案的管理應當逐步采用新技術，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。

第五條城建檔案館重點管理下列檔案材料：

（一）各類城市建設工作檔案：

1、工業(yè)、民用建筑工程；

2、市政基礎設施工程；

3、公用基礎設施工程；

4、公共交通基礎設施工程；

5、園林建設、風景名勝建設工程；

6、市容環(huán)境衛(wèi)生設施建設工程；

7、城市防洪、抗震、人防工程；

8、軍事工程檔案資料中，除軍事和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。

（二）建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門（包括城市規(guī)劃、勘測、設計、施工、園林、風景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等部門）形成的業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案。

（三）有關城市規(guī)劃、建設及其管理的方針、政策、法規(guī)、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、技術經(jīng)濟資料等方面的基礎資料。

第六條建設單位應當在工程竣工驗收后六個月內(nèi)，向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的工程建設檔案。凡工程建設檔案不齊全的，應當限期補充。

停建、緩建工程的檔案，暫由建設單位保管。

撤銷單位的工程建設檔案，應當向上級主管機關或者城建檔案館移交。

第七條對改建、擴建和重要部位維修的工程，建設單位應當組織設計、施工單位據(jù)實修改、補充和完善原工程建設檔案。凡結(jié)構(gòu)和平面布置等改變的，應當重新編制工程建設檔案，并在工程竣工后三個月內(nèi)向城建檔案館報送。

第八條列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，其竣工驗收應當有城建檔案館參加。

第九條建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案，凡具有永久保存價值的，在本單位保管使用一至五年后，按本規(guī)定全部向城建檔案館移交。有長期保存價值的檔案，由城建檔案館根據(jù)城市建設的需要選擇接收。

城市地下管線普查和補測補繪形成的地下管線檔案應當在普查、測繪結(jié)束后三個月內(nèi)接收進館。

房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的管理，建設部另行規(guī)定。

第十條經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府同意收取的工程檔案保證金，須納入城市財政專戶管理。其利息經(jīng)建設行政主管部門報財政部門同意，用于城建檔案的保管和保護事業(yè)。建設單位按規(guī)定向城市建設檔案館報送工程檔案資料后，工程檔案保證金全部退還。

第十一條城建檔案館對接收的檔案應當及時登記、整理、編制檢索工具。做好檔案的保管、保護工作，對破損或者變質(zhì)的檔案應當及時搶救。特別重要的城建檔案應當采取有效措施，確保其安全無損。

城建檔案館應當積極開發(fā)檔案信息資源，并按照國家的有關規(guī)定，向社會提供服務。

第十二條建設行政主管部門對在城建檔案工作中做出顯著成績的單位和個人，應當給予表彰和獎勵。

第十三條違反本規(guī)定有下列行為之一的，由建設行政主管部門或檔案行政主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

（一）無故延期或者不按規(guī)定歸檔、報送的；

（二）涂改、偽造檔案的；

（三）檔案工作人員，造成檔案損失的。

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【關鍵詞】檔案中心；檔案管理；信息化建設

引言

隨著各地區(qū)檔案中心的建立與發(fā)展，其檔案管理工作量日益繁重，加之傳統(tǒng)的檔案管理工作存在諸多問題與弊端，因此很大程度上影響了檔案管理工作的順利展開。現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展，為檔案管理工作帶來了良好的發(fā)展契機。檔案管理相關部門和人員要牢牢把握這一發(fā)展契機，推進人事檔案管理模式轉(zhuǎn)型，加強對人事檔案管理的信息化建設，以優(yōu)化檔案中心的管理模式、提高服務質(zhì)量。

一、檔案中心信息化管理的特點分析

1、檔案存儲環(huán)境方面的優(yōu)勢

眾所周知，傳統(tǒng)檔案管理工作以紙張為媒介，通過人工錄入的模式將檔案入檔、整理，這種管理模式給當前的檔案信息資源存儲、整理、歸檔等工作造成了一定阻礙，而檔案管理實現(xiàn)信息化后可從根本上轉(zhuǎn)變當前的檔案管理模式與路徑。首先，檔案中心可專門建立自己的網(wǎng)絡平臺，將需要整理的檔案資源存儲到電子磁盤或服務器中，這樣既可為檔案信息的儲存和管理帶來便利，又可極大地節(jié)省存儲空間；其次，信息化的檔案管理可以采用電子錄入的方式記載檔案信息，提高錄入效率，加強信息的管理。此外，信息化的檔案管理對存儲環(huán)境的要求比較低，給存儲工作的開展帶來了很大的便利。

2、檔案在使用和查詢方面的優(yōu)勢

在紙質(zhì)化的檔案管理模式下，由于手續(xù)繁瑣、檔案的使用和查詢極為不便，資源共享性也不高。而信息化的檔案管理可以很大程度上簡化檔案使用的流程，真正地實現(xiàn)檔案信息的高效利用。同時，還能提高資源的共享性，使檔案管理工作的作用充分發(fā)揮出來。

二、檔案中心中檔案管理信息化建設現(xiàn)狀與任務

在現(xiàn)代信息技術的推動下，我國檔案中心“無紙化”辦公的步伐日益加快。然而由于這種全新模式起步較晚，因此從整體發(fā)展來看，我國檔案管理信息化建設現(xiàn)狀仍不容樂觀，存在如下幾點問題：（1）人才問題。當前，檔案信息化管理隊伍中的工作人員大多屬于操作型人才，對檔案的信息化管理也只是流于形式。他們或是對檔案管理不精通，或是在計算機的系統(tǒng)開發(fā)、程序維護、信息導航等方面操作不熟練，甚至不會操作。因此，人才的匱乏嚴重制約了檔案管理信息化建設進程。（2）安全問題。檔案信息安全是當前檔案管理信息化建設面臨的主要問題。電腦病毒的橫行、黑客的惡意攻擊及網(wǎng)絡技術的失誤都會給管理中心的檔案信息帶來極大的安全隱患。一旦機密的檔案信息被竊取、修改甚至偽造，造成的嚴重后果將是不可估量的。（3）標準問題。

目前，我國檔案管理部門還沒有形成統(tǒng)一的檔案分類編碼標準，檔案管理軟件在通用性、適用性等方面也存在著嚴重不足，這些都直接影響著檔案信息化建設的步伐。由上文所提及的部分問題，我們可以總結(jié)出當前檔案管理信息化建設的任務主要有三點：（1）加強電子檔案的安全性和保密性工作，具體可從兩點入手：其一要加強軟硬件建設；其二要加強對檔案管理部門工作人員的技術培訓；（2）加強檔案數(shù)據(jù)庫的建設和完善，實現(xiàn)信息處理的標準化、管理過程的一體化，使工作人員最大限度地利用檔案信息資源；（3）加強檔案信息的標準化管理和建設，為檔案信息的跨部門、跨地域、跨國家使用提供便利，最大限度地實現(xiàn)資源共享。

三、新時期檔案中心中檔案管理信息化建設工作改進措施

1、切實提高管理人員隊伍的專業(yè)素質(zhì)

對于當前檔案中心的檔案管理信息化發(fā)展而言，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有著至關重要的影響。從整體來看，當前我國檔案管理隊伍的專業(yè)素質(zhì)不高，這對檔案管理信息化工作的開展十分不利。因此，一定要加強對管理人員的專業(yè)培訓力度。具體來說，首先要強化管理人員對檔案管理信息化的認識，讓他們從思想上認識到這份工作的重要性；其次，要通過各種培訓活動，提高管理人員的專業(yè)水平。此外，還要建立完善的考核制度，對表現(xiàn)好、素質(zhì)高、專業(yè)能力強的管理人員予以適當?shù)莫剟睿ぐl(fā)管理人員工作的積極性。

2、配備先進的技術設備等硬件設施

在檔案管理信息化建設中，完善的技術設備是進行檔案信息化管理和實現(xiàn)檔案信息共享的基礎。因此，要想切實推進檔案管理信息化建設，就必須加大資金投入，及時淘汰和更換落后的技術設備，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟、硬件，以保證技術設備的先進性和性能的穩(wěn)定性。

3、實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)化

當前的人事檔案管理并沒有完全擺脫紙質(zhì)資料，這給檔案管理帶來了極大的不便。因此，相關部門應盡快建立一套科學的人事檔案信息化系統(tǒng)，并將所有的紙質(zhì)資料和電子資料都收錄其中，進行對兩者的統(tǒng)一化、標準化管理，實現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化。

4、提高檔案中心信息化管理工作的服務水平

人事檔案管理的最終目的是服務于用戶對檔案資源的需求。因此，在當前的檔案信息建設過程中，需要充分利用計算機技術提高人事檔案管理工作的服務水平。具體可以對各種類型的檔案信息進行分類、提取和加工，方便人們的查找和利用。此外，在進行人事檔案信息資料的數(shù)字化存儲時，要采用不同的載體，以滿足用戶對檔案信息資源的不同需求。

四、結(jié)語

隨著信息技術不斷發(fā)展與更新，檔案管理信息化建設是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。在進行檔案管理信息化建設的過程中，不能單純地把檔案管理信息化等同于檔案資料數(shù)字化，而是要將檔案管理信息化建設與檔案管理制度緊密結(jié)合起來，如此才能切實有效地提升檔案管理工作服務保障能力和水平。此外，檔案管理相關人員要積極參與和配合檔案管理信息化建設，大力推進檔案管理信息化建設進程，以適應社會信息化發(fā)展的要求，為社會創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益。

參考文獻

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[2]宋琳,曹文成,王艷.打造精品注重創(chuàng)新認真做好新形勢下企業(yè)信息工作[J].辦公室業(yè)務.2012（08）.

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關鍵詞：交通檔案；檔案信息化；建設策略；模式探究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2306-1499（2014）12-

目前，隨著城市化進程的逐年提高，我國的綜合經(jīng)濟實力發(fā)展情況已經(jīng)有了質(zhì)的飛躍。交通行業(yè)作為民生工程中的基礎行業(yè)，其在飛速發(fā)展時所暴露出的一系列問題也越來越引起了全社會的關注。交通檔案的信息化管理是一個全面的系統(tǒng)工程，相關的檔案管理人員需要對整個檔案的所有因素進行合理的量化分析，進而有效精確地進行記錄與管理。但現(xiàn)階段，交通檔案的管理部門在相關的檔案管理方面仍然或多或少存在一系列問題。因此，對于現(xiàn)代的交通檔案的管理模式而言，檔案信息化管理的建設已經(jīng)必不可少，在現(xiàn)代檔案信息化的管理模式中，檔案管理人員如何全面應用現(xiàn)代的信息技術，如何處置多方面的交通檔案信息資源，并對此加以管理與利用，如何建立檔案管理的信息管理路徑，為交通部門的持續(xù)進步和可持續(xù)發(fā)展提供必要的支持，將會成為時下相關交通部門必須面對的重要問題。同時，進一步加強檔案建設中的管理力度和信息化程度，在檔案的管理過程中實現(xiàn)進一步的發(fā)展與創(chuàng)新相結(jié)合，確保檔案的管理工作能夠快速高效地有序進行，也將會是我國不同地區(qū)交通事業(yè)未來發(fā)展的主旋律。

1.交通部門建立檔案信息化管理模型的優(yōu)勢分析

1.1使交通檔案的管理模式順利地與國際新型管理模式接軌

隨著現(xiàn)代科技水平的進一步發(fā)展，交通領域中的交通檔案的相關管理需要體現(xiàn)出全球信息化的發(fā)展動向，并能夠進一步向?qū)崿F(xiàn)檔案信息化的管理目標前行。通過建立交通檔案信息化的管理模型，可以使交通檔案信息的管理模式順利地與國際新型管理模式接軌，使得以計算機技術為基礎的現(xiàn)代科技進一步普及與不斷發(fā)展。也只有通過這種建立信息化管理模型的檔案管理制度，才能進一步提升交通部門檔案管理工作的管理效率，減少在檔案的整理或歸檔過程發(fā)生人為錯誤的概率，從而為我國的交通事業(yè)的發(fā)展奠定優(yōu)秀的基礎。

1.2完成檔案檢索的全自動化的目標

傳統(tǒng)的交通檔案管理方式雖然擁有很多檢索工具，但是當信息含量巨大時，傳統(tǒng)的檢索工具往往檢索效率并不太高，存在著諸如耗時長，錯誤高等一系列弊端。然而通過檔案信息化管理模型的建設，以計算機為主的檢索工具將可以保證非常高的檢索速率，并能通過多角度的檢索方式，達到檔案檢索的全自動化，從而實現(xiàn)檔案信息接收、存儲與提供利用的一體化服務。

1.3成功實現(xiàn)檔案信息的全數(shù)字化

當前的交通部門多利用紙質(zhì)檔案實行相關管理與記錄，然而檔案信息化模型的成功構(gòu)建可以進一步完成以往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主的重大轉(zhuǎn)變，不同地區(qū)的交通部門將會進一步實現(xiàn)數(shù)字化管理進程為前提，以交通檔案電子文件的歸檔和管理為手段，達到加強交通部門檔案信息管理模型的相關建設的目的。另一方面，檔案信息的全數(shù)字化有利于交通部門全面實施電子公文，保證今后形成的檔案以電子文件為主，在進行檔案接收、存儲時進一步提升其效率。

2.交通建設檔案管理信息化建設的實現(xiàn)策略初探

2.1建立交通建設檔案信息化的有效管理體系

交通檔案信息化管理模式的建立并非是一朝一夕所能夠?qū)崿F(xiàn)的，而是要通過全方位的檔案數(shù)據(jù)化、全過程實現(xiàn)檔案有效管理體系所漸漸達成的。相關的檔案管理人員在進行數(shù)據(jù)信息的建立時，需要建立起相關管理措施，充分規(guī)劃檔案的編寫的相關要求，達到有效落實檔案管理的多元化需求。

2.2完善現(xiàn)有的交通檔案管理系統(tǒng)

交通建設檔案對于檔案管理系統(tǒng)實際上提出了非常高的要求，一般來說，交通檔案管理系統(tǒng)往往需要具有有效的信息存儲功能、一定強度的保密功能、多種方式的輸入功能以及最重要的信息檢索與查詢功能。這種多元化的要求一方面是因交通部門的特殊性所造成的，由于交通部門的檔案中，最主要的內(nèi)容是動態(tài)信息而非靜態(tài)信息，往往會隨著時間、地點、事件等一系列因素的變成而不斷地產(chǎn)生改變，這也要求交通檔案管理系統(tǒng)需要及時保證舊信息錄入和新信息保存，確保信息內(nèi)容的時效性。另一方面則是由于交通部門的檔案中涉及到全體公民的隱私，一定強度的保密功能同樣不可或缺。因此，這一系列工作要求就要求現(xiàn)有的交通檔案管理信息系統(tǒng)還需要進一步加以完善。

2.3加大信息時期交通檔案工作人員綜合能力的建設力度

21世紀是一個全球信息化的新型時代，信息的時效性以及交通檔案管理的專業(yè)性決定了交通檔案管理者的勞動是知識性的勞動。因此，相關的交通檔案工作者更要適應現(xiàn)代化檔案管理的新型要求，力爭成為了解管理，懂編撰的復合型人才。在交通檔案的管理過程中，相關的檔案管理人員需要注重培養(yǎng)優(yōu)良的協(xié)調(diào)溝通能力，有效提升檔案服務工作質(zhì)量和效果。同時要力爭做創(chuàng)新型的檔案管理者，不斷學習專業(yè)新知識，多關注交通部門中心重點工作動態(tài)，結(jié)合檔案管理新標準、新技術，努力提升檔案管理工作水平，加強對運用計算機信息處理多種應用的知識技能的學習，實現(xiàn)單一專業(yè)業(yè)務知識向多元化知識學習力度的轉(zhuǎn)變，努力成長為交通部門二十一世紀下迫切需求的復合型管理人才。

3.結(jié)語

在當今信息高速發(fā)展的新時代，交通檔案信息化管理建設的工作還任重而道遠，如何從理論中不斷創(chuàng)新，從實踐中勇敢開拓，將成為每個檔案管理人員必須面對和努力解決的重要課題。真正實現(xiàn)最高層次的檔案信息資源的開發(fā)利用，革新不同檔案的編研與管理工作，應是交通檔案管理工作人員今后工作的重點奮斗目標。也只有這樣，才能更深層次體現(xiàn)檔案管理工作的重要價值，進一步促使高質(zhì)量的檔案知識高效服務于不同地區(qū)交通部門的發(fā)展建設，促使交通部門為社會主義市場經(jīng)濟創(chuàng)造更大利益。

參考文獻

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一、地鐵建設項目檔案信息化建設的途徑

檔案管理信息化建設，是檔案管理面臨未來發(fā)展的必然選擇，也是電子信息時代的發(fā)展要求。地鐵建設項目檔案信息化建設的關鍵，在于如何制定并完善相關的制度標準，、實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步管理，并強化電子文件的監(jiān)督管理，確保地鐵建設項目檔案信息化建設的有效性。那么，具體而言，地鐵建設項目檔案信息化建設可從以下幾個方面進行著手：

（一）制定并完善相關制度標準，夯實檔案管理信息化建設的基礎

地鐵建設項目檔案信息化的建設與管理，需要嚴格依據(jù)國家的法律法規(guī)進行。一方面，在文件材料的歸檔方面，項目建設管理部門應建立完善的歸檔制度，對項目建設過程中具有保存價值的文件，嚴格依照《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文檔歸檔與管理規(guī)范》，制定嚴密且細致的電子檔案管理制度;另一方面，基于完善的電子檔案管理制度，進一步明確電子檔案管理過程中各部門的職責，確保電子檔案信息化管理的有效性。對此，首先，建設項目單位的檔案管理部門，對于電子文件的歸檔管理，應充分基于電子文件管理系統(tǒng);其次，在參建單位的合同之中，對于建設項目應明確歸檔的相關要求，規(guī)范并確保歸檔管理行為;再次，對于建設項目歸檔要求范圍之內(nèi)的文件，一旦形成電子文件，則需要進行歸檔標識，確保歸檔信息內(nèi)容的安全與真實。《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（DA/T31-2005）

（二）紙質(zhì)文件與電子文件同步管理，提高檔案管理信息化的有效性

需要說明的是，紙質(zhì)檔案與電子檔案各有優(yōu)缺點，在地鐵建設項目檔案信息化管理的過程中，實現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件同步管理，具有一定的必要性。首先，在檔案數(shù)據(jù)錄入的過程中，各部門錄入的規(guī)范化與標準化，強調(diào)并需要兩者同步管理的推進;其次，為確保歸檔電子文件的完整性、真實性，相關管理部門一是要嚴格落實歸要求;二是要提高檔案的完整率和正確率;再次，建設項目中所形成的紙質(zhì)文件，通過對其完整性的核對滯后，需要及時的進行歸檔處理，并進行掃描錄入，完成電子檔案信息的建立，保存至檔案數(shù)據(jù)庫之中。

（三）強化電子文件的監(jiān)督管理，狠抓各環(huán)節(jié)檔案管理工作

電子文件管理是一個過程，強調(diào)電子文件形成、歸檔等各環(huán)節(jié)的有效落實，以及各環(huán)節(jié)監(jiān)督管理的有效開展。電子檔案的形成、積累是檔案完整性的重要基礎，在監(jiān)督管理的過程中，需要落實三方面工作：①在檔案管理信息化的過程中，檔案電子文件不僅需要實現(xiàn)全過程管理監(jiān)控，而且對于前段監(jiān)控要特別注重;②為確保電子文件歸檔的安全性，在歸檔交移的過程中，需要對歸檔文件的技術環(huán)境進行檢測;③對于電子文件而言，其具有易更改、易消失等特點，對于地鐵建設項目檔案管理，應將其納入管理系統(tǒng)之中，做到統(tǒng)籌規(guī)劃，提高檔案信息管理的有效性。與此同時，為強化檔案管理，相關管理部門應不定期對電子文件的采集、著錄及歸檔等情況進行檢查。對實際工作中出現(xiàn)的問題，及時進行分析與解決，并將科學有效的工作經(jīng)驗或方法，在實際工作中進行推廣。

二、抓好人才隊伍建設，強化檔案人員的信息能力

檔案管理具有特殊性，從法律角度，檔案管理人員一是要具備專業(yè)知識;二是要忠于職守;三是要遵守紀律。所以，檔案管理人員需要具備良好的綜合素質(zhì)，方可勝任檔案管理工作。而地鐵檔案管理信息化的實現(xiàn)，對管理人員有了更高要求。在電子檔案管理中，主要是內(nèi)容信息數(shù)字化、文檔處理一體化，與傳統(tǒng)紙質(zhì)管理存在本質(zhì)區(qū)別。對此，首先，為運用好科學技術，提高檔案管理效率，應建立一支專業(yè)人才隊伍，切實做好檔案管理人員的培訓教育工作，尤其是在計算機操作、電子檔案建立、網(wǎng)絡安全維護、信息資源開發(fā)等方面，要提高檔案管理人員的技術水平;其次，加大人才引進力度，充實檔案管理隊伍，為社會發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。在地鐵檔案管理信息化的進程中，勢必存在諸多的問題，這些問題的有效處理，需要廣大的專業(yè)人才;再次，強化管理人員的法律知識，提高職業(yè)道德與職業(yè)素養(yǎng)，在工作中做到遵紀守法。

在檔案管理信息化的進程中，檔案管理部門既要迎接挑戰(zhàn)，又要在挑戰(zhàn)中不斷地創(chuàng)新，實現(xiàn)地鐵檔案管理信息化。這些，都需要檔案管理人才隊伍的建設，強化檔案人員的信息能力，不僅滿足當前檔案管理工作的需求，也推動了地鐵檔案管理的現(xiàn)代化、科學化建設，具有十分顯著的現(xiàn)實意義。

三、完善地鐵建設項目電子文件的控制

當前，地鐵建設項目電子文件的控制，是一項復雜而細致的工作，強調(diào)各方工作的狠抓落實。在完善地鐵建設項目電子文件的控制過程中，不僅需要強化工作的有效落實，而且需要基于法律法規(guī)，確保檔案管理信息化的有效性。

一是對于檔案管理人員而言，需要對地鐵建設項目有所了解，如項目設計的進度、項目的設計要求等。這樣一來，不僅有助于檔案管理人員開展工作，而且有針對性的提高檔案管理的有效性，確保檔案管理落實到位。

二是進一步的制定相關的規(guī)定，對于建設項目電子文檔的歸檔，要明確其做法。此外，在電子文件的控制過程中，應強化與其他相關部門的溝通。如，通過與質(zhì)監(jiān)部門的溝通，確保電子文件中對于質(zhì)量要求的文件積累。

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北京：業(yè)主負責制

各建設單位是重點建設項目檔案工作的組織中樞，在保證工程建設檔案管理質(zhì)量方面起著關鍵作用。為此，北京市檔案局聯(lián)合主管部門在重點建設項目檔案工作中始終強調(diào)實行業(yè)主負責制，以抓建設單位檔案工作為重心，通過業(yè)主職責的充分履行，推動該項目檔案管理工作順利開展。在實際工作中，承擔重點建設項目業(yè)主單位都能明確機構(gòu)，配備專職檔案人員，加強檔案基礎設施建設，建立各項檔案管理制度，將檔案工作納入工程管理程序，實施合同制管理，并加強對設計、施工、監(jiān)理等參建單位檔案工作的組織、協(xié)調(diào)與管理，使他們能夠明確任務、分清職責，做好各自的檔案管理工作，保證了建設項目檔案管理工作的質(zhì)量。如，北京城建集團根據(jù)“建設工程項目管理規(guī)范”的要求，將工程資料的形成和管理納入ISO質(zhì)量管理體系，對建設過程中的工程資料實行全過程監(jiān)控。國家體育總局奧建辦將檔案資料的收集歸檔工作納入對總包單位工程進度款支付審核范圍，保證歸檔工作與工程進度同步進行。北京建工集團建立檔案工作領導責任制，定期對工程項目檔案進行檢查。市自來水集團將檔案工作納入年終考核，并采取檔案保證金合同管理辦法，保證了竣工檔案的及時接收。北京電力公司以500千伏輸變電工程檔案為重點，探索電子檔案歸檔模式與方式，進一步加強項目建設、管理中形成的電子文件和電子檔案的管理工作。

福建：項目檔案登記制度

隨著重點項目數(shù)量的逐年增加，單從過去的點上指導已很難達到對全省重點項目檔案的全面監(jiān)控。為了及時掌握項目建設情況以及檔案工作情況，以便及時跟蹤服務，福建省每年在省政府頒布重點項目名單后，即主動與重點辦聯(lián)系，按照《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》和《福建省檔案登記辦法》、《福建省重點建設項目檔案管理登記辦法》的要求，下發(fā)重點項目檔案管理登記工作的通知，提出重點項目檔案登記的范圍、時間及具體要求，依法開展重點項目檔案登記工作，并及時對登記工作情況進行統(tǒng)計分析，通過項目檔案登記，使他們基本掌握了個建設項目的建設進度，形成檔案的管理情況，對明確重點項目檔案工作重點，有針對性地做好各階段監(jiān)督指導和服務工作，起了很好的作用。各設區(qū)市檔案局也都能及時對所轄行政區(qū)域內(nèi)的省、市重點建設項目檔案情況進行登記。

重慶軌道公司：“工程檔案技術交底會”制度

為了保證施工、監(jiān)理單位從一開始就能夠按照國家有關規(guī)定做好項目檔案工作，重慶軌道公司從輕軌工程開工建設時起，就堅持實行了“工程檔案技術交底會”制度，有針對性的對已中標合同工程的施工單位、監(jiān)理單位及時進行工程檔案技術交底。通過工程檔案技術交底會，并形成會議紀要，使每個參建的施工單位和監(jiān)理單位從工程開工建設時起，就能夠明確本合同工程對項目檔案有哪些要求，必須采取哪些措施才能保證項目檔案收集齊全、內(nèi)容準確、整理規(guī)范、按期歸檔和移交；從項目經(jīng)理、技術總工到質(zhì)檢員、施工員、測量員、內(nèi)業(yè)資料員都能明確自己的職責。特別是在輕軌工程的重大合同項目的建設過程中，重慶軌公司還針對項目檔案工作中出現(xiàn)的問題，采取及時召開項目檔案工作協(xié)調(diào)會的方式，對出現(xiàn)的問題進行分析，提出整改措施，并對參建各方履行檔案工作職責提出具體要求。工程檔案技術交底這一措施的推行，在實際工作中取得了非常顯著的效果，在輕軌項目檔案管理工作中形成了參建各方職責清楚，溝通及時，工作到位，措施有力的良好工作局面，保證了項目檔案管理工作的有序開展。

中國航天科技集團公司：項目檔案信息通報制度

為組織開展好項目檔案工作，航天檔案館加強了組織和管理，加大監(jiān)督指導的力度，實施項目檔案信息通報制度，定期以書面和簡報等形式對各單位項目檔案工作情況進行通報，加強各級檔案部門之間、檔案部門與投資部門之間的交流與聯(lián)系，保證有關領導和部門能夠及時了解項目檔案工作動態(tài)，支持檔案部門能更好地開展項目檔案工作的監(jiān)督、指導工作；

“三三制度”

任何工作能否順利開展和完成的很重要一點在于執(zhí)行。在制定了項目檔案工作方針后，要確保工作的開展和進行，必須提出明確的要求和加強措施。為此，航天檔案館從制度、人員、方法等方面提出了加強措施。肖俊主任明確要求項目檔案工作實行實行“三三制度”，即在檢查完成后3個工作日內(nèi)下發(fā)整改意見，整改完成并通過審核后3個工作日內(nèi)下發(fā)檔案驗收結(jié)論。有關部門要指定1名人員對單位和項目實行責任制，并負責對口單位的項目檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。在進行具體項目檢查前，對有關檢查員集中召開1次情況交流說明會，就項目建設及項目檔案工作情況和有關問題進行交流和說明。在項目檢查驗收后及時對有關情況和數(shù)據(jù)進行匯總。

山東：全方位服務制度

針對重點建設項目檔案形成周期長，時間跨度大，流動性較強等特點，山東省各級檔案行政管理部門開拓思路、創(chuàng)新方法，運用多種監(jiān)管手段，加強對重點建設項目檔案的全方位監(jiān)控管理，保證了檔案的收集齊全、整理規(guī)范、移交及時、保管安全。山東省檔案局為加強對省重點建設項目檔案工作的監(jiān)督掌控，對每個項目單位發(fā)放檔案登記表，要求各項目單位分別于項目開工后6個月內(nèi)、每年度12月底前、檔案預驗收后1個月內(nèi)填寫有關檔案登記事項。在項目竣工驗收前對每個項目都組織進行檔案專項驗收，按驗收標準逐項打分。濟南市檔案局對城市建設項目檔案工作實行跟蹤監(jiān)督指導，自城市建設指揮部成立起即積極介入，印發(fā)《加強指揮部檔案管理的通知》，明確指揮部應歸檔文件材料范圍和歸檔要求，不定期到各指揮部檢查文書檔案收集歸檔情況；對在建項目及時送達《重點建設項目檔案管理監(jiān)督通知書》和《濟南市重點建設項目檔案管理登記表》，督促各項目單位做好檔案管理。青島市檔案局的做法是首先建立信息提報制度，根據(jù)事前掌握的項目信息提前介入，向項目建設單位制發(fā)《重點項目檔案管理監(jiān)督通知書》和《青島市重點項目檔案資料管理情況登記表》，各項目單位按要求填報有關信息，檔案局再將信息輸入重點建設項目檔案管理數(shù)據(jù)庫中，實行科學管理；其次是及時跟進，加強事中監(jiān)督，把項目檔案管理與檔案目標管理認定和年度考核相結(jié)合，對檔案管理薄弱的單位實行經(jīng)常性的監(jiān)督指導；最后是參加檔案驗收，把好事后監(jiān)控關，對在驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題要求項目單位及時整改。其他各市、縣（市、區(qū)）檔案局也都把檔案登記、檔案驗收、積極介入監(jiān)督指導作為監(jiān)管重點建設項目檔案工作的重要手段。

江蘇潤揚大橋：聲像檔案跟蹤采集制度

江蘇省長江公路大橋建設指揮部重視工程檔案管理，在潤揚長江公路大橋工程項目（簡稱“潤揚大橋”）工程建設管理期間，采取有效措施，保證了項目檔案與工程建設同步推進，實現(xiàn)了電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙套制歸檔，并形成和完善了聲像檔案跟蹤采集制度。工作中，為形象再現(xiàn)工程建設全過程，反映工程建設重點、難點以及運用的新工藝、新技術、新方法，指揮部聘請南京電影制片廠專門對工程建設實施跟蹤攝影，制作了多角度反映工程建設的專題片。聘請南京浩清廣告公司專業(yè)人員跟蹤拍攝工程照片。指揮部還依靠施工、監(jiān)理單位的力量收集施工現(xiàn)場第一手照片，在《潤揚大橋工程項目竣工文件編制辦法》中明確施工、監(jiān)理單位編制聲像檔案的責任，要求參建單位根據(jù)各自工作職責和內(nèi)容，拍攝能夠反映工程建設的圖片，連同竣工文件一并移交，確保了潤揚大橋工程建設照片檔案的系統(tǒng)與完整。

四川：重點建設項目單位間協(xié)作和交叉檢查制度

為了貫徹執(zhí)行檔案法及規(guī)范化管理辦法，宣傳貫徹國家有關經(jīng)濟科技檔案工作的規(guī)范和標準，促進全省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案的協(xié)作交流，提高全省經(jīng)濟科技檔案管理水平，四川省檔案局按片區(qū)組建省屬及中央在川企業(yè)、科技事業(yè)單位經(jīng)濟科技檔案工作協(xié)作組，建立單位間的協(xié)作和交叉檢查制度。重點建設項目單位屬于其中的重要組成單位，共十七個組，其中幾個組長單位就是重點建設項目單位。2006年9月底已完成組建工作，年底全省形成一個較為健全的經(jīng)濟科技檔案工作網(wǎng)絡。2007年起將適時開展交叉檢查，已有幾個協(xié)作組將重點建設項目單位檔案工作納入檢查計劃之中。

重鋼集團公司：技改建設項目檔案三級驗收制度

為了保證項目竣工檔案齊全、完整、準確，整理符合規(guī)范要求，重鋼集團公司堅持實行了技改建設項目檔案三級驗收制度，即項目監(jiān)理單位負責對項目檔案進行預驗收，項目建設單位負責對項目檔案進行交工驗收，重鋼集團公司（重大建設項目由市檔案局負責）負責對項目檔案進行專項驗收。通過三級驗收，對工程竣工檔案的質(zhì)量進行嚴格的審查把關，上一級驗收不合格，不得進行下一級驗收，凡檔案驗收不合格，不得進行項目竣工驗收。為了確保竣工檔案的質(zhì)量，并按期歸檔，重鋼集團公司還實行了嚴格的竣工檔案審查簽字程序，由施工單位技術負責人、總監(jiān)理工程師、技改處、質(zhì)監(jiān)站、檔案處層層審查合格后，簽署意見，辦理竣工檔案移交手續(xù)，合同預算處才能辦理工程決算。

湖北：檔案管理納入建設項目整體竣工驗收制度

湖北省檔案局在對重點建設項目檔案管理的監(jiān)督指導工作中，十分注重與有關主管部門的溝通與配合，充分發(fā)揮他們的行政職能作用，建立了將項目檔案管理納入建設項目整體竣工驗收的制度。省發(fā)改委領導將檔案管理作為工程質(zhì)量的重要內(nèi)容，積極支持、配合檔案行政管理部門加強對重點建設項目檔案工作的監(jiān)督指導，將檔案行政管理部門作為重點建設項目整體竣工驗收單位之一參加整體竣工驗收。省發(fā)改委每年及時向檔案行政管理部門通報重點建設項目名單，有關職能處室在組織重點建設項目竣工驗收前，認真審查其檔案的管理和驗收情況，并向項目建設單位提出檔案收集、整理和驗收的要求，較好地保證了重點建設項目嚴格按照國家有關規(guī)定加強項目檔案管理工作。省交通、林業(yè)、水利、電力等重點建設項目較多的行業(yè)主管部門領導高度重視本系統(tǒng)重點建設項目檔案管理工作，將檔案質(zhì)量提到與工程質(zhì)量、資金安全同等重要的位置來抓。湖北省水利廳領導對長江堤防工程建設檔案管理，明確提出要求：要做到“三個一”，即:創(chuàng)一項優(yōu)質(zhì)工程、交一個清白財務、建一份明白檔案。成立檔案工作領導小組，并建立了分管領導負總責、辦公室主任負全責、領導小組成員各負其責、專兼職檔案人員具體負責的檔案工作組織網(wǎng)絡。領導親自參加項目檔案專項驗收，及時向檔案行政管理部門匯報工程進展情況、檔案同步管理情況，有效地保證了檔案行政管理部門對工程檔案監(jiān)管工作的順利進行。

遼寧：竣工檔案驗收監(jiān)理制度

要做好重點工程檔案工作，關鍵之一就是必須有一批業(yè)務能力強的檔案監(jiān)理人員，以落實竣工檔案驗收監(jiān)理制度。為此，根據(jù)遼寧省檔案局、省建委、省計委聯(lián)合的《遼寧省基本建設項目竣工檔案驗收規(guī)范》，他們每3年一次，聯(lián)合舉辦了5期竣工檔案監(jiān)理培訓班，邀請國家檔案局、省發(fā)改委、省建委、省經(jīng)貿(mào)委相關處室的領導和專家授課；請項目檔案工作先進單位介紹經(jīng)驗。由省檔案局、省發(fā)改委等單位聯(lián)合聘任“遼寧省重點建設項目竣工檔案驗收監(jiān)理”，頒發(fā)監(jiān)理證。由省直單位聯(lián)合聘任監(jiān)理，加大了監(jiān)理員在監(jiān)督指導工作中的力度和權(quán)威。竣工檔案驗收監(jiān)理員持證上崗，活躍在全省各個國債建設項目檔案工作的第一線，為確保全省重點建設項目檔案完整、準確和系統(tǒng)作出了重要的貢獻。

江西：竣工檔案專項驗收制度