導(dǎo)語：如何才能寫好一篇畢業(yè)生檔案管理制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：高校畢業(yè)生 就業(yè)檔案 原則 措施

注：本文系浙江傳媒學(xué)院校級立項課題“論如何利用高校檔案資源建立畢業(yè)生就業(yè)檔案”（項目編號：11JY004）的研究成果。

近年來，隨著高校的擴(kuò)招，畢業(yè)生日益增多，高校畢業(yè)生就業(yè)問題成為社會關(guān)注的焦點。如何增強大學(xué)生就業(yè)能力，提高高校大學(xué)生就業(yè)率，建立系統(tǒng)完善的高校大學(xué)生就業(yè)檔案，準(zhǔn)確反映高校大學(xué)生就業(yè)動態(tài)，就成為時下高校應(yīng)當(dāng)關(guān)注的重點。高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是高校檔案資源庫中的一部分，建立完善的高校畢業(yè)生就業(yè)檔案需要充分利用現(xiàn)有的高校檔案資源，充分發(fā)揮其在建立系統(tǒng)完善的高校畢業(yè)生就業(yè)檔案中的作用。

一、目前高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的現(xiàn)狀

目前，高校中就業(yè)檔案并不完善，存在諸多問題，主要有以下幾方面：

1.高校就業(yè)檔案管理工作管理人員專業(yè)化水平不高，主要體現(xiàn)在就業(yè)檔案意識薄弱、業(yè)務(wù)水平不高等方面

高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是一個系統(tǒng)的工程，包括諸多環(huán)節(jié)。但目前高校中，大多沒有專業(yè)人員管理畢業(yè)生就業(yè)檔案，就業(yè)檔案的管理基本由學(xué)生工作辦公室的輔導(dǎo)員。在畢業(yè)生就業(yè)方面，輔導(dǎo)員往往只關(guān)注就業(yè)率，缺乏建立畢業(yè)生就業(yè)檔案的意識，認(rèn)為畢業(yè)生已走上工作崗位，建立就業(yè)檔案的意義不大。另外，輔導(dǎo)員本身還兼有其他方面的工作，由于時間和精力有限，所以很難做到建立系統(tǒng)完善的畢業(yè)生就業(yè)檔案。在有些高校中，即便有專門人才管理畢業(yè)生就業(yè)檔案，但這些人員大多是中途轉(zhuǎn)行，沒有經(jīng)過專門培訓(xùn)，對畢業(yè)生就業(yè)檔案缺乏深刻認(rèn)識，甚至將畢業(yè)生就業(yè)檔案僅僅理解為收集和保存，沒有充分認(rèn)識到畢業(yè)生就業(yè)檔案的價值。

2.高校就業(yè)檔案管理制度建設(shè)不完善，利用率不高

目前，許多高校把教書育人和提高教學(xué)質(zhì)量作為一切工作的中心，忽視了畢業(yè)生就業(yè)檔案的管理。國家雖然出臺了《檔案法》等相關(guān)法律措施，但每個高校都有自身的情況，很難做到具體問題具體分析。高校中沒有系統(tǒng)的制度規(guī)定和指導(dǎo)建立畢業(yè)生就業(yè)檔案。多數(shù)高校的畢業(yè)生就業(yè)檔案管理工作沒有有效的程序、規(guī)章制度和政策措施，使得畢業(yè)生檔案工作出現(xiàn)了許多問題。在目前大多數(shù)高校中，畢業(yè)生就業(yè)檔案分散于高校的各個二級學(xué)院乃至學(xué)生手中，尚無部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，這導(dǎo)致畢業(yè)生就業(yè)檔案的利用難度加大，利用率不高。

3.高校畢業(yè)生就業(yè)檔案缺乏系統(tǒng)性，畢業(yè)生檔案工作投入不足

目前，在大多數(shù)高校中，沒有一套完整統(tǒng)一的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，畢業(yè)生就業(yè)檔案的管理尚局限在傳統(tǒng)的、手工操作的實體管理模式。畢業(yè)生檔案管理人員只是簡單地將畢業(yè)生就業(yè)檔案裝袋歸檔，這給畢業(yè)生就業(yè)檔案的綜合開發(fā)利用帶來很大困難，限制了畢業(yè)生就業(yè)檔案整體水平的提高。另外，高校畢業(yè)生就業(yè)檔案工作經(jīng)費等投入不足，導(dǎo)致了畢業(yè)生就業(yè)檔案管理體系陳舊、管理模式僵化，極大阻礙了和制約了畢業(yè)生就業(yè)檔案的信息化過程。

二、建立高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的原則

隨著高校畢業(yè)生的增多及畢業(yè)生就業(yè)難度的不斷加大，越來越多的高校意識到建立畢業(yè)生就業(yè)檔案的重要性，畢業(yè)生就業(yè)檔案的建立應(yīng)遵循客觀公正、擇優(yōu)性與特征性相結(jié)合及民主參與性的原則。

1.客觀公正原則

高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是高校記錄畢業(yè)生去向的重要材料，是高校檔案資源的重要組成部分，對高校的未來發(fā)展有著重要作用。目前，許多高校中畢業(yè)生就業(yè)檔案虛假化現(xiàn)象嚴(yán)重，主要表現(xiàn)在兩方面：高校為了提高就業(yè)率，故意編造畢業(yè)生就業(yè)檔案；有部分畢業(yè)生為了提高自身競爭力，凸顯就業(yè)優(yōu)勢，在檔案中填寫部分虛假信息，以次充好，這種情況嚴(yán)重阻礙了高校畢業(yè)生檔案建立。為此，高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的建立應(yīng)客觀公正，高校應(yīng)從長遠(yuǎn)角度著眼，全面理解畢業(yè)生就業(yè)檔案的重要性，做到畢業(yè)生就業(yè)檔案的客觀真實，對畢業(yè)生的學(xué)習(xí)概況、在校綜合表現(xiàn)等做出全面評價，指出其中存在的不足，分析原因，吸取教訓(xùn)，克服缺點，為以后的就業(yè)工作提供可靠依據(jù)。另外，高校應(yīng)加強對畢業(yè)生的教育及對檔案的監(jiān)管力度，做到畢業(yè)生就業(yè)檔案的準(zhǔn)確可靠。

2.擇優(yōu)性與特征性相結(jié)合的原則

高校畢業(yè)生就業(yè)檔案對畢業(yè)生和高校的發(fā)展具有重要作用，在整理畢業(yè)生就業(yè)檔案過程中除了堅持客觀公正原則外，還要堅持擇優(yōu)性和特征性相結(jié)合的原則。畢業(yè)生就業(yè)檔案是對畢業(yè)生的鑒定和評價，是用人單位選拔人才的重要依據(jù)。一份好的畢業(yè)生就業(yè)檔案可促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)。所以，在建立畢業(yè)生就業(yè)檔案的過程中，要始終貫徹?fù)駜?yōu)性和特征性相結(jié)合的原則，除了記錄畢業(yè)生的姓名、性別、專業(yè)、畢業(yè)去向等基本信息外，還要全面準(zhǔn)確地體現(xiàn)出畢業(yè)生的特長、能力差異等個性特征，準(zhǔn)確反映出畢業(yè)生平時學(xué)業(yè)水平，在為用人單位提供依據(jù)的同時，進(jìn)一步提升畢業(yè)生就業(yè)能力。

3.民主參與原則

高校畢業(yè)生是就業(yè)檔案的對象和主體，建立完整全面的畢業(yè)生就業(yè)檔案離不開畢業(yè)生本身的參與。在有些高校中，畢業(yè)生就業(yè)檔案完全是學(xué)校就業(yè)部門一方操作，忽視了畢業(yè)生在建立就業(yè)檔案中的作用，這種現(xiàn)象不利于提高高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的整體水平。因此，要充分發(fā)揮畢業(yè)生本身的作用，使其參與就業(yè)檔案的建檔工作，參與對自己及同伴畢業(yè)生的評價，在看到自身成績的同時，也要通過和他人的比較發(fā)現(xiàn)自身的不足，學(xué)別人之長補自己之短，以便相互學(xué)習(xí)共同進(jìn)步。這種民主參與的方式不但能真實反映畢業(yè)生的全貌，同時還能消除畢業(yè)生對檔案內(nèi)容的疑慮，充分體現(xiàn)了畢業(yè)生就業(yè)檔案的真實性和教育意義，提高了就業(yè)檔案在高校中的作用。

三、建立高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的措施

高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是一個系統(tǒng)的工程，不僅需要硬件方面的條件，更需要高校在就業(yè)檔案管理隊伍、管理制度等方面的努力和提高。

1.建立專業(yè)化的就業(yè)檔案管理隊伍

專業(yè)化的就業(yè)檔案管理隊伍是高校檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ)。首先，提高畢業(yè)生就業(yè)檔案工作人員的思想素質(zhì)。就業(yè)檔案管理人員要更新觀念，充分認(rèn)識到畢業(yè)生就業(yè)檔案的重要性，不斷增強事業(yè)心和責(zé)任感，認(rèn)真對待檔案工作。其次，切實增強畢業(yè)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。提高就業(yè)檔案管理人員的職業(yè)道德，加強操作規(guī)范的培訓(xùn)，熟練掌握高校的相關(guān)就業(yè)檔案管理制度，明確就業(yè)檔案管理的要求。有計劃、分階段地對就業(yè)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強其技能，不斷加強檔案隊伍管理隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強檔案管理工作的科學(xué)性。

2.制定規(guī)范科學(xué)的畢業(yè)生就業(yè)檔案管理制度

制度是工作順利開展的保證，良好的管理制度可以提高工作效率，達(dá)到理想的工作效果。在建立高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的過程中，要制定規(guī)范科學(xué)的畢業(yè)生就業(yè)檔案管理制度。高校檔案部門要遵照國家《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等規(guī)定，制定一套切實可行、體現(xiàn)檔案工作專業(yè)性和科學(xué)性，符合實際的畢業(yè)生就業(yè)檔案管理制度。在制定相關(guān)制度時要分工明確，杜絕籠統(tǒng)，責(zé)任不明情況的出現(xiàn)，要制定如畢業(yè)生就業(yè)檔案歸檔制度、數(shù)字檔案備份制度、文件保密制度等相關(guān)制度，明確畢業(yè)生材料的歸檔范圍和操作流程，在歸檔要求上，要對各項內(nèi)容記載清楚，最后要按規(guī)定權(quán)限簽字蓋章。做到制度保障畢業(yè)生就業(yè)檔案的合理運行，提升畢業(yè)生就業(yè)檔案的整體水平。

3.通過多種手段，實現(xiàn)高效畢業(yè)生就業(yè)檔案的信息化、數(shù)字化

高效畢業(yè)生就業(yè)檔案的信息化和數(shù)字化是時展的要求，更是高效檔案工作的要求。高效畢業(yè)生就業(yè)檔案要從傳統(tǒng)紙質(zhì)材料向網(wǎng)絡(luò)辦公轉(zhuǎn)化，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源建立完整、快捷和便利的高校畢業(yè)生就業(yè)檔案。

高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的信息化和數(shù)字化不是要放棄傳統(tǒng)紙質(zhì)版材料，而是將紙質(zhì)版材料信息化和數(shù)字化，提高利用率。為達(dá)到這一目標(biāo)，高校滿足硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的要求。首先，要購置現(xiàn)代化的電腦設(shè)備、文字轉(zhuǎn)化器等，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對畢業(yè)生就業(yè)檔案進(jìn)行加工、處理，然后通過多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、人工智能技術(shù)等，快速便捷存儲到網(wǎng)絡(luò)中。其次，要通過多種途徑，實現(xiàn)畢業(yè)生檔案資源的內(nèi)部共享，可在檔案館內(nèi)開設(shè)多臺電腦，畢業(yè)生可憑借自身用戶名和密碼實現(xiàn)具體操作。此外，也可通過網(wǎng)絡(luò)在線等服務(wù)方式，為需求者提供相關(guān)電子資源信息，充分發(fā)揮畢業(yè)生就業(yè)檔案的優(yōu)勢，提高其利用率，提升高校畢業(yè)生就業(yè)檔案的整體水平。

在實現(xiàn)高校畢業(yè)生就業(yè)檔案信息化和數(shù)字化的過程中，要特別注意網(wǎng)絡(luò)信息安全問題。在開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)資源的同時，要加強對畢業(yè)生就業(yè)檔案電子檔案存儲等方面的保護(hù)，要及時更新相關(guān)硬件設(shè)施，定期進(jìn)行備份，注意更新網(wǎng)絡(luò)防火墻等，確保畢業(yè)生電子檔案的安全。

高校畢業(yè)生就業(yè)檔案是一個系統(tǒng)的工程，完整的畢業(yè)生就業(yè)檔案將極大提升高校檔案管理水平，促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)。在未來的發(fā)展中，高校畢業(yè)生就業(yè)檔案就會有更大地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)生檔案；管理模式

高職院校作為我國高等教育的重要組成部分,肩負(fù)著為國家培養(yǎng)、生產(chǎn)、管理一線高技能人才的重任。高職教育快速發(fā)展，為社會、區(qū)域輸送的是應(yīng)用型人才，高職院校學(xué)生檔案是學(xué)生從高中（中專）階段及大學(xué)期間個人學(xué)習(xí)、經(jīng)歷和重要社會實踐活動的真實記錄，是對學(xué)生的綜合素質(zhì)及能力水平較全面的考察，成為用人單位選拔人才的真實、可靠的第一手資料。高職院校的學(xué)生檔案管理也有其自身的特點，重視和加強學(xué)生檔案的管理和利用，是新形勢下高職院校檔案建設(shè)工作的重要內(nèi)容之一。

一高職院校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀與不足

1.檔案管理意識淡薄

現(xiàn)在畢業(yè)生到社會上工作，只有公務(wù)員、事業(yè)性單位、國企等少數(shù)單位是需要調(diào)檔案、辦戶口的，很多公司、企業(yè)都不需要辦理戶口，需求調(diào)整檔案，導(dǎo)致許多畢業(yè)生認(rèn)為只要有施展才華的舞臺和高收入就可以，人事檔案已經(jīng)成為無關(guān)緊要的東西，無需什么檔案證明自己輝煌的過去；在工作之后，有人認(rèn)為職稱已不是證明人才能力的惟一標(biāo)準(zhǔn)，如果不參加職稱評定，就不需要使用檔案。我國現(xiàn)行的人事檔案管理制度在很長一段時間還不會取消，隨著人事制度改革的深入推進(jìn)，人事管理將逐步進(jìn)入規(guī)范化管理階段。畢業(yè)生就業(yè)以后，要面臨落戶、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報等問題，這些都需要查閱檔案；畢業(yè)生繼續(xù)升學(xué)、報考公務(wù)員也需要使用檔案。因此，檔案意識淡漠最終將使個人的權(quán)益受到嚴(yán)重的損害。

2.學(xué)生檔案的內(nèi)容不夠全面，形式比較單一

現(xiàn)高職院校學(xué)生檔案一般包括學(xué)生中高考檔案、學(xué)生在校期間填寫的登記表、黨(團(tuán))籍材料、獎(懲)材料、高職院校畢業(yè)生登記表、成績檔案、體檢表等。這些材料基本上能客觀地反映學(xué)生在校期間德、智、體及家庭狀況。但對學(xué)生平時表現(xiàn)記錄少，如學(xué)生參加集體活動、社會實踐活動或輕微違紀(jì)情況沒有反映或只有粗略反映。

3.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

隨著招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，專業(yè)和學(xué)生數(shù)量不斷增加，檔案整理和在校期間學(xué)籍材料歸檔都大大增加了難度。曾經(jīng)使用單純流水號的方法，已經(jīng)不能很好地完成檔案查閱、使用的功能，檔案保管情況混亂。一是歸檔手續(xù)不完備，如畢業(yè)生登記表沒有本人簽名、沒有學(xué)校公章；學(xué)生成績單沒有教務(wù)部門的公章或用復(fù)印件替代。二是書寫用筆不標(biāo)準(zhǔn)，填寫檔案材料時存在采用圓珠筆、純藍(lán)墨水、鉛筆書寫的現(xiàn)象。三是紙質(zhì)材料頁面設(shè)置不標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)格不一的紙張開本和頁邊距設(shè)置在學(xué)生檔案里隨處可見，增大了檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的難度[1]。

4.入學(xué)檔案轉(zhuǎn)遞途徑不規(guī)范，新生檔案內(nèi)容缺失嚴(yán)重

實行網(wǎng)上招生后，紙質(zhì)檔案寄發(fā)轉(zhuǎn)遞不規(guī)范。檔案都由考生自行帶入學(xué)校，其中有大部分檔案不密封，檔案材料丟失、破損情況常有發(fā)生。高職院校中，中職升高職學(xué)生的檔案還經(jīng)常分地點存放。因中職生畢業(yè)后可直接就業(yè)，故部分中職院校將學(xué)生中職部分的檔案全部派遣至人事局，而僅將高考檔案交由學(xué)生帶入學(xué)校，造成檔案內(nèi)容不完整。

隨著高職院校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，國家不再對高職院校畢業(yè)生進(jìn)行統(tǒng)包統(tǒng)分。應(yīng)該說，生源地的人事部門沒有保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，畢業(yè)生的檔案通常經(jīng)過多個環(huán)節(jié)，從學(xué)生本人轉(zhuǎn)到學(xué)校立卷各院系，再到就業(yè)指導(dǎo)辦、地市級教育局（人事局），最終到就業(yè)單位人事部門。由于生源地的人事部門沒有了保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，因此忽視對高職院校畢業(yè)生檔案的管理，加上轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)多、人員雜，導(dǎo)致一些學(xué)生檔案錯投、誤投，甚至丟失。

5.管理方式墨守成規(guī)

高職院校學(xué)生檔案的管理模式、管理方式墨守陳規(guī)，過于強調(diào)其保密性和安全性，而忽視了其作為檔案的開發(fā)利用、為社會提供服務(wù)的宗旨，嚴(yán)重制約了高職院校學(xué)生檔案的提供利用，高職院校學(xué)生檔案平時只是束之高閣，利用頻率比較低。

二新形勢下高職院校學(xué)生檔案的創(chuàng)新管理模式

1.加大宣傳，提高全社會檔案意識

提高全社會的檔案意識并不單純是學(xué)生或?qū)W校的事情。想要提高全社會的檔案意識必須由社會、用人單位、高職院校和學(xué)生共同做出努力。第一，各級人事檔案管理部門應(yīng)通過各種形式貫徹宣傳《檔案法》，特別是要通過具體的實例宣傳人事檔案工作，讓大家充分意識到人事檔案的背后是人事管理關(guān)系，涉及每個人的合法權(quán)益。管理人事檔案的單位就是出具人事證明的擔(dān)保單位、職稱評定的申報單位、社會管理的依托單位。由此可見人事檔案的重要性。第二，現(xiàn)在全國大部分地區(qū)都實行高中畢業(yè)生自帶高中學(xué)籍檔案到錄取院校報到的做法，各院校可利用新生入學(xué)繳交檔案之機讓學(xué)生了解這一做法的作用和意義，讓學(xué)生樹立初步的檔案意識。通過加強宣傳教育，讓學(xué)生知曉在校期間哪些材料將進(jìn)入畢業(yè)生檔案；在學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)校則應(yīng)把檔案意識教育作為就業(yè)教育的重要內(nèi)容，依托校園網(wǎng)、就業(yè)網(wǎng)、校報、就業(yè)宣傳欄等平臺宣傳畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、作用和去處，提高學(xué)生檔案意識[2]。

2.豐富檔案內(nèi)容，提高檔案利用價值

高職院校培養(yǎng)學(xué)生的目標(biāo)是高等技術(shù)應(yīng)用型人才與高技能人才，其檔案內(nèi)容也應(yīng)注重收集體現(xiàn)其實際動手能力方面的材料，如各種技能證書、技術(shù)等級證書等。此外，在校期間因考試作弊、打架等原因受過處分的材料、檢查，以及因表現(xiàn)較好撤銷處分的材料都應(yīng)歸入檔案。這樣一方面能真實、全面、動態(tài)地反映學(xué)生的成長經(jīng)歷，同時也可對學(xué)生的不良行為起到一定的遏制作用。學(xué)生參加社會有益組織的活動情況，如青年志愿者等，以及反映學(xué)生貸款信用狀況的助學(xué)貸款還款情況、在校期間通過自學(xué)同時獲得本科學(xué)歷的證書等等，都?xì)w入學(xué)生檔案，從而豐富了學(xué)生檔案的內(nèi)容，立體地、全面地反映出學(xué)生的發(fā)展情況，使學(xué)生檔案能真正成為學(xué)校或用人單位培養(yǎng)人才、使用人才的可靠依據(jù)。

3.建立真實性和完整性相統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理體系

目前，考生檔案存在日益簡單的趨勢，這與網(wǎng)上招生方式有著密切的聯(lián)系。但是，這種簡單化的方式絕不能理解為在檔案內(nèi)容上的可寫可不寫以及在歸檔材料上的可有可無。相反，為了促進(jìn)檔案填寫內(nèi)容的真實性與檔案材料的完整性，必須做到：第一，電子檔案格式要統(tǒng)一，填寫內(nèi)容要真實、完整，相關(guān)指標(biāo)項目的含義要清晰、準(zhǔn)確、有效。第二，考生紙質(zhì)檔案歸案項目要統(tǒng)一規(guī)范。

學(xué)生檔案信息的開發(fā)利用是提高學(xué)生檔案管理整體水平的重要任務(wù)。學(xué)生檔案管理人員要解放思想，更新觀念，破除“重管輕用”的觀點，轉(zhuǎn)變“無所作為”的思想認(rèn)識，把學(xué)生檔案信息開發(fā)利用作為學(xué)生檔案管理工作的重要內(nèi)容之一來看待。如：可充分利用學(xué)生檔案管理軟件，編制學(xué)生信息庫，通過跟蹤畢業(yè)生的就業(yè)信息，對畢業(yè)生的就業(yè)質(zhì)量進(jìn)行分析，為學(xué)校進(jìn)一步改進(jìn)人才培養(yǎng)模式，加快課程改革，提高教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)畢業(yè)生充分就業(yè)提供參考。

4.“雙套制”管理方式

筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗和高職院校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀，認(rèn)為高職院校學(xué)生檔案管理必須實行“雙套制”管理方式，即實行紙質(zhì)檔案和電子檔案共同歸檔保存并進(jìn)行管理和利用的方式，實現(xiàn)高職院校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫管理與紙質(zhì)檔案互補、并存的管理方式。采取“雙套制”管理，可以在盡量保護(hù)紙質(zhì)檔案的同時，便捷、多渠道地利用電子檔案資源。將學(xué)生檔案與計算機網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來,就可以顯示學(xué)生檔案的生命力:便捷性；交互性；易操作性；便于做數(shù)據(jù)統(tǒng)計；便于查閱；可同時滿足不同檔案使用者的需求。

5.完善學(xué)生檔案管理各項規(guī)章制度，做到有章可循

以《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》為基礎(chǔ)，結(jié)合實際情況，制定相應(yīng)的《學(xué)生檔案管理制度》及《畢業(yè)生檔案管理制度》，使工作有章可循。制定統(tǒng)一的入學(xué)登記表格和《檔案材料標(biāo)準(zhǔn)填寫方法》，確保歸檔內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性和一致性。在嚴(yán)格遵守《畢業(yè)生檔案管理制度》的同時，建立全面的檔案郵寄登記及回執(zhí)手續(xù)，保證畢業(yè)生檔案不錯發(fā)、不漏遞。根據(jù)高職院校某些專業(yè)需要借閱檔案的情況，制定一系列檔案查閱和借取的辦法：在由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格辦理登記手續(xù)后，方能將檔案密封借出[3]，確實實現(xiàn)檔案管理的準(zhǔn)確、有效，保證檔案材料按時、完整的歸還。建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序，在保證檔案管理高質(zhì)量、高效率的同時，提高檔案管理的基礎(chǔ)工作水平。

綜上所述，做好高職院校學(xué)生檔案管理工作，是學(xué)校人才培養(yǎng)工作的需要，也是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)危機的情況下，不僅有利于畢業(yè)生就業(yè)，還有利于促進(jìn)高職院校自身建設(shè)，提高社會信譽，檔案工作者在實際工作中仍需加強研究，不斷提高學(xué)生檔案管理工作水平，促進(jìn)學(xué)生就業(yè)，為畢業(yè)生將來的道路鋪設(shè)檔案的良好道路，進(jìn)而提高高職院校的整體管理水平，為社會培養(yǎng)高素質(zhì)人才。

參考文獻(xiàn)：

陳凱俠：高職院校學(xué)生檔案管理工作的問題及措施.黑龍江檔案.2009年3月：85

篇3

【關(guān)鍵詞】開放大學(xué);學(xué)籍檔案;信息化

當(dāng)前，無論是基層開放大學(xué)學(xué)籍管理人員，還是開放教育學(xué)生或用人單位，學(xué)籍檔案的個性化需求日趨旺盛。如:學(xué)校要求學(xué)籍管理人員提供某年各專業(yè)的畢業(yè)人數(shù)和畢業(yè)率、學(xué)生學(xué)籍檔案不見了或檔案袋拆開了需要補辦、用人單位需要學(xué)籍檔案中的某些材料等。學(xué)籍檔案一旦實現(xiàn)信息化，這些問題都將迎刃而解。實際上，基層開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理信息化，不僅能提高工作效率、降低出錯率，而且有利于學(xué)校對教學(xué)各環(huán)節(jié)實行監(jiān)督、進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，為教學(xué)改革與教育評估等提供參考依據(jù);同時，也能為用人單位對人才的選拔、聘任、學(xué)歷鑒定及學(xué)生辦理出國留學(xué)等提供更好的服務(wù);并且，紙質(zhì)檔案的信息化處理能有效解決檔案備份問題。

一、番禺電大學(xué)籍檔案工作現(xiàn)狀

(一)學(xué)籍檔案管理沿用傳統(tǒng)模式。當(dāng)前，番禺電大學(xué)籍檔案管理工作沿用傳統(tǒng)的整理紙質(zhì)檔案手工管理方式，以“保存”或“保管”工作模式為主，工作效率較低且易出現(xiàn)錯漏。檔案資料的收集、交接、歸檔、保密等流程執(zhí)行不夠嚴(yán)格，加上部分管理人員對檔案重視不夠，檔案偶會出現(xiàn)泄密、遺失等情況。多年的積累，紙質(zhì)檔案越積越多，給學(xué)校的保存與管理造成壓力。(二)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)滯后。已有的國家開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)，可以處理日常的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，但沒有畢業(yè)生管理模塊，不能直接對畢業(yè)生數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，只能通過導(dǎo)出歷年數(shù)據(jù)篩選處理后再進(jìn)行人工統(tǒng)計。教務(wù)管理系統(tǒng)中只有使用該系統(tǒng)以來的學(xué)生數(shù)據(jù)，而沒有使用該系統(tǒng)之前的學(xué)生數(shù)據(jù)，導(dǎo)致使用該系統(tǒng)前的學(xué)生數(shù)據(jù)只能根據(jù)學(xué)校內(nèi)部保留的數(shù)據(jù)自行處理。中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)也未盡完善，在該網(wǎng)中可以查詢畢業(yè)生信息，包括學(xué)籍信息及畢業(yè)信息，但信息單一，沒有學(xué)生成績、學(xué)籍異動等記錄。(三)學(xué)籍檔案管理制度欠缺、團(tuán)隊建設(shè)落后。學(xué)籍檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范和管理制度建設(shè)很不完善，對學(xué)籍檔案的收集、歸檔、整理、保管等的要求可能因人而異或因時而異。相關(guān)管理團(tuán)隊建設(shè)落后，無專門的檔案管理人員，相應(yīng)工作主要由學(xué)籍管理人員和班主任承擔(dān)。學(xué)校對學(xué)籍檔案工作不太重視，管理人員從未參加檔案培訓(xùn)，也極少有學(xué)習(xí)檔案信息化等方面的機會。

二、番禺電大學(xué)籍檔案信息化的可行性分析

當(dāng)前，建立國家開放大學(xué)全系統(tǒng)統(tǒng)一的學(xué)籍檔案管理平臺條件還不成熟，而基層開放大學(xué)學(xué)籍檔案信息化相對容易。如何高效、準(zhǔn)確地將文字、圖片變成有效的數(shù)字化信息，提供快捷有效、安全性強的查詢等服務(wù)，是基層開放大學(xué)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作的重點。這就需要購買高速掃描儀等設(shè)備、構(gòu)建學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)、建立和完善相關(guān)制度并對相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)等。高速掃描儀價格不高、操作簡單便捷。要構(gòu)建的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)是在原有的校園網(wǎng)上運行，有現(xiàn)成的相關(guān)經(jīng)驗可以借鑒，并且對服務(wù)器硬件要求不高，成本相對低廉;至于該系統(tǒng)軟件方面，可以組織計算機技術(shù)人員和學(xué)籍管理人員開發(fā)或者直接購買適合番禺電大的學(xué)籍檔案管理軟件。可見，學(xué)籍檔案信息化無論在技術(shù)上還是經(jīng)濟(jì)上都是可行的。隨著形勢的發(fā)展和現(xiàn)實的需要，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)將進(jìn)一步重視學(xué)籍檔案管理及其信息化，他們對系統(tǒng)軟硬件的采購、建立健全相關(guān)管理制度以及對學(xué)籍檔案管理人員的培訓(xùn)也將順勢而為。

三、番禺電大學(xué)籍檔案信息化建設(shè)展望

完善學(xué)籍檔案管理，要從多方面進(jìn)行改革與創(chuàng)新，包括學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、管理制度建設(shè)和管理人員團(tuán)隊建設(shè)等。針對番禺電大學(xué)籍檔案管理中存在的問題，就其信息化建設(shè)做出如下展望。(一)構(gòu)建合適的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)。學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。將海量的學(xué)籍檔案信息(包括紙質(zhì)檔案和教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等)變成規(guī)范化的數(shù)字信息、將學(xué)籍檔案信息實行統(tǒng)一的數(shù)字化管理，是當(dāng)前信息化建設(shè)的首要問題。因此，一是要組織人力(主要是班主任)用高速掃描儀將應(yīng)屆畢業(yè)生的畢業(yè)證書、學(xué)位證書、畢業(yè)檔案材料(包括入學(xué)報名登記資料、畢業(yè)生登記表、學(xué)士學(xué)位申報材料、獎勵材料等)及其他重要材料(如英語、計算機等級考試證書等)掃描成規(guī)范的圖片文件，并逐步將保留在學(xué)校的往屆生重要材料掃描成規(guī)范的圖片文件。二是學(xué)校計算機技術(shù)人員和學(xué)籍管理人員參與開發(fā)或購買適合當(dāng)前實際的學(xué)籍檔案管理軟件，該軟件系統(tǒng)能提供標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案和數(shù)據(jù)接口;管理人員充分利用校園網(wǎng)高效、便捷地實現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲、共享、查詢、統(tǒng)計等服務(wù)。三是學(xué)籍管理人員要充分利用上級開放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)或拓展系統(tǒng)收集各個時期各類學(xué)生、不同系統(tǒng)的學(xué)生基本信息、成績數(shù)據(jù)、學(xué)籍情況變化數(shù)據(jù)等，把這些數(shù)據(jù)和學(xué)生畢業(yè)檔案及其他重要材料的掃描數(shù)據(jù)等進(jìn)行處理并導(dǎo)入學(xué)籍檔案管理系統(tǒng);管理人員還要按時維護(hù)、更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和與上級開放大學(xué)及學(xué)信網(wǎng)數(shù)據(jù)的一致性。另外，技術(shù)人員要設(shè)法加強校園網(wǎng)的安全，保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全性。(二)建立和完善管理制度，規(guī)范管理流程。制度決定行動，學(xué)校應(yīng)根據(jù)有關(guān)法規(guī)并結(jié)合學(xué)校開放教育的實際情況，建立和完善學(xué)籍檔案管理制度和規(guī)范。如建立《開放教育學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法》《學(xué)籍檔案歸檔制度》《學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)信息更新制度》等，規(guī)范學(xué)籍檔案信息的采集、分類、保存、傳遞和查詢等管理流程，保證學(xué)籍檔案信息的有效性和安全性，從而明確管理人員崗位職責(zé)，強化管理人員責(zé)任意識，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和信息化，進(jìn)一步改善學(xué)籍檔案管理質(zhì)量。(三)打造一支高素質(zhì)的管理人員隊伍。推進(jìn)學(xué)籍檔案信息化就要加強管理人員團(tuán)隊建設(shè)。業(yè)務(wù)素質(zhì)水平是做好學(xué)籍檔案管理和保證服務(wù)質(zhì)量的決定性因素，故學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)提高自身的思想政治素質(zhì)，包括提升政治素質(zhì)、服務(wù)意識和法律意識等;也要提高自身的業(yè)務(wù)能力，熟悉檔案管理工作的流程。對學(xué)校來說，就應(yīng)大力提高檔案管理人員的信息化水平，對他們多加以業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們能充分利用信息技術(shù)與管理知識建立和完善學(xué)籍檔案信息化管理體系。隨著學(xué)籍檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，他們就能提供更加多樣化的服務(wù)，如提供自動化查詢服務(wù)等，從而使檔案資源服務(wù)信息化。

四、結(jié)語

構(gòu)建好學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)，就能實現(xiàn)以計算機為載體的學(xué)籍檔案信息管理和資源共享，從而提高工作效率和改善服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)然，在信息化過程中，不僅要重視學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，也要重視信息安全和管理人員的信息化技能提升，還要研究如何實現(xiàn)學(xué)籍檔案信息的利用價值。基層開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理信息化不僅能滿足自身的實際需要，還可為國家開放大學(xué)將來開發(fā)全系統(tǒng)的學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)提供實踐經(jīng)驗。

【參考文獻(xiàn)】

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［2］沈玲．高職院校學(xué)生檔案信息化建設(shè)探究［J］．資源信息與工程，2019，8:164～165，168

［3］熊焰焰，潘曉璐．加強高等教育學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要性［J］．當(dāng)代教育實踐與教學(xué)研究，2018，9:37～38

篇4

【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理

學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊；（3）學(xué)生在籍注冊表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動情況登記表；（6）對學(xué)生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理條例的各種文件；（8）實結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。

二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。

總之，學(xué)籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

【參考文獻(xiàn)】

[1]底紅艷．對高校教學(xué)檔案管理的幾點認(rèn)識[J]．晉圖學(xué)刊，2002，（3）．

篇5

一、高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

（一）學(xué)生檔案內(nèi)容單一

學(xué)生檔案應(yīng)該是對學(xué)生在校期間各種表現(xiàn)的綜合體現(xiàn)，但是在部分高校的學(xué)生檔案管理工作中，內(nèi)容比較單一，僅是對學(xué)生學(xué)習(xí)成績以及個人基本狀況的記載，而對于參加社會實踐、科技創(chuàng)新活動、職業(yè)技能考核以及心理狀況等沒有詳細(xì)的記載。基于就業(yè)背景下，用人單位通過學(xué)生檔案無法獲取有價值的信息，無法對學(xué)生的綜合素質(zhì)能力進(jìn)行判斷，由此檔案對于學(xué)生就業(yè)沒有起到任何作用。

（二）檔案材料歸檔格式不規(guī)范

學(xué)生檔案管理應(yīng)該遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式，不僅便于管理，同時也為后期的開發(fā)利用提供方便。但是部分高校的學(xué)生檔案沒有統(tǒng)一的格式要求，檔案材料的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。用人單位在參考學(xué)生檔案時，無法提取到有價值的信息，并且為以后的轉(zhuǎn)出工作造成一定的制約。

（三）畢業(yè)生檔案意識薄弱

檔案是跟隨學(xué)生一升的資料，但是仍有部分高校畢業(yè)生對自己的檔案不重視，這是高校檔案管理工作中的很大阻礙。學(xué)生畢業(yè)后，沒有將檔案遷出至用人單位或者人才市場，或者有些畢業(yè)生就檔案自己保管，這對于就業(yè)后的職稱、出國政審等造成了很大的影響。

（四）學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范

在學(xué)生畢業(yè)后，檔案會隨學(xué)生一起轉(zhuǎn)出，原則上檔案是跟隨學(xué)生轉(zhuǎn)到用人單位，但是目前很多學(xué)生在中小企業(yè)、外資企業(yè)或者私營企業(yè)工作的居多，但是這些企業(yè)大部分不具備檔案接收權(quán)。而學(xué)生由于不了解檔案管理制度，在就業(yè)協(xié)議書上的檔案轉(zhuǎn)遞單位填寫工作單位，在學(xué)校審查不嚴(yán)的情況下，就會造成檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中丟失，這是高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞面臨的重要問題。

（五）高校學(xué)生檔案管理制度不健全

高校學(xué)生檔案由檔案部門集中統(tǒng)一管理，但是，目前仍有部分高校學(xué)生檔案成為某些行政管理部門的附屬任務(wù)，沒有單獨的人員管理。有的高校學(xué)生檔案歸學(xué)生工作管理部門或者學(xué)工處；有的高校學(xué)生檔案歸學(xué)生就業(yè)部門或招生辦；有的高校為了便于利用，把學(xué)生檔案放在各個學(xué)院（系），實行分散管理。畢業(yè)期間由于短時間內(nèi)要將全部學(xué)生檔案材料完成歸檔，時間緊、任務(wù)重，容易出現(xiàn)錯裝、漏裝現(xiàn)象，給學(xué)生就業(yè)造成時間上的拖延和工作上的不便，也給用人單位造成不良影響。

二、提高高校學(xué)生檔案管理水平，發(fā)揮就業(yè)指導(dǎo)功能

（一）完善高校學(xué)生檔案信息收集內(nèi)容

高校學(xué)生檔案除了收集學(xué)籍管理方面的材料外，還應(yīng)該收集學(xué)生在校表現(xiàn)的道德品質(zhì)、組織能力、實踐能力、思想素養(yǎng)、管理能力等比較有價值的檔案材料。學(xué)生檔案管理部門，應(yīng)采取積極主動的收集方式，全面掌握形成學(xué)生檔案材料信息的程序，確保材料的完整性、真實性，規(guī)范檔案材料的收集內(nèi)容，做到學(xué)期前安排部署，學(xué)期中督促落實，學(xué)期末檢查審核，將監(jiān)督檢查工作貫穿始終。

（二）強化學(xué)生檔案意識

高校學(xué)生是否具備檔案意識，影響到高校能否恰當(dāng)利用學(xué)生檔案管理來培養(yǎng)和教育學(xué)生、提高檔案的就業(yè)服務(wù)功能。一方面高校應(yīng)充分利用圖書館的優(yōu)勢，從資源共享、信息一體化管理的角度將檔案、圖書、情報聯(lián)合起來，既拓展學(xué)生的知識面，又增加學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。另一方面在學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)校應(yīng)把檔案意識教育作為就業(yè)教育的重要內(nèi)容，依托多種平臺宣傳畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、作用和去處，提高學(xué)生檔案意識。

（三）嚴(yán)格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)

畢業(yè)生檔案收發(fā)要由專門的機構(gòu)管理，保證收發(fā)轉(zhuǎn)遞的渠道單一，管理有序。每年學(xué)生畢業(yè)時，數(shù)千份檔案都要寄送各地，各地市的情況比較復(fù)雜，有的公司沒有機要權(quán)限，檔案就會退回來，退回來的檔案要嚴(yán)格執(zhí)行登記手續(xù)，確保交換環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確無誤。

（四）實現(xiàn)高校學(xué)生檔案工作的信息化管理

高校招生規(guī)模逐漸擴(kuò)大，學(xué)生檔案數(shù)量逐年增加，這就要求學(xué)生檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化管理。提高檔案管理工作效率，服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)，首先應(yīng)該制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范紙質(zhì)檔案的格式，這就有利于檔案的整理，為進(jìn)一步開發(fā)電子檔案奠定基礎(chǔ)。其次，充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，借鑒高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度，在學(xué)生檔案管理上也采用現(xiàn)代技術(shù)方式，逐步實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

篇6

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)籍檔案；管理

中圖分類號：G717

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1673－2111(2009)04－053－03

作者：胡婭麗，湖南體育職業(yè)學(xué)院辦公室；湖南，長沙，410014

學(xué)籍檔案管理是教學(xué)行政管理的重要內(nèi)容，它對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師全面了解學(xué)生情況，并及時改進(jìn)教學(xué)管理和教學(xué)方法均起著重要作用。教育的進(jìn)步，高校改革的深化，對學(xué)籍檔案管理工作的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和適時性，提出了更新、更高的要求。因此，學(xué)籍檔案管理人員要不斷的研究學(xué)籍檔案管理過程中的新問題，拓展新的工作途徑，充實新的工作內(nèi)容，尋找新的管理方法，以適應(yīng)新形勢的需要。

一、高職院校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容和主要作用

(一)高職院校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容

學(xué)籍檔案是學(xué)生從入校到畢業(yè)分配的整個在校學(xué)習(xí)過程的原始記錄，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實習(xí)和社會實踐等一系列教學(xué)活動中直接形成的具有保存與利用價值的文件材料。依據(jù)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合高職院校的實際情況，高職院校學(xué)籍檔案主要包括：(1)招生計劃、新生名冊等；(2)在校學(xué)生名冊，新生登記表，學(xué)生學(xué)籍卡片、考試成績卡，學(xué)生學(xué)籍變更(休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)的材料；(3)學(xué)生職業(yè)技能培訓(xùn)參訓(xùn)情況和所獲證書統(tǒng)計表；(4)各年級實習(xí)計劃和實習(xí)單位合同、學(xué)生實習(xí)情況、實習(xí)報告和實習(xí)成績；(5)學(xué)生獎懲材料：獲獎、評優(yōu)、處分等；(6)畢業(yè)證書和發(fā)放登記表：(7)畢業(yè)分配單位統(tǒng)計表和簽約單位合同；(8)擴(kuò)展材料――畢業(yè)生跟蹤調(diào)查統(tǒng)計情況：使用單位對畢業(yè)生質(zhì)量的意見、畢業(yè)生社會滿意度調(diào)查、優(yōu)秀畢業(yè)生情況和典型事跡等。

(二)高職院校學(xué)籍檔案的主要作用

學(xué)籍檔案對個人、學(xué)校和社會都具有重大價值。(1)對個人而言，學(xué)籍檔案記錄的內(nèi)容是評價學(xué)生在校表現(xiàn)和學(xué)習(xí)情況的依據(jù)。因此，學(xué)生在校期間，通過了解學(xué)籍制度，可以明確努力的方向、規(guī)范自己的行為，并有意識地遵循有關(guān)規(guī)則，從而促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成。學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校期間真實情況的證明，學(xué)校可據(jù)此為學(xué)生開具相關(guān)證明。(2)對學(xué)校而言，學(xué)籍檔案的建設(shè)是學(xué)校基礎(chǔ)性建設(shè)之一，學(xué)籍檔案的管理是學(xué)校日常管理的重要部分。好的學(xué)籍檔案管理制度可引導(dǎo)教學(xué)活動的有序進(jìn)行，有效降低學(xué)校管理成本。?學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平在一定程度上體現(xiàn)著高職院校的教學(xué)管理水平。加強學(xué)籍檔案的管理，可大大提高職院校的管理水平。(3)對社會而言，學(xué)籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據(jù)，學(xué)籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響單位對學(xué)生的評價。此外，用人單位對畢業(yè)學(xué)生的反饋情況進(jìn)行統(tǒng)計分析和評價，可以為學(xué)校擬定人才培養(yǎng)方案提供重要依據(jù)，有助于促進(jìn)高職院校向社會輸送全面發(fā)展的、社會迫切需要的合格人才。

二、高職院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

高職院校對學(xué)籍檔案工作在宏觀上普遍比較重視，現(xiàn)在許多高職院校不僅安排政治素質(zhì)好、責(zé)任心強、學(xué)歷高的同志從事檔案管理工作，而且提供了比較完備的硬件設(shè)施條件。但是，高職院校學(xué)籍檔案管理在微觀的具體管理上，還存在不少問題，主要體現(xiàn)在以下幾點：

(一)學(xué)籍檔案自身的問題

1、學(xué)籍檔案繁雜：這是由目前高校自身的教育形式?jīng)Q定的。許多高校不僅有學(xué)歷教育，還有非學(xué)歷教育。學(xué)歷教育又分脫產(chǎn)學(xué)習(xí)的全日制教育和業(yè)余學(xué)習(xí)的成人教育，成人教育又包括大專教育、專升本教育、遠(yuǎn)程教育。非學(xué)歷教育的名目則更多，如短期培訓(xùn)、單科教育、證書教育、職業(yè)技能認(rèn)證等。而每個學(xué)員的個人檔案又包括新生錄取審批表、登記表、名冊(含照片)、學(xué)籍變動檔案(如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)、在校各科成績登記表、畢業(yè)生登記表、短期學(xué)員名冊、成績冊、結(jié)業(yè)名冊等。如此，學(xué)員從入學(xué)到畢業(yè)所形成的學(xué)籍檔案材料就相當(dāng)繁雜。

2、學(xué)籍檔案缺損：高職院校學(xué)籍檔案的缺損表現(xiàn)在材料不齊全，不完整。有些學(xué)院、分校在填寫學(xué)籍檔案材料時，沒有逐一填滿；有的竟然在畢業(yè)生名冊上沒有填寫畢業(yè)生情況，給日后的學(xué)歷核實、查找?guī)砹死щy。

3、學(xué)籍檔案模糊：學(xué)籍檔案除漏填現(xiàn)象比較嚴(yán)重之外，另一個嚴(yán)重的問題是填寫時書寫不工整，字跡潦草，而且多處有涂改的痕跡。有的用圓珠筆或鉛筆填寫，時間長了檔案內(nèi)容往往模糊不清、難以辨認(rèn)，客觀上削弱了高職院校學(xué)籍檔案的憑證效用。

(二)學(xué)籍檔案管理問題

1、學(xué)籍檔案整理不規(guī)范：主要存在以下幾種情況：一是編排混亂，同一學(xué)院的檔案材料年度互相穿插：二是組卷、裝訂不規(guī)范。組卷沒有嚴(yán)格規(guī)定，沒有按學(xué)院(或分校)、系、專業(yè)的層級關(guān)系組卷，有時兩、三個系、或幾個專業(yè)一起組卷。

2、學(xué)籍檔案管理不嚴(yán)：在學(xué)籍檔案里竟然發(fā)現(xiàn)有假材料，還有篡改學(xué)籍的現(xiàn)象，嚴(yán)重違背檔案真實性的特點。每年開展干部學(xué)歷、學(xué)位檔案核查，檔案部門就可能發(fā)現(xiàn)不少假畢業(yè)證書、假證明。這雖然絕大多數(shù)是社會上不法分子的行為，但是與高校部門操作不當(dāng)、管理不嚴(yán)也有一定的關(guān)系。

3、學(xué)籍檔案檢索不先進(jìn)：高校自2001年實施《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》之后，1991年(含1991)以后的學(xué)籍全部實行網(wǎng)絡(luò)化管理，電腦檢索，查詢十分便利。但1991年前的學(xué)籍檔案資料卻仍是手工查找，加上以前的檔案資料雜亂、不規(guī)范，使得查找相當(dāng)困難。

三、對高職院校學(xué)籍檔案管理的幾點思考

(一)增強學(xué)習(xí)意識：既要學(xué)習(xí)相關(guān)的黨的路線、方針、政策和法律法規(guī)，以保證工作中能依法辦事，又要掌握計算機技術(shù)、統(tǒng)計分析等專業(yè)技能；既要堅持孜孜不倦地自學(xué)，又要虛心向老同志請教；既要加強理論知識的學(xué)習(xí)。又要積極參加實踐鍛煉。

(二)增強服務(wù)意識：學(xué)籍管理工作事關(guān)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的前途，學(xué)籍管理工作者必須時刻牢記黨的全心全意為人民服務(wù)的宗旨，在工作中擺正心態(tài)，絕不能唯利是圖。

(三)增強政治和法律意識：學(xué)生學(xué)籍管理有著嚴(yán)肅性和規(guī)范性的特點，學(xué)籍管理工作者的一切行為都不能違背黨的路線、方針、政策，不能違背國家的法律法規(guī)。同時，必須時刻保持清醒的頭腦，認(rèn)清學(xué)籍管理工作的嚴(yán)肅性，自覺抵制不良風(fēng)氣的影響。

(四)增強創(chuàng)新意識：在學(xué)籍管理工作上，一些舊的學(xué)籍管理文件、學(xué)籍管理方法和學(xué)籍管理手段，已經(jīng)不再適應(yīng)時展的需要，必須大膽改革。學(xué)籍管理工作 者要勇于探索、敢于創(chuàng)新，淘汰不適應(yīng)要求的舊方法和舊手段，把新的管理方法和手段運用到學(xué)籍管理工作中。

(五)增強統(tǒng)計分析意識：學(xué)籍管理工作者應(yīng)該用好統(tǒng)計知識和統(tǒng)計分析手段，及時、真實、準(zhǔn)確地為學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績分析、教學(xué)計劃的調(diào)整和完成情況的資料統(tǒng)計以及分析結(jié)果，以便領(lǐng)導(dǎo)能采取有效措施，保證教學(xué)質(zhì)量的不斷提高。

(六)運用好現(xiàn)代化技術(shù)：學(xué)籍管理是一項嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，許多信息用手工處理非常困難，為此，可以運用適合實際需要的計算機軟件，并通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行管理。

四、高職院校學(xué)籍檔案的管理辦法

正確認(rèn)識目前高職院校學(xué)籍檔案管理中存在的問題，制定科學(xué)的管理方法，就顯得尤為重要。高職院校有關(guān)職能部門應(yīng)切實加強和完善學(xué)籍檔案管理工作，著重做好以下幾方面的工作。

(一)不斷完善管理制度

隨著高等教育的不斷發(fā)展，學(xué)生學(xué)籍管理部門必須結(jié)合具體情況，對細(xì)則進(jìn)行適當(dāng)合理的修訂，使之日趨完善。不斷完善管理制度實施細(xì)則，對學(xué)生提出更高、更符合時展的要求，以便更好地保證學(xué)生素質(zhì)的提高。

(二)做好原始材料的收集與整理

學(xué)籍檔案具有周期長、頭緒多、問題雜的特點。為了確保歸檔材料的準(zhǔn)確性、真實性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，要做好以下幾點：一是要重視學(xué)籍檔案和檔案工作的重要性，增強責(zé)任感，使各部門上報的有關(guān)材料、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，真實可信。二是要加強管理，從嚴(yán)要求。對各部門教學(xué)管理人員，職能處、室與學(xué)籍檔案工作有聯(lián)系的工作人員，要加強管理，責(zé)任到人。明確應(yīng)該收集什么材料，何時上交，以保質(zhì)保量，按時完成。三是要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，獎懲分明，調(diào)動有關(guān)工作人員的積極性。四是要根據(jù)不同檔案的分類，設(shè)計相應(yīng)的材料收集上報表格，以便及時匯總，歸入檔案。

(三)加強學(xué)生考核管理工作

在對學(xué)生的考核中，注意健全和完善考核命題制度，加快考試科學(xué)化進(jìn)程；不斷改進(jìn)考核方法，實行教考分離制度，并實行口試、論文答辯、演講等多種考試形式；加強考試和考場管理的規(guī)范性和制度化，對考試中的違紀(jì)行為要及時、嚴(yán)肅處理；認(rèn)真組織好集中閱卷登分工作和緩考、補考工作。

(四)做好學(xué)生成績管理工作

做好學(xué)生平時成績的登載檢查工作，對學(xué)生缺考、作弊、補考科目一定要如實記載；對學(xué)生各科考核成績要按照教學(xué)計劃要求和學(xué)籍管理辦法規(guī)定進(jìn)行登記，并載入學(xué)生學(xué)籍管理檔案；對成績的查詢、修改一定要嚴(yán)格履行學(xué)籍管理規(guī)定的手續(xù)。

(五)做好學(xué)籍異動工作

在對學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍異動處理工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)生學(xué)籍管理辦法的有關(guān)規(guī)定。不管是留降級還是退學(xué)處理，都必須堅持“教育先行”的主導(dǎo)思想，要把相關(guān)處理看作是教育手段，鼓舞學(xué)生進(jìn)步，而不是機械的處罰，讓學(xué)生厭學(xué)。

(六)做好畢業(yè)質(zhì)量把關(guān)工作

篇7

【關(guān)鍵詞】　聘用制；人事檔案；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

1　聘用人員人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1　管理的體制相對落后，對聘用人員人事檔案重視程度不夠：努力提升各方面的醫(yī)療技術(shù)水平，為廣大患者提供優(yōu)質(zhì)、精湛的醫(yī)療服務(wù)是醫(yī)院的中心工作。所以大部分管理者都非常重視醫(yī)務(wù)人員技術(shù)水平的提升，對其他方面卻相對輕視，包括人事檔案管理，這就導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作停滯不前，始終處于采集、整理及保存等這些基礎(chǔ)層面上，無法真正發(fā)揮人事檔案的積極作用[1]。與此同時，許多醫(yī)院在聘用制人員的人事檔案管理方面也存有誤解，認(rèn)為外聘人員只是醫(yī)院的臨時工，具有很大的流動性，檔案可有可無，單位只管用人即可。由于思想認(rèn)識上的誤區(qū)，再加上管理欠缺，導(dǎo)致醫(yī)院聘用人員的檔案資料缺失和不規(guī)范現(xiàn)象較為嚴(yán)重。

1.2　各方對聘用制人員人事檔案的重要性認(rèn)識不夠：很多畢業(yè)生畢業(yè)后只顧著找工作，很少人知道人事檔案的作用，于是大部分畢業(yè)生不理不顧其人事檔案的去向。為了省卻到人才交流中心辦理麻煩的人事手續(xù)和繳交高額的人事費，很多畢業(yè)生畢業(yè)后一走了之，甚至學(xué)校將其檔案轉(zhuǎn)回生源地的人才交流中心，畢業(yè)生也不去辦理相關(guān)的手續(xù)；更甚者，有些學(xué)校竟然畢業(yè)時就把檔案交由學(xué)生個人帶走，根本不指導(dǎo)學(xué)生該如何正確處理，造成有的學(xué)生自攜檔案，有些還私自拆閱自己的檔案；有些單位招聘聘用制員工，也只是管“用人”，至于其人事關(guān)系在哪里，人事檔案在哪里，一概不管，反正是合同管理。

1.3　存在多方面的材料收集問題：通過對醫(yī)院外聘人員的檔案資料進(jìn)行調(diào)閱后發(fā)現(xiàn)，他們的原始檔案資料不完整甚至遺失，這樣在確定這些人的工作時間及工作經(jīng)歷時存在一定的困難，也就給人事審核及工資審批帶來了麻煩。在醫(yī)院人事檔案管理中，檔案資料缺失現(xiàn)象普遍存在。從檔案材料收集來看，大部分人事檔案資料中很少有真正反映個人特點的，且對檔案資料描述缺乏科學(xué)性[2]。因為用人單位和檔案管理單位是兩個獨立的單位，用人單位如果不及時的對這些外聘人員的檔案資料歸集到其檔案所在的人才交流中心，對于反映個人信息的資料，收集往往都是不完善的，因而也就無法對個人情況進(jìn)行客觀公正完整地評價。

1.4　檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施相對落后：在醫(yī)療設(shè)備及器械等方面，醫(yī)院投入了大量的資金，而在人事檔案管理方面，投資數(shù)額卻相去甚遠(yuǎn)。

2　提高醫(yī)院人事檔案管理水平的對策

2.1　健全檔案管理制度，實施科學(xué)規(guī)范的檔案管理：檔案管理作為人事管理不可或缺的重要組成部分，必須建立健全規(guī)章制度，對其加強規(guī)范化管理，從而確保檔案管理工作順利開展。對于外聘人員的人事檔案管理，檔案管理人員既要認(rèn)真遵守醫(yī)院的各項規(guī)章制度，還要與人事管理工作的實際情況相結(jié)合，對本部門的工作制度進(jìn)行規(guī)范和細(xì)化，制定出完善的外聘人員檔案資料收集、檢查核對及保密保管等制度。目前，醫(yī)院外聘人員的人事檔案是由市人才交流中心保管，而這些人員的個人業(yè)務(wù)檔案則由用人單位保管，這就要求用人單位要及時的把外聘人員的業(yè)務(wù)檔案存歸集到人才交流中心，這樣，不但可以確保人事檔案的完整性，也能給員工檔案資料的完整管理和查閱帶來方便。

2.2　各方均要提高對人事檔案重要性的意識：首先各地的人才交流中心相應(yīng)部門要規(guī)范檔案管理的制度建設(shè)，完善檔案機要轉(zhuǎn)遞程序的管理，注重各個環(huán)節(jié)的管理制度建設(shè)；另一方面，用人單位也要充分認(rèn)識到員工個人人事檔案是雙方勞動關(guān)系中不可缺少的組成部分。因此，在進(jìn)行聘用前必須嚴(yán)格查檔，對沒有人事檔案或不按政策進(jìn)行人事檔案的人員不予錄用，既避免將來可能出現(xiàn)的勞資糾紛，也提醒應(yīng)聘者必須重視個人檔案。再者，學(xué)校更要切實擔(dān)負(fù)起學(xué)生的教育和指導(dǎo)的職責(zé)，幫助學(xué)生樹立珍惜檔案觀念，了解檔案管理知識，避免“棄檔”、“自揣檔”現(xiàn)象發(fā)生。

2.3　科學(xué)、規(guī)范地進(jìn)行檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作：在進(jìn)行檔案資料收集過程中，檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)把檔案資料質(zhì)量關(guān)，確保收集的資料真實、可靠、有效。在進(jìn)行個人檔案資料收集時，必須全面、詳實地對其不同時期的工作經(jīng)歷進(jìn)行真實的記錄。另外，對于不同崗位人員的檔案管理，要有針對性地采用與之相匹配的檔案管理模式。

2.4　引進(jìn)新型網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，實行科學(xué)的信息化管理：當(dāng)今社會是網(wǎng)絡(luò)信息化社會，計算機、互聯(lián)網(wǎng)已成為人們生活工作不可或缺的組成部分。利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對檔案資料進(jìn)行收集、整理及保管等工作，能夠大量節(jié)約人力、物力和財力，從而能大幅度地提升醫(yī)院檔案管理部門的工作效率。同時，利用計算機網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建完善的人事檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)?shù)量巨大的檔案信息資料進(jìn)行統(tǒng)計、分析及預(yù)測，從而及時準(zhǔn)確地為醫(yī)院提供符合其招聘要求的專業(yè)人才及其詳細(xì)資料[3]。

3　結(jié)論

對于醫(yī)院來說，人事檔案管理工作是基礎(chǔ)性工作。對醫(yī)院聘用人員實施科學(xué)有效的人事檔案管理是醫(yī)院選人、用人的主要參考依據(jù)，它有助于醫(yī)院人力資源的合理調(diào)配，也有助于醫(yī)院制定出行之有效的人才發(fā)展規(guī)劃。與此同時，科學(xué)有效的人事檔案管理也有利于醫(yī)院樹立良好的社會形象，使醫(yī)院在獲得經(jīng)濟(jì)效益的同時贏得更多的社會效益。

參考文獻(xiàn)

[1]張衛(wèi)，宋慧哂.醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀淺析及對策[J]. 中外醫(yī)學(xué)研究，2011，9（20）：150-151.

篇8

論文關(guān)鍵詞：中職學(xué)校  教學(xué)檔案管理  問題  對策

教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)活動的真實記錄，它是在學(xué)校及教師在從事教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子載體等材料。它能夠完整、準(zhǔn)確、真實、系統(tǒng)地反映教學(xué)管理的全過程，直接為教學(xué)活動服務(wù)，是教學(xué)工作的重要組成部分，是學(xué)校檔案工作的核心和重點。

1中職學(xué)校教學(xué)檔案管理的主要內(nèi)容及特點

1．1中職學(xué)校教學(xué)檔案管理的主要內(nèi)容

學(xué)校以教學(xué)為中心，教學(xué)活動是學(xué)校教育工作的主體。中職學(xué)校教學(xué)檔案歸檔范圍應(yīng)包括教學(xué)管理活動中形成的各種材料，其內(nèi)容主要有以下幾種類型：

(1)綜合類。主要包括上級教育主管部門下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件；學(xué)校教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)計劃、專業(yè)設(shè)置方面的規(guī)定和辦法，學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、實施計劃及名種會議記錄等。

(2)規(guī)章制度類。包括教學(xué)管理制度、教師管理制度、學(xué)生管理制度、教學(xué)設(shè)備管理制度等。

(3)課堂教學(xué)與實踐教學(xué)類。包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、授課計劃、課程建設(shè)、教案、試題庫、教學(xué)實習(xí)、實習(xí)實訓(xùn)基地、畢業(yè)實習(xí)、教學(xué)質(zhì)量檢查、教師考核和教學(xué)質(zhì)量測評等材料。

(4)學(xué)科、專業(yè)與實驗室建設(shè)類。包括專業(yè)設(shè)置、學(xué)科設(shè)置及實驗室建設(shè)的材料，重點學(xué)科、重點專業(yè)和精品課程的申報論證，評估及建設(shè)方面的材料以及申報國家重點學(xué)校的實驗室論證、申報和審批材料、總結(jié)等建設(shè)性材料。

(5)學(xué)生學(xué)籍類材料。包括在校學(xué)生的基本情況、學(xué)籍變更、學(xué)習(xí)成績、教育實習(xí)、實驗實訓(xùn)實習(xí)材料及成績、學(xué)生獎懲材料，學(xué)生入團(tuán)、入黨情況，學(xué)生參加各種大賽的情況，畢業(yè)生材料等。

(6)教材類。包括各專業(yè)征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優(yōu)秀教材的比例、自編教材的比例、各科習(xí)題集、實驗報告及實習(xí)實訓(xùn)指導(dǎo)書等。

(7)招生就業(yè)類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結(jié)材料；畢業(yè)生就業(yè)率、就業(yè)情況反饋等材料。

1．2中職學(xué)校教學(xué)檔案管理的特點

(1)來源渠道多、涉及面廣泛。

教學(xué)檔案來自教學(xué)活動的各個環(huán)節(jié)和教學(xué)活動的全過程，也包括上級各教育主管部門對教學(xué)工作、教學(xué)改革和人才培養(yǎng)等方面的指令、規(guī)定及條例等。教學(xué)檔案既涉及到上級有關(guān)部門，也涉及本單位的教研室、實驗室、實訓(xùn)基地以及教學(xué)管理部門和學(xué)生工作部門等；人員涉及到各級領(lǐng)導(dǎo)干部、教師、教輔人員、行政管理人員和學(xué)生等。

(2)形式多樣。

由于教學(xué)活動的多樣性，記錄活動的形式也是多樣的。只有檔案原始資料的多樣性，才能如實反映多樣性教學(xué)活動的面貌，才更具有檔案的作用和價值。數(shù)學(xué)檔案原始資料應(yīng)包括紙質(zhì)的、圖片、音像、電子稿、光盤等。

(3)專業(yè)性強。

除普發(fā)的一般性文件外，教學(xué)內(nèi)容是由名個不同學(xué)科、專業(yè)組成的。不同學(xué)科專業(yè)人才的培養(yǎng)采用不同的方案，實施不同的教學(xué)計劃，設(shè)置不同的課程，安排不同的教學(xué)內(nèi)容，提出不同的培養(yǎng)要求，實現(xiàn)不同的培養(yǎng)目標(biāo)。各專業(yè)的教學(xué)工作不同，顯示出不同專業(yè)各學(xué)科的差異性、系統(tǒng)性和科學(xué)性。

2中職學(xué)校教學(xué)檔案管理中存在的問題

2．1教學(xué)檔案材料的重視不夠，沒有普及教學(xué)檔案管理意識

大部分基層管理人員、教師到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案管理工作認(rèn)識不足。學(xué)校重視教學(xué)工作和其他管理工作，但對教學(xué)檔案的管理投入欠缺，如機構(gòu)和專兼職人員的配置，檔案管理條件的完善，管理人員的培訓(xùn)等投入不夠。教師對自己教學(xué)活動中的授課計劃、教案等相關(guān)文字材料、圖片資料、證書文件等不能主動上交存檔。造成檔案材料采集困難。

2．2缺乏正規(guī)的指導(dǎo)和系統(tǒng)的規(guī)劃。沒有系統(tǒng)的管理。導(dǎo)致檔案管理混亂

中職學(xué)校都存在檔案管理人員不足的問題，對各部門教學(xué)檔案的管理缺乏正規(guī)的指導(dǎo)和系統(tǒng)的規(guī)劃。管理人員和教師大多忙干日常的工作，相當(dāng)一部分教學(xué)檔案材料散存于他們個人手中，導(dǎo)致教學(xué)材料不齊全、不完整。在上級教育行政部門來學(xué)校進(jìn)行教學(xué)評估時，為了補充檔案材料的缺口，往往花費大量的人力、物力、財力來補全檔案，這不僅造成很大的浪費，而且給正常的教學(xué)工作帶來了一定的沖擊，同時使得檔案材料的真實性大打折扣，失去了檔案的真正意義。因為沒有系統(tǒng)的管理，各部門各自為政，為了自身利用的方便將一些重要的文件的和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導(dǎo)致材料損壞或丟失而無法查找。

3加強中職學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的主要對策

3．1系統(tǒng)管理，完善檔案管理機制

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視教學(xué)檔案的建設(shè)，要把教學(xué)檔案工作提到學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)的工作議事日程中去，把檔案工作納入教學(xué)工作計劃，增加投入，改善檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中存在的問題，特別是要突出教學(xué)學(xué)校日常工作中的地位和作用。及時調(diào)整檔案工作的機構(gòu)設(shè)置，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。設(shè)置綜合檔案室，由一名校長負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全校檔案工作。各管理部門就建立檔案分室。教學(xué)檔案分為校、教務(wù)科、教研室三級管理，校辦為一級管理，教務(wù)科為二級管理，教研室與實驗室為三級管理各部門要有一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，教務(wù)科檔案管理由教務(wù)千事兼管，教研室與實驗室檔案管理由主任兼管。檔案管理人員統(tǒng)一管理本部門、本系統(tǒng)的教學(xué)文件，并按期向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。

3．2明確責(zé)任，強化檔案管理意識

教學(xué)檔案的收集整理，不只是少數(shù)人的事情，而是全體人員的共同責(zé)任。同時建立健全各項規(guī)章制度，落實措施。規(guī)章制度是檔案管理的重要組成部分，要通過制度建設(shè)，強化監(jiān)督指導(dǎo)和落實，加大管理力度。

3．3組織檢查，增強檔案管理責(zé)任

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[關(guān)鍵詞]教學(xué)檔案管理；存在問題；對策

一、教學(xué)檔案的內(nèi)容及其變化

教學(xué)檔案作為教學(xué)活動的原始記錄，是反映教學(xué)過程的系統(tǒng)而完整的歷史資料，是日后進(jìn)行教學(xué)改革和教研活動的基礎(chǔ)資料，也是日后研究和處理問題的原始證據(jù)。

教學(xué)檔案具有來源渠道多，涉及范圍廣等特點。教學(xué)檔案的內(nèi)容主要有以下幾種類型：（1）綜合類。主要包括上級主管部門下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件；學(xué)校教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)計劃、專業(yè)設(shè)置方面的指示、規(guī)定和辦法，學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、實施計劃和會議記錄等。（2）學(xué)生類。主要包括學(xué)籍材料、學(xué)籍變動材料、學(xué)生參加各種大賽的情況，畢業(yè)生材料等。（3）課堂教學(xué)與實踐教學(xué)類。包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)、教學(xué)實習(xí)、實習(xí)基地、畢業(yè)實習(xí)、教學(xué)質(zhì)量檢查、教師考核和教學(xué)質(zhì)量評估等材料。（4）學(xué)科、專業(yè)與實驗室建設(shè)類。包括專業(yè)設(shè)置、學(xué)科設(shè)置及實驗室建設(shè)的材料，以及申報國家重點學(xué)校和實驗室論證、申報和審批材料，總結(jié)等建設(shè)性材料。（5）教材類。包括各專業(yè)征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優(yōu)秀教材的比例、自編教材的比例、習(xí)題集、實驗報告和實習(xí)指導(dǎo)書等。（6）招生類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的審批材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結(jié)材料等。（7）制度建設(shè)類。包括教學(xué)管理制度、教師管理制度、學(xué)生管理制度、儀器設(shè)備管理制度等。

近年來，新的教育理念使高等院校在學(xué)科領(lǐng)域建設(shè)、辦學(xué)方式等方面，呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展特色。作為高職院校中心工作的教學(xué)環(huán)節(jié)，也隨著教學(xué)形式和課程模式的多樣化而趨于復(fù)雜化。這就使教學(xué)檔案的種類不斷增加，如教師業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)評估檔案和學(xué)生職業(yè)資格檔案等。檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜化和多樣化，這就給高職院校教學(xué)檔案工作提出了更高的要求。

二、高職院校教學(xué)檔案管理中存在的問題

（一）教學(xué)檔案管理制度不健全。目前高職院校檔案管理現(xiàn)狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題，其具體表現(xiàn)為：（1）關(guān)于教學(xué)工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，出現(xiàn)了文件的形成與歸檔脫節(jié)，導(dǎo)致檔案管理混亂；有些單位教學(xué)檔案記錄缺項，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)聽課卻沒有聽課記錄；學(xué)校每學(xué)期都要召開教學(xué)工作會議，卻沒有規(guī)范的會議紀(jì)要；教研室有青年教師培養(yǎng)部署，卻拿不出像樣的培養(yǎng)規(guī)劃和總結(jié)。（2）有關(guān)職能部門檔案記錄不一致。像學(xué)生出勤考核、學(xué)生違紀(jì)、學(xué)生參加黨課及社會實踐活動、學(xué)籍變動等情況的記載存在著部門之間記錄不一致的現(xiàn)象。（3）從檔案建立上來看，有些高職院校沒有建立規(guī)范的部門立卷制度，沒有指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔工作，每到年度歸檔立卷時臨時安排人員搞突擊。（4）從檔案保管來看，存在保管不嚴(yán)的問題。有些人需要文件時亂翻亂抽；借閱、傳閱從不登記；有的長期借用不歸還，造成重要文件時有流失。

（二）教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)不高。目前，高職院校檔案管理員尤其是各院系和部門的檔案管理員素質(zhì)普遍偏低，具體表現(xiàn)在：一是大多數(shù)檔案管理員不是科班出身，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應(yīng)有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性；二是有些院系的檔案工作是由院系的老師兼任，沒有專門的檔案管理人員，這些兼職人員一方面由于平時忙于教學(xué)、科研、人事、辦公室等事務(wù)性工作，沒有多余的時間和精力坐下來學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識；另一方面也沒有機會接受專門的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，無法實現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理。

（三）對檔案工作重視不夠，檔案意識單薄。主要表現(xiàn)在：一、平時對歸檔材料不注意留存，以備歸檔。二、對上負(fù)責(zé)，只注重當(dāng)前工作，對歸檔材料不集中管理。三、部門歸檔人員不明，責(zé)任不清。拖延歸檔時間，搜集歸檔材料不全。

（四）檔案信息開發(fā)不足，檔案管理效率不高。目前，許多高職院校中存在信息開發(fā)不足的問題。各系部之間教學(xué)檔案的管理互相封閉，無法相互借鑒和交流。盡管高職院校加大了管理改革力度，但從整體上看，問題仍比較突出，不少單位往往只注重設(shè)施、設(shè)備、技術(shù)的投入，而不注重其效益的產(chǎn)出。

三、加強高職院校教學(xué)檔案管理工作的對策

（一）規(guī)范和完善教學(xué)檔案管理制度。高職院校要進(jìn)一步制定、完善教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度，并確定教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)范圍，使教學(xué)檔案管理人員樹立起強烈的責(zé)任心，調(diào)動其積極性。工作制度的建立要由學(xué)校分管的校長負(fù)責(zé)組織，由校檔案室具體牽頭草擬制定，以體現(xiàn)檔案工作的專業(yè)性和科學(xué)性。通過相關(guān)制度的貫徹執(zhí)行，以規(guī)范教學(xué)檔案工作行為，使教學(xué)檔案管理工作步入制度化、正規(guī)化的軌道。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)。高職院校是高學(xué)歷人才集中的地方，但由于歷史和現(xiàn)實等方面的原因，在部分檔案管理人員中呈現(xiàn)出學(xué)歷不高、專業(yè)水平不強的特點，這就給檔案管理工作造成一定的困難。因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)尤為重要。

首先，要提高教學(xué)檔案管理人員的思想素質(zhì)。這里所說的思想素質(zhì)不只是指政治立場更重要的在于對本職工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)。教學(xué)檔案不得隨意改動，如學(xué)生成績、教師考評結(jié)果等。作為教學(xué)檔案管理人員一定要有強烈的責(zé)任感和事業(yè)心，要愛崗敬業(yè)，無私奉獻(xiàn)。

其次，教學(xué)檔案管理人員還必須具備一定的專業(yè)素質(zhì)。針對教學(xué)檔案管理人員大都是半路出家，專業(yè)素質(zhì)不強的問題，各單位要做好他們的再教育工作，可以通過全院培訓(xùn)，自學(xué)等方式不斷提高其專業(yè)素質(zhì)，使之盡快適應(yīng)高職院校建設(shè)和發(fā)展的需要。

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關(guān)鍵詞：市場經(jīng)濟(jì);大學(xué)生;檔案管理;模式

中圖分類號：G64文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號：1673-291X（2011）22-0266-02

一、實施大學(xué)生檔案管理新模式的必要性

1.高校招生規(guī)模擴(kuò)大的需要。為了適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，國家對高校實施擴(kuò)招政策。高等教育的大眾化，使高校競相擴(kuò)大規(guī)模，招生人數(shù)急劇增加，擴(kuò)招后一些高校一年的招生人數(shù)甚至超過了擴(kuò)招前歷屆招生人數(shù)的總和，很多大學(xué)都成了萬人大學(xué)。隨著在校大學(xué)生數(shù)量的增加，大學(xué)生檔案管理任務(wù)也隨之增多，原有的學(xué)生檔案管理人員（且多數(shù)是兼職）明顯不足，越來越難以滿足當(dāng)前工作的需要。

2.大學(xué)生就業(yè)市場化轉(zhuǎn)變的需要。市場經(jīng)濟(jì)條件下高等教育向大眾化轉(zhuǎn)變的同時，也帶來了大學(xué)生就業(yè)方式的轉(zhuǎn)變，原來的國家統(tǒng)一分配轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的學(xué)生自主擇業(yè)。統(tǒng)一分配的就業(yè)方式是由政府主導(dǎo)的行為，帶有組織命令性和強制性，用人單位和畢業(yè)生都處于被動服從的地位，沒有相互挑選的自由。在此情況下，非特殊原因，畢業(yè)生檔案內(nèi)容如何、管理的好壞都不會影響到學(xué)生的就業(yè)。然而，在由市場主導(dǎo)就業(yè)的形勢下，檔案成為用人單位錄用人才的重要依據(jù)，檔案質(zhì)量的高低和管理的好壞會直接影響到大學(xué)生的就業(yè)。

3.高校自身發(fā)展的需要。計劃經(jīng)濟(jì)時代，高校作為教育事業(yè)單位，其生存和發(fā)展一切都由國家決定，沒有自主發(fā)展的空間。但市場經(jīng)濟(jì)條件下，高校自身的生存和發(fā)展，國家不再統(tǒng)管，一定程度上由市場來調(diào)控，存在著激烈地市場競爭。由此，大學(xué)生檔案管理的好壞和水平的高低，不僅直接影響到學(xué)生的培養(yǎng)和就業(yè)，而且還間接地影響到高校自身的社會聲譽和未來的生存發(fā)展。

4.信息化時展的必然需要。隨著計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟和普及，高校迎來了信息化條件下的網(wǎng)上招生時代。在此技術(shù)背景下，出現(xiàn)了學(xué)生紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理情形，傳統(tǒng)的管理手段和管理模式，已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)今信息化管理的要求。因此，利用當(dāng)代信息技術(shù)，跟隨時展步伐，盡快建立紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的學(xué)生檔案管理新模式勢在必行。

5.大學(xué)生綜合素質(zhì)化培養(yǎng)在檔案內(nèi)容上的客觀需要。當(dāng)今高校適應(yīng)社會發(fā)展，不斷深化教育改革，調(diào)整課程設(shè)置，注重對大學(xué)生實施綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。隨之而來便出現(xiàn)一些新的學(xué)生檔案材料，如心理測試成績、英語四、六級證書、計算機等級證書、技能競賽證書、社會實踐活動材料等。這些材料都應(yīng)納入大學(xué)生檔案之中，否則，僅按照傳統(tǒng)的歸檔范圍為學(xué)生建檔就難以客觀地反應(yīng)學(xué)生素質(zhì)的全貌，也不能滿足用人單位對畢業(yè)生全面了解的需求。

二、實施大學(xué)生檔案管理新模式的基本思路

1.要進(jìn)一步建立健全大學(xué)生檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。健全檔案管理制度是實施大學(xué)生檔案管理新模式的重要基礎(chǔ)保證。大學(xué)生檔案從新生建檔、歸檔、閱檔到轉(zhuǎn)檔的整個管理過程，經(jīng)歷時間長、涉及人員多，如果制度不健全、管理上銜接不好，很容易造成檔案工作上的脫節(jié)，出現(xiàn)管理中的漏洞。

2.要對學(xué)生入學(xué)時檔案的接受、在學(xué)期間檔案材料的歸檔和畢業(yè)時檔案的發(fā)送等環(huán)節(jié)實行動態(tài)監(jiān)管。近年來，高校對大學(xué)生檔案在學(xué)生入學(xué)時的接受和畢業(yè)后的發(fā)送環(huán)節(jié)上沒有規(guī)范的要求和規(guī)定，檔案收發(fā)形式不一，有的通過特快專遞郵寄，有的通過機要局傳遞，也有的讓學(xué)生自帶，經(jīng)常會發(fā)生個別檔案到達(dá)延誤、丟失以及檔案被私拆、涂改等現(xiàn)象，這不僅影響到檔案在傳遞過程中的安全和時效，同時還影響到檔案的完整和真實。

3.要使學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容體現(xiàn)學(xué)校教育特色，反映學(xué)生專長與個性。當(dāng)前，“隨著高校改革的深入，高校辦學(xué)自的擴(kuò)大，不少高校根據(jù)學(xué)校本身的定位和畢業(yè)生就業(yè)市場的要求，也對教學(xué)計劃進(jìn)行了大量的調(diào)整，形成了各具特色的教育模式。因而不同的學(xué)校有不同的教學(xué)內(nèi)容，不同的時期人才培養(yǎng)方案不同，這樣各個高校大學(xué)生檔案材料是十分豐富和各具特色的。”[1]檔案材料如果仍沿襲計劃經(jīng)濟(jì)時代的老一套格式，只注重記載政治表現(xiàn)和獎懲情況，忽視能力和素質(zhì)表現(xiàn)，很難反映出學(xué)生在校時的整體情況，也不利于用人單位及早發(fā)現(xiàn)學(xué)生的個性特征、崗位適應(yīng)情況和未來發(fā)展?jié)撃堋Ｒ虼耍瑢W(xué)生檔案材料的遴選，應(yīng)從人才競爭與人才管理的高度著眼。要在參照原國家教委頒布的《高等學(xué)校檔案實體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的基礎(chǔ)上，既要整理好學(xué)生的高考報名登記表、入學(xué)登記表、考試成績單、入黨材料等傳統(tǒng)檔案內(nèi)容，還要增加和補充那些能反映學(xué)生個性特長以及素質(zhì)教育成果的重要材料，如大學(xué)生英語等級考試成績；計算機等級考試成績；心理測試成績；職業(yè)資格證書；社會實踐活動材料以及各種知識競賽和技能證書等，這些材料在某種程度上反映著學(xué)生的素質(zhì)和能力水平，對用人單位選人具有十分重要的參考價值。

4.要建立起一支大學(xué)生檔案專職管理人員隊伍。目前高校學(xué)生檔案管理基本上存在兩種模式：一是由學(xué)校（或在教務(wù)處、或在學(xué)生處、或在就業(yè)指導(dǎo)中心）集中管理；二是由學(xué)生所在各院系分散管理。但不論在何處管理，多數(shù)是兼職管理。由于沒有專業(yè)、專職的管理者，學(xué)生檔案在入校后便被束之高閣，對檔案材料缺少日常的及時收集和規(guī)范管理，總是到學(xué)生將要離校時才倉促進(jìn)行歸檔，這樣很難確保每一位學(xué)生的每一份檔案材料的完整、準(zhǔn)確和無誤。“待到用人單位上門查閱參考時，卻到處難覓“芳蹤”，甚至?xí)r過境遷，回憶不出材料哪里去了。”[2] 加之學(xué)生檔案材料逐年增量，流動性增大，就業(yè)分散，投寄單位多等新情況，如果沒有一支專業(yè)的人員管理隊伍，就難以適應(yīng)當(dāng)前形勢的需要，甚至?xí)绊懙綄W(xué)生的就業(yè)。

5.要更新管理手段和服務(wù)觀念，實施開放管理和主動服務(wù)。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和電腦的普及，大學(xué)生檔案管理也應(yīng)在傳統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和信息化，以適應(yīng)市場化應(yīng)聘就業(yè)的新需要。目前，在一些條件好的高校實施大學(xué)生檔案計算機管理已成趨勢。將學(xué)生檔案按年級和專業(yè)等情況逐一錄入電腦，建成檔案存儲數(shù)據(jù)庫，對每一份檔案的查閱、調(diào)出等使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，這樣既保證了檔案的安全又方便使用和查閱。還可以通過網(wǎng)絡(luò)將畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞情況在網(wǎng)上，學(xué)生可以方便快捷地了解到自己的檔案何時轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)往何地、何人或何單位接收等情況，省卻了檔案郵寄后的查詢麻煩。在過去“統(tǒng)招統(tǒng)分”的年代，檔案一貫執(zhí)行“檔隨人走”的原則，學(xué)生一次性畢業(yè)離校，檔案一次性向接受單位寄出。然而，當(dāng)下大學(xué)生的就業(yè)已轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^供需見面、雙向選擇的方式，在雙向選擇的過程中，用人單位要通過檔案深入了解學(xué)生，學(xué)生要通過檔案來說明和推銷自己，檔案的利用對學(xué)生就業(yè)顯得非常重要。

三、實施大學(xué)生檔案管理新模式的意義

1.有利于大學(xué)生就業(yè)，有利于服務(wù)民生。黨的十六大以來，民生工作被提到了國家重要的議事日程。十七大更是把民生工作提高到前所未有的高度來認(rèn)識和推進(jìn)。十七大報告第八部分即為“加快推進(jìn)以改善民生為重點的社會建設(shè)”。在黨的十七大報告中明確具體地指出：“就業(yè)是民生之本。”[3] 在此背景下，檔案工作被提高到了事關(guān)民生的高度。近年來，社會就業(yè)壓力增大，通過建立就業(yè)類民生檔案有助于政府及時掌握就業(yè)信息，及時采取各種擴(kuò)大就業(yè)的措施，提高公民就業(yè)率。大學(xué)生檔案是就業(yè)類民生檔案的重要組成部分。

2.有利于提高學(xué)校的聲譽和生存競爭力。隨著中國高等教育由精英教育向大眾化教育的轉(zhuǎn)變，高校的生存與發(fā)展也逐步走向了市場化。由于各種公立、民辦以及聯(lián)合辦學(xué)等新的教育形式的出現(xiàn)，高校之間在經(jīng)費、師資、生源等多個方面都存在著激烈的競爭。“現(xiàn)代大學(xué)的競爭不僅僅是硬件設(shè)施和科研水平的競爭，更多的是聲譽競爭，建立和維護(hù)高等院校的良好聲譽，是現(xiàn)代大學(xué)在競爭中取勝的必要條件。”[4]由于近年大學(xué)生就業(yè)形勢日趨嚴(yán)峻，政府教育主管部門采取了向社會定期公布高校畢業(yè)生就業(yè)率的政策，使得就業(yè)率已成為衡量一個學(xué)校教育質(zhì)量、辦學(xué)水平、社會效益和綜合實力高低的一項重要指標(biāo)，直接影響到一個學(xué)校的競爭力和社會聲譽。學(xué)校聲譽的好壞直接影響到學(xué)校的生源，生源又影響到學(xué)校的生存和發(fā)展。可見，做好學(xué)生檔案管理工作，不僅有利于學(xué)生就業(yè)，更有利于學(xué)校的生存和發(fā)展。

3.有利于國家未來人力資源的開發(fā)和管理。人力資源的開發(fā)和管理是國家振興的一項重要的偉大戰(zhàn)略性工程，而人事檔案管理是與其密切相關(guān)的一項基礎(chǔ)性工作。要全面了解發(fā)現(xiàn)人才和正確使用管理人才，除了通過實際工作來考察以外，還必需借助檔案進(jìn)行更為詳盡和深入地了解。這是因為檔案是一個人基本情況的最原始記錄和其社會成長過程的客觀記載，是歷史地、全面地了解和正確使用人才的重要依據(jù)。人事檔案以其具有的真實性、完整性、動態(tài)性，決定其在人才資源開發(fā)和管理中有著不可替代的作用。利用檔案既能動態(tài)分析一個人的人生軌跡，從而預(yù)測其發(fā)展?jié)摿Γ兄诎l(fā)現(xiàn)人才；還能全面把握人的素質(zhì)，對其作出客觀的評價，有助于人才的培養(yǎng)；還能了解到其他的相關(guān)信息，從而對其進(jìn)行科學(xué)管理，有助于人才的發(fā)展。中國人才主要是來自大學(xué)生，人力資源管理實際上也是從大學(xué)生開始，大學(xué)生檔案為用人單位提供原始的個人歷史記錄和各項參數(shù)。“大學(xué)生檔案是個人思想品德、能力、性格和成長情況的反映，是人力資源開發(fā)的基礎(chǔ)性工作，為人力資源的開發(fā)和人盡其才提供重要依據(jù)。”[5]

參考文獻(xiàn)：

[1]張家英.大學(xué)生檔案與就業(yè)[J].檔案時空,2005,(8):36.

[2]金鑫.檔案管理在大學(xué)生就業(yè)中存在的問題及對策[J].前沿,2004,(5):101.

[3]十七大報告輔導(dǎo)讀本:第1版[M].北京:人民出版社,2007:10.